Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Access to documents request: 2022-02-23 meeting between Valdis Dombrovskis and Equinor ASA'.




 
Ref. Ares(2022)2238304 - 28/03/2022
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR TRADE 
 
 
  The Director-General 
Brussels  
TRADE/SW/R3/2269808  
 
 
Mr Barnaby Pace 
Global Witness 
Rue Belliard 53 
1000 Bruxelles  
 
 
by email only: 
ask+request-10807-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
Subject: Your application for access to documents – Ref GestDem 2022/1402
 
Dear Mr Pace,  
I refer to your application dated 9 March 2022, in which you make a request for access to 
documents  under  Regulation  (EC)  No  1049/20011  (‘Regulation  1049/2001’),  registered 
on the same date under the above mentioned reference number.  
 
 
1.  SCOPE OF YOUR REQUEST 
In your request, you asked for access to: 
 
“All  documents—including  but  not  limited  to  correspondence,  emails,  minutes,  notes  (hand 
written  or  electronic),  audio  or  video  recordings,  verbatim  reports,  operational  conclusions, 
lines to take, briefings, and presentations—related to the meeting on February 23 between Valdis 
Dombrovskis and Equinor ASA.” 

 
2.  ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
In accordance with settled case law2, when an institution is asked to disclose a document, 
it must assess, in each individual case, whether that document falls within the exceptions 
                                                 
1   Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20  May  2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents  (OJ  L  145, 
31.5.2001, p. 43). 
2   Judgment  in  Sweden  and  Maurizio  Turco  v  Council,  Joined  cases  C-39/05  P  and  C-52/05  P, 
EU:C:2008:374, paragraph 35.  
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: CHAR 07/067 - Tel. direct line +32 229-60143 
 
xxxxxx.xxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 

 
to the right of public access to documents set out in Article 4 of Regulation 1049/2001. 
Such assessment is carried out in a multi-step approach:  
-  first,  the  institution  must  satisfy  itself  that  the  document  relates  to  one  of  the 
exceptions, and if so, decide which parts of it are covered by that exception;  
-  second,  it  must  examine  whether  disclosure  of  the  parts  of  the  document  in 
question  pose  a  ‘reasonably  foreseeable  and  not  purely  hypothetical’  risk  of 
undermining the protection of the interest covered by the exception;  
-  third, if it takes the view that disclosure would undermine the protection of any of 
the interests defined under Article 4(2) and Article 4(3) of Regulation 1049/2001, 
the  institution  is  required  ‘to  ascertain  whether  there  is  any  overriding  public 
interest justifying disclosure
’3.   
In  view  of  the  objectives  pursued  by  Regulation  1049/2001,  notably  to  give  the  public 
the widest possible right of access to documents4, ‘the exceptions to that right […] must 
be interpreted and applied strictly.
’5 
In reply to your request, I can inform you that we have identified three documents that 
fall  within  the  scope  of  your  request.  The  identified  documents  are  listed  for  ease  of 
reference  in  Annex  I.  For  each  of  the  documents  the  Annex  provides  a  description  and 
indicates  whether  parts  or  entire  documents  are  withheld  and  if  so,  on  which  grounds 
pursuant  to  Regulation  1049/2001.  Copies  of  the  accessible  documents  are  enclosed  to 
this letter. 
Having  examined  the  requested  documents  under  the  applicable  legal  framework,  I  am 
pleased to grant you partial access to all three documents. In all three documents names 
and  other  personal  data  have  been  redacted  pursuant  to  article  4(1)(b)  of  Regulation 
1049/2001  and  in  accordance  with  Regulation  (EC)  No  2018/1725.  Hence,  the  main 
content of these documents relevant to your request is accessible. 
In document 3, in addition to personal data, one sentence was redacted as it is covered by 
the exception set out in article 4(1)(a) third indent of Regulation 1049/2001 (protection of 
the public interest as regards international relations).  
The  reasons  justifying  the  application  of  the  above-mentioned  exceptions  are  set  out 
below in sections 2.1 and 2.2. 
 
2.1 Protection of the public interest as regards international relations 
(document 3) 
Article  4(1)(a),  third  indent,  of  Regulation  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions 
shall  refuse access  to  a document  where disclosure would  undermine the protection of: 
the public interest as regards: […] international relations
’. 
According  to  settled  case-law,  ‘the  particularly  sensitive  and  essential  nature  of  the 
interests  protected  by  Article  4(1)(a)  of  Regulation  1049/2001,  combined  with  the  fact 
that  access  must  be  refused  by  the  institution,  under  that  provision,  if  disclosure  of  a 

                                                 
3   Id., paragraphs 37-43. See also judgment in Council v Sophie in ‘t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, 
paragraphs 52-64. 
4   See Regulation 1049/2001, recital (4). 
5   Judgment in Sweden v Commission, C-64/05 P, EU:C:2007:802, paragraph 66. 


