This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Trade and Sustainable Devolpment Board Meetings of EU-Central America and EU-Colombia, Ecuador and Peru Free Trade Agreements'.




 
Ref. Ares(2022)4073243 - 01/06/2022
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR TRADE 
 
Directorate D – The Americas, Agriculture and Food Safety 
  Latin America 
Brussels  
TRADE.D.2/OC/FDP/mbb (2022) 
 
 
 by e-mail only: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ms Justine Muller 
via Giovanni Sercambi, 11 
50133 Firenze 
Italia 
 
Subject: Your application for access to documents – Ref GestDem 2022/2661 
 
 

Dear Madam, 
 
I  refer  to  your  application  dated  11/05/2022,  in  which  you  make  a  request  for 
access  to  documents  under  Regulation  (EC)  No  1049/20011  (‘Regulation 
1049/2001’),  registered  the  same  date  under  the  above  mentioned  reference 
number. 
 
(1) 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
 
In your request, you asked for access to the following documents: 
 
–  1st  meeting  of  the  subcommittee  on  trade  and  sustainable  development  of  the 
trade  agreement  between  the  European  Union  (EU)  of  the  one  part,  and 
Colombia, Ecuador and Peru, of the other part. 
–  2nd meeting of the subcommittee on trade and sustainable development  of the 
trade  agreement  between  the  European  Union  (EU)  of  the  one  part,  and 
Colombia, Ecuador and Peru, of the other part. 
                                                 
1  Regulation  (EC)  No  1049/2001 of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20  
May 2001  regarding public access to European Parliament, Council and Commission 
documents (OJ L 145, 31.5.2001, p. 43). 
 
 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: CHAR 06/139 - Tel. direct line +32 229-94583 
 

 
–  3rd  meeting  of  the  subcommittee  on  trade  and  sustainable  development  of  the 
trade  agreement  between  the  European  Union  (EU)  of  the  one  part,  and 
Colombia, Ecuador and Peru, of the other part. 
–  1st  meeting  of  the  board  of  commerce  and  sustainable  development  of  the 
association agreement between Central America and the European Union. 
–  2nd  meeting  of  the  board  of  commerce  and  sustainable  development  of  the 
association agreement between Central America and the European Union. 
–  3rd  meeting  of  the  board  of  commerce  and  sustainable  development  of  the 
association agreement between Central America and the European Union. 
–  4th  meeting  of  the  board  of  commerce  and  sustainable  development  of  the 
association agreement between Central America and the European Union. 
 
(2) 
ASSESSMENT 
AND 
CONCLUSIONS 
UNDER 
REGULATION 
1049/2001 
 
In  accordance  with  settled  case  law2,  when  an  institution  is  asked  to  disclose  a 
document,  it  must  assess,  in  each  individual  case,  whether  that  document  falls 
within the exceptions to the right of public access to documents set out in Article 
4  of  Regulation  1049/2001.  Such  assessment  is  carried  out  in  a  multi-step 
approach: 
 
–  first,  the  institution  must  satisfy  itself  that  the  document  relates  to  one  of  the 
exceptions, and if so, decide which parts of it are covered by that exception; 
–  second,  it  must  examine  whether  disclosure  of  the  parts  of  the  document  in 
question  pose  a  ‘reasonably  foreseeable  and  not  purely  hypothetical’  risk  of 
undermining the protection of the interest covered by the exception; 
–  third, if it takes the view that disclosure would undermine the protection of any 
of  the  interests  defined  under  Article  4(2)  and  Article  4(3)  of  Regulation 
1049/2001,  the  institution  is  required  ‘to  ascertain  whether  there  is  any 
overriding public interest justifying disclosure
’3. 
In  view  of  the  objectives  pursued  by  Regulation  1049/2001,  notably  to  give  the 
public  the  widest  possible  right  of  access  to  documents4,  ‘the  exceptions  to  that 
right […] must be interpreted and applied strictly.
’5 
                                                 
2  Judgment  in  Sweden  and  Maurizio  Turco  v  Council,  Joined  cases  C-39/05  P  and  C-
52/05 P, EU:C:2008:374, paragraph 35. 
 
3  Id.,  paragraphs  37-43.  See  also  judgment  in  Council  v  Sophie  in  ‘t  Veld,  C-350/12  P, 
EU:C:2014:2039, paragraphs 52-64. 
4 See Regulation 1049/2001, recital (4). 


