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31.5.2001
EN
Official Journal of the European Communities
L 145/43
REGULATION (EC) No 1049/2001 OF THE EUROPEAN PARLIAMENT AND OF THE COUNCIL
of 30 May 2001
regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents
THE EUROPEAN PARLIAMENT AND THE COUNCIL OF THE
this Regulation as regards documents concerning the
EUROPEAN UNION,
activities covered by those two Treaties.
Having regard to the Treaty establishing the European
Community, and in particular Article 255(2) thereof,
(6)
Wider access should be granted to documents in cases
where the institutions are acting in their legislative
capacity, including under delegated powers, while at the
Having regard to the proposal from the Commission (1),
same time preserving the effectiveness of the institutions'
decision-making process. Such documents should be
Acting in accordance with the procedure referred to in Article
made directly accessible to the greatest possible extent.
251 of the Treaty (2),
(7)
In accordance with Articles 28(1) and 41(1) of the EU
Whereas:
Treaty, the right of access also applies to documents
relating to the common foreign and security policy and
(1)
The second subparagraph of Article 1 of the Treaty on
to police and judicial cooperation in criminal matters.
European Union enshrines the concept of openness,
Each institution should respect its security rules.
stating that the Treaty marks a new stage in the process
of creating an ever closer union among the peoples of
Europe, in which decisions are taken as openly as
(8)
In order to ensure the full application of this Regulation
possible and as closely as possible to the citizen.
to all activities of the Union, all agencies established by
the institutions should apply the principles laid down in
this Regulation.
(2)
Openness enables citizens to participate more closely in
the decision-making process and guarantees that the
administration enjoys greater legitimacy and is more
effective and more accountable to the citizen in a demo-
(9)
On account of their highly sensitive content, certain
cratic system. Openness contributes to strengthening the
documents should be given special treatment. Arrange-
principles of democracy and respect for fundamental
ments for informing the European Parliament of the
rights as laid down in Article 6 of the EUTreaty and in
content of such documents should be made through
the Charter of Fundamental Rights of the European
interinstitutional agreement.
Union.
(10)
In order to bring about greater openness in the work of
(3)
The conclusions of the European Council meetings held
the institutions, access to documents should be granted
at Birmingham, Edinburgh and Copenhagen stressed the
by the European Parliament, the Council and the
need to introduce greater transparency into the work of
Commission not only to documents drawn up by the
the Union institutions. This Regulation consolidates the
institutions, but also to documents received by them. In
initiatives that the institutions have already taken with a
this context, it is recalled that Declaration No 35
view to improving the transparency of the decision-
attached to the Final Act of the Treaty of Amsterdam
making process.
provides that a Member State may request the Commis-
sion or the Council not to communicate to third parties
(4)
The purpose of this Regulation is to give the fullest
a document originating from that State without its prior
possible effect to the right of public access to documents
agreement.
and to lay down the general principles and limits on
such access in accordance with Article 255(2) of the EC
Treaty.
(11)
In principle, all documents of the institutions should be
accessible to the public. However, certain public and
private interests should be protected by way of excep-
(5)
Since the question of access to documents is not covered
tions. The institutions should be entitled to protect their
by provisions of the Treaty establishing the European
internal consultations and deliberations where necessary
Coal and Steel Community and the Treaty establishing
to safeguard their ability to carry out their tasks. In
the European Atomic Energy Community, the European
assessing the exceptions, the institutions should take
Parliament, the Council and the Commission should, in
account of the principles in Community legislation
accordance with Declaration No 41 attached to the Final
concerning the protection of personal data, in all areas
Act of the Treaty of Amsterdam, draw guidance from
of Union activities.
(1) OJ C 177 E, 27.6.2000, p. 70.
(2) Opinion of the European Parliament of 3 May 2001 (not yet
(12)
published in the Official Journal) and Council Decision of 28 May
All rules concerning access to documents of the institu-
2001.
tions should be in conformity with this Regulation.

