Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Annual Reports of External Audit Units, personal data protection, FP6 & FP7 programmes. overriding public interest'.
 
 
FINAL 
 
 
FP7 AUDIT MANUAL 
(Restricted Use) 
 
 
 
 
PREPARED BY THE AUDIT MANUAL WORKING GROUP: 
DG RESEARCH AND INNOVATION (RTD) 
DG CONNECT (CNECT) 
DG MOBILITY AND TRANSPORT (MOVE) 
DG ENERGY (ENER) 
DG ENTERPRISE AND INDUSTRY (ENTR) 
RESEARCH EXECUTIVE AGENCY (REA) 
EUROPEAN RESEARCH COUNCIL EXECUTIVE AGENCY (ERCEA) 
 
 
 
June 2013
 


Acronyms 
 
ECGA 

EC Grant Agreement 
EC 
European Commission 
CoM 
Certificate on the Methodology 
CFS 
Certificates on Financial Statements 
CoMAv 
Certificate  on  the  Methodology  on 
Average Personnel costs 

APH 
Audit Process Handbook 
LoA 
Letter of Announcement 
LoC 
Letter of Conclusion 
ERCEA 
European Research Council Executive 
Agency 

REA 
Research Executive Agency 
ECB 
European Central Bank 
FR 
Financial Regulation 
IR 
Implementing Rules 
NoE 
Networks of Excellence 
DoW 
Description of Work 
 
 


link to page 3 link to page 5 link to page 6 link to page 7 link to page 7 link to page 8 link to page 8 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 12 link to page 12 link to page 13 link to page 14 link to page 14 link to page 15 link to page 18 link to page 19 link to page 19 link to page 19 link to page 21 link to page 21 link to page 21 link to page 23 link to page 27 link to page 27 link to page 38 link to page 41 link to page 44 link to page 47 link to page 50 link to page 55 link to page 57 link to page 59 link to page 60 link to page 62 link to page 62 link to page 62 link to page 64 link to page 64 link to page 65 link to page 66 link to page 68 link to page 69 Table of contents 
 
Table of contents ........................................................................................................................ 3 
INTRODUCTION ...................................................................................................................... 5 
1 Overview of the FP7 ............................................................................................................... 7 
1.1.1 Management of the FP7 ............................................................................................ 7 
1.1.2 Overview of the programme ..................................................................................... 7 
1.1.3 FP7 participants   ....................................................................................................... 8 
1.1.4 Structure of the grant agreement ............................................................................... 8 

2. SCOPE OF ON-THE-SPOT AUDITS OF FP7 INDIRECT ACTIONS ............................. 10 
2.1 Audit procedure .............................................................................................................. 10 
2.1.1 Coordination 
 ..................................................................................................... 10 
2.1.2 Audit planning   ..................................................................................................... 11 
2.2 Preparation of the visit ................................................................................................... 11 
2.3 Audit examination .......................................................................................................... 11 
2.4 Communication with the auditee .................................................................................... 12 
2.5 Audit reporting ............................................................................................................... 12 

2.5.1 Documentation of audit findings ............................................................................. 13 
2.5.2 Contradictory phase ................................................................................................. 14 
2.6 Audit closure .................................................................................................................. 14 
3. LEVEL OF THE EUROPEAN UNION CONTRIBUTION ............................................... 15 
Contribution in the form of lump sums .................................................................................... 18 
4.  ELIGIBILITY OF COSTS .................................................................................................. 19 
4.1 Definition of eligible costs and non-eligible costs ......................................................... 19 
4.1.1 Eligible costs 
 ..................................................................................................... 19 
4.1.2 Definition of non-eligible costs: (Art. II.14.3) ........................................................ 21 
4.1.3 Identification of direct and indirect costs (Art. II.15) ............................................. 21 
4.1.4 No profit: (Art. II.18.3) ........................................................................................... 21 

4.2 Certificates on Methodology .......................................................................................... 23 
4.3. Direct costs .................................................................................................................... 27 
4.3.1 Personnel costs:   ..................................................................................................... 27 
4.3.2 In-house consultants ................................................................................................ 38 
4.3.3 Owner-managers ..................................................................................................... 41 
4.3.4 Travel and subsistence ............................................................................................ 44 
4.3.5 Durable equipment .................................................................................................. 47 
4.3.6 Third Party / Subcontracting ................................................................................... 50 
4.3.7 Consumables 
 ..................................................................................................... 55 
4.3.8 Access Costs ................................................................................................................ 57 
4.4 Indirect costs .................................................................................................................. 59 
4.4.1 Actual indirect costs ................................................................................................ 60 
4.4.2 Flat rate 20% 
 ..................................................................................................... 62 
4.4.3 Flat rate 60% 
 ..................................................................................................... 62 
4.4.4 Reimbursement rate 7 % ......................................................................................... 62 
4.4.5 Specific provisions for projects implemented through a combination of 
Collaborative Project and a Coordination and Support Action (CP-CSA) ...................... 64 

4.5 Protection of intellectual property rights ........................................................................ 65 
4.6 Management costs .......................................................................................................... 66 
4.7 Marie-Curie flat-rate and lump sums ............................................................................. 68 
4.7.1Marie Curie Indirect Actions .................................................................................... 69 
 


link to page 69 link to page 69 link to page 70 link to page 71 link to page 71 link to page 72 link to page 72 link to page 74 link to page 74 link to page 76 link to page 79 link to page 80 link to page 80 link to page 80 link to page 82 link to page 86 link to page 89 link to page 89 4.7.2 EU's financial contribution ...................................................................................... 69 
4.7.3Relevant Provisions and Guidelines ......................................................................... 69 
4.7.4.1.Sub categories of expenses for the activities carried out by the researchers ........ 70 
4.7.4. 2 Implications for the audit work specific to the activities carried out by the 
researcher 

 ..................................................................................................... 71 
4.7.4.3 Sub categories of expenses for the activities carried out by the host organisations . 
 

 ..................................................................................................... 72 
4.7.4.4 Implications for the audit work specific to the activities carried out by the host 
organisation 

 ..................................................................................................... 74 
4.7.6 Reporting requirements ................................................................................................... 76 
5. EXCHANGE RATE ............................................................................................................ 79 
6. RECEIPTS OF THE PROJECTS AND INTEREST YIELDED BY THE PRE-
FINANCING PROVIDED BY THE COMMISSION ............................................................. 80 

6.1 Receipts of the projects .................................................................................................. 80 
6.2 Interest yielded by the pre-financing provided by the Commission .............................. 82 
7. COORDINATOR'S ROLE .................................................................................................. 86 
8. ASSESSMENT OF THE RELIABILITY OF THE AUDIT CERTIFICATION FUNCTION
 .................................................................................................................................................. 89 

 


 
INTRODUCTION 
 
This  manual  sets  out  guidelines  on  how  to  conduct  on-the-spot  financial  audits  on 
beneficiaries  receiving  funding  under  the  Seventh  Framework  Programme  for  research, 
technological development and demonstration activities (2007-2013) (‘FP7’The Regulation)1.  
The  contents  of  this  manual  are  not  exhaustive  or  exclusive.  The  auditor  is  encouraged  to 
exercise  due  professional  judgment  to  assess  the  specific  circumstances  of  each  audit 
assignment  and  deviate  from  the  manual  if  deemed  necessary.  This  manual  is  a  help  tool 
provided to the auditors without prejudice to the general application of all the legal provisions 
regarding FP7 Grant Agreements. 
 
DOCUMENTS 
SOURCE 
  The  Regulation  (Seventh  Framework  Programme  for  research,    Cordis 
technological development and demonstration activities) 
  The Grant Agreement (latest version) 
  Cordis 
  The Audit Process Handbook and its Annexes, including templates. 
  Wiki 
  The  Guide  to  Financial  Issues  relating  to  FP7  Indirect  Actions    Cordis 
(18/03/2013)2. This assists participants to understand and interpret the financial 
provisions of the Grant Agreement and follows the same index and structure of 
that document. These have been taken into account when drafting this manual 
in  order  to  ensure  a  coherent  approach  with  the  information  provided  to 
beneficiaries.  
  The Guide on Certificates issued by External Auditors. This  is designed    Cordis 
for  research  beneficiaries  and  external  auditors  in  the  preparation  of 
Certificates on the Financial Statements 
  The Methodology for calculating personnel costs/indirect costs under FP7.     Cordis 
  Communication  SEC  (2009)  1720  final  on  the  Simplification  of  the    Cordis 
recovery process in the framework of the implementation of the audit strategy 
under the Framework Programmes (EC, Euratom) for research 
  Commission  Decision  on  three  measures  for  simplifying  the    Cordis 
implementation of Decision No. 1982/2006 EC of the European Parliament and 
the  Council  and  Council  Decision  No  970/2006/EUratom  and  amending 
Decision C(2007) 1509 and C (2007) 1625 
  CAR decision (71) on the materiality threshold for insignificant errors at    Wiki 
the audit reporting stage 
  CAR decision (72) on netting off on systematic errors   
  Wiki 
 
 
 
                                                 
1 OL2006 L 412/1 of 30.12.2006 
2 Also,  Marie Curie Actions FP7 Financial Guidelines, June 2010 
 


The main changes introduced in this version of the FP7 Audit Manual in 
comparison to the previous version of December 2010, relate to the following 
sections: 
 
-  
All the manual: All changes introduced by the Communication SEC (2009) 1720, the Decision 
on Simplification Measures of 24.01.2011 and the New Financial Guidelines (full references 
above) 
 
-  
All the manual: All necessary changes in relation to terminology and names and acronyms of 
Commission services 
 

In the section audit reporting the introduction of guidance on the common reporting 
materiality threshold and the netting off of systematic errors (Section 2.5) 
 

Improved text on the level of EU contributions (Section 3) 
 

Certificates of methodology (Section 4.2, mainly regarding average cost criteria) 
 

Personnel costs in the light of the simplification decision, including additional information on 
overtime and bonus payments (mainly in Section 4.3.1) 
 
-  
The table on the eligibility of tax and social charges has been updated (Section 4.3.1) 
 

In-house consultants with more information on the treatment of teleworking (Section 4.3.2) 
 

Owner managers (In Section 4.3.3, mainly changes related to the Simplification decision, 
including Marie-Curie allowances) 
 

Travel and subsistence (In Section 4.3.4, clarifications on the timing of travel and 
documentation) 
 
-  
Durable equipment (Section 4.3.5 - minor clarification on depreciation) 
 

Third party subcontracting (minor changes in Section 4.3.6) 
 

Access costs (insertion of a new section 4.3.9) 
 
-  
Indirect cost category, issue of travel (Section 4.4 - the clarification of travel and subsistence 
costs) 
 

Management costs (Section 4.6 - clarification of the kind of activities included)  
 

Marie-Curie flat rate and lump sums (Section 4.7 – implications on audit work) 
 

Interest yielded by the pre-financing provided by the Commission (Section 6) 
 

The Co-ordinator's role (Section 7 – Coordinators guarantee) 
 

Certificates on Financial Statements (Section 8 – clarification on the €375.000 threshold) 
 ...................................................................................................................................................... 
 


1 Overview of the FP7  
1.1.1 Management of the FP7 
The following DGs and agencies are responsible for the management of the FP7:  
  DG Research and Innovation (RTD) 
  DG Connect  (CNECT) 
  DG Mobility and Transport (MOVE) 
  DG Energy (ENER)  
  DG Education and Culture(EAC) 
  DG Enterprise and Industry (ENTR) 
  Research Executive Agency (REA) 
  European Research Council Executive Agency  (ERCEA) 
  The Joint Technology Initiatives : 

Innovative Medicines Initiative (IMI)  

Embedded Computing Systems (ARTEMIS)  

Aeronautics and Air Transport (Clean Sky)  

Nanoelectronics Technologies 2020 (ENIAC)  

Fuel Cells and Hydrogen (FCH)  
 
 
1.1.2 Overview of the programme 
The FP7 pursues the general objectives described in Article 179 (ex Article 163 TEC) of the 
Treaty on the functioning of the European Union, to strengthen industrial competitiveness and 
to meet the research needs of other Community policies, thereby contributing to the creation 
of  a  knowledge-based  society,  building  on  a  ‘European  research  area’  and  complementing 
activities at a national and regional level.  
It  will  promote  excellence  in  scientific  and  technological  research,  development  and 
demonstration through the four programmes: Cooperation, Ideas, People and Capacities. The 
FP7  also  supports  the  non-nuclear  direct  scientific  and  technical  actions  carried  out  by  the 
‘Joint Research Centre’ (JRC).  
Under the ‘Cooperation’ programme, support is provided for trans-national cooperation at an 
appropriate scale across the Union and beyond, in a number of thematic areas corresponding 
to major fields of the progress of knowledge and technology, where research is supported and 
strengthened  to  address  European  social,  economic,  environmental,  public  health  and 
industrial challenges, serve the public good and support developing countries. 
Under  the  ‘Ideas’  programme,  activities  are  implemented  by  a  European  Research  Council 
Executive  Agency(‘ERCEA’),  which  enjoys    a  high  degree  of  autonomy  to  develop  very 
high-level frontier research at European level, building on excellence in Europe and raising its 
profile at international level.  
Building  on  the  positive  experiences  with  the  ‘Marie  Curie  Actions’  under  previous 
Framework  Programmes,  the  ‘People’  programme  encourages  individuals  to  enter  the 
profession of researcher, encourages European researchers to stay in, or return to, Europe; and 
attracts researchers from all over the world to Europe. The mobility of researchers is key not 
only  to  the  career  development  of  researchers  but  also  to  the  sharing  and  transfer  of 
knowledge between countries and sectors and to ensuring that innovative frontier research in 
 


various  disciplines  benefits  from  dedicated  and  competent  researchers,  as  well  as  increased 
financial resources.  
Under the ‘Capacities’ programme, the use and development of research infrastructures will 
be optimised; innovative capacities of SMEs and their ability to benefit from research will be 
strengthened;  the  development  of  regional  research-driven  clusters  will  be  supported;  the 
research  potential  in  the  Union’s  convergence  and  outermost  regions  will  be  unlocked; 
science and society will be brought closer together in European society; support will be given 
to  the  coherent  development  of  research  policies  at  national  and  Community  level  and 
horizontal actions and measures in support of international cooperation will be undertaken.  
 
1.1.3 FP7 participants 
Any  company,  university,  research  centre,  organisation  or  individual,  legally  established  in 
any country, may participate in a collaborative project (known as an indirect action) provided 
that the minimum conditions laid down in the Rules for Participation in FP7, Chapter II3  have 
been met, including any additional conditions laid down by specific programmes or individual 
work programmes. 
 
1.1.4 Structure of the grant agreement 
The basic structure of the Grant Agreement in FP7 is similar to the FP6 Model Contract, apart 
from Form E (see below): 
  Core part – Grant Agreement provisions 
  Annex I – Description of Work 
  Annex II - General Conditions 
  Annex III - Specific provisions for funding schemes (for SMEs) 
  Annex IV – Form C, PFMR [Financial Statement in the case of the ERCEA] 
  Annex  VII  -  Form  D  terms  of  reference  for  certification  of  costs  and  Form  E  for 
certification of the methodology  
 
In more detail: 
  Core  part:  setting  out  the  basic  data  including  the  name  of  the  beneficiaries,  the 
duration  and  start  date  of  the  project  the  provisions  concerning  the  payment  of  the 
European Union contribution and the applicable jurisdiction in case of dispute. This is 
the  part  signed  by  the  Commission  and  the  coordinator  of  the  project.  Note  that  the 
core grant agreement is not totally standard since special clauses and options may be 
introduced on a case by case basis.  
  Annex I - (referred to as Description of the Work): it is a project specific document 
stating  the  description  of  how  the  project  is  to  be  implemented  and  the  allocation  of 
specific tasks to individual participants. On the financial side, it includes the “table of 
estimated  breakdown  of  costs”,  indicating  the  initial  estimated  breakdown  of  the 
European  Union  contribution  by  the  beneficiary.  It  shall  clearly  state  whether  the 
involvement of sub-contractors or resources made available by third parties is foreseen 
(and identify the tasks to be carried out by them).  
                                                 
3 *ref. OJ 2006L 391/1 of 30.12.2006 
 
 


  Annex II - General conditions: it is a standard document specifying the conditions 
under  which  the  grant  agreement  must  be  implemented.  It  covers  technical  and 
financial aspects, regulates the protection of knowledge generated by the projects and 
includes  the  provisions  regarding  the  Commission’s  (and  the  European  Court  of 
auditors’) audit rights.  
  Annex  III  -  Specific  provisions:  it  is  a  document  introducing  specific  provisions 
related to certain actions.  
 
There is a template for the Grant Agreement which is applicable to the indirect actions under 
the ‘Cooperation’ and ‘Capacities’ Specific Programmes of FP7. It consists of a core text and 
several annexes. There is also a list of special clauses to be introduced in the Grant Agreement 
where necessary.  
Separate model Grant Agreements have also been adopted for the ‘People’ (Marie Curie) and 
for the ‘Ideas’ (ERCEA) Specific Programmes.  
The  modifications  to  the  Marie  Curie  model  Grant  Agreements  shall  apply  to  Grant 
Agreements  concluded  following  the  calls  for  proposals  foreseen  under  the  2008  Work 
Programme and future Work Programmes. However, the modifications of Articles III.9.2 and 
9.3  of  the  Marie  Curie  Grant  Agreement  relating  to  the  Marie  Curie  International  Incoming 
Fellowship (incoming phase) Grant, to the Marie Curie International Outgoing Fellowship for 
Career  Development  Grant,  and  to  the  Marie  Curie  Intra-European  fellowship  for  Career 
Development  Grant  and  the  new  Annex  III  relating  to  the  International  Research  Staff 
Exchange Scheme (IRSES)  – multi beneficiary shall only apply to  grants related to calls for 
proposals foreseen under the Work Programme for 2009 and onwards.   
The following link provides access to the different model Grant Agreements for FP7: 
http://cordis.europa.eu/fp7/calls-grant-agreement_en.html#standard_ga 
 


 
2.  SCOPE  OF  ON-THE-SPOT  AUDITS  OF  FP7  INDIRECT 
ACTIONS 
 
The  legal  basis  for  the  financial  audit  is  Article  II.22  of  the  Grant  Agreement.  These  audits 
relate to the proper execution of the Grant Agreement and may cover financial, systemic and 
other  aspects  such  as  accounting  and  management  principles.  They  focus  on  the  financial 
statement (eg  Form  C/  Annex  IV)  presented to  the Commission  under the Grant  Agreement 
and assess the legality and regularity of the transactions underlying the implementation of the 
project. The checks to perform relate to: 
  Eligibility of the costs  declared to the Commission for the performance of the indirect  
research actions 
  Compliance  with  the  legal  provisions  set  out  in  each  Grant  Agreement  as  well  as  the 
general financial regulation  
 
The  beneficiary  should  be  aware  from  the  outset  that  the  Grant  Agreement  is  the  legal 
instrument  which  sets  out  the  provisions  for  the  reimbursement  of  costs  for  indirect  actions 
awarded under the FP7 (i.e. the EU co-finances the total eligible cost of an action as defined 
in  the  Grant  Agreement).  Article  5  of  the  Grant  Agreement  sets  the  upper  limit  of  the  EU 
contribution  and  Annex  I  to  the  Grant  Agreement  contains  among  others  an  estimated 
breakdown  of  the  budget  and  financial  contribution  per  activity  to  be  carried  out  by  each 
beneficiary.    However  it  does  not  define  the  total  amount  due  to  the  beneficiary  once  the 
action has been completed. The actual financial contribution shall be calculated in accordance 
with the provisions of the Grant Agreement and shall be based upon the cumulated accepted 
costs of the entire consortium.  
2.1 Audit procedure 
The  auditor  has  a  responsibility  to  carefully  plan  and  perform  the  audit  in  accordance  with 
generally accepted audit standards.  Procedural guidance on how to perform ex-post controls 
is  contained in  the Audit Process  Handbook  ‘APH’. The APH  guides the auditor on how to 
carry out an audit from the preparation of the audit assignment, including the planning phase 
to the closure and communication of the audit conclusions. It sets out the audit process to be 
performed  and  contains  an  Audit  Process  Checklist  which  lists  the  required  steps  to  be 
followed.  
2.1.1 Coordination 
Coordinating with other research family entities, taking into account results of audits carried 
out by other auditing entities such as the Court of Auditors, and gathering information within 
your  own  DG/Agency  and  services  is  an  important  step  during  the  preparation  phase  of  the 
audit.  
As  described  in  detail  in  the  APH,  the  audit  procedure  is  divided  into  four  parts:  (1)  Audit 
planning; (2) Audit examination which includes the audit preparation, the audit testing and the 
audit conclusion phase; (3) Audit reporting and (4) Audit Closure.   
 
10 

 
2.1.2 Audit planning 
 
Informing the beneficiary 
Once a date has been set for the on-the-spot audit, a letter of announcement (LoA) is sent to 
the beneficiary setting out, amongst other information, the legal basis of the audit, the Grant 
Agreements to be audited, the auditor in charge and a request for a name of a contact person 
within the organisation to be audited. The proposed dates of the audit should be agreed with 
the beneficiary. There is a template for the LoA. 
Information gathering – audit documentation file 
The audit documentation file is taken by the auditor on-the-spot. It includes: 
i) Documents available from the operational services 
The auditor collects  all available relevant  documents  before the audit during the preparation 
phase  of  the  audit  and  uses  them  to  obtain  background  information.  This  assists  in  the 
preparation  and  the  performance  of  the  on-the-spot  visit.  Each  research  family  entity  has  a 
model checklist of the key documents to be requested from the operational service attached to 
the APH. These make up the Audit Input File.  
ii) Documents requested from the beneficiary 
In accordance with Article II.22 of the FP7 Grant Agreement, and as mentioned in the LoA, 
the  beneficiaries  are  expected  to  make  available  all  relevant  documentation  linked  to  the 
implementation  of the Grant  Agreement. Failure by the beneficiary to  do  so may imply that 
the audit team concludes with a limitation on the audit team’s assurance on the regularity of 
the management of the Grant Agreement. In order to save time it is possible to request copies 
of documentation to be prepared in advance. Detailed list of the documentation to be provided 
in advance is attached as annexed to the LOA. This sets out a detailed list of documentation to 
be requested from the beneficiary.  
iii) Other documents 
The  auditor  should  verify  whether  the  beneficiary  has  already  been  audited  by,  either  the 
Commission,  the  Research  Agencies,  the  European  Court  of  Auditors  or  any  external  audit 
firms. The results of these audits irrespective of the Framework programme concerned should 
be assessed and if appropriate taken into account.  
2.2 Preparation of the visit 
The Audit Process Checklist sets out all the steps for audit planning and audit examination. 
2.3 Audit examination 
 
Performing the on-the-spot visit 
The Audit Work Programme provides a detailed step by step checklist to follow in relation to 
the examination phase. It should be adjusted as necessary for each project visit.  
The  audit  is  carried  out  on  a  confidential  basis  at  the  premises  of  the  beneficiary.  It  is 
important to confirm that the information concerning the premises where the research work is 
 
11 

to  be  performed,  as  stated  in  the  Grant  Agreement,  is  correct.  The  research  work  and  its 
management must be carried out by the entity which is party to the Grant Agreement.  
2.4 Communication with the auditee 
It  is  considered  essential  to  promote  an  adequate  communication  with  the  auditee.  High 
interaction  is  necessary  in  the  planning  phase  and  the  closure  phase  of  the  audit.  Factors 
which contribute to this include:  
  Personal  contact  with  the  beneficiary  especially  during  the  audit  preparation  phase 
(telephone  contact,  e-mail).  A  contact  person  should  be  established  once  the  letter  of 
announcement has been sent out requesting the name of a contact person. 
  Clear  communication  of  the  scope  and  the  objectives  of  the  audit,  normally  during  an 
introductory meeting with the technical and financial staff of the beneficiary. 
  Obtaining  a  sufficient  understanding  of  both  the  audited  organisation  and  the  project, 
covering both the technical and financial aspects. 
  Using  a  ‘no  surprise’  approach  as  regards  eventual  audit  findings.  Raise  potential 
adjustments  as  soon  as  they  are  identified  to  allow  relevant  staff  to  comment  on  them 
before assessing materiality. 
  Explain  possible  adjustments  to  the  beneficiary,  ensuring  that  they  fully  understand  the 
cause  and  the  eventual  impact  and  material  consequences  on  current  and  other  FP6  and 
FP7 projects eg. Extension of audit findings  and liquidated damages. Conduct a winding-
up meeting summarising the preliminary results of the audit.  
 
