Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Contract & other documents for Page Protective Services in Palestine'.

 
Restricted procedure - August 2016 
 
 
 
TENDER SPECIFICATIONS 
No EEAS-577-DELWBGJ-SER-FWC 
Security services for the Office of the European Union Representative 
(West Bank and Gaza Strip, UNRWA) 
RESTRICTED PROCEDURE   
 
 
 
 
IMPORTANT INFORMATION!! 
Due  to  its  confidential  nature  the  complete  technical  specifications  cannot  be 
disclosed  to  all  candidates  but  only  to  the  ones  successful  in  the  first  stage  of  this 
procedure. 
DO  NOT  SUBMIT  the  technical  and  financial  offers  at  this  first  stage.  Only  the 
candidates  receiving  a  second  letter  with  the  invitation  to  tender  and  the  complete 
technical specifications at the second stage will be invited to submit its technical and 
financial offers. For the details, please see point 3 of this document. 
 

 
 
 
Table of Contents 
1. 
INTRODUCTION ....................................................................................................... 3 
2. 
SUBJECT OF THE CONTRACT ............................................................................... 3 
3. 
DESCRIPTION OF PUBLIC PROCUREMENT PROCEDURE .............................. 4 
4. 
GROUPS OF ECONOMIC OPERATORS AND SUBCONTRACTING ................. 4 
4.1.  Joint tender ........................................................................................................ 5 
 
4.2.
Subcontracting ................................................................................................... 5 
5. 
ELIGIBILITY OF ECONOMIC OPERATORS ......................................................... 6 
5.1.  Access to public procurement ........................................................................... 6 
 
5.2.
Non-exclusion of economic operators ............................................................... 6 
 
5.3.
Selection of economic operators ....................................................................... 7 
5.3.1. 
Legal and regulatory capacity criteria and evidence ........................... 7 
5.3.2. 
Economic and financial capacity criteria and evidence....................... 8 
5.3.3. 
Technical and professional capacity criteria and evidence ................. 9 
6. 
TECHNICAL SPECIFICATIONS ............................................................................ 11 
7. 
EVALUATION  OF  TENDERS  ON  THE  BASIS  OF  THE  AWARD 
CRITERIA ................................................................................................................. 11 
7.1.  Technical tender .............................................................................................. 11 
 
7.2.
Financial tender ............................................................................................... 13 
 
7.3.
Calculation of the overall score ....................................................................... 14 
8. 
CONTENT OF THE REQUEST TO PARTICIPATE .............................................. 14 
 
 
 


 
 
 
1. 
INTRODUCTION 
The contracting  authority  is the European Union (hereinafter  referred to  as  "contracting 
authority"), represented by the Head of the Office of the European Union Representative 
(West Bank and Gaza Strip, UNRWA) or its duly authorized representative. 
The  contracting  authority  plans  to  conclude  a  framework  service  contract  with  a 
company  specialising  in  the  security  of  persons  and  property  for  the  provision  of 
integrated  security  services,  security  guard  force,  close  protection  team,  security 
equipment,  maintenance  and  monitoring  services,  in  accordance  with  the  specifications 
set out in the procurement documents.  
The framework contract sets out the main elements of the above mentioned services but 
the precise volume (number of units) and timing of the delivery cannot be defined at the 
time  of  its  signature.  It  means  that  the  framework  contract  does  not  raise  direct 
obligations on the contracting authority. When the need arises, the framework contract is 
implemented  through  the  signature  of  specific  contracts  or  order  forms.  Each  specific 
contract  or  order  form  is  awarded  within  the  limits  of  the  terms  laid  down  in  the 
framework contract and its annexes and no substantial changes are allowed. The specific 
contract  or  order  form  states  the  services  amongst  those  foreseen  in  these  tender 
specifications, their volume, the corresponding total price and the time of delivery. The 
specific contract or order form creates a direct obligation on the contracting authority at 
the time of its signature. 
When drawing up their tenders, tenderers shall take into account the provisions in these 
tender  specifications,  in  the  letter  of  invitation  to  tender  as  well  as  in  the  framework 
contract, which specify the rights and obligations of the contractor, particularly those on 
payments, performance of the contract, confidentiality, checks and audits. 
The model framework contract that will be used for this contract is attached to the letter 
of  invitation  to  participate  in  Annex  2.  These  tender  specifications  and  the  tender 
submitted by the awardee of the contract will be annexed to the contract and therefore be 
binding on the contracting parties during the implementation of the contract. 
2. 
SUBJECT OF THE CONTRACT 
The  Contractor  must  provide  the  human  and  material  resources  necessary  to  ensure  the 
security  of  persons  and  assets  under  the  contracting  authority  responsibility.  The  main 
services to be provided are:  
−  Control  visitor  access  to  buildings  occupied  by  the  Office  of  the  European 
Union Representative (West Bank and Gaza Strip, UNRWA)  and some of its 
staff,  including  offices  and  annexes,  the  Residence  of  the  Head  of  Office  of 
the  European  Union  Representative  (West  Bank  and  Gaza  Strip,  UNRWA) 
and the accommodation of expatriate staff; 
−  Clearance of all bags, inspection of mail, deliveries and packages before they 
are taken into the premises; 
−  Keep these buildings under general surveillance so as to prevent any intrusion 
or attack on persons or property; 


