Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Memos, guidance and guidelines on record creation'.

link to page 2 link to page 2 link to page 3 link to page 4 link to page 6 link to page 7
DOCUMENT MANAGEMENT:  GUIDANCE ON DOCUMENTS TO BE REGISTERED IN THE EDMS 
EBA Regular Use 
 
PAC 
23 May 2016 
Document Management EBA Staff 
Document Management  Guidance on 
documents to be (and not to be) 
registered in the EDMS 
1.  Definition of a Document 
2 
2.  High Level Principle for Documents to be registered in the EDMS 
2 
3.  What does need to be registered 
3 
4.  What is not to be registered 
4 
5.  Supplementary guidance re Emails 
6 
6.  Frequently Asked Questions 
7 
 
Document Version History 
Version 
Date 
 Author 
 Description 
v.0.1 
3 May 2016 
 
Initial draft 
Revisions  following  1st  level 
v.0.2 
17 May 2016 
 
review – per Comments Log 
 
Revisions  following  2nd  level 
v.1.0 
23 May 2016 
 
review – per Comments Log 
 
 
 
 



DOCUMENT MANAGEMENT:  GUIDANCE ON DOCUMENTS TO BE REGISTERED IN THE EDMS 
EBA Regular Use 
1.  Definition of a Document 
 
The EBA’s Document Management Policy defines a “document” as any content drawn up or 
received by the EBA concerning a matter relating to the policies, activities and decisions falling 
within the EBA’s competence and in the framework of its official tasks, in whatever medium 
(written on paper or stored in electronic form). 
 
Documents 
a) 
are received or formally drawn up by the EBA in the course of its activities; and 
b) 
are likely to require action, follow-up or a reply from the EBA or involve its responsibility; 
and 
c) 
contain important information which is not short-lived. 
 
Important and not short-lived are criteria subject to subtle judgement that will vary with the 
content and context of the document.  
 
E-mails may be documents when they meet these tests. 
 
 
2.  High Level Principle for Documents 
to be registered in the EDMS 
All EBA documents have to be registered in the Electronic Document Management System (EDMS), unless 
they are Business Applications, or classified as EU Restricted documents, or items listed in section 4 of this 
document 
 
2.1  Document registration 
In accordance with the EBA High Level Policy on document management, a document drawn up or received 
by  the  EBA  must  be  registered  if  it  contains  important  information  which  is  not  short-lived  and/or  may 
involve action or follow-up by the EBA or one of its departments. 
Not registering such a document could prevent the institution from retrieving it at a later date. Equally, not 
registering a document does not mean that it will not be subject to access to documents requirements. 
Keeping documents in a working space such as shared drives or electronic mailbox folders does not ensure 
their  integrity,  preservation  and  retrieval.  It  is  therefore  essential  that  all  documents  that  meet  the 
registration criteria defined in the policy are registered. 
 



DOCUMENT MANAGEMENT:  GUIDANCE ON DOCUMENTS TO BE REGISTERED IN THE EDMS 
EBA Regular Use 
It should be noted that registering a document does not mean that it will automatically be released in case 
of a request for access to documents, as exceptions may well apply.1  
2.2  Registration and retrieval 
Registering  a  document  ensures  its  integrity  and  preservation.  This  will  facilitate  its  retrieval,  both  by 
enabling a meta-data search and by making it accessible to a larger number of colleagues – as appropriate 
to the nature and classification of the document. 
An  unregistered  document  is  only  accessible  to  a  few  colleagues,  e.g.  the  sender,  the  recipient(s). 
Registering  it  makes  it  accessible  to  the  members  of  the  group  which  has  been  granted  access  to  the 
document. This can be a unit or a department within the EBA, though the default is to give EBA-wide access 
to documents which are both of general interest and do not contain sensitive information. 
While the eDMS provides search features including full-text search functionality for most document types, 
retrieval of registered documents will still depend critically on the quality of the attribution of appropriate 
metadata and classification to the documents when registering. 
3.  What does need to be registered 
Illustration of Externally communicated documents 
•  Products of an EBA decision-making process (e.g. final version of an EBA report, final version of EBA 
annual accounts, final Annual Report,  final version of a regulatory product and its impact assessment 
and LegisWrite version (where appropriate))Drafts of any of the above at the point at which they needs 
cross-unit or cross-project collaboration, or a review/approval (e.g. outside of the initial drafting group, 
by HoU, by Director, or sent to an external party etc.), or it is externally circulated. 
•  Records of meetings of and documents sent to/received from EBA bodies and groups (e.g. BoS, MB, 
standing  committees,  working  groups,  task  forces,  Joint  Committee,  Board  of  Appeal,  Banking 
Stakeholder Group) 
•  All documents published on the EBA Website. 
•  All documents published on the EBA Extranet. 
•  All correspondence sent to External Stakeholders, which meets the criteria for a “document”.   
•  Documents relevant for the EBA’s internal organisation and implementation of the Financial Regulation 
and Staff Regulations and related decisions (e.g. Invoices). 
•  Documents that provide evidence that commit the Authority and/or its units and sections to an action; 
that establish or delegate any obligation and responsibility; where staff considers that it is relevant to 
maintain the information more than temporarily. 
•  Nominations to governance structures and substructures of the EBA. 
•  Any decision taken regarding the publication/sending/or non-publication of EBA products. 
•  All emails sent to external parties, that contain relevant information and whose storage is crucial to 
prove the transmission of information to external parties must be registered (e.g. the email launching a 
written procedure and communicating the outcome; an email sent to SCRePol asking for comments on 
a TS that will go to BoS for approval; etc.] – see section 5 for further guidance 
•  All  correspondence  received  (via  email  and  in  paper)  which  contains  information  which  commit  the 
EBA  to  an  action  and  it  is  necessary,  for  administrative/legal  reasons,  to  keep  evidence  of  the 
request/action and its date.  
 