In  some  cases,  agreement  with  the  beneficiary  is  not  always  possible.  Even  in  cases  of 
disagreement,  efforts  should  be  made  to  clearly  explain  to  the  beneficiary  the  audit  team’s 
position and its impact.  
2.5 Audit reporting 
The auditor’s findings  must  be based on the Grant  Agreement, the legal basis  applicable to 
FP7.  A  certain  degree  of  professional  judgment  may  be  required  and  in  these  cases  it  is 
important to ensure that there is sufficient documentation, sound justification of findings and 
a contradictory procedure.       
Additional  decisions  or  guidance  notes  relating  to  the  reporting  phase  should  be  taken  into 
account.  
Based  on  the  principle  of  sound  financial  management  (economy,  effectiveness  and 
efficiency),  and  the  principle  of  proportionality  limiting  the  administrative  burden  of 
implementing audit adjustments related to very minor errors, the CAR made a decision to put 
in place a common reporting materiality threshold for reporting errors ( "de minimis" rule).  
The decision is as follows: 
- The common reporting materiality is set at a threshold (in terms of cumulative net value of 
all  errors  over  the  amount  claimed,  either  positive  or  negative)  of  0,5%  of  the  total  costs 
reported and audited for any given participation (one or more reporting periods). 
- In exceptional circumstances, in particular in case of a significant individual error having a 
systematic  nature  that  is  offset  with  various  other  errors  of  a  non-systematic  nature  or 
suspicion  of  fraud  or  where  the  reputation  of  the  EU  Institution  is  at  stake  because  of  the 
peculiar nature of the error, the "de minimis rule" can be ignored: 
 
12 

-In  the  context  of  the  three  types  of  audit  findings  ("irregularities",  "error"  and  "qualitative 
findings")  defined  by  the  FP7  Audit  Process  Handbook,  the  "de  minimis  rule"  is  only 
applicable  to  quantifiable  "errors".  "Qualitative  findings"  and  "irregularities"  should  always 
be reported, regardless of their value; 
 -In  the  context  of  "irregularity"  as  defined  in  the  model  FP7  Grant  Agreement  the  "de 
minimis
 rule" is not applicable for irregularities that are suspected to be intentional; 
- For any potential systematic error encountered during an audit which, under application of 
the "de minimus rule", would be considered as insignificant and, thus, will not be adjusted and 
reported, it is recommended to mention the error in the audit report under recommendations, 
including a clear recommendation to prevent the beneficiary of making such errors in future 
cost  statements  again.  This  should  prevent  the  possible  situation  that  a  beneficiary  might 
claim  "legitimate  expectations"  when  the  same  systematic  error,  exceeding  the  reporting 
threshold, would be encountered in future audits, leading to the extension of audit findings. 
Additionally, the  netting  off  decision  on  systematic  errors  is  now  in  force.  Under  this 
decision,  all  systematic  errors  (positive  and  negative  -  irrespective  of  the  cost  category)  are 
accumulated  into  one  global  amount  which  is  then  used  for  a  proposal  to  the  Extrapolation 
Steering Committee (ESC) provided that the offsetting balance is negative4.  
For reporting purposes you are reminded that you need first to test the materiality threshold on 
participation level and secondly the global netting off for the extension of audit findings.5 
A minimum requirement is to complete the standard template for audit reporting. Additional 
information can be added if necessary.  
An  extrapolation  could  be  applied  as  well  in  cases  of  negative  systematic  errors  even  when 
the audit has a positive overall adjustment due to the positive adjustments for non-systematic 
errors.  
2.5.1 Documentation of audit findings 
Audit findings must always be supported by audit evidence and referenced accordingly. They 
should be: 
  referenced to the article of the Grant Agreement or any other legal text that has not been 
complied with (when reference to national legislation, specific policies of the beneficiary 
or generally accepted procedures are involved, these should be referenced as well)  
  clearly documented in working papers describing the audit work carried out 
 
An  audit  file  is  prepared  for  each  on-the-spot  financial  audit.  This  file  should  contain  the 
above-mentioned documents and working papers specifically related to the audit, including: 
  documents concerning the audit planning (Letter of Announcement, exchange of e-mails), 
execution  (minutes  of  the  meetings,  list  of  documents  requested  and  not  provided)  and 
reporting 
  general  documents  concerning  the  beneficiary  (legal  registration,  financial  statements, 
relevant internal policies) including related working papers 
                                                 
4 CAR decision 72 
5 CAR decision 71 
 
13 

  supporting  documents  concerning  the  specific  costs  declared  to  the  Commission  or 
Agency, classified by cost category to the required detail (from direct and indirect costs to 
a section for each of the specific categories used by the beneficiary) 
 
2.5.2 Contradictory phase 
a) Exit meeting 
b)  The  audited  beneficiary  should  be  asked  for  comments  on  the  draft  report  in  writing.  A 
model form is available.  It has a chance to reply and comment on the findings set out in the 
draft report and to put forward arguments or explanations before a deadline set by the auditor.  
2.6 Audit closure 
Four different documents are used to communicate the results of the audit: Final audit report, 
the Letter of Conclusion, the Audit Summary Sheet and the Audit Closure Memorandum. The 
beneficiary  receives  the  LoC  and  the  Audit  Report.  There  are  templates  for  each  of  these 
documents.  
 
 
14 

3. LEVEL OF THE EUROPEAN UNION CONTRIBUTION 
 
The  re-imbursement  of  eligible  costs  must  be  established  following  the  principles  of  co-
financing  and  non-profit.  The  total  EU  funding  for  the  project  cannot  go  beyond  the 
maximum  financial  contribution  indicated  in  Article  5  of  the  ECGA.  The  eligible  costs  and 
receipts shall be taken into consideration in order to determine the EU financial contribution. 
 
The different upper funding limits, 50%, 75% or 100 %, will depend on the type of activity 
and on the type of beneficiary. The descriptions below concerning the type of activity (RTD, 
demonstration, other) are general and should be read in conjunction with the text of the "Call" 
under which the proposal was submitted and the related "Guide for applicants". 
 
Excluding SP Ideas and People: 
 
Research and technological development activities are those creating new knowledge, new 
technology, and products including scientific coordination. Here the EU financial contribution 
may reach a maximum of 50 % of the total eligible costs. 
However, for beneficiaries that are: 
- non-profit public bodies,  
- secondary and higher education establishments, 
- research organisations and 
-  SMEs,  
it may reach a maximum of 75 % of the total eligible costs. 
For  security-related  research  and  technological  development  activities,  it  may  reach  a 
maximum of 75 % in the case of the development of capabilities in domains with very limited 
market  size  and  a  risk  of  ‘market  failure’  and  for  accelerated  equipment  development  in 
response to new threats. 
Demonstration  activities  are  activities  designed  to  prove  the  viability  of  new  technologies 
that offer a potential economic advantage, but which cannot be commercialised directly. Here, 
the EU financial contribution may reach a maximum of 50 % of the total eligible costs. 
Other activities, which are not covered by the activities above,  and are not part of the non-
exhaustive  list  included  in  Article  II.6  of  the  ECGA  may  be  reimbursed  up  to  100%  of  the 
eligible  costs.  These  could  include,  inter  alia,  training  in  actions  that  do  not  fall  under  the 
funding scheme for training and career development of researchers, coordination, networking, 
intellectual property activities, studies, promotion and dissemination.  
Management activities are part of 'other activities', and include tasks beyond those of the 
coordination of the project, and those tasks can be performed by beneficiaries other than the 
coordinator.  In  this  sense,  some  management  tasks  will  be  performed  by  other  beneficiaries 
and they will be reimbursed at 100% provided they comply with the other eligibility criteria 
stipulated in Article II.14 of the ECGA. These include certificates on the financial statements, 
costs for organising a call for tender and other activities not mentioned above. In certain cases 
(i.e.  big  projects)  there  could  be  a  beneficiary  in  a  project  carrying  out  only  management 
activities. The EU financial contribution may reach a maximum of 100 % of the total eligible 
 
15 

costs.  A  non-exhaustive  list  of  management  activities  is  included  in  Article  II.16.5  of  the 
ECGA.  
For activities supported by ‘frontier’ research actions, coordination and support actions
and  actions  for  the  training  and  career  development  of  researchers,  the  EU  financial 
contribution may reach a maximum of 100 % of the total eligible costs.  
NB.  Scientific  coordination  of  a  project  must  be  charged  under  RTD  activities,  since  it  is 
deemed to address scientific/research aspects of  the project. For example this would include 
the  coordination  of  Research  and  technological  development  activities,  scientific 
coordination, project meetings.  
The bulk of EU research funding in FP7 will go to collaborative research, with the objective 
of establishing excellent research projects and networks able to attract researchers and 
investments from Europe and the entire world. This is to be achieved through a range of 
funding schemes: Collaborative projects, Networks of Excellence, Co-ordination/support 
actions. These are defined as follows:  
1. Collaborative projects 
Support for research projects carried out by consortia with participants from different 
countries, aiming at developing new knowledge, new technology, products, demonstration 
activities or common resources for research. The size, scope and internal organisation of 
projects can vary from field to field and from topic to topic. Projects can range from small or 
medium-scale focused research actions to large-scale integrating projects for achieving a 
defined objective. Projects should also target special groups such as SMEs and other smaller 
actors.  
 
2. Networks of Excellence 
Support for a Joint Programme of Activities implemented by a number of research 
organisations integrating their activities in a given field, carried out by research teams in the 
framework of longer term cooperation. The implementation of this Joint Programme of 
Activities will require a formal commitment of the organisations integrating part of their 
resources and their activities. 
 
3. Coordination and support actions
 
Support for activities aimed at coordinating or supporting research activities and policies 
(networking, exchanges, trans-national access to research infrastructures, studies, conferences, 
etc.). These actions may also be implemented by means other than calls for proposals. 
 
4. Individual projects: Support for “frontier” research
 
Support for projects carried out by individual national or transnational research teams. This 
scheme will be used to support investigator-driven "frontier" research projects funded in the 
framework of the European Research Council. 
5. Support for training and career development of researchers 
Support for training and career development of researchers, mainly to be used for the 
implementation of Marie Curie actions. 
 
Initial training  
  Initial Training Networks - ITN  
 
16 

 
Industry-academia  
  Industry-Academia Partnerships and Pathways - IAPP  
 
Life-long training  
  Intra-European Fellowships for Career Development - IEF  
  European Reintegration Grants - ERG  
  Co-funding of Regional, National, and International Programmes - COFUND  
 
International dimension  
  International Outgoing Fellowships for Career Development - IOF  
  International Incoming Fellowships - IIF  
  International Reintegration Grants - IRG  
 
Specific actions  
  Excellence Awards  
  Researchers' Night  
  ERA-MORE  
  National Contact Points  
 
 
6. Research for the benefit of specific groups (in particular SMEs) 

Support for research projects where the bulk of the research and technological development is 
carried out by universities, research centres or other legal entities, for the benefit of specific 
groups, in particular SMEs or associations of SMEs. Efforts will be made to mobilise 
additional financing from the European Investment Bank (EIB) and other financial 
organisations 
 
17 

 
 
The  table  illustrates  the  maximum  rates  of  the  financial  contribution  of  the  Union  for  the 
activities relating to the funding schemes below: 
Maximum 
Research and 
Demonstration 
Other activities 
Reimbursement rates 
technological 
activities 
development 
activities (*) 
Network of 
50% 
 
100% 
excellence 
Collaborative  project  75% (**) 
50% 
100% 
(****) 
Coordination and 
 
 
100% (***) 
support action  
 
* Research and technological development includes scientific coordination 
**  For  beneficiaries  that  are  non-profit  bodies,  secondary  and  higher  education  establishments,  research 
organisations and SMEs 
*** The reimbursement of indirect eligible costs, the case of coordination and support actions, may reach a max of 
7%  of  the  direct  eligible  costs,  excluding  the  direct  eligible  costs  for  subcontracting  and  the  costs  of  resources 
made available by third parties which are not on the premises of the beneficiary 
**** including research for the benefit of specific groups (in particular SMEs) 
 Contribution in the form of lump sums for International Cooperation Partner Countries (ICPC)  
 
Funding scheme 
Non-profit public bodies, 
All other organisations  
secondary and higher 
education establishments, 
research organisations and 
SMEs 

Collaborative project 
75% 
50% (1) 
Network of Excellence 
75% 
50% (1) 
Coordination and support 
100% 
100% 
action 
Support for 'frontier 

100% 
100% 
research (ERC) 
Research for the benefit of 

75% 
50% 
specific groups 
Support for training and 

Not applicable 
Not applicable 
career development (Marie 
Curie)  

 
(1) For security-related research and technological development activities, it may reach a maximum of 75% in the 
case of the development of capabilities in domains with very limited market size and a risk of market failure and 
for accelerated equipment development in response to new threats. 
 
18 

4.  ELIGIBILITY OF COSTS 
4.1 Definition of eligible costs and non-eligible costs 
4.1.1 Eligible costs 
 
Grant Agreement provisions 

Annex II, General Conditions (Art. II.14.1-2):6 
 
1. Costs incurred for the implementation of the project shall meet the following conditions in 
order to be considered eligible: 
 
a) they must be actual; 
 
b) they must be incurred by the beneficiary
 
c)  they  must  be  incurred  during  the  duration  of  the  project,  with  the  exception  of  costs 
incurred  in  relation  to  final  reports  and  reports  corresponding  to  the  last  period  as  well  as 
certificates on the financial statements when requested at the last period and final reviews if 
applicable,  which  may  be  incurred  during  the  period  of  up  to  60  days  after  the  end  of  the 
project or the date of termination whichever is earlier; 
 
d)  they  must  be  determined  in  accordance  with  the  usual  accounting  and  management 
principles and practices  of the  beneficiary. The  accounting procedures used in  the  recording 
of costs and receipts shall respect the accounting rules of the State in which the beneficiary is 
established. The beneficiary’s internal accounting and auditing procedures must permit direct 
reconciliation  of  the  costs  and  receipts  declared  in  respect  of  the  project  with  the 
corresponding financial statements and supporting documents; 
 
e)  they  must  be  used  for  the  sole  purpose  of  achieving  the  objectives  of  the  project  and  its 
expected  results,  in  a  manner  consistent  with  the  principles  of  economy,  efficiency  and 
effectiveness; 
 
f)  they  must  be  recorded  in  the  accounts  of  the  beneficiary;  in  the  case  of  any  contribution 
from third parties, they must be recorded in the accounts of the third parties; 
 
g) they must be indicated in the estimated overall budget in Annex I. 
 
Notwithstanding point a) of the first subparagraph, beneficiaries may opt to declare average 
personnel costs if the following cumulative criteria are fulfilled: 
 
(a) The average personnel cost methodology shall be the one declared by the beneficiary as its 
usual cost accounting practice; as such it shall be consistently applied to all the participations 
of the beneficiary in the Framework Programmes. 
 
                                                 
6 Version 6, 24/1/2011 (There are different model grant agreements for ERC and REA projects.) 
 
19 

(b)  The  methodology  shall  be  based  on  the  actual  personnel  costs  of  the  beneficiary  as 
registered in its statutory accounts, without estimated or budgeted elements; 
 
(c) The methodology shall exclude from the average personnel rates any ineligible cost item 
as  referred  to  in  paragraph  3  and  any  costs  claimed  under  other  costs  categories  in  order  to 
avoid double funding of the same costs; 
 
(d)  The  number  of  productive  hours  used  to  calculate  the  average  hourly  rates  shall 
correspond  to  the  usual  management  practice  of  the  beneficiary  provided  that  it  reflects  the 
actual  working  standards  of  the  beneficiary,  in  compliance  with  applicable  national 
legislation, collective labour agreements and contracts and that it is based on auditable data. 
 
Beneficiaries  
may  submit  a  certified  methodology  for  approval  by  the  Commission  on  the 
basis of the criteria referred to in points (a) to (d) of the second subparagraph. 
 
Such a certificate shall be issued in accordance with the provisions laid down in Article II.4 
and  the  relevant  part  of  Form  E  in  Annex  VII,  unless  it  has  already  been  submitted  for  a 
previous  grant  agreement  under  the  Seventh  Framework  Programme  and  the  methodology 
certified has not changed. 
 
Average  personnel  costs  charged  on  the  basis  of  methodologies  which  comply  with  the 
criteria referred to in points (a) to (d) of the second subparagraph shall be deemed not to differ 
significantly from actual costs. 
 
SME  owners  who  do  not  receive  a  salary  and  other  natural  persons  who  do  not  receive  a 
salary shall charge as personnel costs a flat rate based on the ones used in the People Specific 
Programme  for  researchers  with  full  social  security  coverage,  adopted  by  Council  Decision 
No 2006/973/EC, and specified in the annual Work Programme of the year of the publication 
of the call to which the proposal has been submitted. 
 
The value of the personal work of those SME owners and natural persons shall be based on 
a flat rate to be determined by multiplying the hours worked in the project by the hourly rate 
to be calculated as follows: 
 
{Annual living allowance corresponding to the appropriate research category published in 
the 'People' Work Programme of the year of the publication of the call to which the 
proposal has been submitted / standard number of annual productive hours} multiplied by 
{country correction coefficient published in the 'People' Work programme of the year of 
the publication of the call /100} 
 
The standard number of productive hours is equal to 1 575. The total number of hours 
claimed for European Union projects in a year cannot be higher than the standard number of 
productive hours per SME owner/natural person. 
 
The value of the personal work shall be considered as a direct eligible cost of the project. 
 
2. Costs incurred by third parties   in relation to resources they make available free of charge 
to  a  beneficiary,  can  be  declared  by  the  beneficiary  provided  they  meet  the  conditions 
established  in  paragraphs  1  and  3,  mutatis  mutandis  and  are  claimed  in  conformity  with 
Article II.17. 
 
20 

4.1.2 Definition of non-eligible costs: (Art. II.14.3) 
The following costs shall be considered as non-eligible and may not be charged to the project
a)  identifiable indirect taxes including value added tax 
b) duties 
c)  interest owed 
d)  provisions for possible future losses or charges 
e)  exchange losses, costs related to return on capital 
f)  costs declared or incurred, or reimbursed in respect of another  project of the Union or of 
Euratom 
g)  debt and debt service charges, excessive or reckless expenditure 

 
4.1.3 Identification of direct and indirect costs (Art. II.15) 
1.  Direct costs are all those eligible costs which can be attributed directly to the  project and 
are identified by the beneficiary as such, in accordance with its accounting principles and 
its usual internal rules. 
 
2.  Indirect  costs are all those eligible costs which  cannot  be identified by the  beneficiary  as 
being  directly  attributed  to  the  project  but  which  can  be  identified  and  justified  by  its 
accounting  system  as  being  incurred  in  direct  relationship  with  the  eligible  direct  costs 
attributed to the project. They may not include any eligible direct costs. 
 
4.1.4 No profit: (Art. II.18.3) 
The  financial  contribution  of  [the  Union]  [Euratom]  cannot  give  rise  to  any  profit  for  any 
beneficiary
 
Practical application: 
Actual means not estimated or budgeted but real costs (accounted for in the statutory accounts 
of the beneficiary) that have or definitely will result in a payment, by the beneficiary to a third 
party,  within  normally  accepted  terms  of  payment..  However,  where  actual  costs  are  not 
available at the time of establishment of the certificate on the Financial Statements/ Form C , 
the  closest  possible  estimate  can  be  declared  as  actual  if  this  is  in  conformity  with  the 
accounting principles of the beneficiary. Any necessary adjustments to these claims must be 
reported in the financial statement for the subsequent reporting period. The FP7 Form C does 
not  contain  a  row  for  adjustments  like  FP6.  Any  adjustment  requires  the  submission  of  a 
supplementary  Form  C  for  the  period,  where  the  details  of  that  adjustment  will  appear. 
Together  with  the  new  Form  C,  the  justification  and  details  for  the  adjustment  must  be 
presented by the beneficiary in the Periodic Management Report. 
Incurred  by  the  beneficiary  means  that  the  event  related  to  the  cost  has  taken  place  e.g.  the 
goods  have  been  transferred  or  the  service  has  been  provided.:    Supporting  documents 
proving occurrence must be kept by the beneficiary.   
Excessive  means  paying  significantly  more  for  products,  services  or  personnel  than  the 
prevailing market rates for the level of quality or qualification required. 
Reckless  means  failing  to  exercise  care  in  the  selection  of  products,  services  or  personnel 
resulting in an avoidable financial loss for the project. 
 
21 

 
Problems encountered: 
The following problems are examined in various sections of the manual: 
1.Calculation methodologies and internal charges for: 
  Personnel 
  Specific equipment/instruments 
  Laboratories/tests 
  Consumables 
  Academic fees 
  Indirect costs 
 
2. Costs incurred before the start or after the end of the project for: 
  Proposals 
  Travel 
  Meetings 
  Knowledge dissemination (indirect costs) 
  Materials 
  Equipment 
 
3. Costs of an unusual nature such as: 
  Not paid or accounted for 
  Paid in cash 
 
4. Higher personnel rates charged to EU RTD projects than to national, industrial, internal or 
other international projects 
 
5. Indirect costs not related to the project for: 
  Sales 
  Marketing 
  Production 
  Teaching 
  Knowledge dissemination 
  Internal own funded research 
 
6. Charge of non refundable VAT 
 
7. Provisions for: 
  Holidays for the following year 
  Estimated social charges 
 
8. Losses on currency contracts 
 
9. Excessive costs for: 
  Travel 
  Personnel 
  Subcontracts 
 
 
22 

Documentation/practical advice: 
Costs  for  personnel  and  subcontracting  are  declared  separately  on  the  Financial  Statement. 
Costs  for  travel,  equipment,  consumables  etc.  are  declared  under  other  direct  costs.  Eligible 
costs are allocated to the relevant activity. 
a)  Reconcile  the  costs  and  the  receipts  declared  under  each  category  and  activity  with  the 
project accounts of the beneficiary (requested in excel files before the field audit) 
b)  Request  all  transactions  for  the  projects  and  periods  under  audit,  in  excel  files  (see 
subparagraph a) 
c)  Request a summary of the general accounting policies of the beneficiary 
d)  If applicable, make sure that eligible costs under each category are allocated to the correct 
activity considering the different rates for reimbursement.  
 
4.2 Certificates on Methodology 
 
Grant agreement provisions 
 
The submission of a CoM or CoMav is voluntary.  
 
Article II.4 ECGA 
The  Commission  may,  at  its  sole  discretion,  accept  at  the  request  of  a  beneficiary,  that  it 
submits  a  certificate  on  the  methodology  for  the  calculation  of  costs,  which  it  used  to 
prepare  its  claims  with  regard  to  both  personnel  and  indirect  costs,  and  the  related  control 
systems.  This  certificate  must  be  forwarded  in  the  form  of  a  detailed  description  verified  as 
factual by its external auditor (Form E - Annex VII). When this certificate is accepted by the 
Commission, the requirement to provide an intermediate certificate on the financial statements 
for claims of interim payments shall be waived. 
Certificates  on  the  financial  statements  and  on  the  methodology  shall  be  prepared  and 
certified  by  an  external  auditor  and  shall  be  established  in  accordance  with  the  terms  of 
reference  attached  as  Annex  VII  to  the  grant  agreement.  Each  beneficiary  is  free  to  choose 
any  qualified  external  auditor,  including  its  usual  external  auditor,  provided  that  the 
cumulative following requirements are met: 
i) the auditor must be independent from the beneficiary
 
ii)  the  auditor  must  be  qualified  to  carry  out  statutory  audits  of  accounting  documents  in 
accordance with national legislation implementing the Directive 2006/43/EC of the European 
Parliament  and  of  the  Council  of  17  May  2006  on  statutory  audits  of  annual  accounts  and 
consolidated  accounts,  amending  Council  Directives  78/660/EEC  and  83/349/EEC  and 
repealing  Council  Directive  84/253/EEC  or  any  European  Union  legislation  replacing  this 
Directive.  Beneficiaries  established in third countries shall comply with  national regulations 
in  the  same  field  and  the  certificate  on  the  financial  statement  provided  shall  consist  of  an 
independent report of factual findings based on procedures specified by the Commission. 
 
Public  bodies
,  secondary  and  higher  education  establishments  and  research  organisations 
may opt for a competent public officer to provide their certificate on the financial statements 
and on the methodology, provided that the relevant  national  authorities have established  the 
 
23 

legal capacity of that competent public officer to audit that entity and that the independence of 
that officer, in particular regarding the preparation of the financial statements, can be ensured. 
Certificates  by  external  auditors  according  to  this  Article  do  not  affect  the  liability  of 
beneficiaries nor the rights of [the Union] [Euratom] arising from this grant agreement
Article II.14 ECGA Beneficiaries may opt to declare average personnel costs if the following 
cumulative criteria are fulfilled: 
 
(a) The average personnel cost methodology shall be the one declared by the beneficiary as its 
usual cost accounting practice; as such it shall be consistently applied to all the participations 
of the beneficiary in the Framework Programmes. 
 
(b)  The  methodology  shall  be  based  on  the  actual  personnel  costs  of  the  beneficiary  as 
registered in its statutory accounts, without estimated or budgeted elements; 
(c) The methodology shall exclude from the average personnel rates any ineligible cost item 
as  referred  to  in  paragraph  3  and  any  costs  claimed  under  other  costs  categories  in  order  to 
avoid double funding of the same costs; 
 
(d)  The  number  of  productive  hours  used  to  calculate  the  average  hourly  rates  shall 
correspond  to  the  usual  management  practice  of  the  beneficiary  provided  that  it  reflects  the 
actual  working  standards  of  the  beneficiary,  in  compliance  with  applicable  national 
legislation, collective labour agreements and contracts and that it is based on auditable data. 
 
