Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Access to Information Response Training Materials'.

 
COUNCIL OF
Brussels, 30 March 2012 
THE EUROPEAN UNION
PUBLIC
8260/12 
 

 
 
 
 
 

INF    53 
 
 
API    34 
JUR    178 

NOTE 
from : 
Working Party on Information 
to : 
Coreper (Part 2) / Council 
No. prev. doc. :  7066/1/12 INF 35 API 23 JUR 113 REV 1 
Subject : 
Tenth annual report of the Council on the implementation of Regulation 
No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 
regarding public access to European Parliament, Council and Commission 
documents 
 
 
 
 
Delegations will find attached the above-mentioned draft report, as it stands after examination by 
the Working Party on Information at its meetings on 9 and 27 March 2012. 
 
The Permanent Representatives Committee is accordingly asked to suggest that the Council, at its 
next meeting, record its agreement to the report set out below. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
8260/12 
 
JT/CF/mi 

 
DG F 2 A 
  EN 
Conseil UE

ANNEX 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
DRAFT 
 
 
 
TENTH ANNUAL REPORT OF THE COUNCIL ON THE IMPLEMENTATION 
OF REGULATION No 1049/2001 OF THE EUROPEAN PARLIAMENT AND OF 
THE COUNCIL OF 30 MAY 2001 REGARDING PUBLIC ACCESS TO 
EUROPEAN PARLIAMENT, COUNCIL AND COMMISSION 
DOCUMENTS 
 
8260/12 
 
JT/CF/mi 

ANNEX 
DG F 2 A 
  EN 

 
CONTENTS 
 
 
Page 
 
INTRODUCTION 

I. 
IMPLEMENTATION OF REGULATION (EC) No 1049/2001 

 
1.  Public register of Council documents  

 
2.  Requests for access to Council documents 

 
3.  Legislative transparency  

 
 
 
II. 
ANALYSIS OF REQUESTS FOR PUBLIC ACCESS  

 
1.  Professional profiles and geographical distribution of applicants  

 
2.  Policy areas concerned by the requests  
11 
 
3.  Number of documents examined and released  
12 
 
 
 
III.  APPLICATION OF EXCEPTIONS TO THE RIGHT OF PUBLIC ACCESS  
14 
 
 
 
IV.  KEY DEVELOPMENTS  
17 
 
1.  Proposal for a recast of Regulation (EC) No 1049/2001 
17 
 
2.  Interinstitutional Committee on Access to Documents 
18 
 
3.  Visit of the Ombudsman at the General Secretariat of the Council 
18 
 
 
 
V. 
COMPLAINTS LODGED WITH THE EUROPEAN OMBUDSMAN AND 
19 
LEGAL ACTION TAKEN 
 
 
1. 
Complaint lodged with the European Ombudsman 
19 
 
2. 
Legal action  
21 
VI.  FINAL REMARKS 
24 
ANNEX: STATISTICS ON PUBLIC ACCESS TO COUNCIL DOCUMENTS  
25 
 
8260/12 
 
JT/CF/mi 

ANNEX 
DG F 2 A 
  EN 

link to page 4  
INTRODUCTION 
 
 
This report, drawn up pursuant to Article 17(1) of Regulation (EC) No 1049/2001 of the European 
Parliament  and  of  the  Council  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and 
Commission documents 1covers the  year 2011 and is based on statistical data summarised in its 
annex.  It  gives information on the Council's public register of documents and statistics on public 
access  to  documents.  In  addition,  the  report  highlights  the  key  developments  in  the  tenth  year  of 
implementation of the Regulation and reviews complaints submitted to the European Ombudsman, 
as well as rulings given by the Courts of the European Union in 2011 in the field of the Regulation. 
 
Additional  information  and  previous  reports  on  access  to  Council  documents  and  information  on 
other  transparency  issues  can  be  found  at  www.consilium.europa.eu,  under  "Documents"/"Policy 
regarding access to European Council and Council documents". 
                                                 
1  
OJ L 145, 31.5.2001, p. 43. Article 17(1) provides that "Each institution shall publish 
annually a report for the preceding year including the number of cases in which the 
institution refused to grant access to documents, the reasons for such refusals and the number 
of sensitive documents not recorded in the register
". 
 
