Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Access to Information Response Training Materials'.

Transparency, Access to 
documents and the 
Archives 
of the Council of the European Union
Brussels, 4 May 2012






















































































































































Programme 
Part I:
Transparency
Part II:
Access to documents: Key players
Part III: Access to documents:
• Main elements of Regulation 1049/2001
• Implementing Regulation 1049/2001
Part IV: How does transparency affect your 
daily work
Part V:
Central Archives
Part VI: Conclusions
16/05/2012
2






















































































































































Part I : Transparency
What is Transparency?
Transparency in the Treaties
Transparency in the Council Rules of 
Procedure
Fiches de vote
16/05/2012
3






















































































































































What is Transparency?
Transparency means openness and 
accountability of public administrations.
Transparency increases public interest in 
policies and trust in institutions. Interest 
and trust are crucial elements to sustain 
the European project.
At the European level, transparency 
means:
- openness of deliberations on legislative 
acts,
16/05/2012
4
- public's right of access to documents.






















































































































































Transparency in the Treaties
THE AIM
HOW TO ACHIEVE IT
(article 1 TEU)
(article 15(3) TFEU)
An ever closer union 
When deliberating and 
among the peoples 
voting on legislative acts 
of Europe, with 
the Council meets in 
decisions taken as 
public.
closely as possible 
to its citizens.
The public has a right of 
access to documents of 
the Union's Institutions.
16/05/2012
5






















































































































































Transparency in the Council’s Rules of 
Procedure
Openness of legislative deliberations 
(art. 7 CRP)
• The Council meets in public when deliberating or 
voting on legislative acts.
• Documents submitted to the Council under 
legislative deliberations are public.
• The results and explanation of votes, as well as 
Statements in the Council's minutes, on 
legislative acts are public.
16/05/2012
6






















































































































































Transparency in the Council’s Rules of 
Procedure
Public deliberations and debates (art. 8 
CRP)

• Council's first deliberation on important 
non-legislative proposals is public [art 
8(1)].
• The Council holds public debates on 
important issues affecting the EU and its 
citizens [art 8(2)].
16/05/2012
7






















































































































































Transparency in the Council’s Rules of 
Procedure
Public deliberations and debates (art. 8 
CRP)

• The debate on the GAC's 18 month programme, 
as well as the priorities of the other Council's 
configurations, and the debate on the 
Commission's five-year programme, are public 
[art 8(3)].
• Documents submitted to the Council under an 
item marked as public deliberations and public 
16/05/201
d 2ebates are public. 
8






















































































































































Transparency in the Council’s Rules of 
Procedure
Votes on non-legislative deliberations
(art. 9 CRP)
• When adopting the important non-legislative 
proposals referred to in art. 8(1), the voting 
results, explanation of votes and statements are 
public.
• The Council may also decide to make public the 
voting results of any other non-legislative act. In 
the case of Title V TEU, this decision is 
unanimous.
16/05/2012
9























































































































































Transparency in the Council’s Rules of 
Procedure
Council open 
sessions


Watch public sessions 
LIVE

See outcome of voting on 
legislative acts

Consult documents 
related to the public 
sessions

Consult background 
notes and press releases
16/05/2012
10























































































































































Fiche de vote
See also CP 41/2011
16/05/2012
11






















































































































































Fiche de vote
fiche de vote is prepared and 
displayed in case of:

adoption of a legislative act,
other steps of the ordinary or special 
legislative procedures foreseen in the TFEU, 
namely, when:
• adopting the position of the Council at 1st reading,
• approving (or not) EP amendments at 2nd reading,
• approving (or not) Conciliation Committee Joint 
Text,
• adopting the position of the Council (budget acts).
16/05/2012
12






















































































































































Fiche de vote
A fiche de vote is NOT prepared for 
indicative voting intentions at intermediate 
stages of legislative deliberations, namely, 
in case of: 
• political agreements,
• general approaches,
• progress reports,
• information on the state of play, etc
However, the votes can still be read in 
public by the Presidency.