 
 
 
−  Establish  regular  links  between  the  sites  under  surveillance  through  regular 
patrols  and  periodic  radio  checks  between  the  central  office  and  the  various 
sites; 
−  Establish a rapid response force should there be an accident or incident; 
−  Maintenance  of  equipment  and  materials  (including  the  weapons,  radio 
network and vehicles) to ensure their smooth operation at all times; 
−  Implementation of mobile security teams to protect EU staff in the course of 
their duties outside the EU Representation office; 
−  Assist persons in danger; 
−  Setting up of a system to verify the satisfactory performance of the contract 
(monitoring attendance and continuity of service, definition of the procedures 
in certain situations, etc.), the satisfactory quality of the services provided and 
to ensure a correct and comprehensive reporting (including incident reports). 
The  place  of  performance  is  mainly  at  the  of  the  Office  of  the  European  Union 
Representative (West Bank and Gaza Strip, UNRWA) and the residence of the Head of 
the Office of the European Union Representative (West Bank and Gaza Strip, UNRWA).  
3. 
DESCRIPTION OF PUBLIC PROCUREMENT PROCEDURE 
 This tender will be taking place in two stages, as follows: 
 
A. First stage (selection stage): 
In  order  to  participate,  candidates  shall  submit  a  letter  presenting  the  name  of  the 
candidate,  including  all  entities  in  case  of  a  group  and  the  name  of  the  single  contact 
person in relation to this request. An e-mail address and/or a fax number of the candidate 
shall be provided. It is the responsibility of the candidate to regularly consult the e-mails 
received.  
In an annex to this letter, candidates shall submit all the information requested in point 5. 
"Eligibility of economic operators" of the tender specifications, namely  evidence on the 
access  to  public  procurement,  declaration  on  honour  on  exclusion  criteria  and  evidence 
on selection criteria. 
 
B. Second stage: 
Candidates  shortlisted  at  the  end  of  the  selection  stage  (every  economic  operator 
complying with the access, exclusion and selection criteria evaluated during the selection 
stage) shall be invited to submit a tender. The following procurement documents will be 
sent to them directly: 
- the letter of invitation to tender, 
- the technical specifications. 
 
 
Only at this second stage the tenderer submits its technical and financial offers. 
 
4. 
GROUPS OF ECONOMIC OPERATORS AND SUBCONTRACTING  
Tenders  or  requests  to  participate  can  be  submitted  by  a  single  economic  operator  or 
jointly by two or more economic operators.  


 
 
 
 
4.1.
Joint tender 
A  joint  tender  is  a  situation  where  a  tender  is  submitted  by  a  group  of  economic 
operators; in other words, by several legal entities (natural or legal persons) regardless of 
the link they may have between them.  
Each  legal  entity  of  the  group  shall  assume  joint  and  several  liabilities  with  all  its 
resources towards the contracting authority for the fulfilment of the terms and conditions 
of the contract. 
The  group  shall  nominate  one  legal  entity  (‘the  leader’)  who  will  have  full  authority  to 
bind  the  group  and  each  of  its  members,  and  will  be  responsible  for  the  administrative 
management  of  the  contract  (invoicing,  receiving  payments,  etc.)  on  behalf  of  all  other 
entities. 
The  cover  letter  to  the  request  to  participate  and  tender  must  be  signed  by  the  legal 
representative of each legal entity of the group and will identify the leader with its name, 
e-mail address and/or fax number.  
The tender will clearly identify the division of tasks amongst the different members.  
Any change in the composition of the group during the procurement procedure may lead 
to  the  rejection  of  the  tender.  Any  change  in  the  composition  of  the  group  after  the 
signature of the contract may lead to the termination of the contract.   
The group will not be required to adopt a specific legal form in order to submit a request 
to participate or a tender. 
The contract shall be signed by all legal entities or by the leader duly authorised to bind 
the group and each of its members (a power of  attorney in favour of the leader is to be 
attached to the contract). 
4.2. 
Subcontracting 
Subcontracting  is  allowed  but  the  contractor  will  retain  full  liability  towards  the 
contracting authority for implementation of the contract.  
Tenderers  must  give  an  indication  of  the  proportion  of  the  contract  that  they  intend  to 
subcontract and are required to identify all subcontractors whose share of the contract is 
above 10%.   
The subcontractors whose share of the contract is above 10% must comply with the same 
exclusion  and  selection  criteria  on  technical  and  professional  capacity  applicable  to 
tenderers  and  shall  present  the  documentary  evidence.  If  the  candidate  relies  on  the 
capacity  of  a  subcontractor  to  meet  the  legal  and  regulatory  capacity,  the  subcontractor 
shall present the documentary evidence indicated at point 5.3.1.  
Any  change  in  subcontracting  during  the  procurement  procedure  may  lead  to  the 
rejection  of  the  tender.  Any  change  in  subcontracting  after  the  signature  of  the  contract 
may lead to the termination of the contract. During contract execution, the change of any 
subcontractor  identified  in  the  tender  will  be  subject  to  prior  written  approval  of  the 
contracting authority (see art.II.10 of the framework contract). 