 
document  to  the  public  would  undermine  those  interests,  confers  on  the decision  which 
must thus be adopted by the institution a complex and delicate nature which calls for the 
exercise  of  particular  care.  Such  a  decision  therefore  requires  a  margin  of 
appreciation
’6.    In  this  context,  the  Court  of  Justice  has  acknowledged  that  the 
institutions  enjoy  ‘a  wide  discretion  for  the  purpose  of  determining  whether  the 
disclosure of documents relating to the fields covered by [the] exceptions [under Article 
4(1)(a)] could undermine the public interest’
7.   
The  General  Court  found  that  ‘it  is  possible  that  the  disclosure  of  European  Union 
positions in international negotiations could damage the protection of the public interest 
as regards international relations’ and ‘have a negative effect on the negotiating position 
of  the  European  Union’  as  well  as  ‘reveal,  indirectly,  those  of  other  parties  to  the 
negotiations
’8. Moreover, ‘the positions taken by the Union are, by definition, subject to 
change  depending  on  the  course  of  those  negotiations  and  on  concessions  and 
compromises  made  in  that  context  by  the  various  stakeholders.  The  formulation  of 
negotiating positions may involve a number of tactical considerations on the part of the 
negotiators,  including  the  Union  itself.  In  that  context,  it  cannot  be  precluded  that 
disclosure  by  the  Union,  to  the  public,  of  its  own  negotiating  positions,  when  the 
negotiating  positions  of  the  other  parties  remain  secret,  could,  in  practice,  have  a 
negative effect on the negotiating capacity of the Union’ 
9. 
Disclosure  of  the  one  sentence  in  document  3  would  undermine  the  protection  of  the 
public  interest  as  regards  international  relations,  because  Equinor  refers  to  the  policy 
approaches  of  specific  countries  (one  EU  Member  State,  2  non-EU  countries)  in  a  way 
that could be misinterpreted. If this were to be disclosed, it could thus have an effect on 
the  EU’s  international  relations  with  these  2  non-EU  countries  as  well  as  other  third 
countries.  
 
2.2 Protection of the privacy and integrity of the individual 
(documents 1-3) 
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001, access to a document has to be refused 
if  its  disclosure  would  undermine  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual,  in  particular  in  accordance  with  European  Union  legislation  regarding  the 
protection of personal data.  
 
The applicable legislation in this field is Regulation (EC) No 2018/1725 of the European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons 
with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and 
agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 
and Decision No 1247/2002/EC10 (‘Regulation 2018/1725’). 
 
Documents 1-3 contain personal information, such as names, e-mail addresses, telephone 
numbers  that  allow  the  identification  of  natural  persons,  as  well  as  other  personal 
information.  
                                                 
6 Judgment in Sison v Council, C-266/05 P, EU:C:2007:75, paragraph 35. 
7 Judgment in Council v Sophie in ‘t Veld, C-350/12P, EU:C:2014:2039, paragraph 63. 
8 Judgment in Sophie in’t Veld v Commission, T-301/10, EU:T:2013:135, paragraphs 123-125.   
9   Id., paragraph 125.   
10   Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 


 
 
Indeed,  Article  3(1)  of  Regulation  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]
’.  The  Court  of 
Justice has specified that any information, which by reason of its content, purpose or effect, 
is  linked  to  a  particular  person  is  to  be  considered  as  personal  data.11  Please  note  in  this 
respect that the names, signatures, functions, telephone numbers and/or initials pertaining to 
staff members of an institution are to be considered personal data.12 
 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)13, the Court of Justice ruled that when a 
request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable.14 
 
Pursuant to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, personal data shall only be transmitted 
to  recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and  bodies  if    ‘[t]he 
recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific purpose 
in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that the data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is  proportionate  to 
transmit the personal data for that specific purpose after having demonstrably weighed the 
various  competing  interests
’.  Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing 
constitutes lawful processing in accordance with the requirements of Article 5 of Regulation 
2018/1725, can the transmission of personal data occur. 
 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  the  European  Commission  has  to 
examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have the 
data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that the 
European  Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighed the various competing interests. 
 
 
In your application, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have 
the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced. Notwithstanding the above, please note 
that there are reasons to assume that the legitimate interests of the data subjects concerned 
would be prejudiced by disclosure of the personal data reflected in the documents, as there 
is a real and non-hypothetical risk that such public disclosure would harm their privacy and 
subject them to unsolicited external contacts.  
                                                 
11   Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter 
Novak  v  Data  Protection  Commissioner,  request  for  a  preliminary  ruling,  paragraphs  33-35, 
ECLI:EU:T:2018:560.    
12   Judgment of the General Court of 19 September 2018 in case T-39/17, Port de Brest v Commission, 
paragraphs 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 
13   Judgment of 29 June 2010 in Case C-28/08 P, European Commission v The Bavarian Lager Co. Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
14   Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing 
of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data, the 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation 2018/1725.  




 
 
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001, access 
cannot be granted to the personal data, as the need to obtain access thereto for a purpose in 
the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the 
legitimate interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be prejudiced  by  disclosure  of 
the personal data concerned. 
 
However,  in  line  with  the  Commission’s  commitment  to  ensure  transparency  and 
accountability,  the  names  of  the  Members  of  Cabinet  and  the  names  of  the  senior 
management of the Commission are disclosed.  
 
Please  note  that  documents  originating  from  third  parties  are  disclosed  to  you  based  on 
Regulation  1049/2001.  However,  this  disclosure  is  without  prejudice  to  the  rules  on 
intellectual  property,  which  may  limit  your  right  to  reproduce  or  exploit  the  released 
documents without the agreement of the originator, who may hold an intellectual property 
right  on  them.  The  European  Commission  does  not  assume  any  responsibility  from  their 
reuse.  
Document 2 was drawn up for internal use under the responsibility of the relevant service 
of the Executive Vice-President’s Cabinet. It solely reflects the author's interpretation of 
the  interventions  made  and  does  not  set  out  any  official  position  of  the  third  parties  to 
which the document refers, which was not consulted on its content. It does not reflect the 
position of the Commission and cannot be quoted as such. 
3.  MEANS OF REDRESS 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
Secretary-General  
European Commission  
Transparency, Document Management & Access to Documents 
BERL 7/76 
Rue de la Loi 200/Wetstraat 200  
1049 Brussels 
Belgium  
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx. 
 
Yours sincerely,  
 
Sabine WEYAND 
 
Encl.:    
Annex I: List of documents 
 
 
3 documents (partially) released 

Electronically signed on 25/03/2022 12:19 (UTC+01) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121