Beneficiaries  may  submit  a  certified  methodology  for  approval  by  the  Commission  on  the 
basis  of  the  criteria  referred  to  in  points  (a)  to  (d)  of  the  second  subparagraph.  Such  a 
certificate shall be issued in accordance with the provisions laid down in Article II.4 and the 
relevant  part  of  Form  E  in  Annex  VII,  unless  it  has  already  been  submitted  for  a  previous 
grant agreement under the Seventh Framework Programme and the methodology certified has 
not changed. 
 
Average  personnel  costs  charged  on  the  basis  of  methodologies  which  comply  with  the 
criteria referred to in points (a) to (d) of the second subparagraph shall be deemed not to differ 
significantly from actual costs. 
 
Possible practical application 
There are two types of cost methodology certification:  
1.  the  certificate  on  the  methodology  for  personnel  and  indirect  costs  (CoM)  is 
optional  and  may  be  requested  by  any  beneficiary  of  multiple  grants  fulfilling  the 
eligibility  criteria  set  by  the  Commission7  (beneficiaries  who  have  participated  in  at 
least 8 contracts under FP6 with an EC contribution for each of them equal or superior 
                                                 
7 At least 8 participations in FP6 contracts with an EU/Euratom contribution for each contract 
equal or above EUR 375 000, or 
- Either at least 4 participations in FP7 Grant Agreements signed before the 1st January 2010 
with an EU/Euratom contribution for each grant agreement equal or above EUR 375 000, 
- Or, at least 8 participations in FP7 Grant Agreements with an EU/Euratom contribution for 
each grant agreement equal or above EUR 375 000 at any time during the implementation of 
the FP7. 
 
24 

to  EUR  375.000).  This  Certificate  on  the  Methodology  will  have  to  be  approved  by 
the Commission.  
 
The  approval  of  the  methodology  will  be  valid  for  all  subsequent  financial  statements 
submitted by the same beneficiary under FP7, unless the beneficiary’s methodology changes 
or  if  an  audit  or  other  control  performed  by  the  Commission  services  or  on  its  behalf 
demonstrates that the methodology certified can no longer be maintained in its present form. 
Beneficiaries receiving approval for both personnel and indirect costs will not have to submit 
Certificates on Financial Statements for interim payments. In addition, the final certificate on 
financial statements will be prepared by the auditors by verifying, for personnel and indirect 
costs, only the  compliance with  the declared methodology, thus  adding simplification to  the 
audit work performed. 
 
2.  the certificate on the methodology on average personnel costs (CoMAv) is optional 
for beneficiaries intending to charge personnel costs based on average personnel cost 
calculations.  To  charge  average  personnel  costs  these  beneficiaries  do  not  need  an 
approved  CoM  or  CoMAv,  but  they  must  meet  the  cumulative  criteria  mentioned 
above.  
 
3.  Physical persons/SME owners who do not  receive a salary registered in the accounts 
of the company must charge as personnel costs a flat rate based on the ones used in the 
People  Specific  Programme.  Those  SME  owners  and  physical  persons  who  have  an 
already approved CoMAv may continue charging personnel costs in accordance with 
the approved methodology or apply the SME owner flat rates. If beneficiaries decide 
to  revert  to  the  flat  rate  system  they  must  apply  it  for  all  on-going  and  future  FP7 
participations. 
 
 
NB.  The  Certificates  on  Methodology  can  have  a  retro-active  effect.  That  is  when  the 
methodology  was  already  in  use  before  the  certificate  was  obtained,  the  ex-post  audit 
will  no  longer  analyse  the  methodology  itself  but  only  the  application  of  the 
methodology, even for earlier periods. 

 
Further guidance may be obtained from the following links (updated regularly): 
Guidance Notes for Beneficiaries and Auditors on Certificates Issued by External Auditors: 
ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/guidelines-audit-certification_en.pdf  
FP7 Acceptability Criteria for Average Personnel Cost Methodologies: 
ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/c-2011-174-final_en.pdfCertification policy for FP7: 
FP7 Certification Policy:  
http://cordis.europa.eu/audit-certification/certification-fp7-info_en.html#personnel  
FP7 Guide to Financial Issues:  
ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf  
 
 
 
25 

 
Problems encountered: 
1.  An audit reveals that the certified methodology differs from the methodology in place 
at the beneficiary. The auditor should report based on the applicable methodology and 
inform Unit M2 of the differences with the certified methodology.  
 
2.  An  audit  reveals  that  the  certified  methodology  is  not  applied  uniformly  throughout 
the  legal  entity.  The  auditor  should  report  based  on  the  applicable  methodology  and 
inform Unit RTD/M2 of the differences with the certified methodology.  
 
 
Documentation: 
Obtain  from  the  beneficiary  a  copy  of  the  decision  letter  and  of  the  CoM/CoMAv 
submitted  to  the  Commission  services  (this  may  also  be  confirmed  with  the  responsible 
Commission’s services) 
 
 
 
26 

4.3. Direct costs  
4.3.1 Personnel costs: 
 

Grant agreement provisions  
General eligibility requirements established by Article II.14 ECGA 
See section 4.1.1 and 4.1.2 of the Manual  
 
Article II.15.1 ECGA 
With  regard  to  personnel  costs,  only  the  costs  of  the  actual  hours  worked  by  the  persons 
directly carrying out work under the project may be charged. Such persons must: 
 
  be directly hired by the beneficiary in accordance with its national legislation 
  work under the sole technical supervision and responsibility of the latter and 
  be remunerated in accordance with the normal practices of the beneficiary
 
Costs  related  to  parental  leave  for  persons  who  are  directly  carrying  out  the  project  are 
eligible  costs,  in  proportion  to  the  time  dedicated  to  the  project,  provided  that  they  are 
mandatory under national law. 
 
Article II.16.6 ECGA 
For training activities, the salary costs of those being trained are not eligible costs under this 
activity. 
 
Practical application 
Beneficiaries shall be requested in advance to produce a detailed justification concerning the 
personnel  costs  claimed  in  the  Financial  Statement  (Form  C)  sent  to  the  Commission.  This 
justification  should  mention  the  individual  staff  claimed  in  the  project  and  corresponding 
personnel  costs.  Actual  time  spent  in  the  project  and  hourly  rate  applied  should  also  be 
specified (although this can be calculated on-the-spot).  
Audit  teams  shall  assess  whether  the  evidence  provided  by  the  beneficiary  is  sufficient  and 
reliable  to  comply  with  the  contractual  provisions,  on  the  basis  of  their  professional 
judgement. 
The  following  requirements  should  be  checked  in  respect  of  the  personnel  whose  costs  are 
charged to the project: 
  The personnel must be directly hired by the beneficiary in accordance with its national 
legislation 
  The personnel must work under the sole technical supervision and responsibility of the 
beneficiary 
  As  there  is  no  distinction  between  cost  models,  any  beneficiary  may  include  in  its 
personnel costs “permanent employees”, who have permanent working contracts with 
 
27 

the  beneficiary  or  “temporary  employees”,  who  have  temporary  working  contracts 
with the beneficiary 
  Personnel  costs  should  reflect  the  total  remuneration:  salaries  (i.e.  the  normal  work 
plus the additional (new) FP7 grant agreements) plus social security charges (pension 
contribution,  health  insurance,  unemployment  fund  contribution  etc.)  and  other 
statutory costs included in the remuneration (holiday pay, 13th salary  etc) 
  Personnel  must  be  remunerated  in  accordance  with  the  normal  practices  of  the 
beneficiary 
  Only the costs of the actual hours worked by the persons directly carrying out work  
under  the  project  may  be  charged  as  direct  personnel  costs  and  as  a  consequence 
working  time  to  be  charged  must  be  recorded  throughout  the  duration  of  the  project 
(see “Time recording system”) 
  Productive hours (where applicable) must be calculated according to the beneficiary’s 
normal  practices  (see  “Productive  hours  calculation”)  provided  that  it  reflects  the 
actual  working  standards  of  the  beneficiary,  in  compliance  with  applicable  national 
legislation, collective labour agreements and contracts. 
 
Cases frequently met  
 
  Overtime may be accepted provided that it is actually paid, it is necessary to the 
project  and in  conformity  with the beneficiary’s  national  legislation and it  is  the 
policy of the beneficiary to pay overtime. There must be a system that allows the 
identification of the productive hours worked for the project. 
In  the  case  where  the  beneficiary  pays  overtime,  but  caps  the  overtime  hours  to 
match the standard hours,  there is  a risk that the hours  capped are those  of other 
non-EC  projects.  Suggested action:  use actual hours disregarding the standard."If 
hours actually spent in productive tasks (as supported by time records) exceed the 
standard  productive  hours,  the  first  shall  be  used  for  the  calculation  of  the 
personnel costs". 
 
  Parental leave may be an eligible cost, in proportion to the time dedicated to the 
project,  provided  that  parental  leave  is  mandatory  under  national  law  (e.g. 
statutory maternity pay

  Benefits in kind (company car, vouchers, etc.): may be accepted only if they are 
justified and in conformity with the usual practices of the beneficiary 
  Bonus payments and other complementary payments could be eligible if such 
payments are part of the normal salary and benefit package of an employee. As a 
general  rule,  if  they  are  not  an  employer’s  obligation  arising  from  the  national 
regulation  relating  to  labour  law  or  even  from  the  employment  contract  and  that 
are  within  its  discretion  may  not  be  considered  as  part  of  normal  remuneration, 
even  though  identified  as  a  payment  on  the  payroll.  However,  under  certain 
circumstances  they  can  be  accepted.  In  these  cases,    the  award  criteria  must  be 
relevant to the work done and the bonuses should not be given exclusively for EU-
related work 
  Payments  based  on  profit  sharing  schemes  are  ineligible  as  they  relate  to  the 
profits  made  by  the  beneficiary  and  are  not  subjected  to  income  tax  and  social 
 
28 

security. However, please note that the French 'Intéressement' can be accepted as 
eligible8 
  Redundancy  payments  are  in  principle  not  considered  as  eligible  costs,  unless 
there  is  the  obligation  to  pay  redundancy  provisions  arises  from  a  statutory 
obligation under the applicable national labour law 
  Direct taxes social charges and deductions related to personnel, however, are in 
general not considered to be eligible when deemed not to be incurred specifically 
for the implementation of a project, unless they are calculated on the basis of the 
individual salaries of the persons working on the project. Example of such claims 
that should be carefully examined 
 
 
 
Tax or social charge 
Eligible 
Ineligible 
ELIGIBLE 
 
 
Provision pour primes de perte d'emploi (PPE) – France 
Pending 
    
Indemnité de départ á la retraite (IDR) – France 

  
Taxe d'apprentissage – France 

  
Taxe sur les salaries – France 

  
Partial exemption from paying the precompte professionnel – 
Belgium 

    
Profit sharing schemes (Intéressement/participation) – France 

  
Taxe sur la formation professionnelle continue 

 
Werkloosheidswet ("Pseudo WW") – Netherlands 
Pending 
    
PARTIALLY ELIGIBLE 
 
 
Fixed Terms Workers Act (FTWA) – Ireland 

  
INELIGIBLE 
 
 
Taxe professionnelle - France 
  

Taxe sur l'effort à la construction 
 

Imposta Regionale sulle Attività Produttive (IRAP) – Italy 
  

Crédit d'impôt recherche 
 

Wet Bevording Speur- en Ontwikkelingswerk (WBSO) – 
Netherlands 
  
Pending 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Situation at July 2012 
 
 
 
For tax and social charges please refer to the following links :  
http://cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/eligibility-taxes-charges_en.pdf 
ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/eligibility-taxes-charges_en.pdf 
 
 
  Forgone  (lost)  academic  fees  for  post  graduate  students  may  be  eligible  as 
personnel  cost  when  there  is  a  labour  contract  with  the  student  in  which  the 
amount is indicated 
  PhD costs are eligible if they fulfil the general eligibility requirements 
                                                 
8 See note  SEC (2009) 1720 
 
29 

  “Teleworking”:  may  be  accepted  provided  that  it  is  a  usual  practice  of  the 
beneficiary  (such  an  opportunity  should  be  offered  to  the  personnel  of  the 
organisation as a whole regardless the employment status) 
  Consultants can be considered as personnel costs, regardless of whether the intra-
muros  consultants  are  self-employed  or  employed  by  a  third  party,  if  the 
cumulative criteria indicated in section 4.3.2 are fulfilled 
  Physical  persons  or  SME  owners  who  do  not  receive  a  salary  –  see  section 
4.3.3.  
  paid  and  accounted  for  as  such  in  the  books  must  opt  to  declare  average 
personnel  costs  on  the  basis  of  a  certified  methodology  approved  by  the 
Commission 

  For flat rates/lump sums used in the Marie Curie grants (primarily expenses 
for the activities carried out by the researchers and expenses for the activities 
carried out by the host organizations), the auditor must control that the entire 
flat rate/lump sum has been effectively paid to the researcher 

  Recruitment costs are not eligible as direct personnel costs since the beneficiary 
is required to have the human resources necessary for the action at the start of the 
project. If a beneficiary needs to recruit additional personnel during the course of 
the  project  the  relevant  costs  could  be  considered  as  part  of  the  normal  indirect 
costs of the organisation if they fulfil the conditions of article II.14 of the GA and 
if it is the usual practice of the beneficiary to pay for those costs 
 
  Costs  for  the  advertising  to  recruit  a  new  person  are  not  eligible  but,  if  it  is 
necessary for the project to replace the person, the costs of the new person will be 
eligible under the normal requirements.  There is  however an exception for Marie 
Curie  Research  Training  Networks  grants  where  the  cost  for  the  publication  of 
vacant posts is eligible as direct costs 
  Internally invoiced personnel costs for project specific activities may be eligible 
if  the  time  worked  on  the  project  is  substantiated  by  records  covering  all  the 
workable time of the relevant personnel 
  For training activities, the salary costs of those being trained are not eligible costs 
under this activity 
 
Time recording system 
 
Only  the  actual  hours  worked  on  the  project  can  be  charged  by  the  beneficiaries  who 
must be in a position to justify the allocation of personnel costs to the audited project. It is 
important to underline under the circumstances than an effective time-recording system (a 
system which certifies  the reality of the hours worked) is  a requisite  for  the eligibility of 
the personnel costs claimed under an FP7 grant agreement. Employees have to record their 
time on a daily, weekly, or monthly basis using a paper or a computer-based system. The 
time-records have to be signed by the employees and authorised by the project manager or 
other superior. 
It  should  be  noted  that  a  full  time  recording  per  person  listing  all  activities  (research, 
administrative,  absence,  EC-projects,  non  EC-projects,  etc)  for  all  personnel  involved  in 
FP7  projects  is  a  minimum  requirement  for  the  beneficiaries  opting  for  a  CoM  for 
personnel  and  indirect  costs.  For  the  beneficiaries  wishing  to  declare  average  personnel 
costs  and  for  who  a  CoMAv  is  mandatory,  a  full  time  recording  system  is  highly 
recommended, but not absolutely required to be certified ex-ante. 
 
30 

Timesheets  (where  available)  must  be  adequately  supported  by  evidence  of  their  reality 
and reliability. They must meet at least the minimum requirements indicated below: 
  full name of beneficiary as indicated in the ECGA 
  full name and signature of the employee directly contributing to RTD project 
  title of RTD project as indicated in the ECGA 
  project account number; 
  periodicity  of  filling  in  (i.e.  on  daily,  weekly,  monthly  basis)  according  to  the 
beneficiary’s normal practice 
  the working hours must be indicated for each day 
  the amount of hours claimed on the RTD project must be indicated 
  must contain the full name and the signature of a supervisor (person in charge of the 
project) 
  the timesheets must be reconcilable with the absences for holidays, illness, travels or 
others 
 
In cases where personnel work on several projects during the same period, the time recording 
system must enable complete reconciliation of total hours per person, listing all activities (EU 
projects, non EU projects, internally funded research, administration etc). 
The  absence  of  time  sheets  should  not  automatically  result  in  the  disallowance  of  the  cost 
charged.  The  burden  of  proof  rests  with  the  beneficiary.  Therefore  the  auditors  must  seek 
from the beneficiary alternative evidence providing the same level of assurance to support the 
reasonableness  of  the  number  of  hours  charged.  Based  on  the  evidence  collected  from  the 
beneficiary,  the  auditors  must  conclude  whether  all  or  only  a  part  of  the  costs  claimed  are 
allowable.  
It is worth mentioning that:  
  a work contract alone is not sufficient to prove the eligibility of costs 
  the  so  called  “attestations  d’honneur”  are  not  considered  to  be  an  appropriate 
alternative justification and are therefore not acceptable 
  whereas  it  is  common  practice  to  seek  alternative  evidence  in  the  absence  of  time 
records, please note that oral evidence alone is insufficient for allowing personnel cost 
 
 
Problems encountered 
1.  The absence of reliable time records 
2.  The lack of certification by the person in charge of the work (recommendation) 
 
 
Documentation 
1.  Beneficiary’s internal guidelines/procedures for time recording, including overtime 
2.  List of all personnel involved in the RTD action and the corresponding time records 
3.  As  many  copies  of  certified  time  sheets  or  timesheet  summaries  as  practicable,  in 
order to provide a clear audit trail for the hours charged on the  financial  statements 
4.  A  full  record  of  the  results  of  the  alternative  audit  programme,  stating  clearly  what 
information was available and reasons why any information could not be obtained 
 
 
31 

Productive hours calculation 
 
Productive  hours  calculations  shall  reflect  the  eligible  chargeable  time  of  the  beneficiary’s 
staff  and  must  take  into account  the  beneficiary’s  normal  practices.  They  have  to  be  clearly 
justified and must match the underlying time records. 
Under FP7, the annual number of productive hours may be determined in three ways:  
 
1.  By  calculating  an  actual  number  of  productive  hours  for  each  individual  employee 
based on actual time records (see section 4.3.3 Time recording system); 
2.  By using a pre-defined standard number of productive hours used for all employees if 
this is not significantly lower than actual hours. 
3.  By calculating the average number of productive hours  
 
The  use  of  actual  individual  productive  hours  is  accurate,  but  it  requires  that  the  time 
recording  system  of  the  beneficiary  allows  for  the  recording  of  the  number  of  actual 
individual productive hours worked on all employees' activities (i.e. research, administrative, 
absence,  training,  EC-projects,  non  EC-projects,  etc).  A  lack  of  such  detail,  represents  a 
material  systems  and  internal  control  weakness,  and  constitutes  a  high  risk  of  potential 
misstatement.  
Remember  to  double  check  in  all  instances  that  the  actual  productive  hours  are  close  to  the 
standard productive hours and reasonable. Where the actual hours used are significantly lower 
than the standard hours, the reason for the use of actual hours must be thoroughly justified to 
the auditor by the beneficiary. The auditor should exercise due professional judgement under 
such circumstances. 
The standard number of productive hours is determined by reference to standard working 
practices  and  procedures  based  on  common  contractual  requirements  and/or  statutory 
regulations applicable across a whole group or specific class of employees (i.e. taking account 
of  different  levels  of  holiday  entitlements)  and  represent  the  hours  actually  available  to  be 
worked.  
 
In  determining  what  is  “available  to  be  worked”  it  should  be  borne  in  mind  that  internal 
practices  and  procedures  otherwise  commonly  used  by  any  entity  to,  i.e.  set  aside  time  for 
meetings, training and other activities, will not necessarily be accepted as a valid deduction in 
assessing the available total annual productive hours. 
 
Example of calculation of the standard number of productive hours: 
 
Total days in a year 
365 
Weekends 
-104 
Annual holidays 
-21 
Statutory holidays 
-15 
Illness/Others 
-15 
Workable days in a year 
210 
 
 
32 

The  above  calculation  may  vary  depending  on  the  personnel  category,  industry  sector, 
collective  labour  agreements,  unions,  contracts  and  national  legislation  which  should  all  be 
taken into account. 
Productive  hours  per  year  should  exclude  annual  leave,  public  holidays,  training  (if  not 
project  related)  and  sick  leave.  A  figure  of  210  working  days  per  year  could  be  considered 
representative in most cases. A calculation based on the project period if it does not match to 
a calendar year (eg. 1/06/2009 – 31/05/2010) can also be made. 
 
The category “other activities” in the table above may comprise those actions/functions that 
are  directly  related  to  research  activities,  but  which  cannot  be  directly  attributed  to  any 
specific project. Here are some “Other” activities that may be considered not to be part of the 
productive hours of personnel: 
  General training (necessary event though not directly related to the project ) 
  General internal meetings (necessary event though not directly related to the project) 
 
These  “other”  activities  together  with  the  sickness  days  should  not  exceed  15  days  a  year, 
unless duly justified. The beneficiary must credibly substantiate the amount of this time and 
the  calculation  should  be  consistent  with  the  internal  regulations  of  the  organization  (i.e. 
minimum  number  of  training  days  specified  in  the  organisation’s  HR  policy)  and  with  the 
time recording system (i.e. if internal meetings hours are deducted from the productive hours, 
the time recording system must keep track of the hours spent on meetings).  
Some beneficiaries use the (much lower) number of “billable” hours instead of the number of 
productive  hours,  with  a  higher  hourly  rate  as  a  result.  In  this  context,  please  note  that  the 
activities indicated below are considered productive and cannot be deducted from productive 
days taken into consideration for the calculation of personnel hourly rates: 
  Sales and Marketing 
  Preparation of proposals 
  Administrative time 
  “Unsold time”/ “non billable” hours 
  Non-project related, general research activities 
  In the case of universities or similar bodies: teaching, training or similar hours. 
 
 
It  may  happen  that  the  actual  individual  productive  time  paid  exceeds  the  standard 
productive  time  used  for  the  calculation  of  the  hourly  rate.  If  in  such  cases,  you  have 
information  on  the  total  time  worked  on  all  different  productive  activities  you  can  calculate 
the eligible hourly rate either by: 
 
 - capping the eligible individual productive time to the standard and cap the eligible time for 
the project in proportion to the total productive time (where management hours or any other 
besides  RTD,  ie.  demonstration  are  claimed  these  should  be  also  capped  proportionately,  or 
by  
 
-   using the total productive time of the individual for the calculation. 
 
 
 
 
33 

Problems encountered 
1.  No time records available for the employees or where available, they only record the 
time  spent  on  project  tasks  –  the  auditor  should  double  check  the  personnel  hourly 
rates  by  reference  to  the  number  of  standard  productive  hours  at  the  level  of  the 
beneficiary; 
2.  Non-deduction  of  annual  and  statutory  holidays  from  the  calculation  of  the  standard 
productive hours; 
3.  Non-eligible  deductions  from  the  calculation  of  the  standard  productive  hours  (i.e. 
activities that are part of the productive time or do not match the time records, such as 
jury  days  foreseen  by  the  organisation  but  not  actually  taken  by  the  relevant 
employees etc); 
4.  Some beneficiaries use the number of billable hours instead of the number of workable 
hours worked, resulting in a higher hourly rate; 
5.  Claim of more hours than the standard productive ones leading the beneficiary to over-
claim personnel cost; 
6.  Claim of unpaid overtime; 
7.  Some  beneficiaries  could  insist  on  deducting  the  administrative  hours  from  the 
productive  time  instead  of  including  the  administrative  hours  within  the  total  of 
indirect  costs  under  the  justification  that  this  approach  corresponds  to  their  usual 
accounting  principles.  This  approach  is  not  financially  neutral  in  its  impact  in 
determining the level of total eligible costs and therefore is usually not accepted ; 
8.  Administrative  activities  of  direct  personnel  may  be  included  in  the  pool  of  indirect 
costs  used  as  a  basis  for  the  calculation  of  eligible  overheads  provided  that  these 
activities  are  linked  to  the  project  and  that  the  beneficiary  can  provide  satisfactory 
evidence of such link; 
9.  Where it is the usual practice of the beneficiary to consider certain types of personnel, 
such  as  administrative  or  support  personnel,  as  indirect  costs,  the  costs  of  this 
personnel cannot be  charged as direct eligible costs, but only as indirect costs; 
10. Employees  may  be  shared  by  several  cost/profit  centres  having  an  impact  on  the 
calculation of their productive time in the department carrying out the project; 
 
 
Documentation 
1.  (Standard) Productive hours calculation (if applicable); 
2.  Extracts  form  the  time  recording  system  of  the  beneficiary  with  actual  data  on  the 
eligible deductions from the productive hours calculations; 
3.  Beneficiary’s internal personnel policy, guidelines documentation; 
4.  Work conventions, collective labour agreements etc; 
 
Hourly rates 
When staff works 100% on a given project and there is corroborative evidence to support 
this, the personnel costs may be calculated using the salary slips and employment contracts 
only.  
But in most cases, the personnel costs for each person directly carrying out work under the 
project  are  charged  using  hourly  rates  and  time  records.  In  this  situation,  there  are  two 
types  of  hourly  rates  that  may  be  used  for  the  calculation  of  actual  personnel  costs  (as 
required by the GA): 
 
34 

1.  the actual hourly rates of the individual researchers, calculated by dividing the total 
remuneration  received  by  a  person  during  one  year  by  the  total  number  of  annual 
productive hours, which may be the actual individual hours or the standard productive 
hours (see the Productive hours calculation above). 
 