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(13)
In order to ensure that the right of access is fully
(b) to establish rules ensuring the easiest possible exercise of
respected, a two-stage administrative procedure should
this right, and
apply, with the additional possibility of court proceed-
ings or complaints to the Ombudsman.
(c) to promote good administrative practice on access to docu-
ments.
(14)
Each institution should take the measures necessary to
inform the public of the new provisions in force and to
train its staff to assist citizens exercising their rights
under this Regulation. In order to make it easier for
Article 2
citizens to exercise their rights, each institution should
provide access to a register of documents.
Beneficiaries and scope
(15)
Even though it is neither the object nor the effect of this
Regulation to amend national legislation on access to
1.
Any citizen of the Union, and any natural or legal person
documents, it is nevertheless clear that, by virtue of the
residing or having its registered office in a Member State, has a
principle of loyal cooperation which governs relations
right of access to documents of the institutions, subject to the
between the institutions and the Member States, Member
principles, conditions and limits defined in this Regulation.
States should take care not to hamper the proper
application of this Regulation and should respect the
2.
The institutions may, subject to the same principles,
security rules of the institutions.
conditions and limits, grant access to documents to any natural
or legal person not residing or not having its registered office
(16)
This Regulation is without prejudice to existing rights of
in a Member State.
access to documents for Member States, judicial authori-
ties or investigative bodies.
3.
This Regulation shall apply to all documents held by an
institution, that is to say, documents drawn up or received by it
(17)
In accordance with Article 255(3) of the EC Treaty, each
and in its possession, in all areas of activity of the European
institution lays down specific provisions regarding access
Union.
to its documents in its rules of procedure. Council
Decision 93/731/EC of 20 December 1993 on public
access to Council documents (
4.
Without prejudice to Articles 4 and 9, documents shall
1), Commission Decision
94/90/ECSC, EC, Euratom of 8 February 1994 on public
be made accessible to the public either following a written
access to Commission documents (
application or directly in electronic form or through a register.
2), European Parlia-
ment Decision 97/632/EC, ECSC, Euratom of 10 July
In particular, documents drawn up or received in the course of
1997 on public access to European Parliament docu-
a legislative procedure shall be made directly accessible in
ments (
accordance with Article 12.
3), and the rules on confidentiality of Schengen
documents should therefore, if necessary, be modified or
be repealed,
5.
Sensitive documents as defined in Article 9(1) shall be
subject to special treatment in accordance with that Article.
6.
This Regulation shall be without prejudice to rights of
public access to documents held by the institutions which
HAVE ADOPTED THIS REGULATION:
might follow from instruments of international law or acts of
the institutions implementing them.
Article 1
Article 3
Purpose
Definitions
The purpose of this Regulation is:
For the purpose of this Regulation:
(a) to define the principles, conditions and limits on grounds
of public or private interest governing the right of access to
(a) ‘document’ shall mean any content whatever its medium
European Parliament, Council and Commission (hereinafter
(written on paper or stored in electronic form or as a
referred to as ‘the institutions’) documents provided for in
sound, visual or audiovisual recording) concerning a matter
Article 255 of the EC Treaty in such a way as to ensure the
relating to the policies, activities and decisions falling
widest possible access to documents,
within the institution's sphere of responsibility;
(1) OJ L 340, 31.12.1993, p. 43. Decision as last amended by Decision
(b) ‘third party’ shall mean any natural or legal person, or any
2000/527/EC (OJ L 212, 23.8.2000, p. 9).
entity outside the institution concerned, including the
(2) OJ L 46, 18.2.1994, p. 58. Decision as amended by Decision 96/
567/EC, ECSC, Euratom (OJ L 247, 28.9.1996, p. 45).
Member States, other Community or non-Community insti-
(3) OJ L 263, 25.9.1997, p. 27.
tutions and bodies and third countries.

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Article 4
the exceptions may, if necessary, continue to apply after this
period.