1 Under  Regulation  (EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents 
 



DOCUMENT MANAGEMENT:  GUIDANCE ON DOCUMENTS TO BE REGISTERED IN THE EDMS 
EBA Regular Use 
•  Documents supporting Governing Bodies decisions, including votes,  
o  relevant  for  the  EBA’s  internal  organisation  and  implementation  of  the  Financial  Regulation 
and Staff Regulations and related decisions; 
o  relevant  for  the  development  of  EBA  products  (e.g.  RTS,  GL,  Opinion,  Recommendations, 
Reports); including all versions tabled at Subgroup, Standing Committee, Board of Supervisors 
and Management Board level; 
o  that commit the Authority and/or its units and sections to an action; 
o  that establish or delegate any obligation and responsibility. 
•  Documents2 containing comments from an EBA Working Group member (e.g. member of BoS, Standing 
Committee, Task Force, Working Groups, etc.) to a draft document. 
•  Any  documents  where  staff  considers  that  it  is  relevant  to  maintain  the  information  not  only 
temporarily. 
 
  
Illustration of Internal documents 
•  Management meeting – Agenda, Backing documents and minutes  
•  Selection  and  Evaluation  Committee  (used  for  Recruitment/Procurement)  -  Agenda,  Backing 
documents and minutes; Interview Questions (and Model answers) etc. 
•  Mission  requests  -  On  the basis  that  as  soon  as  a  document  needs  a  level  of  Review/Approval,  that 
version should be logged into eDMS. 
•  Procurement procedure documentation, including contracts and amendments. 
 
4.  What is not to be registered 
4.1  First Drafts 
From initial creation a draft created by an EBA staff member need not be registered in eDMS until it reaches 
the  point  at  which  it  needs  cross-unit  or  cross-project  collaboration,  or  a  review/approval  (e.g.  HoU, 
Director), or it is externally circulated. 
4.2  Short-lived Documents 
•  Any  other document  not  relevant  for  EBA’s  mission  or  responsibilities;  including  emails  that  are  not 
relevant for the documentation of the development of EBA documents. 
•  Any type of written communication, including emails, which documents minor tasks or arrangements, 
e.g. to discuss the organisation of upcoming meetings, procedural questions, or emails within the unit 
in  the  context  of  the  development  of  products,  and/or  which  have  no  material  impact  on  the  final 
outcome laid down in a document or do not require documentation, as they present interim working 
results that are recognised within other documents and are not relevant to retrace their origin. 
•  Private documents of staff members. Staff are reminded that only a reasonable private use of EBA’s 
resources  can  be  accepted  that  does not  impair  the  availability  of  resources  for  the  professional  use 
within EBA. 
 
2 It is not necessary to store each and every response as a separate document or version of the eDMS document. The 
key requirement is to be able to evidence an audit  trail of comments/responses, for  example via a template  like the 
summary one used for BoS/MB written procedures, which is later shared with the BoS/MB and which reflects all those 
comments/votes;  or  similar  to  the  one  used  by  IT  for  capturing  comments  from  reviews  of  their  document  outputs. 
These can be stored in eDMS as annexes to the main document. 
 