8260/12 
 
JT/CF/mi 

ANNEX 
DG F 2 A 
  EN 

link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 I. 
IMPLEMENTATION OF REGULATION (EC) No 1049/2001 
 
1. 
Public register of Council documents 
 
The  public  register  of  Council  documents,  which  has  been  operational  since  1  January  1999, 
contains references to all Council documents entered therein via an automatic archiving system.2 It 
also contains the full text of a large number of documents which are to be made available to the 
public  as  soon  as  they  have  been    distributed  3  and  of  documents  which  have  been  made  public 
following a request for access made by members of the public. Furthermore, if access to requested 
documents cannot be  granted to the full texts, parts of such documents  are disclosed, if possible, 
and  made  available  in  the  register  4.  Numerous  legislative  documents  are  also  made  public  each 
year  via  the  public  register  pursuant  to  Article 11(6)  of  Annex II  to  the  Council's  Rules  of 
Procedure 5 (see point 3, Legislative transparency).   
The  number  of  document  references  and  downloadable  documents  in  the  public  register  grows 
every year. The following graphics show the situation of the register on 31 December 2011:  
Figure 1: Developments in the Public Register in 2011 
1729944
47493
137141
Nr. of new documents in 
Total number of document references in
2011: 
the register
184634
Public documents distributed in 2011
Non-public documents distributed in 2011
                                                 
2  
Under Article 11 of the Regulation, the institutions are required to make a document register available 
in electronic form. 
3  
Article 11 of Annex II to the Council's Rules of Procedure contains a list of document types which 
have to be accessible to the public as soon as they have been distributed. 
4  
Partial disclosure is practised in conformity with Article 4(6) of the Regulation. "P/A" (partially 
available) documents registered before 1 February 2004 are not usually downloadable for technical 
reasons but are available on request. 
5  
This provision prescribes that, unless one or more of the provisions of Article 4 of the Regulation are 
applicable, all preparatory documents relating to a legislative act shall be made available to the public 
in full after adoption of one of the acts by the Council during an ordinary or special legislative 
procedure and joint texts by the Conciliation Committee under the ordinary legislative procedure or 
the final adoption of the act. 
 
8260/12 
 
JT/CF/mi 

ANNEX 
DG F 2 A 
  EN 

link to page 6 link to page 6 In 2011: 
•    the register listed 1 729 944 documents (all languages), 11 % more than at the end of 2010. 
77,3 % of these documents were public and downloadable (PDF or HTML); 
•    184 634 new documents were distributed in 2011, out of which 74,3 % (i.e. 137 141) were 
public and downloadable. This is 4,5 % more than in 2010;  
•    the  register  contained  26  219  documents  bearing  the  code  "P/A"  (i.e. partially  accessible), 
including 4 858 which were accessible on-line (in PDF format); 
•    381  sensitive  documents  6  were  distributed, 32  classified  as  "SECRET  UE"  and  349  as 
"CONFIDENTIEL  UE",  out  of  which  260 "CONFIDENTIEL  UE"  are  mentioned  in  the 
register 7
 
The Register continues to be an important research tool for citizens wishing to keep close track of 
the activities of the European Union. In 2011, 
•    1  371  324  visits  were  made  to  the  Register  for  a  total  of  23 274  962  consultations  per 
Register page; 
•    557 391 unique visitors (monthly average of 46 000) visited the Register. 
 
  
In  2011,  efforts  were  made  to  make  it  more  user-friendly  and  easily  searchable,  e.g.;  entry  page 
simplified, texts shortened and simplified, fields added and/or removed in the search forms. 
 
2. 
Requests for public access to Council documents 
 
A majority of requests for public access to Council documents are made by using the electronic 
form in the public register. The initial requests are processed by the General Secretariat of the 
Council. In the event of a total or partial refusal of public access to a document at the initial stage, 
the applicant may submit a confirmatory application asking the institution to reconsider its 
position. In the event of a total or partial refusal of a confirmatory application, the applicant may 
lodge a complaint with the European Ombudsman or institute proceedings before the General 
Court of the European Union
                                                 
6  
For the purposes of Regulation (EC) No 1049/2001, "sensitive documents" means documents 
classified as "CONFIDENTIEL", "SECRET" or "TRÈS SECRET/TOP SECRET". On this 
subject, see Article 9(1) of that Regulation. 
7  
In accordance with Article 9(2) and Article 11(2) of Regulation (EC) No 1049/2001.  
 
8260/12 
 
JT/CF/mi 

ANNEX 
DG F 2 A 
  EN 

How are requests for public access to Council documents handled? 
 