16/05/2012
13






















































































































































Transparency in the Council’s Rules of 
Procedure
Access to documents (art. 10 + Annex II)
• The public has a right of access to documents of 
the Council and of the European Council.
• Regulation 1049/2001 establishes the general 
principles and limits governing the right of 
access to documents of the Institutions
• Annex II of the CRP sets specific provisions for 
the implementation of this right by the Council.
16/05/2012
14






















































































































































Part II
Access to documents: Key players
The Courts
The European Ombudsman
The European Data Protection 
Supervisor (EDPS)
NGOs
16/05/2012
15






















































































































































Key players: The Courts
Full or partial refusal for access to 
documents can lead to a confirmatory 
request. This is an administrative appeal 
requesting the Council to re-examine the 
initial response of the GSC.
If the Council maintains its refusal, the 
applicant can institute Court proceedings
against the Council and/or a complaint to 
the Ombudsman.
16/05/2012
16























































































































































Case-law on access to documents
The EU institutions are 
required to state reasons for 
their individual decisions 
refusing access to documents,
The reasons for refusal have 
Principles 
to be stated in a way which 
derived from 
does not harm the interests to 
case-law
be protected. 
(T-105/95 WWF v. 
Commission)

Exceptions should be 
interpreted and applied strictly.
16/05/2012
17























































































































































Case-law on access to documents
A decision refusing access 
must be based on a genuine 
examination of the document 
and the particular 
circumstances of the case,
Principles 
derived from 

If only parts of a requested 
case-law
document are covered by any 
of the exceptions, the 
(T-14/98 Hautala)
remaining parts of the 
document shall be released.
(now Art. 4(6) of Regulation 1049/2001)
16/05/2012
18























































































































































Case-law on access to documents
A decision refusing access is 
only valid if it is based on one 
of the exceptions provided for 
in the Regulation
(implied by the judgement).
Principles 
derived from 
case-law

(C-64/05 P 
Sweden v. 
Commission)

16/05/2012
19























































































































































Case-law on access to documents
“Regulation No 1049/2001 
imposes, in principle, an obligation 
to disclose the opinions of the 
Council’s legal service relating to a 
legislative process.”
Principles 
However, refusal of a specific LS 
derived from 
opinion based on the protection of 
case-law
legal advice is possible if the 
(C-39/05 P Turco
opinion:
and Sweden v. 
Council)

• is of a particularly sensitive nature,
• has a particularly wide scope going 
16/05/2012
20
beyond the context of the legislative 




































































































































































































































Key Players: The Ombudsman
The Ombudsman’s decisions are 
not legally binding on the 
European
institutions, however, they have 
Ombudsman
considerable political impact.
In most cases, the institutions will 
follow the Ombudsman’s 
recommendations, if found guilty 
of maladministration.
Complaint of Statewatch in 2000 
led to the guidelines on document 
production in CP 200/08.
16/05/2012
21
























































































































































Key Players: NGOs

Statewatch was created in 1991. It 
aims to encourage informed 
NGOs: Statewatch
discussion and debate in Europe 
www.statewatch.org
particularly in the field of civil liberties, 
accountability and openness. 

It is very keen to publish documents of 
the EU Institutions related to the area 
of transparency and access to 
documents.
16/05/2012
22























































































































































Key Players: NGOs

Created in 2006, Access Info 
promotes the right of access to 
NGOs: AccessInfo
information in the EU with the aim 
www.access-info.org
to facilitate public participation in 
decision-making and to hold the 
EU accountable.

It supports the AsktheEu.org
website which publishes the 
Institutions’ answers to requests 
for information and for access to 
documents.
16/05/2012
23























































































































































Key Players: NGOs

Created in 2009, VoteWatch
aims to promote 
NGOs: votewatch.eu
transparency in EU decision-
www.votewatch.eu
making by providing easy 
access to, and analysis of, 
the political decisions and 
activities of the European 
Parliament.

