Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Completing the Single Market'.




Ref. Ares(2022)1770935 - 10/03/2022
 
 
Short business trips: The effort is no longer proportional to the benefit! 
A typical case: A CEO from a middle sized company (M) based in NRW receives a morning call from 
an important customer in neighbouring country A. Its production plant is defective and production has 
stopped. The malfunction is to be rectified as quickly as possible. M promises to send one of its ser-
vice technicians. Since an order for plant maintenance including software updates has already been 
received from country B, the technician is to drive to country A by car immediately and process the 
order in country B on the journey back to home. 
Required steps of the HR department (varies according to EU Member State) 
  Determination of the respective reporting obligations in country A and B  
  Determine national online portals (normally not in German, but only available in EN)  
  Observe additional sectoral formalities (e.g. work on a construction site) 
  Determine exceptions for posting notification; if not available in country A and B:  
  Compiling information/documents for the posting notification, e.g. 

Name, company details and legal form of the sending company as well as entry in the 
German Commercial Register 

Personal details of the legal representative of the company in Germany 

if necessary, name contact persons for contact person in country A and B (e.g. FRA: 
"Representant"  first and last name, date and place of birth, e-mail and postal address, 
company name and telephone number if applicable) 

Information on the place of work and expected duration 

Name, date and place of birth, home address and nationality of employee 

Date of deployment of the technician 

if applicable, professional qualifications for certain activities 

If necessary, translation of the documents into the national language(s) (e.g. FR, IT) 
  Check legal basis for passing on personal data (GDPR) 
  Generating of the posting notification and uploading the documents 
  Apply for A1 certificates for country A and B from the employee's health insurance 
  Print out the documents for the employee and hand out to him (translated if necessary): 

Posting notification 

A1 certificates as proof of health insurance or the applications (currently sufficient in most 
cases, as the A1 certificate is too short-term for health insurersi) 

Labour contract of the technician 

Remuneration statement 

if applicable, valid health certificate of the employee (e.g. in FRA) 
  Determination and observance of labour law obligations in the country of assignment (e.g. 
currently minimum wages, compliance with maximum working hours and rest periods, health and 
safety regulations) 
Which duties will the revision of the Posting of Workers Directive add to this by July 2020? 
  Determination of the concrete remuneration provisions in country A and B (statutory wage 
components, generally binding or representative collective agreements) 
  Determination of the remuneration package of a comparable employee (here: technician)  

Determine relevant collective agreements including all additional allowances for the rele-
vant sector and the respective region (possibly only available in national language) 

Classify employees into foreign pay scale systems (qualification, length of service, etc.) 

Comparing the wage package with wage package paid in the German company of M 

If necessary, adjust remuneration upwards plus payroll adjustment (rarely for Germany). 
  Document, translate if necessary, and provide the employee with a remuneration comparison for 
controls in the host country. 
                                                
i In the ongoing revision of regulation 883/2004, the EMPL considers that an application isn’t sufficient!