Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Memos, guidance and guidelines on record creation'.


 
 
 
 
22 March 2021 
ESMA41-140-155
 
 
 
 
 
DECISION OF THE MANAGEMENT BOARD 
 
Code of Good Administrative Behaviour 
 
The Management Board 
 
Having  regard  to  Regulation  (EU)  No  1095/2010  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  24 
November  2010    establishing    a    European    Supervisory  Authority  (European  Securities  and  Markets 
Authority),  amending  Decision  No  716/2009/EC  and  repealing  Commission  Decision  2009/77/EC1  (the 
“Regulation” and “ESMA”), in particular Articles 45a and 47 thereof, 
 
Having  regard  to  the  provisions  on  openness  in  the  Treaties,  in  particular  Article  1  of  the  Treaty  on 
European Union and Article 24 of the Treaty on the Functioning of the European Union, 
 
Having regard to the right to good administration enshrined in the Charter of Fundamental Rights of the 
European Union, in particular Article 41 thereof, 
 
Having regard to the own initiative inquiry of the European Ombudsman into the existence and the public 
accessibility in the different EU institutions and bodies of a Code of good administrative behaviour for agents 
or other servants in their relations with the public, 
 
Whereas: 
 
(1) 
The Amsterdam Treaty explicitly introduced the concept of openness into the Treaty on European 
Union, by stating that it marks a new stage in the process of creating an ever closer union in which 
decisions are taken as openly as possible and as closely as possible to the citizen. 
 
(2) 
By entry into force of the Lisbon Treaty the Charter of Fundamental Rights of the European Union 
acquired the same legal value as the Treaties. The Charter explicitly provides for the right to good 
administration  as  a  fundamental  right of  every  person  when  dealing  with  the  institutions,  bodies, 
offices and agencies of the Union. 
 
(3) 
In  order  to  bring  the  administration  closer  to  the  citizens  and  to  guarantee  a  better  quality  of 
administration, a Code should be adopted which contains the basic principles of good administrative 
behaviour for ESMA staff members when dealing with the public. 
 
(4) 
The model Code of good administrative behaviour proposed by the European Ombudsman in 2001 
has been updated in 2015 to reflect the latest legislative and practical developments. 
 
(5) 
Considering  it  therefore  desirable  to  adopt  the  following  revised  Code  and  to  make  it  publicly 
available. 
 
Has adopted this decision: 
1 OJ L 331, 15.12.2010, p. 84. 

link to page 2 link to page 2 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 7 link to page 7 link to page 7
 
 
 
Contents 
Article 1 – General provision .................................................................................................................... 2 
Article 2 – Personal scope of application ................................................................................................. 2 
Article 3 – Material scope of application .................................................................................................. 3 
Article 4 – Lawfulness .............................................................................................................................. 3 
Article 5 – Absence of discrimination ....................................................................................................... 3 
Article 6 – Proportionality ......................................................................................................................... 3 
Article 7 – Absence of abuse of power .................................................................................................... 3 
Article 8 – Impartiality and independence ................................................................................................ 3 
Article 9 – Objectivity ............................................................................................................................... 4 
Article 10 – Legitimate expectations, consistency and advice ................................................................. 4 
Article 11 – Fairness ................................................................................................................................ 4 
Article 12 – Courtesy ................................................................................................................................ 4 
Article 13 – Reply to letters in the language of the citizen ....................................................................... 4 
Article 14 – Acknowledgement of receipt and indication of the competent staff member ....................... 4 
Article 15 – Obligation to transfer to the competent service of ESMA ..................................................... 5 
Article 16 – Right to be heard and to make statements ........................................................................... 5 
Article 17 – Reasonable time-limit for taking decisions ........................................................................... 5 
Article 18 – Duty to state the grounds of decisions ................................................................................. 5 
Article 19 – Indication of the possibilities of appeal ................................................................................. 5 
Article 20 – Notification of the decision .................................................................................................... 6 
Article 21 – Data protection ...................................................................................................................... 6 
Article 22 – Requests for information ....................................................................................................... 6 
Article 23 – Requests for public access to documents ............................................................................ 6 
Article 24 – Keeping of adequate records ................................................................................................ 6 
Article 25 – Public access to the Code .................................................................................................... 7 
Article 26 – Right to complain to the European Ombudsman .................................................................. 7 
Article 27 – Review .................................................................................................................................. 7 
Article 28 – Entry into force and repeal .................................................................................................... 7 

 
 
Article 1 – General provision 

 
In its relations with the public, ESMA staff members shall respect the principles which are laid down in this 
Decision and which constitute the Code of good administrative behaviour (the ‘Code’). 
 