The formula for the calculation of the hourly rate:  
 
Total Personnel Costs of the researcher 
(i.e. June year N to May year N+1) 
                      The hourly personnel rate          = 
 
 
Total Annual Productive hours of the researcher   
 
 
2.  the average hourly rates for a given staff category rather than on an individual basis 
can be used in one of the following two cases. Alternatively,  simplified methods can 
be applied. 
 
A) If there is a "Certificate on Average Personnel costs" (CoMAv) approved by the 
EC services covering the periods audited 

You need to ensure that at the level of the FP7 grants under audit: 
1.  The beneficiary has indeed used the methodology approved by the Commission to 
calculate the personnel costs      
2.  The  methodology  has  been  properly  applied  (i.e.  applied  as  described  in  the 
approved  certificate  including  any  eventual  condition/adjustment  defined  in  the 
approval letter by the Commission).  
The  personnel  costs  charged  should  NOT  be  adjusted  to  actual  individual (ad 
personam) personnel costs unless the beneficiary has used a methodology different to the 
one  approved  (in  such  case  this  fact  should  also  be  reported upon  and  explained  in  the 
report). Nevertheless, the auditors will need to verify on a sample basis that: 
  The  employees  were  charged  under  the  correct  category   (technician,  engineer, 
head  of  department,...):  if  this  is  not  the  case  you  will  calculate  the  necessary 
adjustments  between  the  average  hourly  rates  of  the  category  charged  and  the 
average  hourly  rates  of  the  correct  category  of  the  employee (s)  claimed  on  the 
audited  project. The  auditor  will  also  report  the  reasons  for  the  erroneous 
categorisation (and whether there is any potential systemic cause)  
  The  hourly  rates  used  are  correctly  calculated  according  to  the  methodology 
approved. They  are  regularly  updated  based on  the  latest  available  financial 
information  (payroll  ledger). In  case  of  differences,  you  should  report  the 
adjustments between the rates charged and the correct rates  
  The  number  of  hours  claimed:  in  case  of  errors  you  should  report  the 
corresponding adjustments 
You  do  NOT  need  to  perform  any  additional  checks  in  order  to  assess  whether  the 
methodology  certified  is  reasonable,  acceptable,  etc  as  this  decision  has  been  already 
taken ex-ante by the Commission in accordance to the model grant agreement provisions 
and the corresponding acceptability criteria. 
 
35 

B) Simplified methods 
 
The  criteria  established  in  Article  II.14.1  of  the  ECGA  as  modified  by  the  Commission 
Decision  of  24/1/2011,  provide  for  the  acceptance  of  the  vast  majority  of  average 
personnel cost methods used by beneficiaries as their usual cost accounting practice.  
Those criteria are as follows: 
a. The average personnel cost methodology shall be the one declared by the beneficiary as 
its  usual  cost  accounting  practice;  as  such  it  shall  be  consistently  applied  to  all  indirect 
actions of the beneficiary under the Framework Programmes; 
b.  The  methodology  shall  be  based  on  the  actual  personnel  costs  of  the  beneficiary  as 
registered in its statutory accounts, without estimated or budgeted elements; 
c.  The  methodology  shall  exclude  from  the  average  personnel  rates  any  ineligible  cost 
item and any costs claimed under other cost categories in order to avoid double funding of 
the same costs; 
d.  The  number  of  productive  hours  used  to  calculate  the  average  hourly  rates  shall 
correspond  to  the  usual  management  practice  of  the  beneficiary  provided  that  it  reflects 
the  actual  working  standards  of  the  beneficiary,  in  compliance  with  applicable  national 
legislation,  collective  labour  agreements  and  contracts  and  that  it  is  based  on  auditable 
data. 
 
This  methodology  of  calculating  the  average  personnel  cost  can  also  be  applied 
retroactively  to  the  date  of  adoption  and  can  be  certified  or  accepted  according  to  the 
simplified method. However, an Explanatory Note (see Annex  II of this Manual), by the 
EC lists a number of conditions that still need to be fulfilled. 
  
Problems encountered   
1.  Beneficiary  uses  the  average  personnel  costs  methodology  without  holding  a 
CoM/CoMAv  approved  by  the  Commission.  To  bear  in  mind  that  for  the  particular 
case of physical persons and SME owners not receiving a salary registered as costs in 
the accounting records, the personnel costs charged are not eligible, unless they hold a 
CoMAv approved by the Commission; 
2.  Beneficiary uses estimated, budgeted or proposal rates9 to claim personnel cost; 
3.  Personnel costs claimed include non-eligible elements (see some examples in section 
(a) above); 
4.  Difficulty to assess if the costs claimed for consultants are eligible under the personnel 
or subcontracting cost categories; 
5.  There  are  situations  when  the  beneficiary  claims  costs  for  personnel  employed  by 
another legal entity which is neither a recognised third party (foreseen in Annex I) or a 
member of the consortium; 
                                                 
9 Please bear in mind a possibility raised in the FP7 Guide to Financial Issues regarding cost reported in interim periods. 
Indeed the FP7 Guide to Financial issues (version 30/06/2010, part B, Section 1, Article II.14.1) stipulates that where actual 
costs are not available at the time of establishment of the certificate on the financial statements, the closest possible estimate 
can be declared as actual if this is in conformity with the accounting principles of the beneficiary. This must be mentioned in 
the  financial  statement.  Any  necessary  adjustments  to  these  claims  must  be  reported  in  the  financial  statement  for  the 
subsequent reporting period. In FP7 Form C does not contain a row for adjustments like in FP6. Any adjustment requires the 
submission  of  a  supplementary  Form  C  for  the  period,  where  the  details  of  that  adjustment  will  appear.  Together  with  the 
new Form C, the justification and details for the adjustment must be presented by the beneficiary in the Periodic Management 
Report.  
 
 
36 

6.  Hourly  rates  calculated  based solely on the  additional  salaries the  employees receive 
for participating in FP7 project, instead of being calculated considering the total gross 
remuneration  (i.e.  the  normal  work  plus  the  additional  (new)  FP7  grant  agreement) 
and the total productive hours. Such an approach has a high risk of over-claiming due 
to the possible higher rates used for the additional work; 
7.  Erroneous  claim  by  the  beneficiary  under  direct  personnel  costs  of  a  fee/person  for 
payroll processing by an external service provider (i.e. "gérer le dossier"); 
8.  Data  protection  reasons  invoked  by  the  beneficiary  when  required  to  make  available 
full  payroll  data  to  the  auditor  –  under  such  circumstances,  the  auditor  should  use 
references  in  the  report  instead  of  naming  the  persons  involved  in  the  project  (i.e. 
researcher 1, researcher 2, researcher 3 …). However, the auditor should keep copies 
of  the  original  payroll  data  and  should  ensure  the  reference  allocated  to  each  person 
could be traced back to the correct person.  
 
 
Documentation 
1.  Employment contracts for all project personnel 
2.  Payroll/Salary slips for all project personnel (whole period of project duration) 
3.  Calculation  of  related  charges  (social  charges  such  as  pension,  sickness, 
unemployment, etc.) according to national legislation 
4.  Bank statements showing amount and date of bank transfer/payment receipts; 
5.  Calculation  of  hourly  rates  (i.e.  gross  remuneration  plus  related  charges)  for  all 
personnel categories/project personnel 
6.  Evidence of grants and scholarships, as well as any tuition costs charged to the grant 
agreement 
7.  Evidence  of  checks  of  proper  recording  of  eligible  costs  in  the  organisations 
accounting records 
 
Further  guidance  may  be  obtained  from  the  FP7  Guide  to  Financial  Issues  available  at  the 
following link (updated regularly): 
ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf  
Other guidance documents (LS notes, GNs etc): links to be inserted 
 
 
37 

4.3.2 In-house consultants 
 
Grant Agreement provisions 
There  are  no  specific  provisions  in  the  General  Conditions  of  FP7  Grant  Agreement 
concerning the eligibility of costs for in-house consultants. In this case, the general eligibility 
criteria laid down in Articles II.14 and II.15 of the ECGA apply.  
Possible practical application 
The  Guide  to  Financial  Issues  relating  to  FP7  Indirect  Actions  further  clarifies  Article  II.15 
“Identification of direct and indirect costs” including the particular case of consultants where 
it stipulates that there are three possible ways of classifying the costs of consultants: 
1)  They  can  be  considered  as  personnel  costs;  regardless  of  whether  the  intra-muros 
consultants  are  self-employed  or  employed  by  a  third  party,  if  the  following  cumulative 
criteria are fulfilled: 
 
  The beneficiary has a contract to engage a physical person to work for it and some of 
that work involves tasks to be carried out under the EU/Euratom project; 
  The physical person must work under the instructions of the beneficiary (i.e. the work 
is decided, designed and supervised by the beneficiary); 
  The physical person must work in the premises of the beneficiary (except in specific 
cases  where  teleworking  has  been  agreed  between  both  parties  and  provided  such  a 
practice  is  in  full  compliance  with  the  provisions  regarding  teleworking  and 
instructions given by the beneficiary as described here above); 
  The result of the work belongs to the beneficiary (Article II.26 of ECGA); 
  The  costs  of  employing  the  consultant  are  not  significantly  different  from  the 
personnel costs of employees of the same category working under labour law contract 
for the beneficiary; 
  The remuneration is based on working hours rather than on the delivering of specific 
outputs/products; 
  Travel  and  subsistence  costs  related  to  such  consultants’  participation  in  project 
meetings  or other travel  relating to  the project  would  have to  be paid  directly  by the 
beneficiary in order to be eligible.  
 
2)  Costs related to consultants can be considered as subcontracting costs if the beneficiary 
has to enter into a subcontract to hire these consultants to perform part of the work to be 
carried out under the project and the conditions set out in the FP7 Grant Agreement, in 
particular  if  the  provisions  of  Article  II.7  of  ECGA  relating  to  subcontracting  are 
fulfilled. In these cases, the beneficiary’s control over the work to be performed by the 
subcontractor is determined by the nature of the subcontract. The subcontractor does not 
usually  work  on  the  premises  of  the  beneficiary  and  the  terms  of  the  work  are  not  so 
closely carried out under the direct instruction of the beneficiary. 
The  remuneration  of  the  subcontractor  is  based  on  the  delivering  of  specific 
outputs/products rather than on working hours (even if an estimate of the working hours 
necessary should be taken into account for the pricing). 
3)   The last possibility is that the consultant participates in the project as a beneficiary 
(either  as  a  physical  person  or  possibly  as  an  SME,  if  it  meets  the  definition 
(Commission Communication 2003/C 118/03 published in OJ of 20.05.2003). 
 
38 

 
Problems encountered 
For  consultants  working  on  subcontracts,  it  must  be  assumed  that  the  subcontracting  fee 
includes  already  overhead  compensation  (in  some  cases  this  is  explicitly  foreseen  by  the 
contractual  arrangements  between  the  beneficiary  and  consultant).  In  these  instances, 
additional overhead  charges  at  the level  of the beneficiary cannot  be accepted as this would 
involve  a  secondary  reimbursement  of  overheads  (indirect  costs  at  the  level  of  the 
subcontractor and level of the beneficiary).  
 
Indirect cost allocations can only be accepted for in-house consultants whose remuneration is 
assimilated to personnel costs and in the case 3) as stated above.  
 
  On site work versus telework. On site work is one of the criteria to be met in order to 
establish equivalence of an in-house consultant and employee as it serves to evidence the 
supervisory role of the beneficiary as well as the absorption of overheads. It is therefore 
an  important  criterion  to  assess  the  acceptability  of  costs  related  to  consultants  as 
personnel costs.  
 
As  mentioned  above  teleworking  may  be  accepted  if  there  is  a  system  that  allows  the 
identification  of  the  productive  hours  worked  for  the  project.  Following  this,  in-house 
consultants  can  be  accepted  as  personnel  under  teleworking  arrangements.  A  pre-
condition, however, is that the consultant actually uses the IT installations (software tools, 
databanks  etc.)  in  place  at  the  beneficiary  in  order  to  fall  under  the  definition  of 
teleworking.  
 
For beneficiaries using the actual indirect cost calculation method, indirect costs incurred 
and justified as such by the beneficiary are eligible.  If the beneficiary reimburses some of 
the  expenses  linked  to  the  work  and  incurred  by  the  in-house  consultation  while 
teleworking,  this  might  be  acceptable,  in  the  same  terms  and  conditions  as  the 
reimbursement  of  any  other  expense  incurred  by  the  personnel  of  a  beneficiary  while 
working on the project. 
 
However in  the case of  beneficiaries using the  flat-rate  for the indirect  cost,  even if the 
costs  related  to  the  in-house  consultants  may  be  declared  as  personnel  costs,  these  are 
third  parties  to  the  GA  and  therefore  the  flat-rate  for  overheads  cannot  be  calculated  on 
their costs if those costs are incurred outside the premises of the beneficiary (i.e. the days 
of teleworking).  
 
 
It is important to keep on file / consult: 
  Copy  of  consultant’s  contract/arrangement  with  the  beneficiary  (in  case  of  personnel 
costs) 
  Timesheets (in case of personnel costs), alternative evidence  
  Evidence of proper recording of costs in the organisations accounting records 
  Evidence of payment (bank statement)  
  Beneficiary’s personnel policy or work conventions (including treatment of teleworking, 
where applicable) 
 
39 

  Beneficiary’s internal guidelines for procurement of services (where applicable) (in case 
of subcontracting) 
  Evidence  of  the  selection  process  used  to  choose  the  subcontractor  (in  case  of 
subcontracting) 
  Copies  of  the  signed  original  subcontracts  and  agreements  with  third  parties  (including 
technical annexes) 
  Copies of the original invoices 
  Evidence of delivery or services provided 
 
 
 

 
 
 
 
40 

 
4.3.3 Owner-managers 
 
EU  research  projects  may  include  SME’s  as  beneficiaries  where  the  owner-manager  is 
(almost)  the  only  individual  implementing  project  work  on  behalf  of  the  SME.  As  a 
consequence, the auditors are often faced with the following situations: 
1) the owner-manager claims a very high proportion of his working time to EC projects, and 
hence  claims  a  very  high  proportion  of  his/her  cost  to  EC  projects,  whereas  (s)he  is  also 
involved in other operational or managerial activities; 
2)  the  compensation  of  owner-managers  does  not  result  from  a  working  agreement  and  as 
such his compensation is not reflected as a cost in the financial statements of the beneficiary. 
This situation may for instance result (i) from a willingness of the owner-manager to optimize 
his/her fiscal situation or (ii) due to cash-flow considerations in the start-up phase of the SME. 
The  most  frequent  situation  is  where  the  compensation  of  the  owner-manager  is  not 
constituted of salary costs but consists of dividends. 
Even though the owner-manager might have implemented project work, there is not always as 
such  any  cost  recorded  in  the  books  that  would  meet  the  general  eligibility  criteria  as  laid 
down in Articles II.14-15 of the ECGA. 
4.3.3.1 Cost claimed 
 
a.  SME owners who receive a salary  
 
If  the  owner-manager  is  employed  by  the  SME,  and  therefore  receives  a  salary,  the  salary 
shall be recorded as a cost in the accounts of the beneficiary. 
In this case, the general eligibility criteria laid down in Articles II.14-15 of the ECGA apply.  
 
b.  SME owners who do not receive a salary  
 
Under  FP7,  the  EU  wanted  to  give  the  opportunity  to  SME’s  to  participate  in  EU  research 
projects  and  claim  towards  the  EC  personnel  costs  corresponding  to  the  value  of  the 
contribution  of  the  owner-managers  in  the  project  even  though  there  are  no  cost  in  the 
accounts of the beneficiary. 
At the start of FP7, the EU allowed SME owners who do not receive a salary to claim costs to 
FP7 EU projects only in the presence of a duly approved certification on the methodology for 
average personnel costs.  
In the context of the recent simplification measures, the Commission Decision of 21 January 
2011 introduced the possibility for SME owners who do not receive a salary to claim costs to 
FP7  EU  projects  for  their  own  personal  work  on  the  basis  of  flat  rate  financing  only.    This 
possibility has been introduced into Article II.14.1 of the ECGA. 
The flat rates to be used are based on the allowances used in the People Specific Programme 
("Marie Curie" flat-rates). The hourly rates applicable for SME owners or natural persons for 
the whole duration of the project are known at the time of the negotiation of the grant, since 
they are based on the year of publication of the call. Therefore, negotiators must be aware of 
 
41 

the  applicable  rate  and  should  verify  that  this  is  used  for  the  budget  of  the  beneficiary 
concerned and mentioned in the GA (table in Annex I). 
The  target  group  are  SME  owners  and  other  natural  persons  who  do  not  receive  a  salary, 
including  those  who  are  remunerated/compensated  by  whichever  other  means  such  as 
dividends, service contracts between the company and the owner, etc 
 
"A contrario", employees of the SME and other natural persons who do receive a salary, (no 
matter how low) registered as such in its accounts cannot use this flat rate. 
It  might,  however,  be  possible  to  use  this  flat-rate  for  the  cases  where  the  SME  owner  can 
show evidence that his/her salary corresponded  exclusively to  the management of the SME, 
not to his/her research work. 
 
Further details can be found in the Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions. 
 
Within  the context  of this  simplification measure related to  SME owners, it has to be noted 
that 
  The  possibility  to  request  a  Certificate  on  Average  Personnel  Costs  (CoMAv)  does  no   
longer exist for SME owners or natural persons who do not receive a salary. 
The  flat-rate  system  will  directly  apply  to  SME  owners  or  natural  persons  who  do  not 
receive a salary (mandatory), except for those who have a previously approved CoMAv. 
SME  owners  or  natural  person  having  obtained  the  prior  approval  of  their  methodology 
(CoMAv) are  entitled either to  continue using the approved methodology or to  revert to  the 
flat rates. 
The flat-rate system is of retroactive  application from the beginning of FP7 for all SME 
owners and natural persons without an approved CoMAv. 
 
In  case  of  audit  the  elements  to  be  verified  will  be  limited  to  those  which  are  part  of  the 
formula  (use  of  the  appropriate  living  allowance,  experience  of  the  SME  owner/natural 
person, country coefficient, etc) as well as the justification of the hours charged to the project 
and the respect of the 1575 hours-limit per year described here below. 
 
4.3.3.2 Time claimed 
 
As indicated in Article II.14.1 of the ECGA, the standard number of productive hours is equal 
to 1.575 for SME owners who do not receive a salary and apply flat rates to claim the value of 
their own contribution. Hence, the total number of hours claimed for European Union projects 
in  a  year  cannot  be  higher  than  the  standard  number  of  productive  hours  per  SME 
owner/natural persons. 
 
For SME owners who receive a salary, the auditors shall ensure to have a complete picture of 
all the activities carried out by the owner-manager, including among others  
  implementation of EU research  project work; 
  administrative work; 
  managerial work; 
  commercial work; 
  marketing work… 
 
42 

 
All those activities may be justified in consideration of the function of an owner-manager in a 
SME. 
On the basis of that picture, the auditors shall ensure that the time, and hence the cost, claimed 
on EU research projects represent a fair and actual apportionment of his/her compensation in 
relation with the ratio between his/her actual time spent on the implementation of EC project 
work  and  his/her  total  productive  time  (including  research,  administrative,  commercial  and 
marketing work…). 
 
It is important to keep on file / consult: 
  The  approval  of  the  EC  on  the  certification  on  the  methodology  for  average  personnel 
costs for those SME owners who had their methodology approved prior to 21/01/2011 and 
decided not to revert to flat rates 
  For SME owners who do not receive a salary and who opted for a flat rate, it is important 
to have the rates used in the People Specific Programme of the year of the publication of 
the call to which the proposal of the audited project has been submitted. 
 
 
43 

4.3.4 Travel and subsistence 
 
Grant agreement provisions 
There is no specific contractual requirement concerning the eligibility of travel & subsistence 
costs under FP7. Therefore, the general eligibility requirements established in Annex II 
General Conditions : Articles II.14 (Article II.13 of the Marie Curie GA mono-beneficiary, 
Article II.14 of the Marie Curie GA multi-beneficiary) and II.15 of the grant agreement apply 
 
Possible practical application 
When assessing the compliance of travel & subsistence costs declared by the beneficiary with 
the grant agreement provisions, the following elements shall be addressed:  
 
Who - eligible travel costs will normally cover exclusively staff of the beneficiary working on 
the project (including permanent personnel working on the project whose salary costs are not 
claimed).  Travel  cost  for  visiting  scientist  experts,  recruitment  etc  mentioned  in  DoW  are 
eligible, provided they comply with the general eligibility criteria laid down in the GA and the 
beneficiary/contractor's guidelines, but reported under the 'other cost' category. 
Where  –  trips  associated  to  events  related  to  the  implementation  of  the  funded  action, 
including dissemination activities. 
What  –  costs  necessary  for  the  project  should  be  declared  individually  by  each  beneficiary 
according  to  its  normal  policy  for  reimbursement  of  travel  and  subsistence  costs  in  regards 
transport means,  accommodation,  meals,  per diems/lump sum  (if applicable). etc...  Business 
class travel or accommodation can be accepted if it is part of the beneficiary’s normal policy. 
For  travels  that  combine  work  on  several  projects  only  the  apportionment  of  the  costs  that 
corresponds  to  the  time  devoted  to  the  project  should  be  claimed.  Supporting  documents 
should be kept on file and clearly justify the costs declared and their direct project link (see 
list  below).  Hospitality,  private  or  entertainment  costs  in  the  form  of  unjustified  and/or 
excessively costly meals are not normally considered necessary for the project. 
Note that participants may claim daily subsistence and accommodation costs, related to travel 
for  the  project,  on  the  basis  of  flat  rates  per  country,  provided  the  possibility  to  do  so  is 
indicated in the text of the call where they participate. 
Why  –  it  must  be  demonstrated  that  the  trip  is  directly  linked  to  the  project,  the  journey  is 
relevant to the project as well as it is necessary to carry out the project (rather than being only 
related  to  the  area  of  research)  and  not  incurred  in  respect  to  another  EU  project.  A  non 
exhaustive  positive  list  includes:  Speaking  engagement  of  the  subject  of  the  GA, 
dissemination stand, working group, minutes of meetings, workshops etc…  
When – the travel dates should clearly coincide with the dates and duration of the meeting(s)/ 
conference(s)… (i.e. no extra hotel bills) and incurred during the duration of the project.. In 
particular, the audit work should include a cross-check of time records with travel dates. N.B. 
In  the  lack  of  established  system  of  per  diems  beneficiaries  may  use  the  EC  per  diem  rates 
provided that this condition is envisaged and approved in the annual Strategic Planning work 
programme  of  the  specific  programme  (Commission  Decision  (C(2009)1942)  of  23  March 
2009)  -  see  ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/flat-rates-subsistence_en.pdf).  Following 
the  same  Commission's  Decision,  beneficiaries  may  claim  daily  subsistence  costs  and 
 
44 

accommodation  (e.g.  hotel  costs)  related  to  travel  in  a  project  on  the  basis  of  flat  rates  per 
country,  provided  the  possibility  to  do  so  is  indicated  in  the  text  of  the  call  where  they 
participate.  See  relevant  section  in  Guide  for  Financial  Issues  FP7(page  63),  version 
16/01/2012) 
 
Documentation 
It is important to keep on file / consult: 
-  Beneficiary’s internal guidelines for reimbursement of travel and subsistence costs 
(where applicable): reimbursement based on actual costs incurred or on per diem/lump 
sum, travel costs considered as direct or indirect costs, advance payments allowed or 
not, the use of company credit cards allowed. 
-  List and dates of trips  identified by the personnel travelling and project reference 
-  Travel request forms authorised by the responsible person of the project including 
description of the travel itinerary and activities during the travel 
-  Invoices for travel and accommodation expenses including copies of flight/train 
tickets, boarding passes, rebates or discounts received properly reflected (if any). 
-  List of participation and agenda of attended conference(s), related minutes, 
workshops, publications, press etc 
-  Voucher/Expense account of accounting entries showing the amount of reimbursement 
-  Bank statements showing amount and date of payment 
 
Problems encountered 
Common problems are: 
-  e-tickets / boarding passes, registration fees not existing or kept on file 
-  Only booking confirmation by credit cards rather than payment proof 
-  100% travel costs charged to the project while the trip combines work on other 
activities/projects 
-  Lack of complete itinerary description (also for combined travels) 
-  Lack of complete description of activities performed (for combined travels) 
-  Rebates or discounts not disclosed (i.e. amount stated on purchase order rather than 
amount paid & charged) 
-  “Entertainment” expenses included 
-  Costs not linked with travel and subsistence incurred outside the dates of the trip 
-  Costs claimed by one beneficiary but which refer to two/more members of a 
consortium within one project 
-  Travel costs claimed for people/researchers not identified on the project team 
-  Travel costs claimed for visiting scientists/experts on the project. These costs may be 
considered as direct eligible (classified under Other cost) provided that the 
participation of those experts is duly foreseen in the DoW (Description of Work) of 
the GA 
 
45 

-  Travel costs claimed for activities not related to the funded project 
-  Per diems/Lump sums claimed for days of annual leave combined with travel 
-  Wrong exchange rates used 
 
There  is  no  particular  distinction  regarding  the  eligibility  of  costs  incurred  for  travelling 
outside  or  inside  the  EU.  Depending  on  the  financial  impact  of  the  travel  it  might  be 
convenient to discuss it in advance with the EU Project Officer. 
 
