Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Memos, guidance and guidelines on record creation'.


EDEN IMPLEMENTATION FAQS 
 
 
17/01/2017 
EBA Staff 
EBA REGULAR USE 
Document Management 
Implementation- FAQs 
The questions in this report were raised during the Implementation of EBA’s Document 
Management Programme (including eDEN). Responses to these FAQs are listed alongside each 
one. 
QUESTIONS 
RESPONSES 
When Unit drives are created, can a Only the HoUs will have access to the 
Confidential folder be created in the Unit  'Management' folder within the Unit drives. 
drive ? 
No other Confidential folders will be set up. 
In eDEN, what does document date mean ?  The system has three dates: 
Is it the date we upload the document ? Or  a) Document date is given by the user and is 
the publication date ? 
meant to be the date that the document has 
been created (or published) 
b) Reference date is meant to be the date 
that the document refers to i.e. BoS meeting 
c) Creation/ Last modified date is 
automatically given by the system 
Where should we  keep our mission A specific Project folder has been set up 
information ? 
(Y:\0800 – Missions). 
If a document owner moves from one Unit to  The document Owner always has permissions 
another, wil  they stil  have permissions on  to its documents even if he/she moves to 
their documents ? If a person is absent for a  another Unit. If the document Owner moves 
while, can somebody else get permissions to  to another Unit they should ensure their 
their documents ? 
colleagues have appropriate ‘Contribute’ 
permissions. If the Document Owner leaves 
the EBA it should be requested to the IT to 
"transfer" the documents that he/she owns to 
another person. 
 
 



RUNNING TITLE COMES HERE IN RUNNING TITLE STYLE 
Why is it possible that linked documents  Each Document is a stand-alone entity with its 
have different permissions ? 
own meta-data and permissions. Using the 
linking functionality doesn't override this. 
Why dont’ we have folders ? Is this a  eDEN system is designed around the concept 
technology constraint ? 
of the metadata which "describe" the 
documents and allow the search and retrieval 
of the documents by using multiple criteria. 
If a metadata field is mistyped then I won’t  It is vital to follow SOPs as closely as possible, 
find information – how can this be helped ? 
ensuring appropriate meta-data values are 
applied. Checking the values applied during & 
after Registration would be a sensible 
approach. A future potential enhancement to 
eDEN could be to make use of standard 
templates &/or to re-use meta-data from 
existing similar Documents. 
Where should we put our analyst reports ?  A Project Folder should be requested for this 
We have many of these. The Unit drive  specific purpose, and the relevant Users 
doesn’t al ow us to share with other Units.  should request access. Note that Project 
There are too many to upload on eDEN and if  Folders are time-bound (not indefinite), so 
we zip them then we can’t search inside the  maybe one for each new calendar year, 
zip files. 
assuming that these reports are not required 
to be kept indefinitely. 
When editing a Document via Check-out /  When a dosument is opened via Open and 
Open and Edit, is the Doc opened as a  Edit is held in eDEN. Any save before check-in 
temporary file on the PC or is it held in eDEN  is saved in eDEN. 
? i.e. If I click Save before Check-in, where is 
that Save made to ? 
When the Retention Policy is in place, wil   
No. We will seek an automated solution for 
users have to go back to their documents  closing off documents, which will then trigger 
and close them one by one ? 
their retention. 
What are the roles of the Local DMOs ? 
Local DMOs work together with the EBA DMO 
to provide feedback on operations within 
their Units and raise awareness about 
Document Management. 
Is the Lifecycle Policy still Draft or is it in fact  The Lifecycle Policy was approved at 
Approved ? 
Management Meeting of 30th May 2016. 
How can I audit permissions and 
The changes in the documents permissions 
classifications in my Unit? 
are not captured in the version history of the 
document whereas any change in the 
classification creates a new document 
version. 
Is deletion of Project folders at their sunset 
Currently there is no automatic process to 
date triggered automatical y or by human 
automatical y delete the project folders at 
process ? 
their sunset. This wil  be done by a human 
process. 
Where wil  Document Templates be 
Templates should not be stored in the shared 
managed, e.g. Templates for MS Word, etc ?  drives for common use. They are part of the 
 



RUNNING TITLE COMES HERE IN RUNNING TITLE STYLE 
IT service desk services. 
What is the file size limit for upload to eDEN  50 Mb. 