Article 2 – Personal scope of application 
 
The Code shall apply to all statutory ESMA staff members to whom the Staff Regulations and the Conditions 
of employment of other servants apply in their relations with the public. 
 
ESMA will  take the necessary measures to ensure that the provisions set out in  this Code also apply to 
ESMA’s non-statutory staff members, such as persons employed under private law contracts, experts on 
secondment, trainees or other relevant persons. 
 
For  the  purposes  of  this Code,  “ESMA  staff  member”  shall  mean  both,  statutory  and  non-statutory  staff 
members. 
 
The term “public” refers to natural and legal persons, whether they reside or have their registered office in 
a Member State or not. 
 
 


 
 
Article 3 – Material scope of application 
 
This Code contains the general principles of good administrative behaviour, which apply to all relations of 
ESMA staff members with the public, unless they are governed by specific provisions. 
 
The  principles  set  out  in  this  Code  do  not  apply  to  the  relations  between  ESMA  and  its  staff  members. 
Relations  with  statutory  staff  members  are  governed  by  the  Staff  Regulations  and  the  Conditions  of 
Employment of Other Servants. Relations with non-statutory staff members are governed by the relevant 
applicable laws and the private law contracts. 
 
Article 4 – Lawfulness 
 
The ESMA staff member shall act according to law and apply the rules and procedures laid down in Union 
legislation. The ESMA staff member shall in particular take care to ensure that decisions which affect the 
rights or interests of individuals have a basis in law and that their content complies with the law. 
 
Article 5 – Absence of discrimination 
 
In dealing with requests from the public and in taking decisions, the ESMA staff member shall ensure that 
the principle of equality of treatment is respected. Members of the public who are in the same situation shall 
be treated in a similar manner. 
 
If any difference in treatment is made, the ESMA staff member shall ensure that it is justified by the objective 
relevant features of the particular case. 
 
The  ESMA  staff member shall in  particular avoid  any unjustified discrimination between  members  of the 
public based on nationality, sex, racial, ethnic or social origin, genetic features, language, religion or belief, 
political or any other opinion, membership of a national minority, property, birth, disability, age, or sexual 
orientation. 
 
Article 6 – Proportionality 
 
When taking decisions, the ESMA staff member shall ensure that the measures taken are proportional to 
the aim pursued. The ESMA staff member shall in particular avoid restricting the rights of the citizens or 
imposing  charges  on  them,  when  those  restrictions  or  charges  are  not  in  a  reasonable  relation  with  the 
purpose of the action pursued. 
 
When taking decisions, the ESMA staff member shall strike a fair balance between the interests of private 
persons and the general public interest. 
 
Article 7 – Absence of abuse of power 
 
Powers  shall  be  exercised  solely  for  the  purposes  for  which  they  have  been  conferred  by  the  relevant 
provisions. The ESMA staff member shall in particular avoid using those powers for purposes which have 
no basis in the law or which are not motivated by any public interest. 
 
Article 8 – Impartiality and independence 
 
The ESMA staff member shall be impartial and independent. The ESMA staff member shall abstain from 
any arbitrary action adversely affecting members of the public, as well as from any preferential treatment on 
any grounds whatsoever. 
 
The ESMA staff member shall not be guided by any outside influences of whatever kind, including political 
influences, or by personal or national interests. 
 


 
 
 
The ESMA staff member shall abstain from being involved in the taking of a decision on a matter concerning 
his  or  her  own  personal  or  financial  interests,  or  those  of  his  or  her  family,  relatives,  friends  and 
acquaintances. 
 
Article 9 – Objectivity 
 
When taking decisions, the ESMA staff member shall take into consideration the relevant factors and give 
each of them its proper weight in the decision, whilst excluding any irrelevant element from consideration. 
 
