Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Access to Information Response Training Materials'.

 
DG F 2 A TRANSPARENCY AND ACCESS TO DOCUMENTS 
~ INFORMATION SHEET ~ 
 
WHEN TO INCLUDE AN ITEM IN THE "LEGISLATIVE DELIBERATIONS" PART  
OF THE PROVISIONAL COUNCIL AGENDA 
 
Applicable rules: 
 
  Article 289(3) TFEU 
  3.  Legal acts adopted by legislative procedure shall constitute legislative acts. 
 
  Council Rules of Procedure 
  Article 3(6)   Agenda 
  6.  The provisional agenda shall be divided into two parts, dealing respectively with deliberations on legislative 
  acts and non-legislative activities. The first part shall be entitled â€˜Legislative deliberations’ and the second â€˜Non-
  legislative activities’. 
  The items appearing in each part of the provisional agenda shall be divided into â€˜A’ items and â€˜B’ items. Items 
  for which approval by the Council is possible without discussion shall be entered as â€˜A’ items, but this does not 
  exclude the possibility of any member of the Council or of the Commission expressing an opinion at the time of 
the approval of these items and having statements included in the minutes. 
 
 
How to identify the legislative nature of a draft Act: 
The legislative nature of an act is determined by its legal basis. 
When the act is legislative, its legal basis states that the act is to be adopted "in accordance with the 
ordinary/special legislative procedure". Since the entry into force of the Lisbon Treaty, this wording 
is repeated in the preamble of each legislative act. 
 
Interinstitutional codes can also help identify the nature of an act, as follows (the list is not 
exhaustive): 
 
  Interinstitutional code (NLE) 
When a draft Council act has a (NLE) interinstitutional code, this means that the draft act is non-
legislative, therefore, this item should not be included in the 'Legislative Deliberations’ part of the 
Agenda. 
 
  Interinstitutional code (CNS) 
When a draft Council act has a (CNS) interinstitutional code, this means its that the draft act is to be 
adopted after consultation of the European Parliament. The draft act could be legislative or not, 
depending on its legal basis. 
If, on one hand, the respective legal basis refers to the adoption of the draft act by special legislative 
procedure, then the draft act is legislative and it should be included in the 'Legislative 
Deliberations’ part of the Agenda. 
If, on the other hand, the respective legal basis establishes that the Council should act "on a 
proposal from the Commission and after consulting the European Parliament", then the draft act is 
not legislative and it should not be included in the 'Legislative Deliberations’ part of the Agenda. 
Since the entry into force of the Lisbon Treaty, all Commission proposals bearing the 
Interinstitutional code (CNS) that are of a legislative nature, contain the following sentence in the 
preamble of the act: "Acting in accordance with a special legislative procedure". 
DG F 2 A 

Transparency and Access to Documents 

DG F 2 A TRANSPARENCY AND ACCESS TO DOCUMENTS 
~ INFORMATION SHEET ~ 
 
  Interinstitutional code (APP) 
 
When a draft Council act has a (APP) interinstitutional code, this means that the draft act is to be 
adopted by special legislative procedure (EP consent required). Therefore, the draft act is legislative 
and it should be included in the 'Legislative Deliberations’ part of the Agenda. 
 
  Insteristitutional code (COD) 
 
When a draft Council act has a (COD) interinstitutional code, this means that the draft act is to be 
adopted by ordinary legislative procedure (former codecision). Therefore, the draft act is legislative 
and it should be included in the 'Legislative Deliberations’ part of the Agenda. 
 
The Codecision Unit of the Directorate for General Political Questions (DGPQ) of the Secretary-
General’s Private Office, includes such items in the Council provisional agenda and drafts the 
respective I/A Notes. 
 
  Draft Budget and Draft Amending Budgets (DABs) 
 
These acts are transmitted to the Council without an interinstitutional code. They are to be adopted 
by special legislative procedure (budget procedure), therefore, they should be included in the 
'Legislative Deliberations’ part of the Agenda. 
 
Consequences of including an item in the "Legislative Deliberations" part of the Council 
agenda: 
 
  The Items included in the "Legislative Deliberations" part of the Council agenda are 
adopted in public session, that is, this part of the Council meeting is broadcasted live 
through the Council's website; 
 
  All documents listed under the Items included in the "Legislative Deliberations" part of 
the Council agenda are made public 24 hours before the Council's meeting, without prior 
consultation of the responsible DG and regardless of their previous status; 
 
  In case the Items included in the "Legislative Deliberations" part of the Council agenda 
are to be adopted, a fiche de vote containing the voting results for the draft act is 
prepared and shown at the respective Council session. 
 
  The voting results are also automatically included in the Council's data-base on voting 
records used for statistical purposes and for information to the public. 
 
  The Items included in the "Legislative Deliberations" part of the Council agenda appear 
on the Addenda to the Council Minutes of the respective Council session. These ADDs 
are always public documents. 
 
Who to contact in case of doubt? 
DG F 2 A Legislative Transparency:  7492 
[email address] 
_______________ 
DG F 2 A 

Transparency and Access to Documents