This summer, it will extend its 
activities to cover 
deliberations and voting at 
the Council.
16/05/2012
24






















































































































































Part III
Access to documents: Regulation 1049/2001
Main elements of Regulation 1049/2001:
• Institutional coverage
• Material scope
• Beneficiaries
• Transparency principles
Implementing Regulation 1049/2001:
• Introducing initial requests
• Processing initial requests
• Examination of documents: the “harm test”
• Processing confirmatory requests
• Deadlines for replying
16/05/2012
25


























































































































































Main elements of Regulation 1049/2011
Institutional coverage

The European parliament,

The Council 

The Commission

Other EU Institutions, bodies or 
agencies apply 1049/2001 via 
their rules of procedure
16/05/2012
26






















































































































































Main elements of Regulation 1049/2001
Material scope
• All documents held by the institutions on 
all areas of activity of the EU.
• Document means any content whatever its 
medium:
• written on paper
• stored in electronic form
• stored as a sound, visual or audiovisual 
recording.
16/05/2012
27






















































































































































Main elements of Regulation 1049/2001
Beneficiaries
• Any citizen of the Union, and any natural 
or legal person residing or having an office 
in a Member State;
• CRP enlarge the scope of the 
beneficiaries to include any natural or legal 
person.
16/05/2012
28






















































































































































Main elements of Regulation 1049/2001
Transparency principles
• Applies to all documents held by an Institution, 
concerning all areas of activity;
• Transparency is the rule, refusal of access is the 
exception;
• Exceptions to the right of access are foreseen, 
but these must be interpreted and applied 
strictly;
• Reasons to refuse a document must be stated;
• Partial access should always be considered.
16/05/2012
29






















































































































































Main elements of Regulation 1049/2001
Review of Regulation 1049/2001
• April 2008, proposal for a recast of Regulation 
1049/2001 on access to documents.
• March 2011, additional proposal to align the 
Regulation with the Lisbon Treaty and extend its 
scope of application to all European institutions, 
bodies, offices and agencies. 
• The Council and the European Parliament are 
currently examining both proposals but their 
positions are still very far from each other. 
16/05/2012
30






















































































































































Implementing Regulation 1049/2001
Introducing initial requests
• A request for access to documents shall be 
made in written form, including electronic form, 
in one of the EU languages.
• The request does not have to be motivated.
• Requests can be sent to:
-
DGF2 Transparency Service,
-
Any other service of the GSC,
-
A Member State or European Institution in 
possession of the documents in question.
16/05/2012
31






















































































































































Implementing Regulation 1049/2001
Introducing initial requests
Other services or members of staff of the 
GSC shall immediately forward to the 
Transparency Service 
([email address]) 
any request for access to 
documents for processing
16/05/2012
32






















































































































































Implementing Regulation 1049/2001
Processing initial requests
Upon reception of a request for documents, the 
Transparency Service:
• registers the request in its database (DTA),
• sets a deadline for replying to the request, 
• identifies the requested document(s),
• examines whether access can be granted.
16/05/2012
33






















































































































































Implementing Regulation 1049/2001
Processing initial requests
• The Transparency Service does a preliminary 
examination of the requested documents, taking 
into consideration the subject, content and the 
state of play of ongoing negotiations.
• If necessary, the responsible desk officer is 
consulted, usually by email.
• The Transparency Service will often make 
suggestions as regards the possibility of 
granting full or partial access.
16/05/2012
34






















































































































































Implementing Regulation 1049/2001
Processing initial requests
• Following the examination stage and 
response by the desk officer, the 
Transparency Service sends a letter of 
reply to the applicant.
• No working party is involved at this stage, 
the reply letter is the sole responsibility of 
the GSC.
16/05/2012
35

























































































































































Reply to the applicant
In its reply to the applicant, the GSC may 
decide to:
G
G r
r a
a n
n tt  a
a c
c c
c e
e s
s s
s   ::
S
Siin
n c
c e
e  1
1 9
9 9
9 9
9,,  b
b e
ettw
w e
e e
e n
n  7
7 1
1 %
%  a
a n
n d
d  8
8 8
8 %
%  
o
off  r
r e
e q
q u
u e
e s
stte
e d
d  d
d o
o c
c u
u m
m e
e n
ntts
s  h
h a
a v
v e
e  
b
b e
e e
e n
n  m
m a
a d
d e
e  p
p u
u b
blliic
c
16/05/2012
36

























































































































