 
 
46 

4.3.5 Durable equipment 
 
Grant agreement provisions: 

Annex II General Conditions (Articles II.14, II.15, II.17 and II.18) 10 
 
Possible  practical  application:  
(Based  on  the  Guide  to  Financial  Issues  relating  to 
FP7 Indirect Actions11) 
Beneficiaries  shall  calculate  durable  equipment  costs  by  applying  their  usual  accounting 
principles while respecting the accounting rules of the state regarding depreciation, rental or 
leasing of the items purchased, hired or leased for the project. 
 
Note that: 
  Where it is the usual practice of the beneficiary to consider durable equipment costs 
(or  some  of  them)  as  indirect  costs,  those  cannot  be  charged  as  direct  costs  but  as 
indirect costs. 
  Only the portion of the equipment used on the project may be charged. The amount of 
use (percentage used and time) must be auditable. 
  It is expected that beneficiaries calculate depreciation on the durable equipment that 
they use. Depreciation must be allocated to the different financial statement periods 
(normally by using the pro-rata temporis rule). Beneficiaries should be aware that not 
doing  so  and  charging  the  full  price  of  an  asset  in  one  single  year  might  be 
considered  an "excessive"  cost,  
as  referred  to  in  Art.  II.14.3  (g)  of  the  ECGA,  and 
therefore be considered ineligible. In general the following formula shall be applied12: 
Life
Li time 
tim d
e  uri
d
ng
uri
 
ng
peri
p
o
eri d
Elig
Eli ibl
g

ibl d
e  ura
d
bl
ura e 
o
ble 
% of
% o  use
 
 in 
 i
=   
= Cost
C
 of
 o  the 
 th item
it
   x   
x                                    x
equ
eq ip
u m
ip e
m nt
e  costs
Total I
ot
tem
t
 
the pr
e  oj
pr ect
 
oj
life
li tim
ti e
 
  The  calculation  of  months  used,  start,  following  the  accepted  accounting  practice, 
usually with the delivery or date of first use, not the invoice date. 
  If the purchase cost of the equipment is recorded as an expense in the beneficiary’s 
accounting system  in  the period concerned  (cash  based accounting)  and if this is  its  
usual accounting practice  and  is in line with the national accounting regulation/law, it 
is   acceptable to charge the entire purchase cost to the project in the period concerned  
under the following conditions  : 
a)  The cost must be economic and necessary (not reckless or excessive); 
b)  Only  the  portion  of  the  equipment  used  on  the  project  may  be  charged.  The 
amount  of  use  (percentage  used  and  time)  must  be  auditable.  Thus  if  the 
equipment  is  used  for  other  projects  and/or  for  other  activities,  part  of  the 
equipment cost will be charged to these projects/activities. 
 
                                                 
10 There are different model grant agreements for ERC and REA projects. 
11 Version 16/01/2012 
12 The formula refers to straight-line method. Please note that other methods of depreciation may be used by the 
beneficiary: units of production (UOP) or units of output method etc. 
 
47 

  A particular regime applies to all projects financed under the Programme “Research 
Potential”, which is part of the FP7 Specific Programme “Capacities”. The acquisition 
of  research  equipment  is  one  of  the  core  activities  of  the  Research  Potential 
Programme.  Consequently,  the  EU  will  bear  up  to  the  total  cost  of  the  research 
equipment  (except  VAT),  regardless  of  the  depreciation  used  by  the  beneficiary.  In 
this  specific  context,  the  beneficiary  could  therefore  charge  up  to  the  full  price  of 
equipment identified in Annex I. 
  
  In contrast, sometimes, whenever the eligible depreciation costs, corresponding to the 
duration  of  the  project,  are  charged  in  full  in  one  financial  period  instead  of  being 
spread  over  several  financial  periods,  the  practice  may  be  considered  as  acceptable. 
Naturally, the auditor should be aware that the one-off depreciation should be coherent 
with  the  usual  accounting  practices  of  the  beneficiary.  However,  the  depreciation 
related to the useful life outside the project period is ineligible cost. 
 
Income  from  the  sale  of  assets  purchased  under  the  grant  agreement  shall  be  considered  a 
receipt for the beneficiary up to the value of the cost initially charged to the project (Article 
II.17 b) i, of Annex II to the Grant Agreement). 
 
Problems encountered: 
  100% of equipment costs charged to the project on a systematic basis 
  Depreciation policy incorrectly applied 
  Depreciation calculated from invoice date, not delivery date 
  Change of depreciation policy from year to year 
  VAT included in the asset cost 
  Rebates or discounts not deducted 
  Equipment not used on the project (in particular if equipment purchased at the end of 
the project) 
  Internal charges based on estimated or market related costs including personnel costs 
and overheads 
  Cost of delivery, installing and training 
  Interest payments as part of leasing 
  Equipment charged as consumable costs 
 
Documentation/practical advice: 

Keep on file/ consult: 
  Beneficiary’s  guidelines  and  applicable  regulations  for  procurement  of  durable 
equipment (if any) 
  A  breakdown  of  the  equipment  costs  claimed,  by  general  ledger  account  and 
transaction 
  Invoices, delivery notes and purchase orders 
  Voucher/expense account of accounting entries 
  Bank statements showing amount and date of payments 
  Calculation of depreciation rates, leasing or rental charges 
  Inventory register or fixed asset register/ledger for equipment 
  Equipment’s usage logbook/diary/register (for equipment used by different projects) 
 
 
48 

The existence of Durable Equipment should be substantiated where possible e.g. by physical 
verification (this is usually rather simple, except in those cases where the equipment has been 
purchased for their integration in more complex systems or facilities, as may be the case for 
demonstration activities). 
As far as possible the relevance of the asset to the project under audit should be substantiated. 
The inspection should also include a verification of the serial number of the equipment with 
the number on the invoice and the delivery note. 
In case of sale of an asset, used on the project, during the lifetime of the project ensure that 
any  profit  (sales  price  related  to  the  usage  for  the  project  minus  the  relevant  costs  claimed) 
arising  from  the  sale  is  properly  disclosed  in  the  Financial  Statement  (Form  C)  as  project 
receipt.  
 
49 

 
 
4.3.6 Third Party / Subcontracting 
 
Grant agreement provisions 

Costs incurred by third parties  in relation to resources they make available free of charge to a 
beneficiary, can be declared by the beneficiary provided they meet the conditions established 
in paragraphs 1 and 3, mutatis mutandis and are claimed in conformity with Article II.17. 
In the context of FP7 indirect research actions, a “third party” is a legal entity which has not 
signed the ECGA.  
A subcontractor is a particular case of third party, but not the only one. In particular, as laid 
down in Article II.7 of the ECGA, “a subcontractor is a third party which has entered into an 
agreement on business conditions with one or more beneficiaries, in order to carry out part of 
the  work  of  the  project  without  the  direct  supervision  of  the  beneficiary  and  without  a 
relationship of subordination.
” 
As laid down in Article II.3 of the ECGA, “each  beneficiary shall carry out the work to be 
performed as identified in Annex I. However, where it is necessary for the implementation of 
the  project  it  may  call  upon  third  parties  to  carry  out  certain  elements,  according  to  the 
conditions established in Article II.7 or any special clause in Article 7. The  beneficiary may 
use  resources  that  are  made  available  by  third  parties  in  order  to  carry  out  its  part  of  the 
work”. 
This means that, as a general rule, the beneficiary has to have the operational capacity to carry 
out itself the work allocated to it in accordance with the Annex I. However, as an exception 
and  under  certain  conditions  laid  down  in  the  ECGA,  the  participation  of  third  parties  is 
allowed and their costs might be eligible. 
Different situations are to be considered. The primary distinction to be made is to understand 
whether: 
1.  the third party is making resources available to the beneficiary; 
2.  the third party is carrying part of the work. 
 
1. The third party is making resources available to the beneficiary 
This  refers to  a situation where some of the resources used by the beneficiary to  implement 
project  work  do  not  belong  to  the  beneficiary  but  to  a  third  party.  The  third  party  makes 
resources  (e.g.  staff,  premises,  laboratory  equipment…)  available  to  the  beneficiary  which 
might  use  those  resources  to  implement  project  work  allocated  to  it  in  accordance  with  the 
Annex I. The resources made available are under the full and direct control, instructions and 
management  of  the  beneficiary,  who  is  the  one  carrying  out  the  research.  The  third  party 
making available its resources is not involved in the project. 
In this situation, two cases are possible: 
a.  There is no reimbursement by the beneficiary to the third party for the costs of 
the resources made available  
b.  There is a reimbursement by the beneficiary to the third party for the costs of 
the resources made available  
Further details and specific cases can be found in the Guide to Financial Issues relating to FP7 
Indirect Actions. 
 
50 

 
 a) There is no reimbursement by the beneficiary to the third party for the costs of the 
resources made available  

 
In  this  case,  it  is  still  possible  for  the  beneficiary  to  claim  the  costs  of  the  resources  made 
available by the third party in its own financial statements (under direct costs), even if there 
are no costs in the accounts of the beneficiary. 
The auditors shall ensure that the specific contractual provisions are met and in particular:  
  Verify that the third party, the tasks to be performed and an estimation of the costs and 
the resources allocated to the project are mentioned in the Annex I to the ECGA; 
  Verify that the costs claimed are recorded in the accounts of the third party (which can 
be audited if required); 
  Verify that the costs incurred by the third party meet the eligibility criteria laid down 
in  Article  II.14 of the ECGA.  In particular, the  costs charged shall be actual without 
inclusion of a profit margin; 
  Verify  that  no  indirect  costs  are  charged  for  resources  made  available  by  the  third 
party which are not used on the premises of the beneficiary; 
  Verify whether the third party contributions fall under the category or receipts within 
the meaning of Article II.17 of the ECGA. 
 
b)  There  is  a  reimbursement  by  the  beneficiary  to  the  third  party  for  the  costs  of  the 
resources made available  

 
In this case, there is a reimbursement by the beneficiary to the third party for the costs of the 
resources  used  by  the  beneficiary  to  implement  project  work.  Hence,  the  costs  of  the 
resources  made  available  by  a  third  party  are  in  the  accounts  of  the  beneficiary  and  will  be 
considered as incurred by the beneficiary. 
There  must  be  no  profit  covered  by  the  reimbursement  and  prior  agreement  between  the 
beneficiary and the third party must exist.  
In this case, the general eligibility criteria laid down in Articles II.14-15 of the ECGA apply.  
The auditors shall ensure that the specific contractual provisions are met and in particular: 
  Verify that the third party, the tasks to be performed and an estimation of the costs and 
the resources allocated to the project are mentioned in the Annex I to the ECGA; 
  Verify that the costs claimed are in compliance with the general eligibility criteria laid 
down in Articles II.14-15 of the ECGA; 
  Verify that the costs claimed correspond to the actual costs recorded in the accounts of 
the third party (which can be audited if required) and that no profit margin is taken (in 
this case, the costs shall be considered as subcontracting costs); 
  Verify  that  no  indirect  costs  are  charged  for  resources  made  available  by  the  third 
party which are not used on the premises of the beneficiary; 
  Verify  whether  the  third  party  contributions  which  are  not  covered  by  the 
reimbursement fall under the category or receipts within the meaning of Article II.17 
of the ECGA. 
 
 
 

 
51 

2. Third party carrying part of the work 
This  refers  to  the  situation  where  the  third  party  performs  itself  certain  tasks  of  the  project, 
even if it does not sign the ECGA. The third party carries out part of the work directly and is 
responsible  for  this  vis-à-vis  the  beneficiary,  although  the  beneficiary  remains  as  usual  sole 
responsible  for  the  implementation  of  project  work  vis-à-vis  the  Commission.  Usually,  the 
work is implemented in the premises of the third party and the third party’s resources used for 
the  implementation  of  project  work  are  under  the  full  and  direct  control,  instructions  and 
management of the third party, who carries out this part of the research. 
In this situation, three cases are possible: 
a.  The case of subcontractors; 
b.  The case of entities which are covered by the special clause 10; 
c.  The case of third parties with a mandate to administer. 
 
a) The case of subcontractors 
As laid down in Article II.7 of the ECGA, “a subcontractor is a third party which has entered 
into an agreement on business conditions with one or more beneficiaries, in order to carry out 
part of the work of the project without the direct supervision of the beneficiary and without a 
relationship of subordination.” 
As  further  laid  down  in  the  Guide  to  Financial  Issues  relating  to  FP7  Indirect  Actions,  the 
subcontractor is defined by certain characteristics: 
The  agreement  is  based  on  “business  conditions”;  which  means  that  the  subcontractor 
charges a price which usually includes a profit element; 
The  subcontractor  works  without  the  direct  supervision  of  the  beneficiary  and  is  not 
hierarchically subordinate to the beneficiary; 
 The subcontractor carries out parts of the work itself, whereas other third parties (with some 
exceptions)  only  make  available  their  resources  to  a  beneficiary  usually  on  the  basis  of  a 
previous agreement and in order to support a beneficiary by providing resources; 
The subcontractor’s motivation is pecuniary, not the research work itself; 
The  responsibility  vis-à-vis  the  EU  for  the  work  subcontracted  lies  fully  with  the 
beneficiary.” 
The auditors shall ensure that the specific contractual provisions set out in Article II.7 of the 
ECGA are met and in particular: 
  Verify  that  the  recourse  to  subcontracts  was  duly  justified  in  Annex  I,  including  a 
description of the tasks subcontracted and an estimation of the costs; 
  Verify  that  the  tasks  subcontracted  do  not  constitute  core  parts  of  the  project  work 
(like research or management of the consortium activities); 
  Verify that recourse to a subcontractor was necessary for the implementation of the 
project  work  (because  the  work  could  not  be  carried  by  the  beneficiary  itself  or 
because it was more efficient to use the services of a specialised organisation); 
  Verify that subcontract is not awarded to other beneficiaries of the consortium or the 
affiliates of the beneficiary; 
  Verify that the subcontract has been awarded according to the principles of best value 
for money (best price-quality ratio), transparency and equal treatment. At the request 
of the Commission and especially in the event of an audit, beneficiaries must be able 
 
52 

to  demonstrate  that  they  have  respected  the  conditions  of  transparency  and  equal 
treatment by proving that: 
o  the criteria and conditions of submission and selection are clear and identical 
for any legal entity offering a bid; 
o  there is no conflict of interest in the selection of the offers; 
o  the selection must be based on the best value for money  given the quality  of 
the service proposed (best price-quality ratio). It is not necessary to select the 
lowest price, though price is an essential aspect; 
o  the  criteria  defining  “quality”  must  be  clear  and  coherent  according  to  the 
purpose  of  the  task  to  subcontract,  in  order  to  provide  a  good  analysis  of  the 
ratio price/quality. 
  Verify that no indirect costs are claimed on the subcontracting costs. 
 
Please  note  that  beneficiaries  may  use  external  support  services  for  assistance  with  minor 
tasks that do not represent per se project tasks as identified in Annex I. 
 
Problems encountered 
The following specific problems may be encountered with respect to subcontracts: 
  Existence  of  a  conflict  of  interest  in  the  award  of  the  subcontract:  subcontracts  are  not 
necessary  for  the  implementation  of  project  and/or  granted  by  the  beneficiaries  to 
companies which are interested/related parties; 
  Subcontracts  granted  in  absence  of  any  selection  criteria  or  following  a  fake  selection 
procedure; 
  Undeclared subcontracts. This is actually the most frequent observation  as beneficiaries 
frequently  fail  to  inform  the  EC  about  the  recourse  to  subcontracts.  This  failure  might 
result from a misunderstanding of the contractual rules or be intentional in order to: 
  avoid discussions with EC which might reject the recourse to subcontracts; 
  hide the inclusion of a profit margin in the costs claimed to the EC; 
  charge indirect costs on subcontracting costs which is not allowed under the contractual 
provisions. 
 
The most commonly undeclared subcontracts relate to: 
  The  costs  of  miscellaneous  services  which  are  claimed  under  other  direct  costs  in  the 
financial statements submitted to the Commission or Agency ; 
  The costs of external consultants who are claimed as personnel costs although they do not 
fulfil the specific eligibility criteria related to “in-house consultants” as laid down in the 
Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions. 
 
b) The case of entities which are covered by the special clause 10 
This refers to the case where the third party who is carrying part of the work is linked to the 
beneficiary.  The  term  “linked”  refers  to  established  formal  relationship  between  the 
beneficiary  and  the  third  party  which  is  not  limited  or  specifically  created  to  the  ECGA, 
whose  duration  goes  beyond  the  ECGA  and  which  has  formal,  often  legal,  external 
recognition.  
This is for instance the case when part of the work is carried out by: 
  companies affiliated to the beneficiary; 
 
53 

  joint research units; 
  European economic interest grouping 
In  this  case,  special  clause  10  should  be  included  in  Article  7  of  the  ECGA  and  a  separate 
financial  statement  (including  Certificate  on  the  financial  statement/Certificate  on  the 
Methodology where needed) shall be submitted by the third party and annexed to the financial 
statement of the beneficiary. 
The auditors shall ensure that the specific contractual provisions set are met and in particular: 
  Verify  that  the  linked  third  party  is  properly  identified  in  the  Special  Clause  10  in 
Article 7 of the ECGA; 
  Verify that the recourse to the linked third party was duly justified in Annex I; 
  Verify  that  the  costs  claimed  in  the  separate  financial  statement  of  the  linked  third 
party are in compliance with the general eligibility criteria laid down in Articles II.14-
15 of the ECGA. 
 
Problems encountered 
The most frequent problem results from the fact that costs incurred by linked third parties are 
claimed in the financial statements of the beneficiary, without inclusion of the Special Clause 
10 in the ECGA. 
For instance, costs of personnel who have implemented project work but which are incurred 
by a linked third party and not by the beneficiary are unduly claimed by the beneficiary.  
 
c) The case of entities with a mandate to administer 
This specific case focuses on secondary and higher education establishments or public bodies 
acting  as  coordinators  where  an  “authorisation  to  administer”  is  given  to  a  controlled  or 
affiliated third party. It aims to derogate from Article II.2 of the ECGA and to authorise the 
coordinator  to  delegate  tasks  otherwise  exclusively  attributed  to  the  coordinator:  financial 
management  of  the  Union  contribution.  In  this  case  special  clause  38  should  be  included  in 
the ECGA and the third party’s costs are to be claimed by the coordinator. 
The auditors shall ensure that the specific contractual provisions set are met and in particular: 
  Verify that there is a prior agreement  by means of which the third party handles the 
financial and administrative aspects of the beneficiary’s involvement in the project; 
  Verify that the recourse to the third party was duly justified in Annex I. 
 
It is important to keep on file / consult: 
  Beneficiary’s internal guidelines for procurement of services; 
  An  explanation  of  the  selection  process  used  to  choose  the  subcontractor,  if  not  in  line 
with the guidelines. 
  Copies  of  the  signed  original  subcontracts  and  agreements  with  third  parties  (including 
technical annexes) 
  Copies of the original invoices 
  Evidence of delivery or services provided 
  Voucher/Expense account of accounting entries 
  Bank statements showing amount and date of payment 
  A  clear  description/  diagram  of  the  ownership  and  management  structure  which  clearly 
shows how the legal entities are affiliated.  
 
54 

4.3.7 Consumables 
 
Grant agreement provisions 

There  are  no  specific  contractual  provisions  concerning  the  eligibility  of  consumable  costs 
under  FP7.  In  this  case,  the  general  eligibility  criteria  laid  down  in  Articles  II.14-15  of  the 
ECGA apply.  
Possible practical application: 
The Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions further develops the provisions 
related to consumables: 
“The following direct costs may be considered eligible: […] 
The  costs  of  consumables  and  supplies  provided  they  are  identifiable  and  assigned  to  the 
project: 
Any  consumables  necessary  for  the  implementation  of  the  project  may  be  considered  as 
direct eligible costs. 
Where it is the usual practice of the beneficiary to consider consumable costs (or some of 
them) as indirect costs, those costs cannot be charged as direct costs, but as indirect costs. 
Consumables are only eligible costs under the project if bought after the start date of the 
project.” 
Typical costs classified under this heading are laboratory supplies or costs of small items for 
prototypes  of  a  sufficient  entity  and  specification  as  to  justify  that  they  are  not  covered  by 
eligible indirect costs.  
 
Problems encountered 
Common problems are: 
  VAT being claimed (or VAT not disclosed separately); 
  the  beneficiary  claims  as  consumables  the  entire  costs  of  durable  equipment  instead  of 
claiming  the  appropriate  depreciation  charge  in  accordance  with  its  usual  depreciation 
policy; 
  the  beneficiary  claims  as  consumables  some  costs  associated  with  the  provision  of  a 
service that should be considered as a subcontracting cost. Reference to this case is made 
on of the Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions; 
  the  beneficiary  claims  costs  for  general  consumables/supplies,  whose  direct  link  to  the 
project  can  hardly  be  established,  that  are  deemed  to  be  covered  by  the  indirect  costs, 
eventually under the form of a flat rate; 
  costs  are  claimed  which  are  not  relevant  to  the  implementation  of  project  work  under 
audit; 
  rebates or discounts not taken into consideration in the financial statements towards the 
EC (i.e. amount stated on purchase order rather than amount paid). 
 
It is important to keep on file / consult: 
  Beneficiary’s guidelines for procurement of consumables; 
  Purchase order; 
 
55 

  Copies of original invoices for consumables entry; 
  Voucher/Expense account of accounting entries; 
  Bank statements showing amount and date of payment; 
Inventory register/ledger (where applicable); 
 
 
56 

4.3.8 Access Costs 
 
Access costs, in this sense, relates to costs incurred by a beneficiary for specific infrastructure 
(e.g. clean room, research station, specific equipment or facilities) to which access is provided 
to selected researchers (users) or user groups. 
 
1.  The access provider may declare the amount which results from multiplying a unit cost by 
the quantity of access provided. An estimated unit cost shall be specified in Annex I. This 
estimated unit cost is to be used by the access provider when declaring the access costs in the 
financial statements.  
 
The Community financial contribution shall be adjusted in the financial statement (Form C) 
corresponding to the last reporting period, taking into account the following: 
-  The  real  unit  cost,  calculated  on  the  basis  of  total  quantity  of  access  actually 
provided  and  the  costs  actually  incurred  to  give  this  access.  If  the  real  unit  cost  is 
higher than the  estimated unit cost,  the increase in  relation  to  the estimated unit cost 
may  be  reimbursed  under  the  condition  that  the  minimum  quantity  of  access  to  be 
reimbursed under this grant agreement, foreseen in Annex I has been provided.    
 
 
- The Community financial contribution shall not exceed 20% of the costs of providing 
the total quantity of access to the installation over the duration of the project
 
In  addition,  adjustments  may  be  made  at  the  end  of  any  reporting  period  resulting  from  the 
application of a real unit cost. 
 
For the calculation of the unit cost: 
- The total quantity of access to the installation shall include both access financed and 
not financed by the Community under this grant agreement
- The costs of providing access shall include the direct costs plus indirect costs limited 
to  7%  of  direct  costs,  minus  any  costs  of  subcontracting  and  the  costs  of  resources 
made available by third parties which are not used on the premises of the beneficiary
-  The  direct  costs  shall  exclude  all  contributions  to  the  capital  investments  of  the 
infrastructure as well as travel and subsistence costs; 
- Average personnel costs may be used for the calculation if they are consistent with
 
the management principles and accounting practices of the access provider; 
- The direct costs may include cost of preparatory work. 
 
2. Community financial contribution may also cover the travel and subsistence costs related to 
visits by users and meetings of the selection panel, where necessary. 
 
3. Where a certificate on the financial statements is necessary according to the provisions of 
this  grant  agreement,  it  shall  not  include  costs  declared  on  the  basis  of  estimated  unit  cost; 
however it shall include costs declared on the basis of real unit cost for which a certificate has 
not been previously provided. 
 
4. It is apparent that the elements that constitute the basis of the calculation of the unit cost are 
derived from costs that should be treated by the auditor as if they were reported under 
the cost categories if no access cost was used
.  
 
57 

 
In other words  if in  the  numerator of the unit cost  personnel  and other direct  cost  exist, the 
same audit steps as per personnel cost and other direct cost apply on these specific cases

Any  items  considered  as  ineligible  in  these  cost  categories  should  be  excluded  from  the 
calculation of the unit cost.  
 
Accordingly, if in the denominator of the unit cost a cost driver is used (i.e. productive hours, 
or plant visits, or shifts, etc.), the auditors should expand their audit test in order to ensure 
the correctness of the underlying figures and their appropriate application. 
5. It should be checked if the figures provided by the Beneficiary in its proposal and during 
the negotiation, comply with the historical accounting data available at that time. This should 
be  done  for  the  whole  calculation,  hence,  not  only  for  the  pool  of  costs  used  for  the 
numerator, but also for the accesses used for the denominator. 
 
6. For the lifetime of the project, the auditors should: 
 
- Check if the Annex I foresee some form of additionally (accesses under the EU projects to 
be additional to the "normal" ones). If it is the case, the additionally should be checked. 
 