How do we differentiate between 

 EBA Regular Use (formerly Unrestricted): 
Unrestricted and Public ? 
‘Information that is not intended for public 
disclosure, but the unauthorised disclosure of 
which would not be prejudicial to the EBA, 
other Institutions, Member Stats or other 
parties’ 
 
Public: ‘Information whose public disclosure 
would not damage the interests of the EBA, 
other Institutions, Member States or other 
parties’. 
Can Classification of a Document change 
Yes. The owner can change a document's 
throughout its lifecycle ? 
classification to reflect its sensitivity. 
How do we Classify early drafts of ITSs 
An early draft ITS could be initially classified 
whose accidental release would have 
as EBA Restricted Use or EBA Confidential 
harmful impacts ? 
Use, and then changed to EBA Regular Use or 
Public later. 
Will the existing P drives still remain ? 
Yes, every user will still have a personal drive 
on the server which is roaming with their 
profile when they log on in a different 
physical or virtual machine. The personal 
drive is strictly personal and can't be shared 
with any other user. 
SOP for Standing Committees are not 
The intention is that: 
defined - how wil  this be handled ? 
- each Policy Expert will save the version of 
the draft regulatory product as circulated to 
the SG, SCRePol, ResCo etc; 
- the Secretariat to the SG, SC etc wil  save as 
a zip file all documents distributed for a 
particular meeting so they are easy to find. 
This will be captured in the latest version of 
the SOP on Regulatory Products. 
How do I know what Classification to apply 
There will be an amended Information 
for documents I'm uploading on behalf of 
Classification policy with more examples, to 
Policy Experts ? 
help guide staff in choosing a classification 
level. In this particular case, the Policy Expert 
should provide the classification and other 
meta-data to be used, or preferably upload 
the Document themselves. 
Who decides what documents have 
When we work on the Retention Schedule the 
historical value for the purposes of retention  DMO in coordination with Units will identify 
by HAEU ? 
documents that are likely to have some 
historical value, reflecting the contribution of 
the EBA. These wil  exclude documents with 
commercial secrets or personal data. 
 



RUNNING TITLE COMES HERE IN RUNNING TITLE STYLE 
Wil  Admin Assistants to Directors have 
No. Admin Assistants will have the same 
access to the underlying Unit's folders ? 
access as their Director. 
Are CALM & CREMOP separate Units from 
Yes, CALM and CREMOP are separate Units 
the Unit Drives point of view ? 
and managed as such, hence they have 
separate Unit Drives. 
Is the Document Owner the only person who  The Document Owner is the only person who 
can Manage Permissions, or can those with 
can manage Permissions on a Document. 
Contribute rights also do that ? 
When another organisation receives a 

Even without classification, other 
document classified as Unrestricted, wil  
organisations should not make public 
they make it public? 
documents that they have received from 
external parties without first obtaining 
consent. 
Instead of check-in/out isn’t it easier to 
eDEN will be used primarily to hold 
make changes through emails and only 
'Landmark' or 'Milestone' versions of  each 
upload to eDEN final versions? 
Document at this time, and it is also a 
requirement that Approvals &/or associated 
Comments that evidence its evolution be 
captured in eDEN. The latter can be done as 
associated documents (which may indeed be 
e-mails), or preferably directly in eDEN as 
comments and changes to a new version. 
Besides searching, what is the advantage of 
The benefits to be drawn from the DM 
eDEN? 
Policies and the eDEN tool are:- 
1. Consistent EBA wide approach to storing 
and retrieving documents 
2. Documents stored respecting their 
appropriate ownership, security and 
confidentiality 
3. Electronic documents subject to version 
control 
4. Mitigated risk of accidental tampering or 
deletion of Documents 
5. Faster and advanced search and retrieval of 
Documents