Reply to the applicant
In its reply to the applicant, the GSC may 
decide to:
G
G r
r a
a n
n tt  p
p a
a r
r ttiia
a ll  a
a c
c c
c e
e s
s s
s ::
p
p a
a rrttiia
all  a
a cce
cce ss 
ss  h
h a
a s 
s  tto
o   b
b e
e   
co
co n
n s
siid
d e
e rre
e d
d   ffo
o rr  a
allll  
d
d o
o cu
cu m
m e
e n
n tts
s
16/05/2012
37

























































































































































Reply to the applicant
In its reply to the applicant, the GSC may 
decide to:
R
R e
e f
f u
u s
s e
e   a
a c
c c
c e
e s
s s
s :
:
A
A llw
w a
a y
y s
s   s
s t
t a
a t
t e
e   r
r e
e a
a s
s o
o n
n s
s   
f
f o
o r
r   r
r e
e f
f u
u s
s a
a ll!!
C
C iittiiz
z e
e n
n s
s   d
d o
o   n
n o
o tt  h
h a
a v
v e
e   tto
o   jju
u s
s ttiiffy
y   
t
t h
h e
e iirr  a
a p
p p
p lliic
c a
a ttiio
o n
n s
s   ffo
o rr  a
a c
c c
c e
e s
s s
s
16/05/2012
38






















































































































































Exceptions to the general right of access
(Article 4 of Regulation 1049/2001)
The release of the document would 
undermine the protection of:
• public interest, in particular public security 
and international relations,
• privacy and the integrity of an individual,
• commercial interests of a natural or legal 
person, including intellectual property,
16/05/2012
39






















































































































































Exceptions to the general right of access
(Article 4 of Regulation 1049/2001)
The release of the document would 
undermine the protection of (cont.):
• court proceedings and legal advice,
• the purpose of inspections, investigations 
and audits.
or would seriously undermine:
• the decision-making process of the 
Council.
16/05/2012
40






















































































































































Implementing Regulation 1049/2001
Classified documents
• Full declassification by the BIC in the form 
of a REV version,
• Partial declassification: the Transparency 
Service prepares an EXT version and 
sends it to originating service.
16/05/2012
41






















































































































































Examination of documents: The “harm test”
Any decision to refuse access to a 
document must be based on a “harm 
test".
This means that all documents requested 
must be submitted to an analysis 
measuring the harm that disclosure would 
cause to one of the public or private 
interests to be protected.
16/05/2012
42

























































































































































Examination of documents: The “harm test”
Practical 
example:
Request received 
via website (as 
analysed by the 
secretariat of the 
Transparency 
Service)
16/05/2012
43























































































































































Examination of documents: The “harm test”
Consultation of the responsible desk officer
Dear Colleague,
The Transparency Service has received a request for access to doc. 7742/09
(SESAR: ATM Master Plan – a) Draft Council Decision endorsing the European 
Air Traffic Management Master Plan of the SESAR project – b) Draft Council 
Resolution on the endorsement of the European Air Traffic Management 
Master Plan – Adoption).
The relevant Decision and Resolution now having been adopted by the Council 
and taking into account the content of the document, it would seem at first 
sight that there is no more reason to withhold it.
Do you still see a reason to withhold all or part of this document (and if so, 
why)?
Thank you in advance for your assessment!
16/05/2012
44























































































































































Examination of documents: The “harm test”
Reply by the desk officer
Dear Colleague,
I know that this decision has been adopted, but similar 
discussions are ongoing.
Therefore, no access to protect the decision-making 
process.
Kind regards.
16/05/2012
45























































































































































Examination of documents: The “harm test”
Reply by the desk officer
Dear Colleague,
I would prefer not to release 7742/09.  
However, if you think it's necessary to give this out, please 
delete paragraph 6 on page 2, because the delegation 
would certainly object to this being made public.
Kind regards.
16/05/2012
46























































































































