Exceptions
1.
The institutions shall refuse access to a document where
Article 5
disclosure would undermine the protection of:
Documents in the Member States
(a) the public interest as regards:
— public security,
Where a Member State receives a request for a document in its
possession, originating from an institution, unless it is clear
— defence and military matters,
that the document shall or shall not be disclosed, the Member
— international relations,
State shall consult with the institution concerned in order to
take a decision that does not jeopardise the attainment of the
— the financial, monetary or economic policy of the
objectives of this Regulation.
Community or a Member State;
(b) privacy and the integrity of the individual, in particular in
The Member State may instead refer the request to the
accordance with Community legislation regarding the
institution.
protection of personal data.
2.
The institutions shall refuse access to a document where
Article 6
disclosure would undermine the protection of:
Applications
— commercial interests of a natural or legal person, including
intellectual property,
1.
Applications for access to a document shall be made in
— court proceedings and legal advice,
any written form, including electronic form, in one of the
— the purpose of inspections, investigations and audits,
languages referred to in Article 314 of the EC Treaty and in a
sufficiently precise manner to enable the institution to identify
unless there is an overriding public interest in disclosure.
the document. The applicant is not obliged to state reasons for
the application.
3.
Access to a document, drawn up by an institution for
internal use or received by an institution, which relates to a
2.
If an application is not sufficiently precise, the institution
matter where the decision has not been taken by the institu-
shall ask the applicant to clarify the application and shall assist
tion, shall be refused if disclosure of the document would
the applicant in doing so, for example, by providing informa-
seriously undermine the institution's decision-making process,
tion on the use of the public registers of documents.
unless there is an overriding public interest in disclosure.
3.
In the event of an application relating to a very long
document or to a very large number of documents, the institu-
Access to a document containing opinions for internal use as
tion concerned may confer with the applicant informally, with
part of deliberations and preliminary consultations within the
a view to finding a fair solution.
institution concerned shall be refused even after the decision
has been taken if disclosure of the document would seriously
undermine the institution's decision-making process, unless
4.
The institutions shall provide information and assistance
there is an overriding public interest in disclosure.
to citizens on how and where applications for access to docu-
ments can be made.
4.
As regards third-party documents, the institution shall
consult the third party with a view to assessing whether an
exception in paragraph 1 or 2 is applicable, unless it is clear
Article 7
that the document shall or shall not be disclosed.
Processingof initial applications
5.
A Member State may request the institution not to
disclose a document originating from that Member State
1.
An application for access to a document shall be handled
without its prior agreement.
promptly. An acknowledgement of receipt shall be sent to the
applicant. Within 15 working days from registration of the
application, the institution shall either grant access to the docu-
6.
If only parts of the requested document are covered by
ment requested and provide access in accordance with Article
any of the exceptions, the remaining parts of the document
10 within that period or, in a written reply, state the reasons
shall be released.
for the total or partial refusal and inform the applicant of his
or her right to make a confirmatory application in accordance
7.
The exceptions as laid down in paragraphs 1 to 3 shall
with paragraph 2 of this Article.
only apply for the period during which protection is justified
on the basis of the content of the document. The exceptions
2.
In the event of a total or partial refusal, the applicant
may apply for a maximum period of 30 years. In the case of
may, within 15 working days of receiving the institution's
documents covered by the exceptions relating to privacy or
reply, make a confirmatory application asking the institution to
commercial interests and in the case of sensitive documents,
reconsider its position.

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3.
In exceptional cases, for example in the event of an
4.
An institution which decides to refuse access to a sensi-
application relating to a very long document or to a very large
tive document shall give the reasons for its decision in a
number of documents, the time-limit provided for in paragraph
manner which does not harm the interests protected in
1 may be extended by 15 working days, provided that the
Article 4.
applicant is notified in advance and that detailed reasons are
given.
5.
Member States shall take appropriate measures to ensure
that when handling applications for sensitive documents the
4.