Upon reception of an initial request for public access to documents (in writing), the 
Transparency Team of the General Secretariat registers the request in its database, identifies 
the requested documents and does a preliminary examination. In order to establish whether 
public access can be granted, the originating departments of the requested documents are 
consulted. Following the consultation and, if necessary, further examination of the 
documents, a reply is sent to the applicant (with documents if so decided).  
 
confirmatory application is also registered by the Transparency Team who then 
examines the requested documents in collaboration with the Council's Legal Service and the 
originating departments. The confirmatory application and a draft reply to the applicant, 
drawn up by the Transparency team and the Legal Service, are then examined by the 
Council's preparatory body responsible for transparency issues, i.e. the Working Party on 
Information, before referral to the Permanent Representatives Committee (Coreper) and the 
Council for approval. Once the Council has approved the reply, it is sent to the applicant 
(with documents if so decided). 
 
Both initial requests and confirmatory applications must be replied within 15 working 
days. In exceptional cases, e.g. very large number of requested documents, the deadline may 
 
be extended for an additional 15 working days. 
 
 
 
In 2011: 
•    the  Council  received  2  116  initial  requests  and  27  confirmatory  applications  for  public 
access; 
•    the General Secretariat of the Council extended the time-limit for examining initial requests 
in 24,2% of the cases; 
•    processing time of initial requests averaged 16 working days (against 17 days in 2010); for 
confirmatory  applications  the  average  time  was  29  working  days  in  2011  (against 
28 working days in 2010). 
 
3. 
Legislative Transparency  
 
Article 11(5)(b)  of  the  Annex II  to  the  Council's  Rules  of  Procedure  provides  that  all  documents 
submitted  to  the  Council  which  are  listed  on  the  Council's  agenda  under  an  item  included  in  the 
'legislative  deliberations'  part  or  that  are  marked  with  the  words  'public  deliberation'  or  'public 
debate' shall be made available to the public as soon as they have been circulated. In practice, these 
documents are made available in the Public register of Council documents. 
 
8260/12 
 
JT/CF/mi 

ANNEX 
DG F 2 A 
  EN 

link to page 8  
The General Secretariat of the Council prepares a monthly summary listing inter alia all legislative 
acts which have been adopted by the Council during a given month. This document also includes 
information on the results of vote, the voting rule applicable, as well as statements concerning the 
legislative acts which have been entered into the minutes of the Council 8
                                                 
8  
The monthly summary can be consulted on the Council's website 
http://www.consilium.europa.eu under "Documents" - "Legislative Transparency" - 
"Summary of Council acts". The results of the Council's votes on draft legislative acts or in 
other cases of Council deliberations open to the public may be consulted at the same address 
under "Documents" - "Legislative Transparency" - "Public votes". 
 
8260/12 
 
JT/CF/mi 

ANNEX 
DG F 2 A 
  EN 

























































II. 
ANALYSIS OF REQUESTS FOR PUBLIC ACCESS 
 
1. 
Professional profiles and geographical distribution of applicants 
Figure 2: Professional profile of the applicants (initial stage)
Academic
3,3%
0,9%
5,4%
world
Civil society
12,3%
37,6%
Lawyers
Undeclared
Others
Public
authorities
13,5%
Journalists
10,0%
17,0%
MEPs
Figure 3: Professional profile of the applicants (confirmatory 
stage)
7,7%
Academic
3,8%
34,6%
world
11,5%
Civil
society
Lawyers
Journalists
Others
11,5%
MEPs
15,4%
15,5%
Undeclared
 
Two elements are worth noting: 
•    since applicants are not required to provide their identity or reasons for their requests, which 
are  usually  sent  by  e-mail,  the  occupation  of  a  significant  proportion  of  the  applicants 
(13,5 %) remains unknown;  
 
8260/12 
 
JT/CF/mi 

ANNEX 
DG F 2 A 
  EN 

link to page 10  
•    while  in  2011,  11,5 %  of  the  confirmatory  requests  for  public  access  were  submitted  by 
journalists, this category of applicants accounted for only 3,3 % of the requests at the initial 
stage.  This  is  mainly  due  to  the  fact  that  the  institutions'  public  registers  of  documents 
represent only one of several possible sources of information for the press. 
 
23  %  of  all  requests  received  in  2011  were  received  during  the  months  of  May  and  June.  Those 
originating from the academic environment clearly increased towards the end of the academic year, 
i.e. one third came between April and June. The number of requests originating from lawyers and 
civil society, including various interest groups and the industrial and commercial sector, remained 
fairly stable all year round.  
 