DOCUMENT MANAGEMENT:  GUIDANCE ON DOCUMENTS TO BE REGISTERED IN THE EDMS 
EBA Regular Use 
4.3  Business Applications 
Business Applications (BAs), defined here as “Applications that are developed by end users, usually in a non-
controlled  IT  environment.  Similar  to  traditional  IT  applications,  BAs  automate  and  facilitate  business 
processes.  Although  the  most  frequently  found  BAs  are  spreadsheets,  BAs  can  also  include  databases, 
queries,  scripts,  or  output  from  various  reporting  tools.  In  general  a  BA  is  any  application  that  is  not 
managed and developed in an environment that employs robust IT controls.” 
 
Furthermore, Business Application refers to any application that is important to running your business, but 
are not business or mission critical. Business applications can range from large line-of-business systems to 
specialized  tools.  Consider  all  the  applications  that  run  on  either  client  computers  or  servers,  including 
commercial off-the-shelf products, customized third-party systems, and internally developed systems. 
 
Business applications should not be business or mission critical and are under the full responsibility of the 
business owner. Such applications are very often temporary solutions or prototypes and should not impact 
business critical processes or have security needs with classified information. 
 
Such Business Applications and their related files do not need to be registered in eDMS, as they are more 
likely to be ‘calculation engines’ or working files that might result in the output of a Report (for example). 
Clearly  the  resulting  output  may  well  meet  the  definition  of  an  EBA  Document.  Additionally,  while  many 
spreadsheets are BAs, other spreadsheets may still be "documents" which need to be registered. 
 
By  contrast,  IT  application  refers  to  applications  that  are  critical  to  run  the  business  of  EBA.  Business 
applications  can  range  from  large  line-of-business  systems  to  specialized  tools  are  managed  under  the 
Infosec guidelines, policies and procedures. Such systems are mainly mission or business critical for EBA and 
have a shared responsibility between a data and an application owner. 
 
Such  applications  are  supporting  audit  functions  and  therefore  it  is  not  necessary  to  register  documents 
from  these  IT  applications  in  EDMS,  except  when  you  enhance  the  output  or  use  it  for  another  purpose 
which  may  then  become  an  EBA  Document.  For  example  mailing  an  output  manually  to  an  external 
customer, the email  becomes an EBA Document  in its own right  with the content  of the output  of the IT 
application. 
 
IT  application  contain  in  most  of  the  cases  EU  classified  information  and  are  reflected  in  the  business 
continuity plan of EBA.   
 
The solution for where the BAs are to be hosted will be clarified in a separate document. 
4.4  EU Restricted documents 
•  Documents classified as EU classified information (EUCI)3, and above, e.g. ‘EU Restricted’ must not be 
registered. 
•  Staff  who  handle  EUCI  classified  documents  must  familiarise  themselves  with  the  requirements  of 
Commission Decision (EU, Euratom) 2015/444 of 13 March 2015 on the security rules for protecting EU 
classified information
 
 
3 As defined in the EBA Document Classification policy, documents classified as  EU RESTRICTED, i.e. information and 
material the unauthorised disclosure of which could be disadvantageous to the interests of the European Union or of 
one or more of its Member States. 
 



