Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Memos, guidance and guidelines on record creation'.

EBA DOCUMENT MANAGEMENT POLICY 
EBA Regular Use 
Version approved at the Management Meeting on 23 November 2015 
EBA Staff 
20 November 2015 
    
 
 
EBA Document Management Policy 
 
 
 
 
 


link to page 3 link to page 5 link to page 5 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 9 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 12 EBA DOCUMENT MANAGEMENT POLICY 
EBA Regular Use 
Contents 
Definitions 
3 
1.  Introduction 
5 
2.  Objectives 
5 
3.  Scope 
6 
4.  Responsibilities 
6 
4.1  EBA Management 

4.2  Document Management Officer 

4.3  Local Document Management Officers 

4.4  Data Protection Officer 

4.5  EBA Staff 

5.  Assessment of Information 
8 
6.  Document classification 
8 
7.  Document Life cycle 
8 
8.  Access rights to documents 
8 
9.  Inventory of Document Management Systems 
9 
Annex - References 
10 
1. 
EBA Regulation 
10 
2. 
Direct legal basis 
10 
3. 
Related legal documents 
11 
a. 
Rules of procedure and public access to documents 
11 
b. 
Security and personal data protection 
11 
c. 
Code of good administrative behaviour 
11 
d. 
Audit, budget, finances 
11 
e. 
Historical archives 
12 
 
 
 
 


EBA DOCUMENT MANAGEMENT POLICY 
EBA Regular Use 
Definitions 
Document  document is any content drawn up or received by the EBA concerning 
a matter relating to the policies, activities and decisions falling within 
the EBA’s competence and in the framework of its official tasks, in 
whatever medium (written on paper or stored in electronic form). 
 
Documents 
a) 
are received or formally drawn up by the EBA in the course of its 
activities; and 
b) 
are likely to require action, follow-up or a reply from the EBA or 
involve its responsibility; and 
c) 
contain important information which is not short-lived. 
 
Important and not short-lived are criteria subject to subtle judgement 
that will vary with the content and context of the document. 
 
Documents may include e-mails. 
Electronic  document  stored on any type of medium by a computer system or a 
document  similar mechanism, which can be read, displayed or reproduced by a 
person or by such a system or mechanism in printed or other form. 
Original document  document signed or authenticated containing all the information as 
transmitted by the sender to the addressee, whether the latter is an 
individual, an organisational entity or an information system, insofar as 
the parties involved confer on the document concerned the status of 
original by mutual consent, by tacit agreement or under a well-
established procedure. 
Metadata  A description of the context, contents and structure of a given 
document which is tagged to the document for ease of searching, 
managing and classifying it. 
Document  The process for the efficient and systematic control of the creation, 
management  receipt, maintenance, use and disposal of documents.   
EDMS (Electronic  The electronic tool used to support the document management 
Document  activities. 
Management 
System) 
Registration  Registration is the activity of capturing documents in an appropriate EBA 
system. 
 
Life cycle  Al  the stages or periods in the life of a document from the time it is 
received or formally drawn up until it is transferred to the historical 
archives and/ or opened to the public or until it is destroyed. 
Disposal  Disposal is the set of actions taken with regard to closed documents at 
the expiry of their administrative retention period (ARP) and after their 
appraisal; these actions can be either permanent preservation or 
elimination. 
 


EBA DOCUMENT MANAGEMENT POLICY 
EBA Regular Use 
Authenticity  Once the document is archived, all its components, structure and 
metadata necessary to ascertain its authenticity shall not be changed. 
For this, the archived documents must be sustained in a non-revisable 
form and protected against intentional or accidental changes to their 
content, context, structure and appearance. 
Preservation  Act of protection of a document in order for facilitating regard to due 
legal and administrative requirements, including transparency; access 
rights and archiving through its life cycle. 
Appraisal  The process of determining the disposal of documents based on their 
archival value. 
Integrity  The information contained in the document and its metadata are 
complete (all the data are present) and correct (each data item is 
unchanged). 
Accessibility  Information and documents shall be made available to the appropriate 
persons throughout their life cycle. 
Archiving  Operations and processes for storing and preserving documents for a 
long period of time ensuring its integrity, authenticity, reliability and 
accessibility. 
Administrative  Period (in years) during which the EBA is required to keep a document 
Retention Period  depending on its usefulness for administrative purposes and the 
(ARP)  relevant statutory and legal obligations.  The ARP begins to run from the 
time when the document is closed. 
Classification  Allocation of an appropriate level of security to a document, the 
unauthorised disclosure of which might cause a certain degree of 
prejudice to the EBA or the EU or of one or more of its Member States.- 
 