-  Ascertain  that  the  visits  they  charge  to  the  EU  project  are  actually  related  to  it.  The  latter 
may, e.g. be done by verifying that a selection panel has been set up and that it issued a short 
list of accesses to be provided specifically for the EU project. 
 
-  Gather  a  clear  link  between  the  costs  used  as  numerator  for  the  calculation  of  the  Access 
Costs and the structure to which the access is provided. 
 
- Check if the costs are incurred exclusively for providing access to those structures, or if they 
are also related to some other activities, in which case they should be apportioned according 
to an accurate and reliable method. 
 
7. If some staff members are at the same time (1) used for the calculation of the Access Costs 
and  (2)  charged  as  personnel  direct  costs,  it  should  be  checked  if  there  is  a  risk  of  double-
charging. 
 
58 

4.4 Indirect costs  
 
Indirect  costs  are  those  costs  that  meet  the  general  eligibility  requirements  established  by 
Article  II.15  of  the  ECGA  which  states  that  indirect  costs  are  all  those  eligible  costs  which 
cannot be identified by the beneficiary as being directly attributed to the project but which can 
be  identified  and  justified  by  its  accounting  system  as  being  incurred  in  direct  relationship 
with the eligible direct costs attributed to the project. They may not include any eligible direct 
costs. 
The  following  items  may  be  considered  as  indirect  eligible  costs  if  in  accordance  with 
accounting  principles  and  provided  they  can  be  identified  and  justified  by  the  accounting 
system of beneficiary as being incurred in  direct relationship  with  direct  costs related to  the 
project:  
  costs related to general administration and management; 
  costs  of  office  or  laboratory  space,  including  rent  or  depreciation  of  buildings    and 
equipment,  and  related  expenditure  such  as  water  ,  heating  electricity,  maintenance, 
insurance and safety costs; 
  communication expenses, network connection charges, postal charges and office supplies; 
  common office equipment such as PC’s, laptops, office software; 
  miscellaneous recurring consumables ;etc. 
  direct taxes which had been included in the indirect costs; for example a property tax on 
buildings. (According to Art. II.14.3 only identifiable indirect taxes are ineligible). 
 
Sales,  marketing,  hospitality  and  entertainment  cost  are  non-eligible  costs  within  the 
category  of  indirect  costs  as  there  is  no  direct  relationship  with  the  eligible  direct  costs 
attributable to the project. The same applies for “own funded research”, although exceptions 
may occur where own funded research may directly relate to EC funded research activities. In 
these  cases  there  must  be  clear  documentation  of  costs,  which  substantiates  own  funded 
research expenses. In situations of doubt the auditor should check with the EC. In any case the 
usual  accounting  principles  do  not  overrule  the  general  principles  of  cost  eligibility  (actual, 
necessary etc.). 
The calculation of the  eligible indirect  costs depends on the calculation  method used by the 
beneficiary which can be (Article II.15 of the ECGA) based on:  
  Actual indirect costs: beneficiaries report their actual indirect costs attributable to the 
project. 
  Flat  rates  on  direct  costs:    beneficiaries  calculate  eligible  indirect  costs  as  a  flat  rate 
20% or 60% 13 percentage of the total direct costs attributable to the project (excluding 
sub-contracting and third party costs not incurred on the premises of the beneficiary). 
  In the case of coordination and support actions, the reimbursement of indirect eligible 
costs  for  every  beneficiary  may  reach  a  maximum  of  7%  of  the  direct  eligible  costs, 
excluding  its  direct  eligible  costs  for  subcontracting  and  the  costs  of  resources  made 
available by third parties which are not used on the premises of the beneficiary. 
 
                                                 
13 Only applicable to Non-profit public bodies, Secondary and higher education establishments, 
Research organisations and SMEs. 
 
59 

The  choice  of  the  method  to  be  used  is  conditioned  by  the  beneficiaries  accounting  system 
and the legal status. 
 
Real Indirect Costs 
Flat Rate 
Normal  
Simplified   20% 
60%* 
Does  the  beneficiary  have  an  analytical  YES 

 

 
accounting  system  allowing  determining  with 
certitude  the  indirect  cost  related  to  research 
activities? 
If the answer is NO , then  
Does  the  beneficiary  have  an  accounting  YES 
 



system  allowing  to  identify  all  his  indirect  NO 
 
 


costs and reliable cost driver to allocate them 
*Only applicable to Non-profit public bodies, Secondary and higher education establishments, 
Research organisations and SMEs. 
The beneficiaries  can charge overheads to  the project  to  the extent that they  represent  a fair 
apportionment  of  the  overall  overheads  of  the  organisation  (Article  II.15  of  the  ECGA).  In 
particular  according  to  the  terms  of  references,  eligible  indirect  costs  taken  into  account  for 
the calculation shall be: 
  actual  and  necessary  and  consistent  with  the  principles  of  economy,  efficiency  and 
effectiveness 
  incurred by the beneficiary 
  incurred during the duration of the project; 
  determined using the usual accounting principles of the beneficiary; reconcilable with the 
beneficiary’s accounts 
  recorded into accounts of the beneficiary. 
  indicated in the estimated budget in Annex 1 
 
4.4.1 Actual indirect costs  
 
According  to  the  EGGA  the  overheads  can  be  identified  based  on  actual  indirect  costs  for 
those beneficiaries who have an analytical accounting system to identify their indirect costs. 
For this purpose, a beneficiary is allowed to use a simplified method of calculation of its full 
indirect  eligible  costs  at  the  level  of  its  legal  entity  if  it  is  in  accordance  with  its  usual 
accounting and management principles and practices. Use of such method is only acceptable 
where the lack of analytical accounting or the legal requirement to use a form of cash –based 
accounting prevents detailed cost allocation. 

Indirect costs should include only costs which are not directly attributable to a project (e.g. 
administration,  management,  depreciation  of  buildings  and  equipment,  supplies  as  water, 
electricity,  telecommunications  and  postal  charges,  office  supplies,  general  office  software 
and personnel costs related to administrative personnel, as long as not already charged under 
the grant agreement as direct costs), and a fair share of those overheads should be attributed to 
the  EC-funded  project.  According  to  the  guide  to  Financial  Issues  regarding  travel  and 
subsistence
  costs,  where  the  usual  practice  of  the  beneficiary  to  consider  these  costs  as 
indirect costs, they cannot be charged as direct eligible costs, but only as indirect costs. On the 
 
60 

other  hand,  if  the  beneficiary  considers  this  category  of  costs  on  a  direct  basis,  the  same 
category  (other  travel  and  subsistence  costs  not  attributed  directly  to  projects)  cannot  be 
charged as indirect costs. 
The  auditor  should  assess  if  the  method  used  by  the  beneficiary  is  in  line  with  its  usual 
accounting practices: 
  “normal” analytical method- when analytical accounting system is used that can identify 
and  group  their  indirect  costs  (pool  of  costs)  in  accordance  with  the  eligibility  criteria 
according to the terms of references.  
 
As mentioned in the guide to Financial Issues “the organisations need a fair “key” or “driver” 
to  distribute  these  costs  from  the  “pool”  of  indirect  costs  into  the  different  projects  and 
activities.  Different  allocation  methodologies  are  acceptable  as  long  as  they  are  in  line  with 
the general accounting policy of the beneficiary (i.e. allocation of indirect costs to the project 
via personnel, either as a percentage of personnel costs or a fixed hourly rate) and they are fair 
and  reliable  and  not  an  unsubstantiated  estimation.  No  subjective  or  arbitrary  keys  can  be 
accepted. 
Where another cost driver not based on personnel is used, the result of the application of this 
cost driver must not exceed the total amount of indirect costs to be allocated. 
The  beneficiaries  with  an  analytical  accounting  system  which  segregates  their  costs  by  cost 
centres may report their real indirect costs or choose the option for 20% flat rate. 
  “simplified” method – when a simplified method is used, which means that the indirect 
cost  calculation  is  done  at  the  entity  level  and  the  organisation  does  not  aggregate  the 
costs at detailed level ( cost centre or department). 
  
The use of this method is optional and “simplified” does not mean “simple”, nevertheless the 
beneficiary is required to have: 
  accounting system which enables to identify all eligible indirect costs (VAT excl.);  
  a reliable cost driver to allocate the indirect costs; 
  the system applied is in accordance with the normal practices of the beneficiary. 
 
According to the Guide to Financial Issues “Beneficiaries are allowed to use it, provided this 
simplified  approach  is  based  on  actual  costs  derived  from  the  financial  accounts  of  the  last 
closed accounting year. Therefore, beneficiaries using the simplified method shall not submit 
an adjustment covering the difference between the indirect costs derived from the accounts of 
the last closed financial year and the indirect costs derived from the financial accounts of the 
project period. 
Beneficiaries  should be in  a position to  justify  and reconcile the results with the accounting 
records  and  be  able  to  demonstrate  in  case  of  an  audit  that  the  indirect  costs  are  fairly 
allocated to the research activity/projects.” 
The simplified method does not require a certification by the Commission, but may cover the 
methodology  of  calculation  of  indirect  costs  including  also  simplified  method  for 
beneficiaries using the certification on the methodology. 
If  the  beneficiary  has  a  certificate  on  the  Methodology  under  Form  E  approved  by  the 
Commission, the auditor does not have to perform a recalculation of the ratio of indirect costs 
but has to check whether the certified methodology is correctly applied. 
 
61 

4.4.2 Flat rate 20%  
According to the EGGA a beneficiary may opt for a flat rate of 20% of its total direct eligible 
costs,  excluding  its  direct  eligible  costs  for  subcontracting  and  the  costs  of  resources  made 
available by third parties which are not used on the premises of the beneficiary. 

Every beneficiary whatever the accounting system it uses is allowed to choose this flat rate. If 
this option is chosen, there is no need for certification of the indirect costs.  
A  beneficiary  which  opts  for  the  flat-rate  of  20%  for  its  first  participation  under  FP7  can 
subsequently  opt  for  the  actual  cost  method  if  the  accounting  system  allows  identifying  its 
real  costs.  After  this  change  the  beneficiary  cannot  opt  again  for  the  flat  rate.  This  change 
does not affect the previous grant agreements. 
By this option, indirect costs are calculated as a percentage of 20% of the direct eligible costs 
excluding subcontracting and the costs of resources made available by third parties which are 
not used on the premises of the beneficiary. Therefore, the verification work is limited to the 
check on arithmetical accuracy of the flat rate applied on the eligible direct costs. 
4.4.3 Flat rate 60%  
Non-profit  public  bodies,  secondary  and  higher  education  establishments,  research 
organisations  and  SMEs
,  which  ,  due  to  the  lack  of  analytical  accounting,  are  unable  to 
identify  with certainty  their real indirect costs for the project , when participating in funding 
schemes which include research and technological development  and demonstration activities, 
as referred to in the table of Article II.16, may opt for a   flat rate of 60% of the total direct 
eligible costs excluding  its direct eligible costs for subcontracting  and the costs of resources 
made available by third  parties which are not used on the premises of  the beneficiary .This 
flat  rate  shall  be  applied  for  the  whole  duration  of  the  project,  even  if  these  beneficiaries 
change their status during the life of the project ( Article 15 of Annex II ). 

 
By this option, indirect costs are calculated as a percentage of 60% of the direct eligible costs 
excluding subcontracting and the costs of resources made available by third parties which are 
not  used  on  the  premises  of  the  beneficiary.  Therefore,  the  verification  work  includes 
verifying the following conditions have been met: 

the type of organisation 

the accounting system of the organisation 

the type of funding scheme, followed by: 

a check on arithmetical accuracy of the flat rate applied on the eligible direct costs.  
For the relevant details please see the Guide to Financial Issues. 
4.4.4 Reimbursement rate 7 %  
 
In the case of coordination and support actions, the reimbursement of indirect eligible costs 
for every beneficiary may reach a maximum of 7% of the direct eligible costs , excluding its 
direct  eligible  costs  for  subcontracting  and  the  costs  of  resources  made  available  by  third 
parties which are not used on the premises of the beneficiary. 

As it is mentioned in financial guidelines, this is not a flat rate but a maximum reimbursement 
rate. However, actual costs should be declared for those beneficiaries who identify their actual 
 
62 

indirect costs, but they will be reimbursed only 7%.Those using a flat rate of 60% in projects 
with  RTD  activities  cannot  use  it,  because  under  a  CSA  RTD  activities  are  not  funded. 
Therefore they have to use 20% flat rate .For those beneficiaries who are using the method for 
determining  indirect  costs  in  funding  schemes  with  RTD  activities  20%  standard  flat    rate 
then the indirect costs for the participation in the CSA are determined according to the same 
method (20% claimed  but reimbursed 7%). 
The  audit  work  to  be  carried  out  in  the  context  of  the  verification  of  the  indirect  costs 
declared to the Commission will cover the following two aspects: 
  verification  of  the  eligibility  of  the  overheads  taken  into  account  for  the  calculation 
(confirming  that  they  do  not  include  any  of  the  costs  specifically  considered  non-
eligible by the contractual provisions) 
  assessment  of  the  allocation  methodology  applied  by  the  beneficiary  to  allocate  the 
indirect costs to the individual projects (and in particular to the audited action). 
 
Experience shows that Actual cost beneficiaries  usually charge indirect costs using an hourly 
overhead  rate  to  be  applied  to  the  hours  worked  in  the  project  (e.g.  20  euro  for  every 
personnel  hour recorded) or as  a  percentage on personnel  costs  allocated  to  the project  (e.g. 
75%  of  personnel  costs).  The  only  difference  is  that  in  the  latter  case  the  indirect  costs 
charged are progressive to the salary of the staff category. Any other methodology would be 
acceptable  as  long  as  it  is  in  line  with  the  general  accounting  policy  of  the  beneficiary  (the 
same approach should also be used for non-EU grants) and respects the general principles 
defined by the grant agreements(in particular that it does not produce profit).  
For  the  relevant  details  concerning  this  section  please  also  consult  The  guide  to  Financial 
Issues, Guidance notes for beneficiaries and auditors and Audit work programme. 

The following problems can be encountered: 
Although the grant agreement in theory allows beneficiaries to use their standard overhead 
practices
,  in  the  majority  of  cases  these  standards  will  have  to  be  adjusted  to  exclude  the 
following costs not allowed per the grant agreement: 
  Interest, management charges and other Return on Capital Employed included 
  Charges  not  related  to  research  (e.g.  Marketing,  sales  and  distribution  costs,  overhead 
costs of purchase department for industrial contractors, depreciation of factory assets) 
  Charges  and  losses  that  should  be  borne  by  other  projects  as  direct  costs  Check  on  the 
exact list of ineligible costs. 
 
For flat rate beneficiaries: indirect costs are not applied on subcontracting and resources made 
available by third parties not used on the premises of the beneficiary  
A  rule  of  thumb  for  the  assessment  of  the  allocation  methodology  is  to  simulate  the 
apportionment  of  the  overheads  in  the  hypothesis  that  100%  of  the  productive  personnel  of 
the company would be working for the project. 
It is important to keep on file / consult: 
  A complete and detailed breakdown of all the overhead costs which have been taken into 
account for the calculation of the eligible indirect costs. 
  Audit trail of the overheads costs considered to the financial statements  and underlying 
accounting records. 
  A clear explanation of the allocation methodology applied. 
 
63 

 
An explanation of all unusual items or items whose description imply they may not be eligible 
costs. 
4.4.5  Specific  provisions  for  projects  implemented  through  a 
combination  of  Collaborative  Project  and  a  Coordination  and  Support 
Action (CP-CSA) 
 
Finally,  for  activities  under  "Integrating  activities/infrastructures  and  preparatory  phase" 
which are implemented through a combination of a Collaborative Project and a Coordination 
and  Support  Action,  the  ECGA  will  include  a  special  clause  under  Article  7  (special  clause 
No.  19).  This  clause  indicates  that  "Reimbursement  of  indirect  costs  related  to  the 
coordination and support activities, except those related to the management of these activities, 
is  limited  to  a  maximum  of  7%  of  the  direct  eligible  costs  relating  to  these  activities, 
excluding the direct eligible costs for subcontracting and the costs of resources made available 
by third parties which are not used on the premises of the beneficiary". 
It  is  important  to  underline that, (unlike a standard coordination and support activity, CSA), 
this  limit  of  the  7%  does  not  apply  to  management  activities;  for  management  activities  the 
participant's  applicable  indirect  costs  calculation  basis  applies  for  projects  covered  by  this 
special clause No.19. Also, and given that CP-CSA actions include research and technological 
development  and  demonstration  activities,  beneficiaries  who  fulfil  the  conditions  to  use  the 
60% flat rate are entitled to apply it for all activities." 
 
 
64 

4.5 Protection of intellectual property rights 
 
Grant agreement provisions 
Article  II.  28.1  of  the  ECGA  states  that  “where  foreground14  is  capable  of  industrial  or 
commercial  application,  its  owner  shall  provide  for  its  adequate  and  effective  protection, 
having  due  regard  to  its  legitimate  interests  and  the  legitimate  interests,  particularly  the 
commercial interests, of the other beneficiaries.” 
“Foreground” means the results, including information, whether or not they can be protected, 
which are generated under the project. Such results include rights related to copyright; design 
rights; patent rights; plant variety rights; or similar forms of protection. 
Article II.30.1 of the ECGA states that “each beneficiary shall ensure that the foreground of 
which it has ownership is disseminated as swiftly as possible…” 
Protection  of  intellectual  property  rights  is  not  specifically  mentioned  as  an  eligible  cost. 
However, it follows from the provisions indicated above that costs relating to the protection of 
intellectual property rights generated by the project are considered eligible for reimbursement 
if they meet the other conditions for eligibility. Typical costs classified under this heading are 
costs  for  patent  applications.  A  detailed  analysis  can  be  found  in  the  Guide  to  Intellectual 
Property Rules for FP7 projects (CORDIS) 
IPR  protection,  dissemination  and  management  activities  are  an  instance  of  the  “other 
activities of an FP7 project – Article II.16.4 of ECGA. Accordingly, the community financial 
contribution  may  reach  a  maximum  of  100%  of the  total  costs  (direct  and  indirect)  of  these 
activities  subject  to  the  eligibility  criteria  being  fulfilled.  In  particular  they  must  have  been 
used ‘for the sole purpose of achieving the objectives of the indirect action and its expected 
results, in  a manner consistent  with the principles of economy, efficiency  and  effectiveness’ 
(Article II.14.1.e of ECGA). 
 
The following problems can be encountered: 
  Costs are included which are not relevant to the audited project or incurred after project 
duration 
  VAT being claimed 
  Rebates  or  discounts  not  disclosed  (i.e.  amount  stated  on  purchase  order  rather  than 
amount paid charged) 
 
Documentation which should be provided by the beneficiary during the audit: 
  Calculation of the actual costs necessary for the protection of intellectual property rights 
(such as documentary research preliminary to the filing of an application for the granting 
of an industrial property right) 
  Invoices for fees to the competent authorities and/or advisers 
  Voucher/ Expense account of accounting entries 
  Bank statements showing amount and date of payment 
                                                 
14 Foreground shall be the property of the beneficiary carrying out the work generating that foreground (see 
Article 26.1 of Annex II to the ECGA) 
 
65 

4.6 Management costs 
 
Grant agreement provisions 
 Annex II, General Conditions (Art. II.16.5) 15: 

Management of the consortium activities includes: 
  maintenance of the consortium agreement, if it is obligatory, 
  the overall legal, ethical, financial and administrative management including, for each of 
the  beneficiaries,  the  obtaining  of  the  certificates  on  the  financial  statements  and  on  the 
methodology and costs relating to financial audits and technical reviews, 
  implementation  of  competitive  calls  by  the  consortium  for  the  participation  of  new 
beneficiaries, where required by Annex I…, 
  any other management activities foreseen by the annexes, except coordination of research 
and technological development activities.  
 
Practical application 
Costs related to the beneficiaries own financial management of the project (incl. preparation 
of financial statements) may be claimed under management activities. 
 
Costs  for  the  scientific  coordination  may  not  be  charged  under  management  activities  but 
under RTD activities. Examples of tasks considered as scientific coordination include: 
  scientific coordination and monitoring of subprojects and work-packages; 
  supervision of project progress milestones and project global critical path; 
  scientific review of the work performed by the partners including scientific deliverables; 
  monitoring of progress with work packages, deliverables and milestones and the work 
plan, including the verification of the quality, consistency and respect of deadlines; 
  research risk management; 
  preparation of the scientific part of the reports to be submitted to the EC; 
  conflict resolving relating to technical and organisational issues; 
  preparation by scientific/technical staff of scientific meetings incl. agenda, minutes etc.; 
  activities  related  to  participation  in  scientific  decision  making  bodies  such  as  executive 
committees, scientific advisory boards and steering committees (incl. travelling costs). 
 
In  the  Guide  to  Financial  Issues  relating  to  FP7  Indirect  Actions  the  following  examples  of 
management activities are mentioned: 
“1. Designing and maintaining partner specific templates for collecting input to the required 
EU documents, 

2.  Implementing and maintaining of a project-specific database for reporting and controlling, 
including  the  adaptation  of  the  structure  after  changes  in  the  work  plan  and  the 
consortium; 

3.  Drafting  and  maintaining  the  dissemination  and  exploitation  plan  following  the  EC’s 
requirements; 
                                                 
15 There are different model grant agreements for ERC and REA projects. 
 
66 

4.  Preparing and post-processing of EC reviews from the consortium-side including support 
in the implementation of recommendations from the EC and reviewers; 
5.  Preparing,  executing  and  post-processing  of  major  project  meetings  such  as  Steering 
Committee meetings, General Assemblies and meetings with the advisory board 
(tasks: agendas, invitations, location of meeting places, organization of rooms and 
equipment, preparation and distribution of materials, minutes and action lists); 

6.  Implementing  and  maintaining  the  project  infrastructure,  e.g.,  the  internal  platform  for 
information exchange and email lists; 
7.  Handling  of  legal  issues,  IPR  issues  and  maintenance  of  the  consortium  agreement,  if 
obligatory; 
8.  Handling  of  the  project  correspondence  and  the  day-to-day  requests  from  partners  and 
external bodies 
9. Organising a call or a tender to choose a new beneficiary or subcontractor. 
 
 
As opposed to FP6 there is no defined ceiling of costs or percentage of EU funding that can 
be used for management activities. 
Note  that  the  core  activities  of  the  coordinator  mentioned  in  Art.  II.2.3  may  not  be 
subcontracted. 
 
Problems encountered 
Costs erroneously claimed under the management activity: 
  Costs related to the scientific coordination; 
  Costs which do not fulfil the general eligibility criteria. 
 
Documentation/practical advice 
Keep on file/ consult: 
  A  description  of  the  activities  carried  out  by  the  beneficiary  in  the  context  of  the 
management of the consortium; 
  A  breakdown  of  the  management  costs  declared  by  general  ledger  account  and 
transaction; 
  Supporting documentation such as invoices, travel claims etc. 
  Budget for the beneficiary for Management activities in Annex 1; 
  Description of Management tasks for the beneficiary in Annex 1.  
 
 
 
67 

4.7 Marie-Curie flat-rate and lump sums  
 
Considering  the  specificities  of  the  Marie  Curie  grants,  the  following  guidelines  aim  to 
facilitate  the  audit  work  of  Marie  Curie  projects.  They  are  a  compilation  of  information 
relevant to audits of Marie Curie Actions from different sources, such as Financial Guidelines 
Marie  Curie,  various  Marie  Curie  Work  Programmes,  Guidance  Notes  on  Project  Reporting 
and internal communications. 
In general, grants can take three different financing forms:  
 
  reimbursement of costs (co-financing) 
  lump sum and 
  flat-rate financing. 
 
In  the  Marie  Curie  Actions,  different  financing  forms  can  be  observed,  ranging  from  pure 
lump  sum  financing,  as  is  the  case  for  International  Reintegration  Grants  (IRG),  to  a 
combination  of  reimbursement  of  costs  and  flat-rate  financing.  Examples16  for  the  so  called 
mixed  financing  would  be  Intra-European  Fellowships  (IEF)  or  Initial  Training  Networks 
(ITN),  where  categories  A  are  based  on  flat-rates  and  categories  G  (management  costs)  are 
reimbursed on basis of eligible costs. Different financing also implies that different provisions 
need  to  be  considered.  Whereas  the  reimbursement  of  costs  is  related  to  Annex  II,  the  flat 
rate/lump sums are detailed in Annex III and the relevant Work Programmes. 
 
The  concepts  of  lump  sums  and  flat  rate  financing  were  introduces  by  the  Financial 
Regulations (FR) and its Implementing Rules (IR) as a supplement to the classic form of real 
eligible costs. The definitions are given below: 
 
Lump  sums  –  intended  to  cover  certain  costs  to  cover  an  action  of  a  Work  Programme. 
Amounts are based on estimates and are determined ex-ante on basis of historical actual costs 
(statistically determined on basis of previous realised actions in the same field). 
 
Flat-rates – intended to cover specific categories of expenditures which are clearly identified 
in advance either by a) applying a percentage e.g. 7% for indirect costs on total eligible direct 
costs or b) applying standard scale of unit costs, i.e. a predefined standard component  (a unit 
costs) is combined with an individual element (e.g. number of occurrences of this unit cost). 
This allows to apply differentiated rates e.g. adapted per country, category etc. 
 
