Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'ERRIN: communication with local authorities'.







 
Ref. Ares(2022)5459265 - 29/07/2022
Ref. Ares(2022)5660210 - 09/08/2022
 
ERRIN Strategic Management Board Meeting Minutes 
 
Date 
25 November 2021 
Location 
WebEx 
Annexes: 
  Agenda 
  Presentations 
The meeting was held along the attached agenda with the Strategic Management Board (SMB) meeting chaired 
by Mr Eeuwke Faber, Deputy Director-General for International Migration Policy of the Nederlands’ Ministry of 
Justice and Security. 
 
Strategic Management Board Meeting 
Chair: Eeuwke Faber 
 
Opening and Welcome 
  Mr Faber opened the meeting as new SMB chair and welcomed all the participants.
 
ERRIN State of Play 
  From Q1 and Q2 number of reintegration cases continued to be impacted by Covid-19.
  Caseload per EPI: DE remains the largest country, followed by FR. Whereas, Afghanistan (AFG) remains 
the largest country of return, although the situation has changed since August 2021 and returns were 
(temporarily) halted by EU Member States (MS). Since August, there is a number of voluntary returns to 
AFG nevertheless.
  Overview of other ERRIN activities:
o  Cooperation started with a reception centre for unaccompanied minors (SOS Children’s Villages) 
in Albania, now ready to receive returning minors. Agreements have been signed and the activity 
is fully operational; 
o  Assisted Voluntary Return pilot project in Syria (limited caseload – only 20 returnees); 
o  Gov2Gov:  institutional  capacity  building  of  migration  authorities  in  Armenia  and  Ghana 
strengthening  local ownership and encouraging implementation of EU Readmission Agreements; 
o  CADRE:  set  up  to  exchange  among  return  counsellors  and  development  of  train  the  trainers 
workshops on return counselling; 
o  RIAT: gradual increase in cases processed in the application, with more registered users. 
 
State of Play transfer to Frontex 
  No further information about the state of play on Frontex (FX) transition to those provided during the 
High Level Round Table.
 




 
 
Q&As: 
  NL congratulated ERRIN and FX for all the efforts, and stressed the importance for NL on the continuity 
and quality of the activities during the transfer to FX.
  DE would like to have more details on the timeline for the “second phase”, to be prepared on when to 
start the reintegration activities. FX informed that by March 2022 there is going to be a grant agreement 
for  the  FX  Reintegration  Programme  and  that  the  Agency  is  going  to  keep  all  involved  stakeholders 
updated during the process. Activities will start to be implemented as of April 2022. There is no “second 
phase” after July 2022, but continuity of the started activities, while new activities/third-countries could 
be considered for addition along the way, this depending on the needs identified by MS.
 
State of Play RRF by ICMPD 
ICMPD presented the main points on the state of play with regard to setting up the RRF: 
 
  Objective  of  the  RRF  is  to  support  the  implementation  of  the  “EU  strategy  on  voluntary  return  and 
reintegration (AVRR)”.
Additional remark by ICMPD after the meeting: note that the scope of the RRF is defined by the definition 
of return in the new AMIF Regulation and is not limited to AVRR only. 

  To prepare the RRF project proposal, a coordination team has been created with representatives of ERRIN 
PMU, ICMPD and seconded staff. Four “task forces” are preparing a work plan on the continuation of the 
ERRIN-heritage.
  Two  meetings  have  been  organised  with  the  European  Commission  (COM)/DG  HOME  to  discuss 
governance, funding and timing of next steps. COM provided full clarity on co-funding requirements and 
terms & conditions for non-AMIF eligible countries.
  Hitherto, bilateral exchanges had taken place with: BE-FR (Reach out); DK and NO (as non-AMIF eligible 
countries); FI (SRI); FR (OFII pilot project); NL; SE (SRA).
  On the substance, ambition is not to continue the current projects as isolated work items, but to cluster 
them into four meaningful thematic areas, allowing for synergies and economies of scale:
o  Innovative reintegration; 
o  Local ownership (long term perspective); 
o  Return counselling; 
o  Programmatic activities: RIAT; CADRE; QMF, in support to the EU AVRR Strategy. 
  Funding: The RRF-structure will be 100% funded by COM. This includes actions that ICMPD will implement 
on behalf of MS. Actions that are implemented by MS through a grant can be funded up to 90%. This 
implies that MS have to provide co-funding of 10% (more co-funding is of course possible).
For further discussion: to include the possibility of 95% funding for highly innovative projects. 
  Non-AMIF eligible countries (CH, DK and NO) can make use of the RRF structure to implement actions that 
they fund themselves. Non-AMIF eligible countries can benefit from the overall results and outcomes of 
the RRF. They can benefit from tangible project deliverables and participate in events on a self-fund basis.
  Governance:
o  Enlargement countries can be associated as observers; 
o  Some governance-related issues need decisions (e.g. chair of Facility Steering Committee (FSC), 
representation of MS in GEC). ICMPD willing to develop a proposal but the FSC decides; 
o  Currently working on an RRF partnership agreement (as suggested by NL) based on the current 
ERRIN agreement; 
o  Possibility to second national staff to the RRF. 
 




 
 
  Next steps:
o  ERRIN heritage work plan will be forwarded to MS on 10.12; 
o  “ex-ante FSC” on 17.12, 10:00 – 12:00. 
 