 
 
 


link to page 5 link to page 5 link to page 5 EBA DOCUMENT MANAGEMENT POLICY 
EBA Regular Use 
1.  Introduction 
Al  the EBA’s activities and decisions ultimately lead to the production of documents. The EBA 
should be able, at any time, to provide information on the matters for which it is accountable. 
Furthermore, it should also be able to retrieve, in an efficient and unambiguous manner all relevant 
information held in its systems. 
 
As a European Union (EU) body1, the EBA has a number of legal requirements for implementing and 
keeping adequate documents related to its functions and activities, also in terms of access to the 
information. 
 
Accordingly, the documents kept by the EBA must therefore preserve the EBA’s corporate memory, 
facilitate the exchange of information, provide proof of operations carried out and meet the EBA’s 
legal obligations. 
 
This policy describe how all documents produced or received by the EBA should be systematically 
and efficiently managed throughout their entire life cycle (i.e. from their creation and/or reception 
until their disposal, taking into account all the stages in their life cycle) in order to preserve their 
integrity, availability and, when required, confidentiality. 
 
In this context, this policy aims to articulate the processes that would ensure that these principles 
are applied consistently and efficiently in the deployment of the EBA’s mandate. 
 
2.  Objectives 
The ultimate objective of this policy is to support the efficient delivery of the EBA’s mandated 
activities. In addition, the document management practices described in this policy aim to support 
the EBA to:  
•  Help fulfil corporate governance obligations, such as transparency and good administrative 
behaviour2
•  Enhance business continuity and efficiency by  facilitating the access to corporate 
knowledge so that information required can be found or retrieved with minimum delay and 
effort, 
•  Attribute appropriate level of confidentiality  to information , so that personal data, 
interests of third parties and decision-making processes are protected, and 
 
1 Regulation (EC) N 1049/2001 OF THE EUROPEAN PARLIAMENT AND OF THE COUNCIL of 30 May 2001 regarding public 
access to European Parliament, Council and Commission documents 
2 Annex Code of good administrative behaviour for staff of the European Commission in their relations with the public of 
the Commission Decision of 17.10.2000 - OJ L 267/2000, p. 63 - Decision 2000/633/EC, ECSC, Euratom 
Regulation (EC) N 1093/2010 [EBA Reg] of the European parliament and of the Council 
3 Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 on the protection of 
individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and on the free 
movement of such data 
 


EBA DOCUMENT MANAGEMENT POLICY 
EBA Regular Use 
•  Comply with the legal, fiscal and institutional framework within which the EBA operates. 
3.  Scope 
This policy concerns the management of the life cycle of documents (registration, preservation, 
maintenance of metadata, appraisal, archiving and disposal) received or drawn up by the EBA. 
 
All staff working for the EBA (temporary  agents, contract agents,  seconded national experts, 
trainees  and  contractors  (including  consultants and interims)) should apply the provisions 
contained in this policy. 
4.  Responsibilities 
4.1  EBA Management 
The EBA’s Executive Director is the Document Management (DM) Policy owner. 
 
It is the responsibility of the  EBA Management Team  (comprising the Chairman,  Executive 
Director,  Directors  of Departments  and the Heads of Units)  to ensure that the policy and 
procedures on DM are respected, that all staff members are fully aware of their responsibilities 
under this policy, and to assign the appropriate resources to make this possible. 
 
Any proposed changes to the policy, shal  be tabled to and discussed by the EBA Management 
Team, and proposed to the Executive Director, who shal  decide on the policy
4.2  Document Management Officer 
The Document Management Officer (DMO) is responsible for promoting awareness, supporting, 
and, where appropriate, updating, the implementation and application of the policy, including the 
development and implementation of specific rules of the Document Management Policy. 
 