Article 10 – Legitimate expectations, consistency and advice  
 
The  ESMA  staff  member  shall  be  consistent  in  his  own  administrative  behaviour  as  well  as  with  the 
administrative  action  of  ESMA.  The  ESMA  staff  member  shall  follow  ESMA’s  normal  administrative 
practices,  unless  there  are  legitimate  grounds  for  departing  from  those  practices  in  an  individual  case. 
Where such grounds exist, they shall be recorded in writing. 
 
The  ESMA  staff  member  shall  respect  the  legitimate  and  reasonable  expectations  that  members  of  the 
public have in the light of how ESMA has acted in the past. 
 
The ESMA staff member shall, where necessary, advise the public on how a matter which comes within his 
or her remit is to be pursued and how to proceed in dealing with the matter. 
 
Article 11 – Fairness 
 
The ESMA staff member shall act fairly, impartially and reasonably. 
 
Article 12 – Courtesy 
 
The ESMA staff member shall be service-minded, correct, courteous and accessible in relations with the 
public. When answering correspondence, telephone calls and e-mails, the ESMA staff member shall try as 
much as possible to be helpful and to reply as completely and accurately as possible to the questions which 
are asked. 
 
If the ESMA staff member is not responsible for the matter concerned, he or she shall direct the citizen to 
the appropriate ESMA staff member. 
 
If an error occurs which negatively affects the rights or interests of a member of the public, the ESMA staff 
member  shall apologise for it and endeavour to correct the negative effects resulting from his or her error 
in the most expedient way and inform the member of the public of any rights of appeal in accordance with 
Article 19 of the Code. 
 
Article 13 – Reply to letters in the language of the citizen 
 
The ESMA staff member shall ensure that every citizen of the Union or any member of the public who writes 
to ESMA in one of the Treaty languages receives an answer in the same language. 
 
The same should apply as far as possible to legal persons such as associations (NGOs) and companies. 
 
Article 14 – Acknowledgement of receipt and indication of the competent staff member 
 
Every letter or complaint to ESMA shall receive an acknowledgement of receipt within a period of two weeks, 
except if a substantive reply can be sent within that period. 
 
The reply or acknowledgement of receipt shall indicate the name and the telephone number of the ESMA  


 
 
staff member who is dealing with the matter, as well as the service to which he or she belongs. 
 
No acknowledgement of receipt and no reply need be sent in cases where letters or complaints are abusive 
because of their excessive number or because of their repetitive or pointless character. 
 
Article 15 – Obligation to transfer to the competent service of ESMA 
 
If a letter or a complaint to ESMA is addressed or transmitted to a unit or sector which has no competence 
to deal with it, its services shall ensure that the file is transferred without delay to the competent service of 
ESMA. 
 
The service which originally received the letter or complaint shall notify the author of this transfer and shall 
indicate the name and the telephone number of the ESMA staff member to whom the file has been passed. 
 
The ESMA staff member shall alert the member of the public or organisation to any errors or omissions in 
documents and provide an opportunity to rectify them. 
 
Article 16 – Right to be heard and to make statements 
 
In cases where the rights or interests of individuals are involved, the ESMA staff member shall ensure that, 
at every stage in the decision-making procedure, the rights of defence are respected. 
 
Every member of the public shall have the right, in cases where a decision affecting his rights or interests 
has to be taken, to submit written comments and, when needed, to present oral observations before the 
decision is taken. 
 
Article 17 – Reasonable time-limit for taking decisions 
 
The ESMA staff member shall ensure that a decision on every request or complaint to ESMA is taken within 
a reasonable time limit, without delay, and in any case no later than two months from the date of receipt. 
The same rule shall apply to answering letters from members of the public. 
 
If a request or a complaint to ESMA cannot, because of the complexity of the matters which it raises, be 
decided upon within the above-mentioned time-limit, the ESMA staff member shall inform the author thereof 
as soon as possible. In that case, a definitive decision should be notified to the author in the shortest time. 
 
Article 18 – Duty to state the grounds of decisions 
 
Every decision of ESMA which may adversely affect the rights or interests of a private person shall state the 
grounds on which it is based by indicating clearly the relevant facts and the legal basis of the decision. 
 
The ESMA staff member shall avoid making decisions which are based on brief or vague grounds or which 
do not contain individual reasoning. 
 