Examination of documents: The “harm test”
Reply by the desk officer
Dear Colleague,
I don't see a reason to withhold the major part of doc. 7742/09.
However, paragraph 6 on page 2 relates to an individual position of an 
identified delegation.  Although this particular decision-making process is 
now finished, release of that information would be particularly harmful in 
two other procedures that are still ongoing and where the same issue is at 
stake.  In fact, I think, the delegation concerned would completely block 
these procedures if this position were made public at this stage, because of 
the political sensitivity of the issue in its capital.
Therefore, I consider that access to paragraph 6 on page 2 needs to be 
refused.
Kind regards.
16/05/2012
47
























































































































































Examination of documents: The “harm test”
Reply to the applicant
to be translated
into Bulgarian!
16/05/2012
48





























































































































































Examination of documents: The “harm test”
Reply to the applicant
16/05/2012
49






















































































































































Examination of documents: The “harm test”
Exercise:
Analysis of document 13986/10
regarding EU external strategy 
on PNR agreements
16/05/2012
50






















































































































































Processing confirmatory requests
Confirmatory request may be introduced when 
the GSC has refused access to a document in 
full or in part or when no reply has been given 
within the deadline.
They are registered and submitted to the same 
consultation procedure as initial requests, but at 
this stage the Legal Service is also involved.
A public ST document is drafted in order to 
inform the Information Working Party.
16/05/2012
51






















































































































































Processing confirmatory requests
If refusal is to be maintained, it must be justified 
in the form of the "harm test", with further 
precision and taking into account any arguments 
the applicant may have invoked in its 
application.
Once the Transparency Service, the Legal 
Service and the originating service agree, a draft 
reply is drafted in the form of a note to the 
Information Working Party (“LIMITE”).
16/05/2012
52






















































































































































Processing confirmatory requests
If the Information Working Party agrees (by 
simple majority), the reply will go to 
Coreper/Council as a I/A item note.
If the Council's decision implies full or partial 
declassification, this will be done via REV or 
EXT version.
The Transparency Service sends the reply as 
adopted by the Council to the applicant.
16/05/2012
53























































































































































Processing confirmatory requests
Confirmatory applications as percentage of initial 
applications (2001 – 2011)
3
% confirmatory
2,5
2
1,5
1
0,5
0
2001
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
16/05/2012
54






















































































































































Deadlines for replying
Initial requests for access to documents 
must be answered within 15 working 
days
,
In exceptional cases, e.g. very large 
number of documents, the deadline may 
be extended for an additional 15 working 
days
,
Other exceptional cases, the 
Transparency Service will confer with the 
16/05/2012
55
applicant with a view to finding a fair 






















































































































































Deadlines for replying
Within 15 working days of receiving the 
Council’s reply, the applicant may make a 
confirmatory application.
Confirmatory applications for access to 
documents must be answered within 15 
working days
,
In exceptional cases, e.g. very large 
number of documents, the deadline may 
be extended for an additional 15 working 
days.

16/05/2012
56






















































































































































Part IV
How does transparency affect your daily 
work?
Definition of document 
The Council’s Public Register
Ensuring traceability of documents
The use of LIMITE v. Public Upon 
Circulation
Legislative Transparency
16/05/2012
57






















































































































































Definition of document
All these types of documents fall under 
Regulation 1049/2001:
• ST Documents
• CM Communications
• DS Documents 
• SN Documents 
• Internal DG Working Documents 
• Classified Documents
16/05/2012
58






















































































































































Public register
The Institutions are required to make a 
document register available to the public.
The Council's Public Register has been 
operational since 1 January 1999.
On 31 December 2011, the register listed almost 
1 730 000 documents  - 77 % are public. 
During the year of 2011, the Council's Public 
Register received almost a 1,4 million visits.
16/05/2012
59






















































































































































Public register
What is a reference?
A reference in the register identifies a 
Council document.
Each reference contains certain 
information on the document (number, 
title, subject matter, originator, addressee, 
date, etc.) which is always public, 
regardless of whether the contents of the 
document are public or not. 
16/05/2012
60






















































































































