 
In  reply  to  your  request,  I  can  inform  you  that  we  have  identified  11  documents 
that fall within the scope of your request. The identified documents are listed for 
ease  of  reference  in  Annex  I.  For  each  of  the  documents  the  Annex  provides  a 
description and indicates whether parts or entire documents are withheld and if so, 
on  which  grounds  pursuant  to  Regulation  1049/2001.  Copies  of  the  accessible 
documents are enclosed to this letter. 
 
Having examined the requested documents under the applicable legal framework, 
I am pleased to grant you full access to these documents;  
 
–  1st  meeting  of  the  subcommittee  on  trade  and  sustainable  development  of  the 
trade  agreement  between  the  European  Union  (EU)  of  the  one  part,  and 
Colombia, Ecuador and Peru, of the other part and its annexes 2 and 3;  
–  4th  meeting  of  the  board  of  commerce  and  sustainable  development  of  the 
association agreement between Central America and the European Union;  
 
and partial access to:  
 
–  annex 1 and 4 of the 1st meeting of the subcommittee on trade and sustainable 
development  of  the  trade  agreement  between  the  European  Union  (EU)  of  the 
one part, and Colombia, Ecuador and Peru, of the other part; 
–  2nd and 3rd meeting of the subcommittee on trade and sustainable development of 
the  trade  agreement  between  the  European  Union  (EU)  of  the  one  part,  and 
Colombia, Ecuador and Peru, of the other part; 
–  1st  meeting  of  the  board  of  commerce  and  sustainable  development  of  the 
association agreement between Central America and the European Union; 
–  2nd  meeting  of  the  board  of  commerce  and  sustainable  development  of  the 
association agreement between Central America and the European Union; 
–  3rd  meeting  of  the  board  of  commerce  and  sustainable  development  of  the 
association agreement between Central America and the European Union. 
 
 
In all documents, the names and other personal data have been redacted pursuant 
to article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001 and in accordance with Regulation (EC) 
No  2018/1725.  Hence,  the  main  content  of  these  documents  relevant  to  your 
request is accessible. 
 
The  reasons  justifying  the  application  of  the  above-mentioned  exceptions  are  set 
out below.  
 
                                                                                                                                        
 
5 Judgment in Sweden v Commission, C-64/05 P, EU:C:2007:802, paragraph 66. 
 


 
PROTECTION OF THE PRIVACY AND INTEGRITY OF THE INDIVIDUAL (MINUTES 
OF THE SUB- COMMITTEES ON TRADE AND SUSTAINABLE DEVELOPMENT) 

 
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001, access to a document has to be 
refused if its disclosure would undermine the protection  of privacy and the integrity 
of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  European  Union  legislation 
regarding the protection of personal data. 
 
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EC)  No  2018/1725  of  the 
European Parliament  and of the Council of 23 October 2018 on the  protection of 
natural  persons  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union 
institutions, bodies, offices and agencies and on the free movement of such data, and 
repealing Regulation (EC) No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC6 (‘Regulation 
2018/1725’). 
The minutes of the sub-committees on trade and sustainable development contain 
personal  information,  such  as  names,  e-mail  addresses,  telephone  numbers  that 
allow the identification of natural persons, as well as other personal information. 
 
Indeed, Article 3(1) of Regulation 2018/1725 provides that personal data ‘means any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]
’. The Court 
of  Justice  has  specified  that  any  information,  which  by  reason  of  its  content, 
purpose  or  effect,  is  linked  to  a  particular  person  is  to  be  considered  as  personal 
data.7  Please  note  in  this  respect  that  the  names,  signatures,  functions,  telephone 
numbers  and/or  initials  pertaining  to  staff  members  of  an  institution  are  to  be 
considered personal data.8 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)9, the Court of Justice ruled that 
when a  request is made for  access to  documents containing personal data, the Data 
Protection Regulation becomes fully applicable.10 
                                                 
6 Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
 
7 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case 
C-434/16, Peter Novak v Data Protection Commissioner, request for a preliminary ruling, 
paragraphs 33-35, ECLI:EU:T:2018:560. 
 
8 Judgment of the General Court of 19 September 2018 in case T-39/17, Port de Brest v 
Commission
, paragraphs 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 
 
9 Judgment of 29 June 2010 in Case C-28/08 P, European Commission v The Bavarian 
Lager Co. Ltd
, EU:C:2010:378, paragraph 59. 
 