Failure by the institution to reply within the prescribed
principles in this Article and Article 4 are respected.
time-limit shall entitle the applicant to make a confirmatory
application.
6.
The rules of the institutions concerning sensitive docu-
ments shall be made public.
Article 8
7.
The Commission and the Council shall inform the Euro-
pean Parliament regarding sensitive documents in accordance
Processingof confirmatory applications
with arrangements agreed between the institutions.
1.
A confirmatory application shall be handled promptly.
Within 15 working days from registration of such an applica-
Article 10
tion, the institution shall either grant access to the document
requested and provide access in accordance with Article 10
within that period or, in a written reply, state the reasons for
Access followingan application
the total or partial refusal. In the event of a total or partial
refusal, the institution shall inform the applicant of the
1.
The applicant shall have access to documents either by
remedies open to him or her, namely instituting court proceed-
consulting them on the spot or by receiving a copy, including,
ings against the institution and/or making a complaint to the
where available, an electronic copy, according to the applicant's
Ombudsman, under the conditions laid down in Articles 230
preference. The cost of producing and sending copies may be
and 195 of the EC Treaty, respectively.
charged to the applicant. This charge shall not exceed the real
cost of producing and sending the copies. Consultation on the
2.
In exceptional cases, for example in the event of an
spot, copies of less than 20 A4 pages and direct access in
application relating to a very long document or to a very large
electronic form or through the register shall be free of charge.
number of documents, the time limit provided for in paragraph
1 may be extended by 15 working days, provided that the
2.
If a document has already been released by the institution
applicant is notified in advance and that detailed reasons are
concerned and is easily accessible to the applicant, the institu-
given.
tion may fulfil its obligation of granting access to documents
by informing the applicant how to obtain the requested
3.
Failure by the institution to reply within the prescribed
document.
time limit shall be considered as a negative reply and entitle the
applicant to institute court proceedings against the institution
3.
Documents shall be supplied in an existing version and
and/or make a complaint to the Ombudsman, under the rele-
format (including electronically or in an alternative format such
vant provisions of the EC Treaty.
as Braille, large print or tape) with full regard to the applicant's
preference.
Article 9
Article 11
Treatment of sensitive documents
Registers
1.
Sensitive documents are documents originating from the
institutions or the agencies established by them, from Member
1.
To make citizens' rights under this Regulation effective,
States, third countries or International Organisations, classified
each institution shall provide public access to a register of
as ‘TRÈS SECRET/TOP SECRET’, ‘SECRET’ or ‘CONFIDENTIEL’ in
documents. Access to the register should be provided in elec-
accordance with the rules of the institution concerned, which
tronic form. References to documents shall be recorded in the
protect essential interests of the European Union or of one or
register without delay.
more of its Member States in the areas covered by Article
4(1)(a), notably public security, defence and military matters.
2.
For each document the register shall contain a reference
number (including, where applicable, the interinstitutional
2.
Applications for access to sensitive documents under the
reference), the subject matter and/or a short description of the
procedures laid down in Articles 7 and 8 shall be handled only
content of the document and the date on which it was received
by those persons who have a right to acquaint themselves with
or drawn up and recorded in the register. References shall be
those documents. These persons shall also, without prejudice
made in a manner which does not undermine protection of the
to Article 11(2), assess which references to sensitive documents
interests in Article 4.
could be made in the public register.
3.
The institutions shall immediately take the measures
3.
Sensitive documents shall be recorded in the register or
necessary to establish a register which shall be operational by
released only with the consent of the originator.
3 June 2002.

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Article 12
(c) directives other than those referred to in Article 254(1) and
(2) of the EC Treaty, decisions other than those referred to
Direct access in electronic form or through a register
in Article 254(1) of the EC Treaty, recommendations and
opinions.
1.
The institutions shall as far as possible make documents
directly accessible to the public in electronic form or through a
3.