 
 
 
5. 
ELIGIBILITY OF ECONOMIC OPERATORS 
 
5.1. Access to public procurement 
Participation  in  this  tender  procedure  is  open  on  equal  terms  to  all  natural  and  legal 
persons: 
-  in one of the European Union Member States;  
-  in a third country which has a special agreement with the European Union in the 
field of public procurement1 on the conditions laid down in the agreement; 
-  exceptionally, in the West Bank and Gaza Strip. 
Participation is also open to international organisations. 
Economic  operators,  including  each  member  of  a  joint  tender,  must  confirm  that  they 
have their headquarters or domicile in one of the abovementioned States and present the 
supporting evidence normally acceptable under their own law. 
 
5.2. Non-exclusion of economic operators 
Economic operators who have access to public procurement are evaluated on the basis of 
the information provided in their tenders for exclusion criteria. 
Candidates  shall  provide  a  declaration  on  honour  on  exclusion  criteria  and  selection 
criteria (declaration on honour) attached to the tender specifications duly filled in, signed 
and dated by the legally authorised representative.  
The declaration on honour shall be provided by each member of the group in case of joint 
tenders and by an entity on whose capacity the tenderer or candidate intends to rely by all 
identified subcontractors whose share of the contract is above 10%.  
Whenever requested by the contracting authority, the candidate or tenderer, as well as all 
entities  which  provided  the  abovementioned  declaration  on  honour,  shall  provide  the 
supporting documents confirming the declaration on honour. 
The  successful  tenderer,  including  each  member  of  the  group  in  case  of  joint  tender,  to 
whom  the  contract  is  to  be  awarded  shall  provide,  within  a  time  limit  defined  by  the 
contracting authority and preceding the signature of the contract, the evidence referred to 
in paragraph "Evidence upon request", confirming the declaration on honour. 
The contracting authority may waive the obligation for a candidate or tenderer to submit 
the  documentary  evidence  if  it  has  already  been  submitted  for  another  procurement 
procedure  and  provided  the  documents  were  issued  not  more  than  one  year  earlier  and 
are still valid at the date of their request by the contracting authority.  In such cases, the 
candidate  or  tenderer  must  declare  on  its  honour  that  the  documentary  evidence  has 
already  been  provided  in  a  previous  procurement  procedure  and  confirm  that  there  has 
been no change in the situation.  
                                                 

FYROM, Albania, Montenegro, Serbia and Bosnia and Herzegovina (under the Stabilisation and Association 
Agreement), Iceland, Norway and Liechtenstein (under the EEA Agreement);  
 
Mexico,  Chile,  Colombia,  Peru,  Ecuador,  Iraq,  and  Central  American  countries  of  Honduras,  Nicaragua, 
Panama, Costa Rica, El Salvador and Guatemala.   


 
 
 
The  contracting  authority  may  also  waive  the  obligation  for  a  candidate  or  tenderer  to 
submit the documentary evidence if it can access it on a national database free of charge. 
 
5.3. Selection of economic operators 
Tenderers  must  prove  their  legal,  regulatory,  economic,  financial,  technical  and 
professional capacity to perform the services subject to this call for tender by meeting the 
selection  criteria  and  minimum  requirements  listed  in  points  5.3.1,  5.3.2  and  5.3.3 
hereafter. 
Each  candidate  shall  submit  the  evidence  on  selection  criteria  in  their  request  to 
participate  (first  stage,  see  also  point  3  of  the  tender  specifications),  respecting  the 
requirements of the summary tables here below. 
The declaration on honour shall be provided by each member of the group in case of joint 
tenders, by an entity on whose capacity it intends to rely and by all identified 
subcontractors whose share of the contract is above 10%. 
 
If an entity provides the whole or a very large part of the economic and financial capacity 
to the tenderer, the contracting authority may demand that the said entity be jointly liable 
for  the  performance  of  the  contract.  It  may  require  that  it  signs  the  contract  or  that  it 
provides a joint and several first-demand guarantee, should that tenderer be awarded the 
contract.  If  this  entity  is  required  to  sign  the  contract,  it  has  to  have  access  to  public 
procurement and shall not be in an exclusion situation as indicated in point 5.1 and 5.2 of 
the tender specifications. 
5.3.1.   Legal and regulatory capacity criteria and evidence 
The economic operators are required to have the following:  
 
 
Evidence on selection criteria: Legal and regulatory capacity 
The criterion must be met by the 
following economic operator(s) 
"Economic operator" is an entity 
5.3.1. Legal and regulatory capacity 
which submits a tender or a request 
to participate, including members of 
a joint tender or subcontractor(s) (if 
required under point 4.2 
Subcontracting). 
5.3.1 a)  Evidence on enrolment in a relevant professional or trade  At  least  one  economic  operator 
register, except for international organisations.  
involved in the request to participate 
or in the tender separately 
5.3.1  b)  Statement  from  the  relevant  authority  of  the  country  in  At  least  one  economic  operator 
which  the  economic  operator  has  its  domicile  or  headquarters  involved in the request to participate 
proving  that  it  is  allowed  to  provide  integrated  security  services,  or in the tender separately 
security  guard  force,  close  protection  team,  security  equipment, 
installation,  maintenance  and  monitoring  services  described  under 
 
point 2 in that country. 
 