10  Whereas  this  judgment  specifically  related  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  of  the 
European  Parliament  and  of  the  Council  of  18  December  2000  on  the  protection  of 
individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions 
and bodies and on the free movement of such data, the principles set out therein are also 


 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  personal  data  shall  only  be 
transmitted  to  recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and 
bodies if ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted 
for a specific purpose 

in  the public interest and the controller, where there is  any  reason to  assume that 
the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is 
proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests
’. Only if these conditions are 
fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  processing  in  accordance  with  the 
requirements of Article 5 of Regulation 2018/1725, can the transmission of personal 
data occur. 
 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  the  European  Commission 
has to examine the further conditions for a lawful processing of personal data only if 
the  first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  has  established  that  it  is 
necessary to have the data transmitted for a specific purpose in the public interest. It 
is only in this case that the European Commission has to examine whether there is a 
reason to assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced and, 
in  the  affirmative,  establish  the  proportionality  of  the  transmission  of  the  personal 
data  for  that  specific  purpose  after  having  demonstrably  weighed  the  various 
competing interests. 
 
In your application, you do not put forward any arguments to establish the necessity 
to  have the data transmitted for a  specific purpose in  the public interest. Therefore, 
the  European  Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to 
assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
 
Notwithstanding  the  above,  please  note  that  there  are  reasons  to  assume  that  the 
legitimate interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure 
of  the  personal  data  reflected  in  the  minutes  of  the  sub-committees  on  trade  and 
sustainable development, as there is a real and non-hypothetical risk that such public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts. 
 
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001, 
access cannot be granted to the personal data, as the need to obtain access thereto for 
a purpose in the public interest has not been substantiated and there is no reason to 
think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be 
prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
 
Additionally,  signatures  also  have  been  removed  from  the  minutes  to  avoid  the 
risk of fraudulent use of such signatures. 
 
 
                                                                                                                                        
applicable under the new data protection regime established by Regulation 2018/1725. 
 


 
 
(3) 
MEANS OF REDRESS 
In accordance with Article 7(2) of Regulation 1049/2001, you are entitled to make 
a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon 
receipt of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following 
address: 
 
Secretary-General European Commission 
Transparency, Document Management & Access to Documents BERL 7/76 
Rue de la Loi 200/Wetstraat 200 1049 Brussels 
Belgium 
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx. 
 
Yours sincerely, 
 
Paolo GARZOTTI 
 
Encl.: 
Annex I: List of documents 
 
 
 



 
Annex I: List of documents 
 
 
No. 
Subject 
Date 
Release 
Exception 
 
invoked 
  
 
 

Minutes  1st  meeting  subcommittee  TSD  EU  -  February 6th 2014 
Full  
NA 
Colombia, Ecuador Peru 

Annex  1  1st  meeting  subcommittee  TSD  EU  - 
February 6th 2014 
Partial  
4.1(b) 
Colombia, Ecuador Peru 

Annex  2  1st  meeting  subcommittee  TSD  EU  - 
February 6th 2014 
Partial  
4.1(b) 
Colombia, Ecuador Peru 

Annex  3  1st  meeting  subcommittee  TSD  EU  - 
February 6th 2014 
Full 
NA 
Colombia, Ecuador Peru 

Annex  4  1st  meeting  subcommittee  TSD  EU  - 
February 6th 2014 
Partial  
4.1(b) 
Colombia, Ecuador Peru 

Minutes  2nd  meeting  subcommittee  TSD  EU  - 
June 16th -17th  2015 
Partial  
4.1(b) 
Colombia, Ecuador Peru 

Minutes  3rd  meeting  subcommittee  TSD  EU  - 
December 7th – 8th 2016 
Partial  
4.1(b) 
Colombia, Ecuador Peru 

Minutes  1st  meeting  subcommittee  TSD  EU  - 
November 
18th 
-19th 
Partial  
4.1(b) 
Central America 
2014 

Minutes  2nd  meeting  subcommittee  TSD  EU  - 
May 27th -28th 2015 
Partial  
4.1(b) 
Central America 
10 
Minutes  3rd  meeting  subcommittee  TSD  EU  - 
June 15th -16th 2016 
Partial  
4.1(b) 
Central America 
11 
Minutes  4th  meeting  subcommittee  TSD  EU  - 
June 11th – 12th 2018 
Full 
NA 
Central America 
 
 

Electronically signed on 01/06/2022 09:41 (UTC+02) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121

Document Outline