One  main  objective  of  flat  rates/lump  sums  was  to  limit  the  administrative  workload  of  the 
Commission  services,  as  rates  are  typically  applied  for  low-value  grants  of  recurring  nature 
and treated in large numbers, while at the same time respecting the principles of co-financing 
and no-profit. 
 
In order to comply with the requirements of co-financing17 and no-profit18, the rates are fixed 
in such a way that the Commission does not finance the total costs of the envisaged operation 
                                                 
16 For WPs 2007 and 2008 only. 
17 Can be ensured that only certain categories of costs are covered, which may be financed either partly or even 
fully. 
18 Need to be ensured a priori when determining the rates on the basis of the historical real costs. 
 
68 

and  that  the  beneficiary  does  not  make  a  profit  from  the  grant  awarded  at  the  end  of  the 
operation. Therefore, the rates need to be re-examined and updated every 2 years.  
 
The  authorisation  of  flat  rate/lump  sum  financing  is  given  by  the  Commission  by  a  duly 
reasoned decision. 
 
4.7.1  Marie Curie Indirect Actions   
The actions under the Marie Curie People programme can be broadly divided into three types: 
 
  Host driven actions (mono and multi beneficiary) e.g. Initial Training Networks (ITN) or 
Industry-Academia Partnerships and Pathways (IAPP) and 
 
  Individual  fellowships  (mono  beneficiary)e.g.  Intra-European  Fellowships  (IEF), 
Incoming  International  Fellowship  (IIF),  International  Reintegration  Grants  (IRG)  and 
European 
Reintegration 
Grants 
(ERG) 
or 
Career 
Integration 
Grants 
(CIG) 
 
  Other  actions  (not  covered  by  this  guideline)  e.g.  Researchers  Nights,  Marie  Curie 
Excellence Awards, COFUND, IRSES, IAPP 
 
4.7.2   EU's financial contribution 
The EU’s financial contribution to the actions usually takes the form of grants, covering up to 
100% of the budget of the action. 
 
4.7.3   Relevant Provisions and Guidelines 
A consultation of the relevant Work Programmes19 (WP) and Annex I to the grant agreements 
is essential, as there exist many different rates depending on the action and the modalities of 
the contributions evolve over time (on average one WP per call). The relevant WP is the one 
corresponding  to  the  call  under  which  the  proposal  was  submitted.  Different  WPs  can  be 
obtained from http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html. 
 
 
4.7.4   Categories of eligible costs 
Eligible expenses can be further divided into:  
 
  Expenses for the activities carried out by the researchers and 
 
  Expenses for the activities carried out by the host organisations. 
 
It  has  to  be  taken  into  account  that  for  IRG,  ERG  and  CIG  the  community  financial 
contribution takes the form of a pure lump sum financing under category I only. 
                                                 
19 As a rule of thumb, the relevant WP can be roughly related to the first two digits of the project number:  
  WP 2007/2008  project numbers beginning with 21,22 and 23  
  WP 2009 
project numbers beginning with 24 and 25 
  WP 2010 
project numbers beginning with 26 and 27   
 
69 

 
 
4.7.4.1. Sub categories of expenses for the activities carried out by the 
researchers 
 
There are 4 sub-categories of expenses for the activities carried out by the researcher. Those 
categories are for the exclusive benefit of the appointed researcher. 
 
It is important to be aware that not all sub-categories are applicable for all actions. There can 
be different rates to be applied within one sub-category and the modalities of the Community 
contribution can evolve over time.  
 
Category A) Living and monthly mobility allowances  
 
The minimum eligible living allowances are set as per annum amounts for different types of 
recruitment engagements (employment contract or fixed-amount fellowship) and in function 
of the level of experience of the researcher (early stage or experienced). 
 
Along with the living allowance, a monthly mobility allowance will be paid to eligible 
researchers, taking into account their family situation (married, relationship, children etc.). 
 
The rates for living and mobility allowances are adjusted for the costs of living in different 
host countries. 
 
B) Travel allowances 
 
The eligible travel allowances are fixed amounts, depending on the direct distance between 
the place of origin of the researcher and the host institution. The amounts are paid for every 
period of 12 months or less, irrespective of the actual travel costs incurred by the researcher. 
 
Category C) Career exploratory allowance 
 
This allowance of one single payment of €2.000/fellow is paid only for recruited researchers 
appointed under the project for at least one year, and is intended to enable each researcher to 
help develop their career by e.g. attending job interviews, additional courses, job fairs, etc. 
The career exploratory allowance should not be paid before having completed at least 12 
months of the fellowship. 
 
Category D) Contribution to the participation expenses of eligible researchers 
 
This contribution is managed by the beneficiary for expenses related to the participation of the 
researchers in research and training activities (contribution to research-related costs, meetings, 
conference attendance, training actions, etc). It consists of monthly fixed amounts, depending 
on the research project being laboratory based or not.  
 
For each researcher-month of actual employment, the beneficiary is entitled to the 
corresponding monthly amount. 
 
70 

 
4.7.4. 2 Implications for the audit work specific to the activities carried 
out by the researcher 
 
Categories A-C 
The above categories A-C represent flat rate financing. This implies that there is no need for 
ex-post verification related to the costs actually incurred by the beneficiary.  
 
Therefore, a financial audit shall ensure that  
 
  the generating events corresponding to the activities financed by the flat-rate financing   
did occur (did the supported fellow researcher actually work on the funded projects?) 
and that 
  the beneficiary used the totality of the allowances to maximise her/his payment 
 
The REA will not accept underpayments as the flat rates aim at providing the researchers with 
a minimum level of remuneration. In practical terms, the fixed rate allowances constitute the 
gross  salaries  of  the  fellows:  they  have  to  be  fully  used  to  pay  the  net  salaries  and  the 
contribution for social security, tax, etc. Underpayments are considered a breach of the grant 
agreement.  
 
However, will a review or audit find a situation of improper, partial or late implementation of 
the agreed Work Programme, corrections shall be made. Where the objectives set in the grant 
agreement have not been achieved, the amount due should be decreased pro rata. 
 
In contrary, the beneficiary can pay the fellow a higher rate than the Marie Curie rate, but it 
must be sourced from other funds. 
 
Category D 
The above said  for categories  A-C is  also  in  general  valid for category D. As category  D is 
managed by the host organisation, a financial audit shall in particular ensure that  
 
  the generating events corresponding to this activity financed by the flat-rate financing 
did occur (i.e. was the fellow present?) 
 
In  the  case  where  the  beneficiary  (host  organisation)  claims  less  than  the  pre-defined 
contractual  amount  the  agreed  flat  rate  needs  to  be  granted,  provided  the  generating  event 
took place, Therefore, a positive adjustment needs to be indicated in the audit report, followed 
by a remark that REA will pay only the full flat rate, when an additional costs statement will 
have been presented. 
 
All the above criteria can be evidenced by looking at the contract/agreement with the fellow 
and typically includes checking the proof of payment of her/his salary and of the deductions 
for social security, tax etc. Also, conference abstracts, library records and lab book entries can 
be  consulted  for  evidencing  a  participation  of  the  fellow.  In  addition,  the  eligibility  and 
mobility criteria of the fellow can be verified, such as marital status, research experience, last 
residence or main activity before joining the project etc. 
 
 
71 

4.7.4.3 Sub categories of expenses for the activities carried out by the 
host organisations 
There are 5 sub categories of expenses for the activities carried out by the host organisation.  
 
As already highlighted in the previous paragraph, it is important to be aware that not all sub-
categories are applicable for all actions. There can be different rates to be applied within one 
sub-category and the modalities of the Community contribution can evolve over time. 
 
Category E) Contribution to the research/training/transfer of knowledge programme expenses 
 
This is a contribution of a fixed amount per researcher/month that goes to the beneficiary for 
the execution of the project (publication of vacant positions, internal training actions), to the 
participation of eligible researchers in research and transfer of knowledge activities (research 
costs,  participation  in  meetings  and  conference  attendance,  etc)  and  contribution  to  the 
expenses related to the coordination between participants (partnership meetings, secondment 
of staff, etc). 
 
For  each  researcher-month  of  actual  employment,  the  beneficiary  is  entitled  to  the 
corresponding monthly amount. 
 
 
Category F) Contribution to the organisation of international conferences, workshops and 
events (host driven actions only) 
 
This  contribution  is  managed  by  the  beneficiary  for  the  organisation  of  international 
conferences,  workshops  and  events  open  to  participants  outside  the  network,  including: 
organisational expenses (invitation of keynote speakers, publications, rental of premises, web 
casting) and participation fees of eligible researchers from outside the partnership. It is a fixed 
amount contribution of €300 per researcher-day for researchers from outside the partnership, 
for the duration of the event. In order to guarantee that this fixed amount contribution does not 
lead  to  any  profit  in  the  organisation  of  such  conferences,  workshops  or  events,  the 
beneficiary will be required to declare that this flat rate contribution, together with any other 
possible  sources  of  income  directly  linked  to  such  an  event  (e.g.  enrolment  fees  for 
participants, sponsorships, etc.), does not exceed the costs of the event. 
 
This category only applies to projects funded from the 2007 and 2008 Work Programmes. As 
of Work Programme 2009, this allowance is entailed within the category E. 
 
Category G) Management activities (including audit certification) 
 
Management costs cover, among others, the cost of the salary of a person dedicated to assist 
with the management of the project, the fee to an external independent auditor for submitting 
mandatory certificates on the financial statements, participation in mid-term review meetings 
etc. 
In addition, a portion of the salary of the scientist in charge corresponding to the time spent on 
the administrative duties performed may also be charged. However, coordination of research 
and technological development activities cannot be charged under management activities. 
 
 
  WP 2007/2008 
 
72 

The expenses for management activities are reimbursed on the basis of eligible costs and are 
capped  to  certain  percentage  ceilings  of  the  total  Community  financial  contribution.  These 
ceilings are not applied by participant, but for the project as a whole.  
 
  WP 2009 onwards  
o  For individual fellowships 
Categories G and H are consolidated and a flat rate amount per researcher/month is paid. This 
amount  is  additionally  adjusted  for  the  costs  of  living  in  different  host  countries.  The 
reimbursement of these costs is capped to a percentage ceiling of adjusted20 direct costs. 
o  For host driven actions 
The eligible expenses for management activities are reimbursed on the basis of eligible costs 
and capped to percentage ceilings of the total financial contribution of the Union. 
 
Category H) Contribution to indirect costs 
 
The  following  costs  may  be  considered,  by  way  of  example,  as  overheads:  costs  connected 
with  infrastructures  and  the  general  operation  of  the  organisation  such  as  hiring  or 
depreciation  of  buildings  and  plant,  water/gas/electricity,  maintenance,  insurance,  supplies 
and  petty  office  equipment,  communication  and  connection  costs,  postage,  etc.  and  costs 
connected with horizontal services such as administrative and financial management, human 
resources, training, legal advice, documentation, etc.  
 
 
  WP 2007/2008 
A flat rate payment of 10% of adjusted21 direct costs is calculated.  
 
  WP 2009 onwards 

For individual fellowships 
Categories G and H are consolidated and a flat rate amount per researcher/month is paid. This 
amount  is  additionally  adjusted  for  the  costs  of  living  in  different  host  countries.  The 
reimbursement of these costs is capped to a percentage ceiling of adjusted22 direct costs. 

For host driven actions 

flat 
rate 
payment 
of 
10% 
of 
adjusted23 
direct 
costs 
is 
calculated.  
 
Category I) Other types of eligible expenses 
 
 
Industry-Academia Partnerships and Pathways (IAPP) 
Participating SMEs can charge small equipment expenses to the project up to a maximum of 
10% of the total contribution to the SME participant, provided that they are:  

duly justified for the project; 

based on real costs; 

with prior agreement by the Commission/REA. 
                                                 
20 Total direct costs except for subcontractors and the costs of the resources made available by third parties that 
are not used in the premises of the beneficiary. 
21 Direct costs except for subcontractors 
22 Total direct costs except for subcontractors and the costs of the resources made available by third parties that 
are not used in the premises of the beneficiary. 
23 Total direct costs except for subcontractors and the costs of the resources made available by third parties that 
are not used in the premises of the beneficiary. 
 
73 

 
 
Reintegration grants (ERG, IRG, CIG) and Incoming International Fellowships (IIF) 
Contribution  managed  by  the  hosting  organisation  for  expenses  related  to  the  integration  of 
the researcher in the host institution. A fixed amount per researcher/year is foreseen.  
 
  Excellence Awards  
A lump sum of 50.000 EUR per award is granted which the award holder is free to use. 
 
4.7.4.4 Implications for the audit work specific to the activities carried out 
by the host organisation 

 
Category E 
In line with category D, evidence for auditors that the beneficiary supported the participation 
of  the  researcher  in  research  and  training  activities  (generating  events),  can  be  obtained  by 
looking at adequate evidence, e.g. attendance lists for meetings, trainings etc.  
 
Category F 
In  line  with  category  D  and  E,  evidence  for  auditors  that  the  generating  event  took  place  is 
essential for accepting the claims. Here specific evidence such as daily signed attendance lists 
for conferences  need to  be evidenced.  In  addition,  the beneficiary needs  to  demonstrate that 
any profit has been declared as a receipt.  
 
Category G 
Audit evidence 
As  mentioned  in  the  general  background,  the  expenses  for  management  activities  are 
reimbursed on the basis of eligible costs in WP 2007 and 2008. Consequently, the beneficiary 
needs to be able to show the full records of expenditures, for salary costs charged, time sheets 
must be completed and retained. 
 
Ceilings 
The  WPs  are  explicit  about  relating  the  maximum  reimbursable  amounts  to  the  total 
Community  contribution.  Consequently,  audited  mono-beneficiaries  could  declare  more  or 
less overheads in relation to their maximum EC contribution for any given period and multi-
beneficiary  could  even  not  adhere  to  their  maximum  at  all,  as  long  as  the  overall  ceiling 
would  be  respected.  At  final  payment  stage,  the  operational  services  will  take  all  payments 
into  consideration  and  will  cap  the  overall  contribution  accordingly,  i.e.  the  maximum 
reimbursable rates as indicated in the WP are not relevant for capping the eligible costs. 
 
The process to be followed during the audit is to check the eligibility of the costs claimed in 
category G. Deviations between the claimed management costs and the eligible management 
costs  need  to  be  reported  as  usual.  In  addition,  an  explanation  should  follow  that  the  final 
financial  impact  is  determined  at  the  final  payment  stage  by  the  operational  services  of  the 
REA. 
 
Category H 
All contributions to overheads or to Management & Overheads will be capped by the auditors 
according to their maximum rates per partner and per period. 
 
In particular, from 2009 onwards for individual fellowships, a financial audit shall ensure that  
 
74 

 
the generating events corresponding to these activities financed by the flat-rate did occur 
(i.e. was the fellow present?) 
 
Category I 
IAPP 
Category  I is  a real  cost category  and therefore  full records of expenditure must be retained 
and provided to the REA on request. 
 
Reintegration Grants (IRG, ERG and IIF-Return phase) 
As outlined in the foreword, category  I relates to flat rates (scale of unit costs) / lump sums 
which  are  not  subject  to  justification  of  actual  costs  incurred.  They  nevertheless  remain 
subject to justification that the conditions for the allowance based on the flat rates are fulfilled 
(i.e. reported researcher/months were actually executed). Therefore, in the case of a financial 
audit,  beneficiaries  would  need  to  provide  proof  of  the  recruitment  of  the  researcher 
(employment  contract/agreement)  and  proof  that  the  researcher  worked  on  the  project  (this 
can include lab books, conference abstracts, library records, etc). 
 
4.7.5   General implications for the audit work 
 
Average personnel costs 
The Marie Curie grant agreements do not allow for average personnel costs to be charged, not 
even when certified by Certificate on Methodology. 
 
No transfer of budget between categories A-D and E-I 
The Marie Curie grant agreements prohibit budget transfers from the allowances allocated for 
the  activities  carried  out  by  the  researcher  (category  A-D)  to  the  amounts  allocated  for  the 
activities carried out by the beneficiary (host). 
 
Transfer between beneficiaries is possible 
Any  transfers  between  beneficiaries  need  to  be  agreed  on  in  the  consortium  agreement. 
Regarding  categories  A-C,  they  should  in  general  be  reported  by  the  beneficiary  paying  the 
fellow.  Category  G  however,  can  be  distributed  among  the  beneficiaries  as  agreed  at 
consortium level and be reported as actually used. 
 
Different model grant agreements 
Versions  of  the  grant  agreements  for  mono  beneficiaries  and  multi  beneficiaries  have  their 
own tailored Annex II "General conditions" and therefore the same subjects e.g. referring to 
the eligible costs of the project can be dealt with in different articles. 
 
Early Terminations 
It has to be considered that the flat rates are set out on the basis of a full-time appointment of 
the  researchers.  Therefore,  in  case  of  a  part-time  appointment,  the  allowances  need  to  be 
adapted  pro-rata,  to  the  time  actually  spent  on  the  project.    Categories  B  and  C  are  an 
exception to this, as they are paid every period of 12 months or one single payment for stays 
of  at  least  1  year,  respectively.  Also  categories  D  and  E,  especially  in  multi-beneficiary 
contracts,  can be unevenly distributed between the beneficiaries (i.e. not  correspond directly 
to  the  implemented  months  at  the  relevant  beneficiary)  due  to  secondments,  network  wide 
training events, etc. , so also here a pro rata application is not appropriate. 
 
 
75 

Example  of  the  calculation  for  Categories  G  and  H  on  an  ITN  project  (only  for  WP 
2007-2008) 

 
MC Indirect Action
claimed P1
eligible P1
audit 
adjustments

(A) monthly living+mobility allowance
3
  34.645,50 
3
  34.645,50 
           - 
 
(B) travel allowance
    8
  .000,00 
    8
  .000,00 
           - 
 
(C) career exploratory
    6
  .000,00 
    6
  .000,00 
           - 
 
(D) contribution participation
   5
  0.400,00 
   5
  0.400,00 
           - 
 
(E) contribution research
   5
  1.600,00 
   5
  1.600,00 
           - 
 
(F) organisation
   7
  2.000,00 
   7
  2.000,00 
           - 
 
(G) mgt excl. overheads
   6
  5.000,00 
   5
  5.000,00 
- 1
  0.000,00 
subtotal
5
  87.645,50 
5
  77.645,50 
- 1
  0.000,00 
overhead ex mgt
   6
  0.000,00 
   5
  2.264,55 
-   7
  .735,45 
overhead on mgt.
    7
  .000,00 
    5
  .500,00 
-   1
  .500,00 
subtotal (H) overheads
   6
  7.000,00 
   5
  7.764,55 
-   9
  .235,45 
total
6
  54.645,50 
6
  35.410,05 
- 1
  9.235,45 
 
 
In  the  above  example,  the  beneficiary  claimed  65.000  EUR  management  costs,  which  is 
around 10% of the EU contribution for that period. Following the financial audit, 55.000 EUR 
management costs were found eligible, representing around 9%. Therefore, an adjustment of -
10.000 EUR has to be made. Please note that the 7% ceiling is not applied at the audit level, 
but at the funding level. 
 
The beneficiary claimed also 67.000 EUR overhead costs, which represent 11,4% of the sum 
of  (A)  to  (G)  (=  "direct  costs  excl.  subcontracting").  Here  the  cap  to  10%  of  the  eligible 
"direct  costs  excl.  subcontracting"  has  to  be  applied  per  period  and  partner,  resulting  in  an 
additional adjustment of -9.235,45 EUR. 
 
4.7.6   Reporting requirements 
The standard  audit report  template was not  tailor made for Marie Curie  Actions. Hence, the 
audit report needs to be adapted in view of the  
 
  different contractual provisions and 
  part  4,  inclusion  of  a  section  “Lump  sums  and  flat  rates  declared:  Audit  work  and 
findings” 
 
For  a  brief  overview,  please  find  in  the  box  below  the  typical  audit  work  to  be  performed. 
This list is not exhaustive and needs to be adapted to the specificities of the WP.  
 
Please  note  that  category  G  relating  to  certain  WPs  can  be  dealt  with  in  the  usual  section 
Direct costs – Personnel Costs. 
 
X.1 Lump sums and flat rates declared: Audit work and findings 
X.1.1 Amounts claimed 
Grant agreement 

 
Cost claimed 
Period audited 
 
Euro 
Personnel Costs 
 
*Of which: (A) monthly living +mobility allowance 
 
 
76 

*Of which: (B) travel allowance 
 
*Of which: (C) career exploratory 
 
*Of which: (D) contribution participation 
 
*Of which: (E) contribution research 
 
*Of which: (F) organisation 
 
 
X.1.2 Work performed  
 
The tests performed on a full scope basis during our audit work were the following: 
 
  We reconciled the costs claimed in the financial statements per activity with the project 
accounts as follows: 
 
(A) Monthly living + mobility allowance: 
  We agreed participants to contracts; 
  We  agreed  the  calculation  of  costs  to  workings  in  Annex  I  and  relevant  Work 
Programme; 
  We agreed the participants’ time as working on the project 100%; 
  We checked the participants’ marital status and if children, to contractor’s records; 
  We  checked  the  level  of  experience  of  the  researcher  (e.g.  when  doctoral  degree 
received etc.); 
  We agreed that the costs claimed represent payments to the researchers; 
  We agreed that the costs claimed were incurred during the duration of the project; 
  We checked the last residence or main activity before joining the project; 
  Etc. 
 
(B) Travel allowance: 
  We  agreed  the  calculation  of  costs  to  workings  in  Annex  I  and  relevant  Work 
Programme; 
  We agreed that the costs claimed represent payments to the researchers; 
  We checked the direct distance between the place of origin of the researcher and the 
host institution; 
  We agreed that the costs claimed were incurred during the duration of the project; 
  Etc. 
 
(C) Career exploratory: 

  We  agreed  the  calculation  of  costs  to  workings  in  Annex  I  and  relevant  Work 
Programme; 
  We agreed that the costs claimed represent payments to the researchers; 
  We agreed that the costs claimed were incurred during the duration of the project; 
  Etc. 
 
(D) Participation of the eligible researchers: 
  We ensured that costs were directly related to the contract; 
  We checked if project was laboratory based or not; 
  We agreed that the costs claimed were incurred during the duration of the project; 
  Etc. 
 
 
77 

(E) Contribution to the research/training of the researcher for the host organisation : 
   We ensured that costs were directly related to the contract; 
  We agreed that the costs claimed represent payments in relation to the researchers;  
  We agreed that the costs claimed were incurred during the duration of the project; 
  Etc. 
 
(F)  Contribution  to  the  organization  of  international  conferences,  workshops  and 
events 

  We have checked the attendance lists, agendas, minutes, programmes; 
  Etc. 
 
 
 
78 

5. EXCHANGE RATE 
 
Grant agreement provisions 

Article II.6.4. of the ECGA stipulates that “Costs shall be reported in Euro. Beneficiaries with 
accounts  in  currencies  other  than  the  Euro  shall  report  costs  by  using,  either  the  conversion 
rate  published  by  the  European  Central  Bank  that  would  have  applied  on  the  date  that  the 
actual  costs  were incurred, or its  rate  applicable  on the first day of the month following the 
end of the reporting period. Beneficiaries with accounts in Euro shall convert costs incurred in 
other currencies according to their usual accounting practice.” 
It  is  to  be  noted  that  the  beneficiaries  are  not  required,  as  it  was  the  case  under  FP6,  to 
indicate the option chosen as regards the conversion rate in the submitted financial statements. 
The Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions further develops the provisions 
included in  Article  II.6.4.  of the ECGA. Two situations may occur as  regards conversion of 
costs into Euro: 
1. The accounts of the beneficiary are kept in Euro 
Even  though  the  beneficiary’s  accounts  are  kept  in  Euro,  the  beneficiary  might  incur  some 
specific  costs  in  a  currency  other  than  the  Euro  (e.g.  invoice  for  a  service  issued  by  a  UK 
company  and  expressed  in  GBP).  If  this  cost  is  to  be  included  in  the  financial  statements 
towards the EC, the auditors must check: 
(i) That the cost included in the financial statements towards the EC correspond to the 
cost according to the beneficiary’s accounts; and, 
(ii)That  the  cost  expressed  in  Euro  in  the  beneficiary’s  accounts  result  from  a 
conversion  which  is  in  accordance  with  its  usual  accounting  practices.  Please  note 
that the beneficiary might, according to its usual accounting practice for conversion 
of  costs  into  Euro,  taken  other  rates  into  consideration  than  the  ones  foreseen  in 
Article II.6.4 of the ECGA. 
 
2.The accounts of the beneficiary are not kept in Euro 
Here the whole costs according to the beneficiary’s accounts are to be converted into Euro in 
the financial statements submitted to the European Commission. To this end, the beneficiary 
shall report in Euro on the basis of the exchange rate that would have applied either: 
On the date that the actual costs were incurred; or, 
On the basis of the rate applicable on the first day of the month following the end of the 
reporting period. 
For both options, the daily exchange rates are fixed by the European Central Bank (ECB) and 
may  be obtained  at  the following internet  address:  http://www.ecb.int/stats/eurofxref/  or, for 
the rate of the first day of the month following the reporting period, in the relevant OJ of the 
European  Union.  The  choice  must  be  the  same  for  all  reporting  periods  in  a  given  grant 
agreement.  For  the  days  where  no  daily  exchange  rates  have  been  published,  (for  instance 
Saturday, Sunday and New Year’s Day) you must take the rate on the next day of publication. 
The use of other sources for exchange rates (other than the ECB) is admissible only where no 
other  solution  is  possible  (i.e.  when  ECB  does  not  include  the  daily  exchange  rates  for  a 
particular currency). 
 