Each institution may in its rules of procedure establish
register in accordance with the rules of the institution
which further documents shall be published in the Official
concerned.
Journal.
2.
In particular, legislative documents, that is to say, docu-
ments drawn up or received in the course of procedures for the
Article 14
adoption of acts which are legally binding in or for the
Member States, should, subject to Articles 4 and 9, be made
Information
directly accessible.
1.
Each institution shall take the requisite measures to
3.
Where possible, other documents, notably documents
inform the public of the rights they enjoy under this
relating to the development of policy or strategy, should be
Regulation.
made directly accessible.
2.
The Member States shall cooperate with the institutions
4.
Where direct access is not given through the register, the
in providing information to the citizens.
register shall as far as possible indicate where the document is
located.
Article 15
Article 13
Administrative practice in the institutions
Publication in the Official Journal
1.
The institutions shall develop good administrative prac-
tices in order to facilitate the exercise of the right of access
guaranteed by this Regulation.
1.
In addition to the acts referred to in Article 254(1) and
(2) of the EC Treaty and the first paragraph of Article 163 of
the Euratom Treaty, the following documents shall, subject to
2.
The institutions shall establish an interinstitutional
Articles 4 and 9 of this Regulation, be published in the Official
committee to examine best practice, address possible conflicts
Journal:
and discuss future developments on public access to
documents.
(a) Commission proposals;
(b) common positions adopted by the Council in accordance
Article 16
with the procedures referred to in Articles 251 and 252 of
the EC Treaty and the reasons underlying those common
positions, as well as the European Parliament's positions in
Reproduction of documents
these procedures;
This Regulation shall be without prejudice to any existing rules
(c) framework decisions and decisions referred to in Article
on copyright which may limit a third party's right to reproduce
34(2) of the EUTreaty;
or exploit released documents.
(d) conventions established by the Council in accordance with
Article 34(2) of the EUTreaty;
Article 17
(e) conventions signed between Member States on the basis of
Article 293 of the EC Treaty;
Reports
(f) international agreements concluded by the Community or
1.
Each institution shall publish annually a report for the
in accordance with Article 24 of the EUTreaty.
preceding year including the number of cases in which the
institution refused to grant access to documents, the reasons
2.
As far as possible, the following documents shall be
for such refusals and the number of sensitive documents not
published in the Official Journal:
recorded in the register.
(a) initiatives presented to the Council by a Member State
2.
At the latest by 31 January 2004, the Commission shall
pursuant to Article 67(1) of the EC Treaty or pursuant to
publish a report on the implementation of the principles of this
Article 34(2) of the EUTreaty;
Regulation and shall make recommendations, including, if
appropriate, proposals for the revision of this Regulation and
(b) common positions referred to in Article 34(2) of the EU
an action programme of measures to be taken by the
Treaty;
institutions.

L 145/48
EN
Official Journal of the European Communities
31.5.2001
Article 18
ensure the preservation and archiving of documents to the
fullest extent possible.
Application measures
3.
Within six months of the entry into force of this Regula-
tion, the Commission shall examine the conformity of the
1.
Each institution shall adapt its rules of procedure to the
existing rules on access to documents with this Regulation.
provisions of this Regulation. The adaptations shall take effect
from 3 December 2001.
Article 19
2.
Within six months of the entry into force of this Regula-
Entry into force
tion, the Commission shall examine the conformity of Council
Regulation (EEC, Euratom) No 354/83 of 1 February 1983
This Regulation shall enter into force on the third day
concerning the opening to the public of the historical archives
following that of its publication in the Official Journal of the
of the European Economic Community and the European
European Communities.
Atomic Energy Community (1) with this Regulation in order to
It shall be applicable from 3 December 2001.
This Regulation shall be binding in its entirety and directly applicable in all Member States.
Done at Brussels, 30 May 2001.
For the European Parliament
For the Council
The President
The President
N. FONTAINE
B. LEJON
(1) OJ L 43, 15.2.1983, p. 1.