 
 
 
According to the Israeli law, the awardee of the contract will have to supply a licence and 
an  attestation  of  registration  of  a  commercial  establishment  to  operate  and  work  as  a 
company  specialized  in  the  security  of  persons  and  property  for  the  provision  of 
integrated  security  services,  security  guard  force,  close  protection  team,  security 
equipment, maintenance and monitoring services in Israel at the latest before the contract 
is signed. 
5.3.2.   Economic and financial capacity criteria and evidence 
 
Tenderers  must  prove  the  financial  and  economic  capacity  to  perform  this  contract  by 
meeting the following criteria:  
Evidence on selection criteria: Economic and financial capacity 
The criterion must be met by the 
following economic operator(s) 
"Economic  operator"  is  an  entity 
which  submits  a  tender  or  a  request 
5.3.2. Economic and financial capacity 
to  participate,  including  members  of 
a  joint  tender  or  subcontractor(s)  (if 
required 
under 
point 
4.2 
Subcontracting). 
 
5.3.2  a)  Financial  statements  or  their  extracts  for  the  last  three  At  least  one  economic  operator 
financial years for which accounts have been closed 
involved in the request to participate 
or in the tender separately 
 
Minimum capacity level required: 
At  least  one  economic  operator 
The  financial  statements  shall  contain  a  balance  sheet  and  a  involved in the request to participate 
statement  of  income.  If  the  extracts  are  provided,  the  information  or in the tender separately 
in  them  shall  correspond  to  the  information  usually  provided  in  a 
balance sheet and a statement of income. 
 
 
5.3.2 b) A declaration of the annual overall turnover of each of the  At  least  one  economic  operator 
last three financial years for which accounts have been closed 
involved in the request to participate 
or in the tender separately 
 
Minimum capacity level required: 
At  least  one  economic  operator 
involved in the request to participate 
The  amounts  declared  for  the  overall  turnover,  at  least,  must  be  or in the tender separately 
verifiable  with  the  amounts  in  the  financial  statements  submitted 
under point 5.3.2 a) above 
 
5.3.2  c)  A  declaration  of  the  annual  turnover  concerning  the  At  least  one  economic  operator 
security services subject to this tender (see the list under point 2) of  involved in the request to participate 
each of the last three financial years for which accounts have been  or in the tender separately 
closed  concerning  the  same  legal  entity  as  under  points  a)  and  b) 


 
 
 
above. 
 
Minimum capacity level required: 
The average annual turnover concerning the services subject to this 
tender (see the list under point 2) for the last three financial years 
Cumulative for all economic 
for  which  accounts  have  been  closed  must  be  at  least  EUR 
operators involved in the request to 
2.000.000 [Two million Euros]. The exchange rate used to convert 
participate or in the tender 
the turnover into euros will be the rate of December of the year of 
the 
financial 
statement 
as 
published 
at 
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeur
o/inforeuro_en.cfm. 
 
The declarations b) and c) may have a form of the following table: 
 
Average for 
Year 2014 
Year 2015 
Year 2016 
these three 
years 
Annual  overall   
 
 
 
turnover 
Annual  turnover   
 
 
 
concerning 
the 
services  subject 
to this tender  
 
 
5.3.3.  Technical and professional capacity criteria and evidence 
 


 
Restricted procedure - August 2016 
Tenderers must prove the technical and professional capacity to perform this contract by 
meeting the following criteria:  
   Evidence on selection criteria: Technical and professional capacity 
The criterion must be met by the 
following economic operator(s) 
"Economic operator" is an entity 
which submits a tender or a request 
5.3.3. Technical and professional capacity 
to participate, including members of 
a joint tender or subcontractor(s) (if 
required under point 4.2 
Subcontracting). 
 
5.3.3  a)  A  list  of  the  security  services  contracts  of  the  economic  At  least  one  economic  operator 
operator in the fields related to the services indicated under point 2,  involved in the request to participate 
concerning  at  least  one  of  the  past  three  financial  years  for  which  or in the tender separately 
financial statements have been submitted (see point 5.3.2 a)). Each 
contract  from  the  list  must  specify  the  annual  contract  value,  the 
 
duration (start and end date) and the client. 
Minimum capacity level required: 
The economic operator must provide at least four clients' reference 
Cumulative for all economic 
letters in the fields related to the security services indicated in point 
operators involved in the request to 
2  during  at  least  one  of  the  last  three  financial  years  specifying 
participate or in the tender 
whether the services have been carried out in a professional manner 
in compliance with the contractual terms. These proofs letters must 
relate to any of the services included in the list under point a). 
5.3.3  b)  A  declaration  on  the  average  annual  manpower  employed 
by the economic operator in each of the last three financial years for 
which financial statements have been submitted (see point 5.3.2 a)): 
At  least  one  economic  operator 

in total, 
involved in the request to participate 
or in the tender separately 

in the fields related to security services as described under 
point 2. 
 
Minimum capacity level required: 
The average annual number of staff in the fields related to security 
Cumulative for all economic 
services  as  described  under  point  2  over  the  last  three  financial 
operators involved in the request to 
years for which financial statements have been submitted (see point 
participate or in the tender 
5.3.2 a)) must be at least 300. 
 