DOCUMENT MANAGEMENT:  GUIDANCE ON DOCUMENTS TO BE REGISTERED IN THE EDMS 
EBA Regular Use 
5.  Supplementary guidance re Emails 
EBA’s Document Management Policy  states:“…Documents may include e-mails.” 
E-mails that fall into the definition of “documents” must be registered in the eDMS, rather than stored in 
Outlook. 
Where an email  message has an attachment  a  decision needs to be made  by the  Document  owner  as to 
whether the email message, the attachment or both should be registered individually.  
The  decision  on  whether  an  email  and/or  its  attachment  needs  to  be  registered  depends  on  the  context 
within which they were received. It is likely that in most circumstances the attachment should be registered 
with  the  email  message  as  the  email  message  will  provide  the  context  within  which  the  attachment  was 
used.  
E.g. There are instances where the email attachment might require further work, in which case it would be 
acceptable to register the email message and the attachment together and keep a copy of  the attachment 
in another location to be worked on. In these circumstances the copy attachment that was used for further 
work will become a completely separate document. 
E.g. Email from European Commission (EC) in relation to Technical Standards (TS) submitted by the EBA , to 
which the EC sought EBA staff response in a short time period, where EC attached proposed revisions to the 
submitted TS. 
Both the email and its attachment should be recorded on the EDMS with appropriate meta-data Separately, 
it  is  also  possible  to  make  use  of  the  Linking  functionality  which  provides  an  extra  means  by  which 
relationships between Documents and their annexes may be shown. However, recording appropriate meta-
data is key as linking alone is not sufficient to ensure adequate search and retrieval criteria. 
Encrypted  email  records  -  Where  is  it  known  that  an  email  has  been  encrypted  it  is  important  that  it  is 
unencrypted  prior  to  capturing  it  being  registered.  If  an  email  document  is  captured  without  being 
unencrypted it is highly likely that there will be problems with accessing the document at a later stage.  
Email messages that need to be registered should be captured as soon as possible. Most  email messages 
will form part of an email conversation chain. Where an email chain has formed as part of a discussion it is 
not necessary to capture each new part of the conversation, i.e. every reply, separately. There is no need to 
wait until the end of the conversation before capturing the email chain as several subjects might have been 
covered. Email chains should be captured as documents at significant points during the conversation, rather 
than waiting to the end of the conversation because it might not be apparent when the conversation has 
finished. 
E.g. Capture the original email and the end of the chain of emails on the EDMS and subject to judgement 
record the various responses to the email chain, if they  require action, follow-up or a reply from the EBA 
and/or a decision which is not short-lived. 
 
 
 



DOCUMENT MANAGEMENT:  GUIDANCE ON DOCUMENTS TO BE REGISTERED IN THE EDMS 
EBA Regular Use 
6.  Frequently Asked Questions 
6.1  Q: At what point does my draft become a document that 
needs registering in eDMS ? 
A: Providing it meets the definition of an EBA Document, and at the first point at which it needs cross-unit 
or  cross-project  collaboration,  or  a  review/approval  (e.g.  HoU,  outside  of  the  initial  drafting  group,  by 
Director, or sent to an external party etc. – refer to section 4).), or it is externally circulated.  
6.2  Q: Where do I draft documents before registering them in 
eDMS? 
A:  Documents  in  early  drafting  can  be  created  on  local,  Unit,  or  Project  level  workspace  –  this  is  to  be 
defined outside of this document. 
6.3  Q: Where a document needs cross-unit collaboration, where 
do I work on it? 
A: At the point at which at which a Document needs cross-unit or cross-project collaboration, then it can be 
registered  in  eDMS  with  a  status  of  ‘Draft’,  and  providing  permissions  are  managed  appropriately, 
colleagues  may  ‘Check-out’  the  document  to  make  their  changes  and  then  ‘Check-in’  the  document  with 
their changes, making it available for other colleagues with appropriate permissions to work on. 
6.4  Q: Who manages who can see/edit what document? 
A: The Document Owner – i.e. the person who initiates or receives the document and registers it into  the 
eDMS - has to manage the permissions and the classification level of the Document, i.e. dictates to eDMS 
who can Read / Edit the Document. The default permission in eDMS is that documents can be read by all 
EBA  staff,  so  it’s  critical  that  documents  are  classified  correctly  and  assigned  with  the  appropriate 
permissions. 
6.5  Q: How do I send documents for review from eDMS? 
A: The eDMS is capable of providing a URL (Hyperlink) for any registered Document, which can be pasted 
into an e-mail. The recipient can then access the Document from that URL providing they’ve been granted 
appropriate permissions to that  document. Note that this will only work from devices inside of  the  EBA’s 
network  –  i.e.  BlackBerries  or  iPads  are  currently  not  able  to  access  the  document  from  the  URL.  Where 
there  is  doubt  about  the  recipient’s  whereabouts  it  would  be  prudent  to  also  send  the  document  as  an 
attachment. 
 