The geographical distribution of applicants can be summarized as follows 9: 
• 
initial requests originating from EU countries originated mainly from Belgium (30,5 %), 
Germany (14,5 %) and the United Kingdom (9,2 %); 
• 
initial  requests  from  non-EU  countries  represented  6,4  %  of  the  total,  out  of  which 
requests from the candidate countries accounted for 0,5 %; 
• 
confirmatory applications from EU countries came mainly from Belgium and the United 
Kingdom (both representing 23,1 %) as well as Germany (19,2 %); 
• 
confirmatory  applications  from  non-EU  countries  accounted  for  3,8 %  (none  from  the 
candidate countries). 
 
Applicants from Croatia made 7 initial requests for access in 2011, compared to two in 2009 and 
2010. 
 
The relatively high proportion of initial and confirmatory applications originating from Belgium can 
be  explained  by  the  fact  that  several  multinational  companies,  international  law  firms,  as  well  as 
numerous associations representing various economic and industrial sectors at European level, have 
their headquarters or are active in Brussels. 
                                                 
9 
According to Regulation 1049/2001, any citizen of the [European] Union, and any natural or 
legal person residing or having its registered office in a Member State, has a right to request 
access  to  documents  of  the  institutions.  Annex  II,  Article  1  of  the  Council's  Rules  of 
Procedure extends this right to any natural or legal person. 
 
8260/12 
 
JT/CF/mi 
10 
ANNEX 
DG F 2 A 
  EN 

2. 
Policy areas concerned by the requests for public access 
 
Breakdown of the requests by policy area (8 most popular policy areas) between 2007 and 2011:  
Figure 4: Percentage of requests covered by most popular fields 
2007-2011
30
Area of freedom, security and justice
CFSP
Fiscal issues
25
Environment
Internal market
Economic and monetary policy
20
Health and consumer policy
Agriculture and fisheries
15
10
5
0
2007
2008
2009
2010
2011
 
Thus, in 2011: 
•    the interest in the area of freedom, security and justice rose (19,5 % in 2011 against 14% in 
2010 and 15,3 % in 2009); 
•    the number of requests  concerning  external relations and the common foreign and security 
policy (CFSP) decreased (12,8 % in 2011 against 14,4 % in 2010); 
•    the  other  most  popular  policy  areas  were  fiscal  issues  (12,5 %),  environment  (9,1 %)  and 
internal market (8 %). 
 
Out of the 599 classified documents requested, 41 % concerned the area of freedom, security and 
justice, 37,5 % the CFSP and 7 % the European Security and Defence Policy (ESDP). 
 
The number of requests for public access to documents on economic and monetary policy continued 
to increase in 2011 (5,9 % against 4,4 % in 2010 and 2,6 % in 2009).  
 
8260/12 
 
JT/CF/mi 
11 
ANNEX 
DG F 2 A 
  EN 

 
In  2011,  events  of  particular  interest  to  the  public  resulted  in  increased  numbers  of  requests  for 
public access to documents in related areas. For example, the European External Action Service 
(EEAS) became operational on 1 January 2011. The large media coverage of this event resulted in 
624  requests  concerning  external  relations  and  the  common  foreign  and  security  policy  (CFSP) 
during  the  period  January-March  2011,  i.e.  more  than  50%  of  all  requests  in  this  area  for  2011. 
Similarly, considerable public interest in the United Nations Climate Change Conference which 
took place in Durban, South Africa, from 28 November until 11 December 2011, resulted in a peak 
in the number of requests in November, in addition to the normal peak during the months of May 
and  June  (see  chapter  on  professional  profiles).  However,  even  though  applicants  demonstrated 
more  interest  in  documents  relating  to  economic  and  monetary  policy  in  2011  (5,9 %  of  all 
requests in 2011 as against 4,4 % in 2010), the number of requests concerning this policy area did 
not increase as a result of the meetings of the Eurogroup in April, July, October and December. 
 
3. 
Number of documents examined and released 
 
As regards the number of documents examined in 2011: 
•   the  General  Secretariat  examined  2  116  initial  requests  for  public  access  to  9  641 
documents, 8 506 of which were made available (7 403 in full and 1 103 in part); 
•   the Council examined 27 confirmatory applications for public access to 59 documents, 25 
of which were released in full. For 13 documents, partial access granted at the initial stage 
was confirmed and in 2 cases extended partial access was granted; 
•   initial  and  confirmatory  requests  combined,  599  classified  documents  were  examined 
(19 classified as "CONFIDENTIEL UE" and 580 classified as "RESTREINT UE"); 
•   initial and confirmatory requests combined, 77 % of the requested documents were fully 
disclosed  (88,6 %  if  documents  to  which  partial  access  was  granted  are  also  taken  into 
account). 
 