The declaration b) may have a form of the following table: 
 
 

 
 
 
 
Year 2014 
Year 2015 
Year 2016 
Average for 
these three 
years 
Average  annual   
 
 
 
manpower 
in 
total 
Average  annual   
 
 
 
manpower in the 
fields  related  to 
the  services  as 
described  under 
point 2 
 
6. 
TECHNICAL SPECIFICATIONS 
In  order  to  protect  the  confidential  nature  of  information  contained  in  the  tender 
specifications,  the  contracting  authority  will  disclose  the  complete  content  of  the 
technical specifications only to the candidates shortlisted at the end of the selection stage 
(every  economic  operator  complying  with  the  access,  exclusion  and  selection  criteria 
evaluated  during  the  selection  stage).  Only  the  tenderers  receiving  the  invitation  to 
tender  and  the  technical  specifications  at  the  second  stage  will  submit  its  technical 
and financial offers. 

7. 
EVALUATION OF TENDERS ON THE BASIS OF THE AWARD CRITERIA  
The  technical  compliance  will  be  evaluated  based  on  the  "Checklist  on  minimum 
technical  requirements"  at  Annex  1.  The  tenderers  shall  provide  the  checklist  duly 
completed, dated and signed.  
The  technically  compliant  tenders  are  evaluated  in  order  to  award  the  contract  to  the 
tender offering the best price quality ratio. For this purpose, the tender will be evaluated 
technically and financially.  
7.1. 
Technical tender 
The  technical  quality  of  the  tenders  will  be  evaluated  on  the  basis  of  the  documents 
provided  by  the  tenderers  in  the  technical  tender  with  regard  to  the  award  criteria 
described in the table below. 
Technical award criteria 
 
 
 
 
Max. 
 
Description 
number 
Criteria and subcriteria 
No 
points 

Organisation 
of 
the 
(20 points– 
•  Sub-criterion 1.1 (6 points – minimum 
services  
minimum 
threshold 50%): How does the tenderer 
 
threshold 
commit  to  organise  the  posts  and  the 
This  criterion  will  enable  to 
60%) 
other  services  including  the  allocation 
assess the organisation of the 
of  tasks  amongst  different  members  of 
11 

 
 
 
services 
offered 
by 
the 
a joint tender or subcontractors? 
tender, 
including 
the 
different  members  of  a  joint 
•  Sub-criterion 1.2 (5 points – minimum 
tender  and  the  resort  to 
threshold 
50%): 
How 
does 
the 
subcontractors. 
Tenderers 
proposed  rotation/shift  system  fit  with 
will  develop  in  detail  the 
the service requirements? 
organisation  they  offer  in 
particular  provide  detailed 
•  Sub-criterion 1.3 (5 points – minimum 
information 
for 
each 
threshold 
50%): 
What 
are 
the 
questions.  
advantages 
of 
the 
organisation 
 
proposed 
compared 
with 
other 
It  also  assesses  the  global 
alternatives?  
allocation 
of 
time 
and 
resources to the contract and 
•  Sub-criterion 1.4 (4 points – minimum 
to  each  service,  and  whether 
threshold 50%): What are the measures 
this allocation is adequate for 
to ensure service continuity in the event 
the 
performance 
of 
the 
of  unplanned  absence  by  one  or  more 
services.  
security guards?  
The  tender  shall  provide 
 
details  on  the  allocation  of 
time  and  resources  and  the 
rationale  behind  the  choice 
of this allocation. 

Organisation  of  services  in 
(20 points– 
•  Sub-criterion 2.1 (7 points – minimum 
case of a serious incident 
minimum 
threshold 50%): What measures will be 
 
threshold 
deployed to deal with a serious incident 
This  criterion  will  enable  the 
60%) 
or major crisis? 
assessment  of  the  organisation 
of  the  services  by  the  tenderer 
•  Sub-criterion 2.2 (7 points – minimum 
in  case  of  a  serious  incident, 
threshold  50%):  What  human  and 
including 
the 
different 
material  resources  would  be  deployed 
members  of  a  consortium  and 
to  intervene  in  the  shortest  time  limit 
the resort to subcontractors. 
and how would they be deployed? 
Tenderers will develop in detail 
the  organisation  they  propose 

and 
in 
particular 
provide 
  Sub-criterion  2.3  (6  points  –  minimum 
detailed information for each of 
threshold  50%):  What  is  the  maximum 
the questions. 
intervention time? 
 
   

Quality  monitoring  and  (20 points –  How are the services monitored and evaluated 
evaluation of services 
minimum 
in  order  to  guarantee  the  quality  of  the 
 
threshold 
services provided?  
This  criterion  will  enable  the 
60%) 
assessment 
of 
the 
control 
measures  applied  to  guarantee 
the quality of the services to be 
performed under this contract. 
  

Tenderer's 
staff 
loyalty  (20 points –  •  Sub-criterion 4.1 (10 points – minimum 
programme 
minimum 
threshold 50%): What measures will be 
 
threshold 
implemented  to  motivate  the  guards  to 
12 

 
 
 
This criterion will enable the 
60%) 
be deployed ? 
assessment  of  the  tenderer's 
staff  loyalty  programme  in 
•  Sub-criterion 4.2 (5 points – minimum 
order  to  ensure  staff  loyalty 
threshold  50%):  What  incentives  are 
and motivation. 
foreseen for the guards to be deployed? 
Tenderers  will  describe  any 
incentives  granted  to  the 
•  Sub-criterion 4.3 (5 points – minimum 
security  guards  who  would 
threshold  50%):  What  incentives  are 
be 
deployed 
under 
this 
foreseen 
for 
international 
Close 
contract  such  as  financial 
Protection Officers? 
bonuses, 
allowances, 
promotion,  training,  medical 
 
coverage  and  any  other 
initiatives 
designed 
to 
motivate  the  guards  and 
encourage their loyalty to the 
tenderer. 
  