 
79 

6. RECEIPTS OF THE PROJECTS AND INTEREST YIELDED 
BY THE PRE-FINANCING PROVIDED BY THE COMMISSION  

6.1 Receipts of the projects 
 
 
Grant agreement provisions 
Article II.17 ECGA 
Receipts of the project may arise from: 
a) Resources made available by third parties to the beneficiary by means of financial transfers 
or contributions in kind which are free of charge: 
i. shall be considered a receipt of the project if they have been contributed by the third party 
specifically to be used on the project
ii.  shall  not  be  considered  a  receipt  of  the  project  if  their  use  is  at  the  discretion  of  the 
beneficiary’s management. 
b) Income generated by the project
i.  shall  be  considered  a  receipt  for  the  beneficiary  when  generated  by  actions  undertaken  in 
carrying out the project and from the sale of assets purchased under the grant agreement up to 
the value of the cost initially charged to the project by the beneficiary
ii.  shall  not  be  considered  a  receipt  for  the  beneficiary  when  generated  from  the  use  of 
foreground resulting from the project. 
Article II.18.3 
The  financial  contribution  of  [the  Union]  [Euratom]  cannot  give  rise  to  any  profit  for  any 
beneficiary. For this purpose, at the time of the submission of the last financial statement, the 
final amount of the financial contribution of [the Union] [Euratom] will take into account any 
receipts  of  the  project  received  by  each  beneficiary.  For  each  beneficiary,  the  financial 
contribution of [the Union] [Euratom] cannot exceed the eligible costs minus the receipts for 
the project
 
Possible practical application 
Three kinds of receipts must be taken into consideration: 
1.  Financial transfers or their equivalent to the beneficiary from third parties; 
2.  Contributions in kind from third parties; 
3.  Income generated by the project (e.g. admission fee to a conference carried out by the 
consortium/beneficiary,  sale  of  the  proceedings  of  such  a  conference,  sale  of  assets 
bought for the project, etc.), with the exception of income generated by the use of the 
knowledge generated by the project. 
 
In  the  first  two  cases  (financial  transfers  or  contributions  in  kind),  there  are  two  cumulative 
conditions to be fulfilled in order to consider these endowments as receipts of the project: 
1.  If the contribution made by a third party is allocated to the beneficiary specifically for 
use  on  the  project,  the  resources  must  be  declared  as  receipts  of  the  project  in  the 
 
80 

beneficiary’s Financial Statement (Form C). However, if the use of these contributions 
is at the discretion of the beneficiary they may be considered as eligible costs of the 
project, but are not to be considered as receipts; 
2.  If there is no full reimbursement by the beneficiary to the third party, the part of the 
costs  that  has  not  been  reimbursed  has  to  be  considered  as  a  receipt  and  must  be 
declared  by  the  beneficiary  as  such.  The  part  which  has  been  reimbursed  is  not  a 
receipt or a contribution by a third party, but a cost to the beneficiary, and should be 
declared as such. 
 
Contributions  from  one beneficiary to  another within the same project  are not  considered as 
receipts. 
The  financial  contribution  of  the  Union/Euratom  may  not  have  the  purpose  or  effect  of 
producing  a  profit  for  the  beneficiaries.  For  this  reason,  the  total  requested  EU/Euratom 
funding plus receipts cannot exceed the total eligible costs.  
If  Total  EU  contribution  +  receipts  ≤  total  eligible  costs  =  No  reduction  of  EU/Euratom 
Contribution. 
Profit must be assessed at the level of the beneficiary. 
Beneficiaries must take into account and declare receipts which are established (revenue that 
has been collected and entered in the accounts), generated or confirmed (revenue that has not 
yet  been  collected  but  which  has  been  generated  or  for  which  the  beneficiary  has  a 
commitment  or  written  confirmation)  at  the  time  of  the  submission  of  the  last  financial 
statement  (i.e.  after  the  end  of  the  project).  Then  the  potential  reduction  of  the  EU/Euratom 
contribution may take place. 
Further  guidance  may  be  obtained  from  the  FP7  Guide  to  Financial  Issues  available  at  the 
following link (updated regularly): 
ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf  
 
Problems encountered 
1.  Co-financing  received  from  various  national  authorities  or  private  entities  not 
declared; 
2.  Income generated by the project not declared (i.e. conference fees, sale of equipment 
bought for the project, etc.); 
3.  Difficulty to evaluate the contributions in kind, where there is no specific indication in 
this regard; 
4.  Erroneous deduction of the receipts for the project from the costs claimed. 
5.  Identifying if a grant from another funding scheme is targeting the project (obligation 
to declare) or the beneficiary as a whole (no obligation to declare). 
 
Documentation 
1.  Breakdown of receipts of the project; 
2.  Agreements/written confirmations between the beneficiary and the third parties (i.e. to 
check  if  the  amounts  are  at  the  discretion  of  the  beneficiary,  if  any  reimbursement 
requirements  to  the  third  party  are  foreseen,  check  the  value  of  the  contributions  in 
kind); 
 
81 

3.  Bank  statements/payment  documents/petty  cash  receipts  showing  amount  and  date 
(i.e.  check  financial  contributions  received,  reimbursements  to  third  parties, 
conference fees from participants collected etc); 
4.  General  ledger as  extracted from  the accounting  system to  be used for  reconciliation 
purposes. 
 
6.2 Interest yielded by the pre-financing provided by the 
Commission 
 
Until 31/12/2012 
 
Grant agreement provisions 

Article II.19 ECGA 
1.  Pre-financing remains the property of [the Union] [Euratom] until the final payment. 
2.  The Commission  shall recover from  the  coordinator/mono beneficiary, for each reporting 
period  following  the  implementation  of  the  agreement,  the  amount  of  interest  generated 
when  such  pre-financing  exceeds  the  amount  fixed  in  the  Financial  Regulation  and  its 
Implementing Rules
 
Financial regulation provisions 
Article 5a FR 
1.  Interest  generated  by  pre-financing  payments  shall  be  assigned  to  the  programme  or  the 
action concerned and deducted from the payment of the balance of the amounts due to the 
beneficiary.  The  Regulation  laying  down  the  rules  for  implementing  this  Regulation, 
hereinafter  ‘the  implementing  rules’,  shall  specify  the  cases  in  which  the  authorising 
officer responsible shall, by way of exception, recover annually such interest. That interest 
shall be entered in the budget as miscellaneous revenue. 
2.  Interest shall not be due to the Communities in the following cases: 
 
(a) pre-financing  which  does  not  represent  a  significant  amount,  as  determined  in  the 
implementing rules; 
 
(…) 
 
Article 3 IR 

Scope of pre-financing 
(Article 5a of the Financial Regulation) 
1.  In  the  case  of  direct  centralised  management  involving  a  number  of  partners,  indirect 
centralised  management  and  decentralised  management  within  the  meaning  of  Article  53 
of the Financial Regulation, the rules laid down in Article 5a of the Financial Regulation 
shall apply solely to the entity receiving pre-financing directly from the Commission. 
2.  Pre-financing shall be regarded as representing a significant amount within the meaning of 
Article  5a(2)(a)  of  the  Financial  Regulation  if  the  amount  is  higher  than  EUR  50  000. 
However, for external actions pre-financing shall be regarded as representing a significant 
amount  if  the  amount  is  higher  than  EUR  250  000.  For  crisis  management  aid  and 
 
82 

humanitarian  aid  operations,  pre-financing  shall  be  regarded  as  representing  a  significant 
amount if it exceeds per agreement EUR 750 000 at the end of each financial year and is 
for projects of a duration of more than 12 months 
 
Practical application 
The coordinator (and only the coordinator/mono-beneficiary) shall inform the Commission 
of the amount of any interest yielded by the non-consumed pre-financing it has received from 
the Commission at each reporting period only when the pre-financing received for the project 
exceeds EUR 50,000. The amount of interest  declared by the coordinator/ mono-beneficiary 
should  be  mentioned  in  its  financial  statements  (Form  C  point  3)  and  will  be  offset  against 
subsequent payments. 
We have to distinguish two situations: 
1.  For  multi-partner  actions,  the  obligation  to  declare  this  interest  applies  only  to  the 
share of pre-financing not yet distributed by the coordinator to the other beneficiaries 
of the consortium. The coordinator does not have to declare interest on its own part of 
pre-financing; 
2.  For  mono-partner  actions  the  whole  pre-financing  paid  by  the  Commission  to  the 
beneficiary will be subject to declaration of interest. 
 
In both situations it is important to remember that: 
  The  entire  pre-financing  will  remain  the  property  of  the  EU/Euratom  until  the  final 
payment; 
  There  is  only  one  single  pre-financing  per  project,  paid  usually  within  45  days 
following  the  entry  into  force  of  the  ECGA.  Therefore,  the  rules  concerning  interest 
apply only to that single pre-financing, and not to interim payments.  
 
The  coordinator/mono-beneficiary  must  receive  and  manage  the  EU/Euratom  funding  in  an 
interest-yielding  bank  account.  The  interest  rate  declared  by  the  coordinator/mono-
beneficiary must be the actual interest rate of the bank account.  
Unlike  the  receipts,  the  interests  must  be  declared  throughout  the  whole  duration  of  the 
project. 
There are two possibilities for the beneficiaries to obtain an exemption from the obligation to 
generate interest: 
  If they are in the legal impossibility to open an interest  yielding bank account under 
their  national  law.  In  the  case  of  international  organisations,  this  legal  impossibility 
arises  from  an  international  treaty  or  their  own  statutes,  or  they  have  to  undertake 
heavy administrative procedures to do so; and 
  If  the  burden  arising  from  the  opening  and/or  operation  of  an  interest-bearing  bank 
account, expressed in terms of costs, is practically as high as or higher than the interest 
that can reasonably be expected to be earned. 
 
The  beneficiary  willing  to  apply  for  this  exemption  will  have  to  follow  the  procedure 
described  in  the  FP7  Guide  to  Financial  Issues  available  at  the  following  link  (updated 
regularly): 
ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf  
 
 
83 

Problems encountered 
1.  Receipt of funds in a non-interest bearing account without proving that the beneficiary 
has obtained the exoneration; 
2.  Interest yielded by the pre-financing not declared by the coordinator receiving the EU 
pre-financing in an interest-yielding bank account; 
3.  Receipt of EU funds for all projects coordinated in one single interest-bearing account 
not  allowing  a  proper  identification  of  the  funds  and  interest  generated  and  their 
attribution to various projects; 
4.  Erroneous calculation of the interest  yielded by the pre-financing attributable to each 
project (where applicable); 
5.  Lack  of  substantiating  documents  (i.e.  bank  statements/bank  confirmations,  detailed 
accounting records allowing reconciliation etc); 
6.  Coordinator calculates interest on its own share. 
 
Documentation 
1.  Copy of the Consortium agreement confirming the coordinator role; 
2.  Breakdown per projects of the interest yielded by the Community funds; 
3.  Bank statements showing amount and date of the interest yielded; 
4.  Detailed  calculations  per  projects  of  the  interest  yielded  by  the  pre-financing  (where 
applicable); 
5.  General  ledger as  extracted from  the accounting  system to  be used for  reconciliation 
purposes. 
 
As of 01/01/2013 
 
Grant agreement provisions (version 14/12/2012) 
 
Article II.19 ECGA 
  
1. Pre-financing remains the property of [the Union] [Euratom] until the final payment.  
2. Interest yielded by the pre-financing made to the coordinator shall not be due to the Union in 
accordance with the Financial Regulation and its Rules of Application.  
 
Financial regulation provisions  
Article 8(4) FR  
 
4.  Interest  generated  by  pre-financing  payments  made  from  the  budget  shall  not  be  due  to  the 
Union except as otherwise provided for in the delegation agreements, with the exception of those 
agreements concluded with third countries or the bodies they have designated. In cases in which it 
is provided for, such interest shall either be re-used for the corresponding action, deducted from 
payment  requests  in  accordance  with  point  (c)  of  the  first  subparagraph  of  Article  23(1)  or 
recovered. 
 
The Commission shall be empowered to adopt delegated acts in accordance with Article 210 
concerning detailed rules on the accounting of interest generated by pre-financing payments. 
 
84 

 
Practical application  
All interest earnt up to 31/12/2012 must be declared. 
As from 01/01/2013, whether or not beneficiaries earn interest on pre-financing is no longer a 
concern and therefore this no longer has to be checked.  
 
85 

7. COORDINATOR'S ROLE 
 
Grant Agreement provisions   

(Art. II.2.3) 
The Coordinator represents the Consortium vis-à-vis the Commission. 
The Coordinator’s tasks are described in Art. II.2.3 of the ECGA, the Coordinator shall: 
  administer the financial contribution regarding its allocation between beneficiaries and 
activities, in accordance with this grant agreement and the decisions taken by the 
consortium. The coordinator shall ensure that all the appropriate payments are made to 
the other beneficiaries without unjustified delay; 
 
  keep the records and financial accounts making it possible to determine at any time 
what portion of the financial contribution of has been paid to each beneficiary for the 
purposes of the project; 
 
  inform the Commission of the distribution of the financial contribution and the date of 
transfers to the beneficiaries, when required by this grant agreement or by the 
Commission; 
 
  review the reports to verify consistency with the project tasks before transmitting them 
to the Commission; 
  monitor the compliance by beneficiaries with their obligations under this grant 
agreement. 
 
The coordinator may not subcontract the above-mentioned tasks. 
 
The Commission will systematically analyse the financial viability of coordinators.  
In the case of the coordinators, if the results of this analysis show a "weak" financial viability, 
this entity will in principle not be allowed to be coordinator of the project. 
However,  this  legal  entity  could  still  be  coordinator  if,  on  voluntary  basis,  it  provides  the 
Commission  with  a  guarantee  which  can  be  considered  equivalent  to  a  guarantee  by  a 
Member State or an Associated Country. 
The cost of this guarantee is not an eligible cost for the project and cannot be charged to it. 
 
Possible practical application 
Distribution of EC contributions 
The  allocation  of  the  EU  contribution  among  the  participants  depends  on  the  consortium. 
Although  the  ECGA  establishes  that  the  distribution  of  the  EC  contribution  shall  be 
transferred by the coordinator without unjustified delay, it does not  establish  a specific time 
limit.  
 
86 

Selection of additional participants 
The consortium may vary its composition on its own initiative.  
The selection of additional participants  may require the publication of a competitive call (in 
this case it is foreseen in Annex I of the ECGA). The publication and evaluation process are 
detailed  in  the  final  provisions  of  Annex  II  (Article  II.35).  In  such  cases  the  evaluation  of 
offers received uses similar procedures in the light of the criteria that governed the selection 
of  the  indirect  RTD  action  concerned,  with  the  assistance  of  two  independent  experts 
appointed  by  the  consortium.  It  should  be  done  on  the  basis  of  the  criteria  described  in  the 
Rules  of  Participation.  The  consortium’s  compliance  with  these  requirements  can  only  be 
assessed  at  the  level  of  the  coordinator,  who  shall  normally  lead  the  procedure  for  the 
selection  of  additional  partners.  During  an  on-the-spot  audit  carried  out  at  the  level  of  the 
coordinator, the audit team should assess whether the requirements have been complied with. 
In particular, the audit team should confirm that: 
  the selection procedure has been published by the consortium; 
  that  the  selection  has  respected  the  principles  of  quality,  transparency,  equality  of 
treatment and impartially (including the absence of conflicts of interest). 
  that ethical considerations have been adequately considered. 
All  changes  in  the  composition  of  the  consortium  need  to  be  approved  in  form  of  an 
amendment to the ECGA. 
Fair treatment 
The principle of flexibility governing the internal management of the consortium may imply 
that some beneficiaries may be treated in an unfair manner by the strongest participants. This 
can  affect  small  and  medium  sized  beneficiaries  in  a  particular  manner.  When  conducting 
audits  at  the  level  of  the  final  beneficiary,  audit  teams  should  be  aware  of  this  risk  and  pay 
special attention to indicators that might suggest that the coordinator is abusing of its position. 
This  is  an  issue  to  be  recognized  by  the  auditor  when  it  occurs  and  to  be  mentioned  in  the 
audit  report.  One  of  the  indicators  may  be  very  long  delays  in  making  payments  to  certain 
beneficiaries by the coordinator. 
 
Problems encountered 
  Delays in forwarding payments to beneficiaries; 
 
  Issues related to the bank account (non-interest bearing account; identification 
problems (due to lack of separate account24); non-declaration of interest). For these 
issues please refer to 6.2  
 
  Coordinator’s tasks carried out by other than the Coordinator (please verify first if 
there is a special clause No 38 allowing for some delegations); 
 
  Unapproved change in the Consortium; 
 
  Modifications in the Consortium agreement  
                                                 
24 Check ECGA for application of special clause No 27 
 
87 

  Charging to the project the cost of the guarantee related to a "weak" financial viability 
of the Coordinator  
 
 
Documentation/practical advice 
The following information should be received and kept on file: 
For the transfer of Community contribution 
  Bank statement showing amounts and dates of payments received from Commission  
 
  Bank statement showing amounts and dates of payments forwarded to other members 
of the consortium 
 
  Consortium agreement and any amendments (if applicable) 
 
For the selection of additional beneficiaries  
  Documentation  concerning  the  selection  of  additional  beneficiaries  by  means  of  a 
competitive  call  where  required  by  the  ECGA  (publication,  evaluation  forms, 
evaluation reports, CV of evaluators, Form Bs, etc.)  
 
  Approved amendment to the ECGA part of AIF 
 
88 

8. ASSESSMENT OF THE RELIABILITY OF THE AUDIT 
CERTIFICATION FUNCTION 
 
Grant agreement provisions 
When  required  by  the  terms  of  the  ECGA,  or  at  least  at  the  last  reporting  period,  FP7 
beneficiaries are required to provide certificates on the financial statements with the financial 
reports submitted to the Commission or Agencies for reimbursement, in an attempt to reduce 
the risk of errors occurring at the beneficiary level.  
The  procedure  of  certification  changed:  whereas  under  FP6  the  auditor  performed  an 
“assurance engagement”, there is an “agreed-upon-procedures engagement” under FP7. 
Who is entitled to deliver the certificate on the financial statement? 
Certificates on the financial statements shall be provided by an external auditor or, in the case 
of public bodies, secondary and higher education establishments and research organisations, a 
competent public officer may provide the CFS. 
In  the  first  case,  the  auditor  providing  the  certificate  must  be  independent  from  the 
beneficiary, who is in charge of the selection of the auditor, the auditor must comply with the 
requirements  established  in  line  with  the  Directive  2006/43/EC  of  the  European  Parliament 
and of the Council of 17 May 2006 on statutory  audits of annual  accounts and consolidated 
accounts or similar national regulations.  
In the second  case, where a public competent  officer is  used, the relevant national  authority 
needs to have established his legal  capacity to audit the beneficiary, and to have established 
that the independence of the officer can be ensured. 
It needs to be assessed whether there is a conflict of interest, for instance it may occur when 
the auditor: 
  stands to benefit directly should the certificate be accepted; 
  has a close relationship with any person representing the beneficiary; 
  is a director, trustee or partner of the beneficiary; 
  is in any other situation that compromises his or her independence or ability to establish 
the certificate impartially. 
  Is involved in the preparation of the financial statements it should certify. 
 
Problems encountered 
 
  Competent public officer not always established by the relevant national authority 
  Charging to the project the cost of CFS, which was submitted before the EUR 375,000 
threshold was reached 
What shall certificates on the financial statements certify? 
The  purpose  of  the  certificate  on  the  financial  statement  is  to  certify  (in  form  of  factual 
findings) that for any given beneficiary: 
the  costs  declared  (including  those  incurred  by  third  parties),  receipts  declared,  as  well  as 
the  declaration  of  the  interest  yielded  by  the  pre-financing,  comply  with  the  requirements 
stated in the ECGA, in particular : 
 
89 

  that they are actual 
  are economic 
  are in accordance with the usual accounting principles of the beneficiary 
  can be identified by the beneficiary in accordance with its accounting system (direct costs 
only) 
  can be directly attributable to the project (direct costs only) and that the exchange rates 
applied for the declaration of costs and receipts are correct. 
 
How shall certificates on the financial statements be prepared? 
They shall be established in accordance with the terms of reference attached as Annex VII to 
the  GA  (agreed-upon-procedures).  Further  guidance  can  be  found  in  Certificates  issued  by 
external auditors - Guidance notes for beneficiaries and auditors, in particular part II. 
Beneficiaries are advised to: 
-  contact/identify ECGA auditors well before the financial statement (Form C) is 
due 
-  complete  the  Terms  of  Reference  for  the  certificate  of  financial  statements 
(Annex  VII  –  Form  D  of  the  FP7  GA)  and  agree  it  with  the  Auditor 
(obligatory
-  provide  the  Auditor  with  a  set  of  documents  containing  the  necessary 
information for the certification 
-  take  into  account  the  results  of  the  audit  work  before  submitting  the  financial 
statement (form C), addressing in particular issues concerning discrepancies in 
factual data or detailed calculations 
-   
External auditors are advised to establish an audit plan/strategy for the preparation of the CFS, 
which includes ensuring the availability and access to key documents. 
External auditors are required to follow the procedures laid down in  Annex VII Form D and 
to complete and submit to the beneficiary the Independent Report of Factual Findings (Annex 
VII – Form D, point 1.9 onwards) – obligatory 
The matrix under 6.4 in the Guidance Notes shows the procedures to be performed for each 
cost  category  depending  on  which  calculation  method  has  been  used  by  the  beneficiary  and 
which certificate the beneficiary has (approved CoM, approved CoMAv or none). 
When shall the certificate on the financial statements be provided? 
It  needs to  be submitted together with  the related beneficiary’s financial statement (form  C) 
and the management report,  
  for  beneficiaries  requesting  FP7  financial  contribution  equal  or  above  EUR 375 000 
(cumulated with all previous payments under a given grant agreement for which a CFS 
has not been submitted) 
  except for projects with a duration of 2 years or less: in this case only one CFS shall be 
submitted at the time of the final payment 
  if the Commission has carried out an audit of the costs incurred by a beneficiary in a 
given period, the Commission can waive the obligation for the audit certificate for this 
period.  Once  the  audit  has  been  concluded,  the  beneficiary's  counter  will  be  re-set 
excluding the audited amount The CFS will still be obligatory for the costs for which 
 
90 

the subsequent financial contribution of the Union claimed by a beneficiary under the 
form of reimbursement of costs is equal to or superior to EUR 375,000 
  The beneficiaries may submit the CFS before the total EU contribution requested 
reaches EUR 375,000. However, if the beneficiary submits a CFS before this EUR 
375,000 threshold is reached, the counter will be re-set for the amount not covered by 
the CFS. The costs of a CFS submitted on a voluntary basis cannot be charged on the 
project as eligible costs as long as the cumulative EU contribution claimed does not 
reach the EUR 375,000 threshold.   
 
Which FP7 instruments are concerned by certificates on the financial statements? 
The specific instruments concerned are: 
-  Networks of excellence (NoE) 
-  Collaborative projects 
-  Coordination and support actions  
-  SME actions  
-  Space and security programmes 
-  Support for frontier research actions 
 
  Marie Curie actions A CFS is not required:  
-  for indirect actions entirely reimbursed by means of lump sums or flat rates 
-  for beneficiaries with costs incurred to the project but without EU contribution 
(mentioned under special clause 9) 
 
If  the  certificate  on  the  financial  statements  has  been  provided  by  an  external  auditor  or  a 
competent public officer from an organisation other than the beneficiary, it is also considered 
as  a  subcontract.  According  to  Annex  II.22  of  the  model  ECGA,  beneficiaries  shall  ensure 
that the rights of the Commission and the Court of Auditors to carry out audits are extended to 
the  right  to  carry  out  any  such  audit  or  control  on  any  sub-beneficiary  or  third  party  whose 
costs are reimbursed in full or in part by the EU financial contribution. This would allow the 
Commission  and  its  representatives  to  audit  also  a  certifier  and  relevant  supporting 
documents. 
Audit teams are required to analyse the results of the audit work carried out in the context of 
the  financial  audit  on-the-spot  of  FP7  ECGAs  and  determine  whether  these  results  are 
compatible with the certificate supporting the declaration of costs. 
If a certificate on the financial statements is required but not provided or even provided by a 
non-qualified organisation or individual, this is a reportable matter, but not one for automatic 
disallowance  of  incurred  and  claimed  costs.  In  case  that  a  certifier  is  a  non-qualified 
organisation  or  individual,  the  cost  of  a  certificate  on  the  financial  statements  should  be 
disallowed. 
The  Commission  has  published  Certificates  issued  by  external  auditors  Guidance  Notes  for 
beneficiaries and auditors on the Cordis website. 
 
 
91