Public register
Type of document
Information on
the register
ST documents
reference and content
ST ”LIMITE”
reference only
CM Communications
reference and content
CM ”LIMITE”
reference only
ST documents 
reference only
classified
”RESTREINT UE”
16/05/2012
61























































































































































Public register
How to find the  public register 
on the Council’s website?
16/05/2012
62
























































































































































Public register
ST Document without code 
(content entirely accessible)
accessible
16/05/2012
63
























































































































































Public register
ST Document “LIMITE”
(content partially accessible after request)
partially accessible
16/05/2012
64
























































































































































Public register
ST Document LIMITE or more restricted
(content not accessible)
not accessible
16/05/2012
65
























































































































































Public register
Information provided in the reference to
a CM Communication LIMITE
16/05/2012
66
























































































































































Public register
The “public interface” of 
CM Communication LIMITE
16/05/2012
67
























































































































































Public register
Information provided in the reference to
a ST document LIMITE
16/05/2012
68
























































































































































Public register
The “public interface” of 
ST Document LIMITE
16/05/2012
69























































































































































Public register
The A.I.S.
(Archive Information System)
16/05/2012
70






















































































































































Ensuring traceability of documents
ST documents: 
All texts submitted to the Council or its or its 
preparatory bodies which:
- serve as a basis for deliberations;
- influence the decision making process; and/or
- reflect the progress made on a given subject
MUST be produced as an ST document
16/05/2012
71






















































































































































Ensuring traceability of documents
DS documents, internal DG documents:
If exceptionally a document is distributed 
in another form than ST, it MUST:
• be converted into an ST document as 
soon as possible,
• or be referred to in another document 
(minutes, summary record, outcome of 
proceedings, list of documents).
16/05/2012
72






















































































































































Ensuring traceability of documents
SN documents:
Reserved exclusively for internal use
(translations etc.)
16/05/2012
73






















































































































































The use of LIMITE
Exercise:
The Use of LIMITE 
v. Public Upon Circulation
16/05/2012
74






















































































































































Documents directly accessible to the public
third party documents made public by the author 
or with his consent,
agendas for Council meetings (incl. "A“ items)
texts intended for publication in the OJ
documents submitted to Council and listed 
under the part “legislative deliberation” of the 
agenda or marked “public deliberation” or “public 
debate”
draft legislative acts and acts referred to in 
Article 8(1) CRP and respective  "I/A" and "A" 
item notes to Coreper/Council.
16/05/2012
75






















































































































































Documents directly accessible to the public
Provided that they are not covered by any 
of the exceptions laid down in Article 4 of 
the Regulation:
provisional agendas of committees and 
working parties,
other documents, such as information 
notes, reports, progress reports and 
reports on the state of discussions 
excluding Legal Service opinions and 
contributions.
16/05/2012
76






















































































































































When to attribute the code “LIMITE”?
Third party documents, which have not 
been made public by the author,
Documents submitted by Member States,
Documents reflecting individual positions 
of delegations,
Documents containing an opinion and/or 
contribution from the Legal Service.
16/05/2012
77






















































































































































Legislative Transparency
Publication of preparatory documents upon
final adoption of a legislative act
(Annex II CRP - Article 11(6))
After adoption of the final legislative act, 
the General Secretariat makes available to 
the public all documents concerning the 
examination and adoption of a legislative 
act (unless covered by an exception).
16/05/2012
78






















































































































































Legislative Transparency
Implementation of Article 11(6) of Annex II CRP
i.
Monthly Summary of Council Acts ("Relevé"), 
ii.
The Legislative Transparency Service 
identifies documents related to each legislative 
act adopted,
iii.
"n/a" and "p/a" documents are assessed by 
the Legislative Transparency Service.
16/05/2012
79






















































































































































Legislative Transparency
Implementation of Article 11(6) of Annex II CRP
iv.
Letter is sent to the responsible DG 
containing:

the list of all "n/a" and "p/a" documents,

the result of the assessment,

the opinion of the Legislative Transparency 
Service on the publication of the documents.
16/05/2012
80






















































































































