Armed security guards 
(20 points –   
 
minimum 
•  Sub-criterion 5.1 (10 points – minimum 
This  criterion  will  enable  the 
threshold 
threshold 50%): What measures will be 
assessment  of  the  tenderer's 
60%) 
used  for  the  management,  storage, 
protocol  on  the  use  and 
maintenance 
and 
proper 
use 
of 
maintenance 
of 
weapons, 
weapons (licences and permits to carry 
instructions,  training,  practice 
weapons,  secure  storage  of  weapons, 
programme,  storage,  licenses, 
procedures, protocols, etc.) 
permits, etc. 
 
•  Sub-criterion 5.2 (10 points – minimum 
threshold  50%):  What  specific  training 
and  practice  programme  will  be 
followed  by  the  guards  carrying  arms 
under this contract? 
 
 
TOTAL 
100 
 
 
Any  tender  not  scoring  the  minimum  quality  threshold  of  60%  of  the  points  for  each 
criterion  and  50%  of  the  points  for  each  sub-criterion  and  70  points  for  all  the  criteria 
combined will be eliminated.  
7.2. 
 Financial tender 
Only the  financial tenders submitted by those tenderers  who have submitted technically 
compliant tenders meeting the minimum technical requirements will be opened. 
The prices for the tender must be tendered: 

in EUR; 

free of all duties, taxes and other charges, including VAT, as the European Union is 
exempt  from  such  charges  under  the  Vienna  convetion  of  18  April  1961  on 
diplomatic relations; 
13 

 
 
 

all  inclusive.  This  means  that,  unless  otherwise  mentioned  in  these  tender 
specifications,  prices  tendered  for  shall  include  all  the  costs  to  be  incurred  by  the 
tenderers in order to provide the services; 

using  the  unit  price  schedule  (Annex  A)  and  the  price  scenario  tables  in  annex 
(Annex B). Any change in the table(s) as annexed to these tender specifications will 
lead to the rejection of the tender.  
During the validity of the tender and the implementation of the contract, prices cannot be 
revised.  During  the  implementation  of  the  contract,  they  can  however  be  indexed  in 
conformity with art. I.5.2 of the framework contract.  
The  unit  price  schedule  (Annex  A)  is  binding  during  implementation  of  the  contract.  The 
price "scenario" is an estimate by the contracting authority of the quantities of the services 
over the duration of the contract in order to compare the financial tenders. 
When completing the scenario, tenderers will specify the same unit prices tendered for in 
the unit price schedule, will multiply them by the quantities indicated by the contracting 
authority for each item and will calculate the total price.  
Only  the  financial  tenders  submitted  by  those  tenderers  who  have  obtained  an  overall 
technical score of 70 points or more and at least 60% of the maximum score allocated for 
each individual criterion and 50% of the points for each subcriterion will be opened. 
Financial  tenders  will  then  be  checked  for  arithmetical  accuracy.  Where  arithmetical 
errors are found, tenderers will be requested to correct them. 
 
7.3. 
Calculation of the overall score  
The  tender  chosen  will  be  that  which  offers  the  best  price  quality  ratio  among  the 
technically  compliant  tenders,  namely  the  tender  obtaining  the  best  overall  score  Pi 
calculated as follows where the weighting is 70% for the quality and 30% for the price: 
Pi = Ti * 0.70 + Fi * 0.30 
Ti  =  (technical  quality  score  of  the  tender  under  consideration  /  score  of  the  best 
technical quality tender ) * 100 
Fi  =  (cheapest  total  price  for  the  scenario  /  price  of  the  scenario  of  the  tender  under 
consideration) * 100 
8. 
CONTENT OF THE REQUEST TO PARTICIPATE 
The  candidates  shall  submit  all  the  requested  documents  listed  here  for  the  first 
stage (selection stage).  

The request to participate will contain: 
1.  a cover letter presenting the name of the candidate, including all entities in case of 
joint  tender,  and  identified  subcontractors  whose  share  of  the  contract  is  above 
10%,  and  the  name  of  the  single  contact  person  in  relation  to  this  tender.  The 
cover  letter  must  indicate  the  proportion  of  the  contract  to  be  subcontracted.  In 
case of joint tender, the cover letter to the request to participate must be signed by 
14 

 
 
 
the  legal  representative  of  each  legal  entity  of  the  group  and  will  identify  the 
leader with its name, e-mail address and/or fax number. It is the responsibility of 
the tenderers to consult regularly the e-mails received;  
2.  a letter of intent for each subcontractor whose share of the contract is above 10% 
stating their willingness to provide the services foreseen in the tender and in line 
with the present tender specifications;  
3.  all the documents requested for the access to public procurement (point 5.1); 
4.  declaration  on  honour  on  the  exclusion  criteria  and  selection  criteria  (point  5.2) 
and on the selection criteria (point 5.3) attached to these tender specifications; 
5.  all the documents requested for the selection criteria (point 5.3). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
15 