The updating shall in particular, take account of: 
• 
Developments in the standardisation and presentation of EBA documents, 
• 
The rules laid down concerning the evidential value of electronic documents. 
 
The  DMO  shall ensure horizontal coordination between all the  Local Document Management 
Officers. 
 
The  DMO  will be responsible for  conducting regular monitoring exercises to identify areas for 
improvement and setting up action plans accordingly. 
 
The DMO shall co-ordinate with the Local Document Management Officers in order to develop and 
implement homogeneous and compatible procedures. 
 


link to page 7 EBA DOCUMENT MANAGEMENT POLICY 
EBA Regular Use 
4.3  Local Document Management Officers 
Each Head of Department and, for those Units and Business Functions which report directly to the 
Executive Director, the  Head of Unit  and Head of Business Function  shall designate a Local 
Document Management Officer
 
The tasks of the Local Document Management Officer shall be to: 
 
•  Identify the types of documents  specific to the fields of activity of their respective 
Department/Unit/Business Function, 
•  Draw up and update the inventory of the existing specific databases and systems, 
•  Draw up local procedures specific to the Department/Unit/Business Function to implement 
this policy, and to ensure that these procedures are applied. 
4.4  Data Protection Officer 
The Data Protection Officer will be responsible for ensuring that the provisions of Regulation (EC) 
No 45/2001 are applied within the EBA, including as regards the document management policy and 
its implementation all issues relating to Data Protection policy. 4 
4.5  EBA Staff 
It is the responsibility of all staff members to: 
 
•  Comply with the document management policy, other policies and related processes and 
procedures, 
•  Timely register the documents that they are responsible for, 
•  Adhere to the obligation of integrity and discretion, including protecting documents of their 
custody from unauthorised access and improper use (management of document 
classification). 
 
 
 
4 The responsibilities of the EBA Data Protection Officer are set out in Decision EBA DC 037 of 5 May 2011. 
 


EBA DOCUMENT MANAGEMENT POLICY 
EBA Regular Use 
5.  Assessment of Information 
All EBA staff shall analyse the information  they receive or formally draw up with a view to 
determining if they constitute a document as defined in this policy, and its subsequent treatment. 
 
6.  Document classification 
The EBA shal  have a Document Classification policy which shall describe how the EBA classifies 
documents to ensure they are appropriately protected and meet the requirements of relevant 
legislation and obligations. This policy shall apply to all information that the EBA collects, stores, 
processes, generates or shares to perform its duties, including information received from or 
exchanged with external partners. 
 
The EBA shall provide to EBA Staff Guidance on Document Handling  to inform staff how all 
documents, whether in paper and/or electronic format, should be suitably secured. 
 
7.  Document Life cycle 
The EBA shal  have a Document life cycle policy, which shall detail the different stages of a 
document’s life cycle
 
8.  Access rights to documents  
All documents should be available to all staff unless access  needs to be restricted to specific 
staff/groups of staff, taking into account the classification of the document.   In such cases, access 
rights are restricted on a “needs to know” basis. 
 
 
 
 


EBA DOCUMENT MANAGEMENT POLICY 
EBA Regular Use 
9.  Inventory of Document Management 
Systems 
The EBA shall maintain an inventory of documents management systems. 
Given that some documents will be stored electronically and in paper format, the inventory will 
assist the EBA managing them in the most efficient possible way. 
 
 
 


