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Ref. Ares(2022)1136037 - 16/02/2022
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL JUSTICE AND CONSUMERS 
 
 
  The Director General 
Brussels, 10 February 2022 
JUST.C.4/AV 
 
Naomi Hirst 
Global Witness 
Rue Belliard 53 
1000 Brussels, Belgium 
 
Sent by email: ask+request-10374-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Dear Ms Hirst, 
 
 
Subject:        Your application for access to documents – Ref GestDem No 2021/8097 
 
We  refer  to  your  request  for  access  to  documents  pursuant  to  Regulation  1049/20011, 
registered  on  14/12/2021  under  the  abovementioned  reference  number,  and  our  holding 
reply sent on 12 January.   
1. IDENTIFICATION OF RELEVANT DOCUMENTS 
Your application concerns “all  documents—including  but  not  limited to correspondence, 
emails, minutes, notes (hand written or electronic), audio or video recordings, verbatim 
reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  briefings,  and  presentations—related  to 
the  meeting  on  2021-12-03  between  Geneviève  Tuts  and  Lucrezia  Busa  and  Microsoft 
Corporation.” 
We have identified the  following document as  falling within the scope of  your  request: 
briefing for meeting with Microsoft on 3 December 2021 (Ares(2022)768527).  
2. ASSESSMENT OF IDENTIFIED DOCUMENT 
Following  an  examination  of  the  documents,  I  have  come  to  the  conclusion  that  the 
abovementioned  document  may  be  partially  disclosed.  Full  disclosure  is  prevented  by 
exceptions to the right of access laid down in Article 4 of this Regulation, notably Article 
4(1), third indent and Article 4(3).  
First,  Article  4(1),  third  indent,  provides  that  "the  institutions  shall  refuse  access  to  a 
document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  [...]  the  public  interest  as 
regards [...] international relations."  
                                                 
1 Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding 
public access to European Parliament, Council and Commission documents,  OJ L 145 of 31.5.2001, p. 43 
(hereafter “Regulation 1049/2001”). 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË — Tel. +32 22991111 
 
 
Some  of  the  redacted  parts  concern  the  ongoing  negotiations  with  the  United  States  on  a 
successor arrangement to the Privacy Shield.  We consider that making the redacted parts 
public  would  seriously  prejudice  the  mutual  trust  between  the  European  Union  and  the 
United  States,  both  as  regards  the  ongoing  talks  on  a  new  transatlantic  data  transfer 
framework  and  other  transatlantic  files.  After  the  invalidation  of  the  European 
Commission’s  adequacy  decision  2016/1250  regarding  the  EU-U.S.  Privacy  Shield,  the 
European  Commission  and  the  U.S.  Department  of  Commerce  initiated  discussions  to 
evaluate  the  potential  for  a  strengthened  transatlantic  data  transfer  framework  to  comply 
with the judgement of the Court of Justice.2 Establishing and protecting an atmosphere of 
mutual trust is  a  delicate exercise  and  any  breach  of  that trust  can have  a serious  adverse 
effect  on  the  ongoing  talks  as  well  as  future  cooperation,  including  in  the  context  of  the 
implementation  of  a  possible  new  EU-US  data  transfer  framework.  That  mutual  trust  is 
essential  for  both  sides  to  speak  openly,  including  on  complex  issues  such  as  the  ones  at 
stake. 
Some of the other redacted parts relate to the EU-US Trade and Technology Council. Since 
there  are  ongoing  negotiations  between  the  EU  and  the  US  in  this  context,  there  is  a 
concrete risk that the public disclosure of these parts would not only have a negative effect 
on the negotiating capacity of the EU but also affect the mutual trust between the EU and 
the US and thus undermine their relations. As the Court recognised in Case  T-301/10 in’t 
Veld  v  Commission,  “[…]  establishing  and  protecting  a  sphere  of  mutual  trust  in  the 
context of international relations is a very delicate exercise” (Judgment in Sophie in’t Veld 
v  Commission  T-301/10,  EU:T:2013:135,  paragraph  126).  Consequently,  access  to  these 
parts has to be refused as there is a real and non-hypothetical risk that their disclosure would 
undermine the public interest as regards international relations. 
Second, in accordance with Article 4(3), “access to a document, drawn up by an institution 
for internal use […], which relates to a matter where the decision has not been taken by the 
institution,  shall  be  refused  if  disclosure  of  the  document  would  seriously  undermine  the 
institution's  decision-making  process,  unless  there  is  an  overriding  public  interest  in 
disclosure”. Some of the redacted parts relate  to the ongoing negotiations of the  Artificial 
Intelligence  Act.  These  parts  contain  sensitive  information  with  regard  to  the  ongoing 
procedures and negotiations. They also contain considerations, reflections and views of the 
Commission services. This content is subject to ongoing discussions and deliberations. The 
Commission  services  must  be  free  to  explore  all  possible  options  with  regard  to  ongoing 
initiatives  and  procedures.  The  risk  of  disclosing  sensitive  information  regarding  the 
Commission services’ preliminary views while the relevant decision-making process is still 
ongoing  would  deter  them  from  freely  expressing  their  opinions.  Speculations  and 
misinterpretations  of  the  public  on  the  views,  positions,  considerations  put  forward  in  an 
early stage of the decision-making process would affect the exploration of different policy 
options  and  expose  the  Commission  to  external  pressure.  Disclosure  of  these  parts  of  the 
document  would  therefore  seriously  undermine  the  decision-making  process.  This  risk  is 
also reasonably foreseeable and not purely hypothetical. 
3.  REDACTION OF PERSONAL DATA 
In  addition  to  the  redactions  mentioned  above,  a  complete  disclosure  of  the  identified 
document  is  prevented  by  the  exception  concerning  the  protection  of  privacy  and  the 
                                                 
2 See in particular the joint statement of 10/09/2020 of EU Commissioner for Justice Didier Reynders and 
U.S. 
Secretary 
of 
Commerce 
Wilbur 
Ross, 
https://ec.europa.eu/newsroom/just/item-
detail.cfm?item_id=684836.   
 

 
integrity  of  the  individual  outlined  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001, 
because it contains the names/initials of natural persons.  
Article  9(1)(b)  of  the  Data  Protection  Regulation3  does  not  allow  the  transmission  of 
these personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to 
you for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume 
that the legitimate interests of the data subject might be prejudiced.  In your request, you 
do not express any particular interest to have access to these personal data nor do you put 
forward any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not 
been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
4. RIGHT TO MAKE A CONFIRMATORY APPLICATION 
In case you would disagree with this position, you are entitled, in accordance with Article 
7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, to submit a confirmatory application requesting the 
Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels, or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
According  to  standard  operational  procedures,  the  reply  is  usually  also  sent  by  registered 
mail.    Please    note,    however,    that    due    to    the    extraordinary    health    and    security  
measures currently in force during the COVID-19 epidemic, which include the requirement 
for  all  Commission    non-critical    staff    to    telework,    we    are    unfortunately    not    in    a  
position  to follow this procedure until further notice. 
We  would  therefore  appreciate  if  you  could  confirm  receipt  of  the present  e-mail  by 
replying to: xxxxxxx@xx.xxxxxx.xx.  
Yours faithfully, 
 
(e-signed) 
Ana Gallego 
 
                                                 
3   Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the 
protection of natural persons  with regard to the processing of personal data by the Union institutions, 
bodies, offices and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, OJ L 295, 21.11.2018, p. 39.  
 
Electronically signed on 11/02/2022 16:56 (UTC+01) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482