 
 
 
Declaration on honour on 
exclusion criteria and selection criteria 
The undersigned [insert name of the signatory of this form], representing: 
(only 
for 
natural 
persons)  (only for legal persons) the following legal person:  
himself or herself 
 
ID or passport number:  
Full official name: 
 
Official legal form:  
(‘the person’) 
Statutory registration number:  
Full official address:  
VAT registration number:  
 
(‘the person’) 
I – SITUATION OF EXCLUSION CONCERNING THE PERSON 
(1)  declares that the above-mentioned person is in one of the following 
YES 
NO 
situations: 
(a)  it is bankrupt, subject to insolvency or winding up procedures, its assets are 
being administered by a liquidator or by a court, it is in an arrangement with 
 
 
creditors, its business activities are suspended or it is in any analogous situation 
arising from a similar procedure provided for under national legislation or 
regulations; 
(b) it has been established by a final judgement or a final administrative decision 
that the person is in breach of its obligations relating to the payment of taxes or 
 
 
social security contributions in accordance with the law of the country in which 
it is established, with those of the country in which the contracting authority is 
located or those of the country of the performance of the contract; 
(c)  it has been established by a final judgement or a final administrative decision 
that the person is guilty of grave professional misconduct by having violated 
 
applicable laws or regulations or ethical standards of the profession to which 
the person belongs, or by having engaged in any wrongful conduct which has 
an impact on its professional credibity where such conduct denotes wrongful 
intent or gross negligence, including, in particular, any of the following: 
(i) fraudulently or negligently misrepresenting information required for the 
verification  of  the  absence  of  grounds  for  exclusion  or  the  fulfilment  of 
 
 
selection criteria or in the performance of a contract; 
(ii)  entering  into  agreement  with  other  persons  with  the  aim  of  distorting 
competition; 
 
 
(iii) violating intellectual property rights; 
 
 
(iv) attempting to influence the decision-making process of the contracting 
authority during the award procedure; 
 
 
(v)  attempting  to  obtain  confidential  information  that  may  confer  upon  it 
undue advantages in the award procedure 
 
 
(d) it has been established by a final judgement that the person is guilty of the 
following: 
 
16 

 
 
 
(i)  fraud,  within  the  meaning  of  Article  1  of  the  Convention  on  the 
protection  of  the  European  Communities'  financial  interests,  drawn  up  by 
 
 
the Council Act of 26 July 1995; 
(ii) corruption, as defined in Article 3 of the Convention on the fight against 
corruption involving officials of the European Communities or officials of 
 
 
EU Member States, drawn up by the Council Act of 26 May 1997, and  in 
Article  2(1)  of  Council  Framework  Decision  2003/568/JHA,  as  well  as 
corruption  as  defined  in  the  legal  provisions  of  the  country  where  the 
contracting  authority  is  located,  the  country  in  which  the  person  is 
established or the country of the performance of the contract; 
(iii)  participation  in  a  criminal  organisation,  as  defined  in  Article  2  of 
Council Framework Decision 2008/841/JHA; 
 
 
(iv)  money  laundering  or  terrorist  financing,  as  defined  in  Article  1  of 
Directive 2005/60/EC of the European Parliament and of the Council; 
 
 
(v)  terrorist-related  offences  or  offences  linked  to  terrorist  activities,  as 
defined in Articles 1 and 3 of Council Framework Decision 2002/475/JHA, 
 
 
respectively,  or  inciting,  aiding,  abetting  or  attempting  to  commit  such 
offences, as referred to in Article 4 of that Decision; 
(vi) child labour or other forms of trafficking in human beings as defined in 
Article  2  of  Directive  2011/36/EU  of  the  European  Parliament  and  of  the 
 
 
Council; 
(e)  the person has shown significant deficiencies in complying with the main 
obligations in the performance of a contract financed by the Union’s budget, 
 
 
which has led to its early termination or to the application of liquidated 
damages or other contractual penalties, or which has been discovered following 
checks, audits or investigations by an Authorising Officer, OLAF or the Court 
of Auditors;  
(f)  it has been established by a final judgment or final administrative decision that 
the person has committed an irregularity within the meaning of Article 1(2) of 
 
 
Council Regulation (EC, Euratom) No 2988/95; 
(g) for the situations of grave professional misconduct, fraud, corruption, other 
criminal offences, significant deficiencies in the performance of the contract or 
 
 
irregularity, the applicant is subject to: 
i. facts established in the context of audits or investigations carried out by the 
Court of Auditors, OLAF or internal audit, or any other check, audit or 
control performed under the responsibility of an authorising officer of an 
EU institution, of a European office or of an EU agency or body; 
ii. non-final administrative decisions which may include disciplinary measures 
taken by the competent supervisory body responsible for the verification of 
the application of standards of professional ethics; 
iii. decisions of the ECB, the EIB, the European Investment Fund or 
international organisations; 
iv. decisions of the Commission relating to the infringement of the Union's 
competition rules or of a national competent authority relating to the 
infringement of Union or national competition law; or 
v. decisions of exclusion by an authorising officer of an EU institution, of a 
European office or of an EU agency or body.  
17 