 



DOCUMENT MANAGEMENT:  GUIDANCE ON DOCUMENTS TO BE REGISTERED IN THE EDMS 
EBA Regular Use 
6.6  Q: How do I know what kinds of documents I can find in the 
eDMS? 
A:  Every  document  will  be  registered  in  the  eDMS  with  a  series  of  meta-data  fields,  and  each  functional 
team that generates documents as part of their processes will have developed a specific guideline for that 
type of document, detailing what the meta-data values should be. From those a global guideline document 
has  been  developed  detailing  the  meta-data  values  to  search  with  when  seeking  a  specific  type  of 
document.  Of  course,  whether  you  can  see  the  document  in  question  depends  on  whether  you’ve  been 
granted read/edit rights by the Document Owner. 
6.7  Q: If a document is to be published on the Intranet /Extranet 
/EBA Website, do I still need to register it eDMS? 
A:  Yes,  all  EBA  documents  must  be  registered  on  the  eDMS,  irrespective  of  whether  they  are  published 
elsewhere.  
6.8  Q: If a Document is to be published on the 
Intranet/Extranet/EBA Website, will eDMS automatically do so? 
A: No, this feature will be assessed as to whether could be incorporated into a future release of the tool, 
but for the moment it is not available. 
6.9  Q:  Why is it so important to register work-related e-mails? 
A:  All  official  documents,  including  e-mails,  should  be  registered,  to  provide  an  audit  trail  of  the  EBA’s 
decision making.  Moreover emails can be subject to an Access to Documents request. Storing an important 
and not short-lived e-mail in an electronic mailbox or on a shared drive is not sufficient because this does 
not ensure its integrity and preservation, nor others ability to access it. 
In  case  of  an  Access  to  Document  request,  those  e-mails  considered  as  an  EBA  document  should  be 
retrievable in eDMS, just as other types of documents to be registered in the EDMS. 
6.10  Q: Which e-mails should I register? 
A: It is impossible to draw up a definitive list or typology of documents with clear and unambiguous rules 
for what must be registered and what not. The question of whether or not to register a given document can 
only be answered by analysing it in context. This analysis must be applied to all documents, whatever their 
medium. 
To assist you in your thinking, if the answers to all of the following questions are "yes", then the document 
needs to be registered in eDMS. 
1. Has the document been "drawn up or received" by the EBA? 
A document is considered as "drawn up" if it is approved as ready for transmission by the author, 
i.e. the person who signs it or takes responsibility for its content. 
 



DOCUMENT MANAGEMENT:  GUIDANCE ON DOCUMENTS TO BE REGISTERED IN THE EDMS 
EBA Regular Use 
A  document  is  considered  as  "received"  if  it  has  been  intentionally  delivered  to  the  EBA  by  the 
(external) sender. 
2.  Is  the  document  related  to  the  policies,  activities  and  decisions  falling  within  the  EBA’s  scope  of 
responsibility? 
Documents related to one's personal situation must not be registered. 
3. Is the information contained in the document important and not short-lived? 
Information  is  unimportant  and  short-lived  if  losing  it  would  have  no  negative  administrative  or 
legal  effect  for  the  EBA.  A  document  which  requires  action  or  follow-up  or  involves  the 
responsibility of the institution is important. 
Examples (non-exhaustive) 
Yes 
No 
Drafts (i.e. documents not yet validated by the 
Formal notes/communications, both received and 
person who will sign them or take responsibility for 
sent 
them) 
E-mails and other texts circulated within an informal 
Financial documents 
exchange of views between colleagues 
Minutes of meetings, especially with other 
institutions or external stakeholders, and, for 
important meetings, briefings/speaking/defensive 
Exchanges on short-lived matters (such as 
etc. 
invitations) 
Information received/sent from/to other institutions 
or external stakeholders 
Information on one's personal situation 
Responses to EBA consultation papers or Discussion 
consultations 
 
Responses to EBA- Governing Bodies’ written 
procedures 
 
Documents, even e-mails or notes to the file that 
attest situations or events, justify decisions made or 
otherwise explain the development of official 
actions 
 
Instructions notes, guidelines 
 
6.11  Q: If an e-mail had multiple addressees, who registers it ? 
A: Assuming it meets the criteria of an EBA Document, and if it relates to a specific EBA body or committee 
then  the  relevant  Administrator  should  so  register.  In  the  case  of  an  “orphan”  e-mail  ,  i.e.  is  an  EBA 
Document  but  not  specific  to  any  EBA  body  or  committee,  the  Administrator  for  the  most  senior  person 
addressed should so register. 
 



DOCUMENT MANAGEMENT:  GUIDANCE ON DOCUMENTS TO BE REGISTERED IN THE EDMS 
EBA Regular Use 
6.12  Q: When do I have to register my document into eDMS ? 
A: by the end of the business day that it was deemed to meet the criteria of and “EBA Document”. 
 
10