EBA DOCUMENT MANAGEMENT POLICY 
EBA Regular Use 
Annex - References 
1. EBA Regulation 
REGULATION (EU) No 1093/2010 OF THE EUROPEAN PARLIAMENT AND OF THE COUNCIL of 
24 November 2010 establishing a European Supervisory Authority (European Banking Authority), 
amending Decision No 716/2009/EC and repealing Commission Decision 2009/78/EC 
REGULATION (EU) No 1022/2013 OF THE EUROPEAN PARLIAMENT AND OF THE COUNCIL of 22 
October 2013 amending Regulation (EU) No 1093/2010 establishing a European Supervisory 
Authority (European Banking Authority) as regards the conferral of specific tasks on the European 
Central Bank pursuant to Council Regulation (EU) No 1024/2013 
2. Direct legal basis 
Simplification and modernisation of the management of the Commission's documents (Action 9 of 
the interim action plan on simplification) - Communication to the Commission - C(2002)99 
Provisions on electronic and digitised documents - Memorandum to the 
Commission - C(2004)2470 
Annex Provisions on document management of the Commission Decision amending its Rules of 
Procedure - OJ L 21 of 24.1.2002, p. 23 - Decision 2002/47/EC, ECSC, Euratom 
Annex Provisions on electronic and digitised documents of the Commission decision amending 
its Rules of procedures -  OJ L 251 of 27.7.2004, p.9 - Decision 2004/563/EC, Euratom 
Implementing rules for Decision 2002/47/EC and for Decision 2004/563/EC, adopted on 
30.11.2009 - SEC(2009)1643 
These implementing rules recast and replace those adopted between 2003 and 2008 under the 
numbers SEC(2003)349 vol.1 (Registration) and vol.2 (Filing), SEC(2005)1578 (Electronic and 
digitised documents), SEC(2007)734 (Preservation), SEC(2008)2233 (Appraisal and transfer). 
Recast document (Decision 2002/47/EC, Decision 2004/563/EC and SEC(2009)1643) 
Common nomenclature - Cover note and content (three first levels of the Institution's filing plan) - 
2013 update - fr  (replacing SEC(2003)903/1 
Common Retention List (CRL) for European Commission files - SEC(2012)713  - CRL - Cover 
note - fr ( replacing SEC(2007)970  and SEC(2007)969 Cover note - fr 
Specific Retention List (SRL) for the PMO's files: Ares(2011)1049880 - fr 
 
 
 
10 

EBA DOCUMENT MANAGEMENT POLICY 
EBA Regular Use 
3. Related legal documents 
a.  Rules of procedure and public access to documents 
Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council regarding public 
access to European Parliament, Council and Commission documents - OJ L 145/2001, p. 43 
Proposal for a Regulation of the European Parliament and of the Council regarding public access to 
the European Parliament, Council and Commission documents - COM(2008)229 
EBA DC 036 Decision of the Management Board on Access to Documents 
b.  Security and personal data protection 
Commission Decision amending Commission Decision 2001/844/EC, ECSC, Euratom of 3.2.2005 - 
OJ L 31/2001 - Decision 2005/94/EC 
Annex Provisions on security of the Commission Decision of 29.11.2001 -  OJ L 317/2001, p. 
1 - Decision 2001/844/EC, ECSC, Euratom (16.1. Levels of classification) 
Commission note on Protection of individuals with regard to the processing of personal 
data - SEC(2002)1053 
Regulation on the protection of individuals with regard to the processing of personal data - OJ L 8, 
p. 1 - Regulation (EC) No 45/2001 
Decision EBA DC 037 of the Management Board on Implementing Rules relating to Regulation (EC) 
No 45/2001 of the European Parliament and of the Council on the Protection of Individuals with 
regard to the Processing of Personal Data by the Community Institutions and Bodies and on the 
Free Movement of such Data 
c.  Code of good administrative behaviour 
Annex Code of good administrative behaviour for staff of the European Commission in their 
relations with the public of the Commission Decision of 17.10.2000 - OJ L 267/2000, p. 63 - Decision 
2000/633/EC, ECSC, Euratom 
EBA DC 006 Decision of the Management Board on EBA Code of Good Administrative Behaviour 
EBA DC 004 Decision of the Management Board on Professional Secrecy at the European Banking 
Authority 
d.  Audit, budget, finances 
Regulation (EU,EURATOM) No 966/2012 of the European Parliament and of the Council of 25 
October 2012on the financial rules applicable to the general budget of the Union - OJ L 298 of 
26/10/2012 - 
EBA Financial Regulation of 23/12/2013 (Article 44.5) 
Rules for the implementation of the EBA Financial Regulation of 24/09/2014 (Article 21) 
 
 
 
11 

EBA DOCUMENT MANAGEMENT POLICY 
EBA Regular Use 
e.  Historical archives 
Council Regulation concerning the opening to the public of the historical archives - Regulation (EEC, 
Euratom) No 354/1983 
Council Regulation amending Regulation (EEC, Euratom) No 354/1983 - OL L 243 of 
27/09/2003 - Regulation (EC, Euratom) No 1700/2003 
 
12 

Document Outline