Q&As: 
  BE stressed the need of the resources necessary for the implementation of these activities (including the 
ERRIN heritage) and the importance of several activities. BE would like to be kept informed on the state 
of play of the budget discussions.
  NL  appreciated  the  constructive  reflection  on  the  way  forward  to  the  RRF  and  looks  forward  to  the 
meeting on 17/12 to make further fruitful steps.
  DE agreed with NL and would like to be involved in the further shaping of what is happening, even before 
17/12.
  DK appreciated that non-AMIF eligible MS can take part and supported the importance that the activities 
not taken over by FX would be continued under the RRF, especially the Technical Working Group (TWG) 
and assistance to vulnerable groups.
  COM stressed the importance of the word “Heritage” and thanked ICMPD for the close cooperation. COM 
took  note  of  the  funding  point  and  informed  that  more  clarity  on  the  budget  will  be  provided  early 
December 2021.
  ERRIN PMU stressed that the challenge would be a coordination mechanism in order to develop these 
activities  in good cooperation with all the  involved stakeholders. Side  note  on vulnerable  groups: RRF 
would provide complementary and additional support on what FX would offer, therefore the necessity to 
align with it.
Caretaker project 
  Covered activities:
o  Finalisation of all reintegration cases that started until July 2021; 
o  Final reporting and evaluation at both national level (NL and other MS) and EU level; 
o  Support to FX and RIAT as requested by the Agency. 
  ERRIN has gained good experience in working with local service providers (SP) in these years, on which 
the Caretaker project can rely. This support is included in the proposal.
  Currently, there is a draft budget and a plan shared with COM, the next step is the approval by COM.
  Similar to ERRIN, the project would be 90% co-financed under AMIF with 10% contributions from the 
participating MS.
  Intention to launch a work plan in January 2022 and need to conclude partnership agreements with ICMPD 
and participating MS.
  The CareTaker project will be ready to start in July 2022, no delays are expected.
 
Q&As: 
  FR enquired whether the Caretaker project would need co-funding. ERRIN PMU confirmed that it will need 
co-funding, as 90% is financed and 10% is financed by the MS, similar to ERRIN. ERRIN PMU will come up 
with a proposal for partnership agreements on how the co-funding works.
  BE asked how the co-financing would work and if any consultation with the MS will be arranged. ERRIN 
PMU informed that it is envisaged but it has not been decided yet because the budget is not finalised.1
 
 
1 In the meanwhile. COM has informed than an amount of up to EUR 6M is reserved for the CareTaker under 
the AMIF 2021-2027 Thematic Facility. 
 




 
 
Presentation by the Armenian Migration Service 
  Reintegration of Armenian citizens returning home was not a consolidated policy in Armenia until 2019, 
when the Armenian Migration Service (AMS) established a unit to deal with all the commitments following 
from Readmission Agreements. Other  reintegration projects with international organisation and NGOs 
were in place at that time; in 2017-18 the AMS started to engage with them and coordinate their work.
  When the AMS established its own reintegration coordination in 2019, it was noticed that the main gap 
in the field was support and reintegration in case of forced returns. Therefore, a governmental decree 
was approved to fill the gap and provide assistance to forced returnees, but also in general to all returnees.
  According to AMS data, returnees’ primary needs are related to health, integration of vulnerable groups, 
economic activities and children’s education.
  What is needed from the AMS side is further institutionalisation and strengthening the capacity. The AMS 
is  now  further  involving  psychologist  and  working  on  a  handbook  about  counselling  and  referral 
mechanisms. Moreover, the service is trying to better coordinate with international organisations, NGOs 
and other partners present on the ground.
  The AMS also needs sustainability in order to sustain what has been gained so far, to strengthen the 
monitoring component and improve its innovation and digitalisation.
  In Armenia, migration trends have gradually changed and return is gaining increasing importance in the 
country’s migration policies.
  AMS praised the role and involvement of ERRIN in supporting capacity building on the Armenian side. 
With the end of ERRIN in site, continued cooperation will be needed and appreciated, adding to excellent 
cooperation between the EU and its MS and Armenia.
 
Q&As: 
  DE expressed gratitude towards the Armenian authorities and appreciated the ongoing project. DE 
stressed the interest in continuing and further developing the project in Armenia in the RRF.
  COM welcomed the results achieved and the development in the areas of reintegration in Armenia, which 
could be taken as an example to replicate in other third countries.
  NL complimented the AMS work and agreed with DE.
  ARM stressed the importance  of the Gov2Gov project because it helped in raising awareness and in 
creating the policy in the country.
 
Conclusion and Final remarks: 
  Three main points touched during the meeting:
o  Transfer to ICMPD: useful discussion, final clarity on the RRF needed from the MS and ICMPD, if 
possible before the end of the year. Clarity on the funding from COM is also appreciated; 
o  Caretaker: the aim is to guarantee continuity as well as supporting FX. Question on funding to be 
finalised as well; 
o  Follow up: plan to have another SMB before the  end  of  ERRIN  in  July  2022  (date  tbd). 
Mark your calendars for ERRIN closing conference at the beginning of June 2022. 
 
 
Brussels, 25 November 2021 
 


Document Outline