Legislative Transparency
Letter to the responsible Service
16/05/2012
81






















































































































































Part V: Central Archives
« Archiving is …keeping track ! »
16/05/2012
82






















































































































































Archives: History
Set up in Luxembourg in 1952 – ECSC archives
Brussels since 1958: EEC and EAEC archives
Merger Treaty 1967: ECSC, EEC and EAEC 
archives in Brussels 
Deposits contract 1984: historical archives are 
transferred to the EUI in Florence
Situation unchanged with the following treaties
16/05/2012
83






















































































































































Archives: Mission
to collect
documents produced 
or received by the 
to process
GSC in the exercise 
of its functions
to provide
16/05/2012
84






















































































































































Archives
Opening to the public of the historical 
archives
of the EEC and the Euratom
Regulation n°1700/2003 (EEC, Euratom):
Access to archives after 30 years -> “the 30 
years rule”
Article 1. 2 a: definition of Community archives
Articles 2 et 3: exceptions
16/05/2012
85






















































































































































Archives
Definitions of document
Already since decades, definitions of 
“document” have been proposed, for 
example:
French law of 1979
ISAD(G) Standard 1999
16/05/2012
86






















































































































































Archives
Definitions of document:
Two key ideas
Document 
all information - regardless of its form - produced 
or received by the GSC on a subject related with 
the politics, the activities and the official 
decisions of the Council 
File 
a set of documents put together in a systematic 
way to form a coherent and relevant entity
16/05/2012
87






















































































































































Archives: Organisation
Current Archives: Now to +/- 5 years
Intermediate Archives: 5 to 30 years
Historical Archives: more than 30 years
16/05/2012
88






















































































































































Archives: Some figures
over 500 requests for information/year
+/- 50 000 photocopies 
7 000 linear metres of files organised in 8 
“funds” = collections
60 researchers on average a year
16/05/2012
89
























































































































































Archives
How to find the 
Central Archives on DOMUS?
DGs and Services ➙ DG F ➙ Archives centrales
16/05/2012
90
























































































































































Archives
Introductory page of the Central Archives’
Search engine (”CASE”):  Domus ➙ Tools ➙ C.A.S.E
16/05/2012
91
























































































































































Archives
Document information provided in CASE
16/05/2012
92






















































































































































Part VI: Conclusions
Best Practices
Transparency is the rule, refusal of access is the 
exception,
Exceptions must be interpreted and applied strictly,
Refusals must be motivated,
Partial access should always be considered,
Wider access for documents relating to legislative files,
No automatic use of LIMITE,
Existing instructions for drafting ST, CM, DS and internal 
documents should be followed,
Given the strict time-limits, requests for access should 
be examined as quickly as possible.
16/05/2012
93






















































































































































The role of DG F 2 Transparency
Openness of Council Sessions:
Coordinates the overall implementation of 
the openness of Council Sessions. In 
particular:
• Prepares fiches de vote with the outcome of 
voting on legislative acts
• Indexing of public deliberations and public 
debates
• Implements rules on legislative transparency 
and release of documents after adoption by 
the Council of a legislative act.
16/05/2012
94






















































































































































The role of DG F 2 Transparency
Access to documents:
Coordinates the overall implementation of the 
policy of public access to Council documents
Is responsible for the processing of initial and 
confirmatory requests with a view to:
• ensure that the rules are applied consistently,  
• reduce additional workload that the examination of 
documents inevitably generates for other DGs
• Coordinates consultations
• Ensures that requests are handled within 15 working 
days
16/05/2012
95






















































































































































The role of DG F 2 Transparency
Central Archives:
Supports day-to-day information research
Enhances the value of our intellectual 
heritage
Assists researchers / transparency team
16/05/2012
96
























































































































































The role of DG F 2 Transparency
How to find the DG F on DOMUS?
DGs and Services ➙ DG F
16/05/2012
97























































































































































Publications on access to documents
The Interinstitutional
booklet on access to 
documents:
summarizes Regulation  1049/2001 and 
describes how to submit a request for access,
provides a list of useful addresses (public 
registers of documents, data bases etc.)
16/05/2012
98


























































































































































The annual reports
End of presentation
16/05/2012
99