If it is not possible, because of the large number of persons concerned by similar decisions, to communicate 
in detail the grounds of the decision and where standard replies are therefore made, the ESMA staff member 
shall guarantee that he or she subsequently provides the citizen who expressly requests it with an individual 
reasoning. 
 
Article 19 – Indication of the possibilities of appeal 
 
A decision of ESMA which may adversely affect the rights or interests of a private person shall contain an 
indication of the appeal possibilities available for challenging the decision. It shall in particular indicate the 
nature  of  the  remedies,  the  bodies  before  which  they  can  be  exercised,  as  well  as  the  time  limits  for 
exercising them. 


 
 
 
Article 20 – Notification of the decision
 
 
The ESMA staff member shall ensure that decisions which affect the rights or interests of individual persons 
are notified in writing, as soon as the decision has been taken, to the person or persons concerned. 
 
The ESMA staff member shall wherever possible abstain from communicating the decision to other sources 
until the person or persons concerned have been informed. 
 
Article 21 – Data protection 
 
The ESMA staff member who deals with personal data concerning a citizen shall respect the principles laid 
down in Regulation (EU) No 2018/1725 on the protection of natural persons with regard to the processing 
of personal  data by the  EU institutions,  bodies, offices and  agencies  and  on  the  free movement of such 
data. 
 
The ESMA staff member shall in particular avoid processing personal data for non-legitimate purposes or 
the transmission of such data to non-authorised persons. 
 
Article 22 – Requests for information 
 
The ESMA staff member shall, when he or she has responsibility for the matter concerned, provide members 
of the public with the information that they request. When appropriate, the ESMA staff member shall give 
advice on how to initiate an administrative procedure within his or her field of competence. The ESMA staff 
member shall take care that the information communicated is clear and understandable. 
 
If an oral request for information is too complicated or too comprehensive to be dealt with, the ESMA staff 
member shall advise the person concerned to formulate his or her demand in writing. 
 
If, because of its confidentiality, the ESMA staff member may not disclose the information requested, he or 
she shall, in accordance with Article 17 of this Code, indicate to the person concerned the reasons why he 
or she cannot communicate the information. 
 
Further  to requests for  information  on  matters  for  which  he  or she  has no  responsibility,  the  ESMA staff 
member  shall  direct  the  requester  to  the  competent person  and  indicate  his  or  her  name  and  telephone 
number. Further to requests for information concerning another Union institution or body, the ESMA staff 
member shall direct the requester to that institution or body. 
 
Where appropriate, the ESMA staff member shall, depending on the subject of the request, direct the person 
seeking information to the unit or sector responsible for providing information to the public. 
 
Article 23 – Requests for public access to documents 
 
Further to requests for access to documents of ESMA, the ESMA staff member shall give access to these 
documents in accordance with the decision on access to ESMA documents. 
 
If the ESMA staff member cannot comply with an oral request for access to documents, the citizen shall be 
advised to formulate it in writing. 
 
Article 24 – Keeping of adequate records 
 
ESMA’s units and departments shall keep adequate records of their incoming and outgoing mail, of the 
documents they receive, and of the measures they take. 
 
 


 
 
 
Article 25 – Public access to the Code
 
 
ESMA will take the necessary measures in order to ensure that this Code enjoys the widest possible publicity 
amongst the citizens. It will in particular make it available on its Internet site and will provide a copy of this 
Code to any citizen who requests it. 
 
Article 26 – Right to complain to the European Ombudsman 
 
Any failure of ESMA or the ESMA staff member to comply with the principles set out in this Code may be 
the subject of a complaint to the European Ombudsman in accordance with Article 228 of the Treaty on the 
Functioning of the European Union and the Statute of the European Ombudsman. 
 
Article 27 – Review 
 

  This Code will be reviewed every five years after taking effect, as necessary. 
 
Article 28 – Entry into force and repeal 
 
This decision enters into force on the day after its adoption.  
 
This decision repeals the previous version of the Code of good administrative behaviour (ESMA/2011/MB/6). 
 
 
 
Done at Paris on 22 March 2021 
 
 
  [signed] 
 
The Chair 
 
Steven Maijoor 
For the Management Board