 
 
 
II  –  SITUATIONS  OF  EXCLUSION  CONCERNING  NATURAL  PERSONS  WITH  POWER  OF 
REPRESENTATION, DECISION-MAKING OR CONTROL OVER THE LEGAL PERSON
 
Not applicable to natural persons, Member States and local authorities 
(2) declares that a natural person who is a member of the administrative, 
management or supervisory body of the above-mentioned legal person, 
YES  NO  N/A 
or who has powers of representation, decision or control with regard to 
the above-mentioned legal person (this covers company directors, 
members of management or supervisory bodies, and cases where one 
natural person holds a majority of shares) is in one of the following 
situations:  
Situation (c) above (grave professional misconduct) 
 
 
 
Situation (d) above (fraud, corruption or other criminal offence) 
 
 
 
Situation (e) above (significant deficiencies in performance of a contract ) 
 
 
 
Situation (f) above (irregularity) 
 
 
 
III – SITUATIONS OF EXCLUSION CONCERNING NATURAL OR LEGAL PERSONS ASSUMING 
UNLIMITED LIABILITY FOR THE DEBTS OF THE LEGAL PERSON 

(3)  declares that a natural or legal person that assumes unlimited liability 
for the debts of the above-mentioned legal person is in one of the 
YES  NO  N/A 
following situations:  
Situation (a) above (bankruptcy) 
 
 
 
Situation  (b)  above  (breach  in  payment  of  taxes  or  social  security 
contributions) 
 
 
 
IV – GROUNDS FOR REJECTION FROM THIS PROCEDURE 
(4)  declares that the above-mentioned person: 
YES  NO 
(h) has distorted competition by being previously involved in the preparation of 
procurement documents for this procurement procedure.  
 
 
V – REMEDIAL MEASURES 
If  the  person  declares  one  of  the  situations  of  exclusion  listed  above,  it  must  indicate 
measures it has taken to remedy the exclusion situation, thus demonstrating its reliability. 
This may include e.g. technical, organisational and personnel measures to prevent further 
occurrence,  compensation  of  damage  or  payment  of  fines.  The  relevant  documentary 
evidence which illustrates the remedial measures taken must be provided in annex to this 
declaration. This does not apply for situations referred in point (d) of this declaration. 
18 

 
 
 
VI – EVIDENCE UPON REQUEST 
Upon request and within the time limit set by the contracting authority the person must 
provide information on the persons that are members of the administrative, management 
or supervisory body.  It  must also provide the following evidence concerning the person 
itself and concerning the natural or legal persons which assume unlimited liability for the 
debt of the person: 
For  situations  described  in  (a),  (c),  (d)  or  (f),  production  of  a  recent  extract  from  the  judicial 
record  is  required  or,  failing  that,  an  equivalent  document  recently  issued  by  a  judicial  or 
administrative  authority  in  the  country  of  establishment  of  the  person  showing  that  those 
requirements are satisfied.  
For  the  situation  described  in  point  (a)  or  (b),  production  of  recent  certificates  issued  by  the 
competent  authorities  of  the  State  concerned  are  required.  These  documents  must  provide 
evidence  covering  al   taxes  and  social  security  contributions  for  which  the  person  is  liable, 
including  for  example,  VAT,  income  tax  (natural  persons  only),  company  tax  (legal  persons 
only) and social security contributions. Where any document described above is not issued in 
the  country  concerned,  it  may  be  replaced  by  a  sworn  statement  made  before  a  judicial 
authority or notary or, failing that, a solemn statement made before an administrative authority 
or a qualified professional body in its country of establishment. 
VII – SELECTION CRITERIA  
(5) declares that the above-mentioned person complies with the 
YES  NO  N/A 
selection criteria applicable to it individually as provided in the 
tender specifications: 
(a)  It has the legal and regulatory capacity to pursue the professional 
activity needed for performing the contract as required in section 
 
 
 
5.3.1 of the tender specifications; 
(b) It fulfills the applicable economic and financial criteria indicated in 
section 5.3.2 of the tender specifications; 
 
 
 
(c)  It fulfills the applicable technical and professional criteria indicated in 
section 5.3.3 of the tender specifications. 
 
 
 
 
The contracting authority must adapt the table above to the criteria indicated in the 
tender specifications (i.e. insert extra rows for each criterion or delete irrelevant rows).  
 
(6)  if the above-mentioned person is the sole tenderer or the leader in 
YES  NO  N/A 
case of joint tender, declares that: 
(d) the tenderer, including all members of the group in case of joint 
tender and including subcontractors if applicable, complies with all 
 
 
 
the selection criteria for which a consolidated asseessment will be 
made as provided in the tender specifications. 
VII – EVIDENCE FOR SELECTION 
19 

 
 
 
The signatory declares that the above-mentioned person is able to provide the necessary 
supporting documents listed in the relevant sections of the tender specifications. 
 
The  above-mentioned  person  may  be  subject  to  rejection  from  this  procedure  and  to 
administrative  sanctions  (exclusion  or  financial  penalty)  if  any  of  the  declarations  or 
information  provided  as  a  condition  for  participating  in  this  procedure  prove  to  be 
false. 
 
Full name 
Date                                      Signature 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
20