8260/12 
 
JT/CF/mi 
12 
ANNEX 
DG F 2 A 
  EN 

The evolution as regards the number of requests (both the initial and the confirmatory stage) and the 
number of requested documents during the period 2007-2011: 
Figure 5: Number of requests and requested documents 
2007-2011
11000
10000
9000
8000
7000
Initial requests
6000
Confirmatory requests
5000
4000
Number of requested
documents initial stage
3000
2000
Number of requested
documents confirmatory stage
1000
0
2007
2008
2009
2010
2011
 
The number of documents disclosed in full or in part (both initial and confirmatory stage) totalled 
8 506 in 2011.  
 
Out of the documents disclosed in full following a request for public access: 
•    18 % concerned the area of freedom, security and justice; 
•    13,4 % agriculture and fishing; 
•    10 % the CFSP; 
•    7 % the environment; 
•    5,1 % the economic and monetary policy.  
 
Out of the total number of documents disclosed (in full or in part): 
•    18,2 % concerned the area of freedom, security and justice; 
•    12,3 % agriculture and fishing; 
•    11,4 % the CFSP; 
•    7,3 %  the environment; 
•    4,9 % the economic and monetary policy. 
 
8260/12 
 
JT/CF/mi 
13 
ANNEX 
DG F 2 A 
  EN 

link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 14 III.  APPLICATION OF EXCEPTIONS TO THE RIGHT OF PUBLIC ACCESS  
 
Full refusals 
 
Initial stage 
 
With regard to initial requests, the grounds for  refusal most frequently invoked in 2011 were as 
follows (% of the total number of refusals in brackets) : 
 
protection of the decision-making process 10 (40,9 %); 
 
protection of the public interest with regard to international relations 11 (21,2 %); 
 
protection of the public interest with regard to public security 12 (8,9 %); 
 
protection of the public interest with regard to defence and military matters 13 (1,4 %); 
 
protection of the public interest with regard to financial, monetary and economic policy of 
the Community or of a Member State 14 (1,1 %); 
 
protection of court proceedings and legal advice 15 (1 %). 
 
In 25,3 % of cases, several grounds for refusal were invoked simultaneously : 
 
protection  of  the  public  interest  as  regards  international  relations  in  conjunction  with  the 
protection of the decision-making process of the institution, including negotiations on trade, 
enlargement, etc. (36,5 %); 
 
protection  of  the  decision-making  process  of  the  institution  in  conjunction  with  the 
protection  of  the  public  interest  as  regards  public  security  and  international  relations 
(20,4 %); 
 
protection of the public interest as regards public security in conjunction with the protection 
of the public interest as regards international relations (18,8 %). 
                                                 
10  
Article 4(3) of Regulation 1049/2001. 
11  
Article 4(1)(a), third indent, of the Regulation. 
12  
Article 4(1)(a), first indent, of the Regulation. 
13  
Article 4(1)(a), second indent, of the Regulation. 
14  
Article 4(1)(a), fourth indent, of the Regulation. 
15  
Article 4(2), second indent, of the Regulation 
 
8260/12 
 
JT/CF/mi 
14 
ANNEX 
DG F 2 A 
  EN 

Confirmatory stage 
 
For confirmatory applications, the grounds for refusal most frequently invoked in 2011 were as 
follows: 
 
protection of the public interest with regard to international relations (78,9 %); 
 
protection of the public interest with regard to public security (15,8 %). 
 
There was only one case where more than one ground for refusal were invoked: the protection of 
the  public  interest  with  regard  to  international relations  in  conjunction  with  the  protection  of 
personal data. 
 
Partial release 
 
Where  only  parts  of  the  requested  document  are  covered  by  any  of  the  exceptions,  its  remaining 
parts are released in conformity with Article 4(6) of the Regulation.  
 
Initial stage 
 
The grounds for partial refusal most frequently invoked at the initial stage in 2011 were (% of the 
total number of refusals in brackets): 
 
protection of the decision-making process (38,3 %); 
 
protection of the public interest with regard to international relations (29,3 %); 
 
protection of court proceedings and legal advice (5,2 %).  
 
In 19,5 % of cases, several grounds for refusal were invoked simultaneously: 
 
protection  of  the  public  interest  as  regards  international  relations  in  conjunction  with  the 
protection of the decision-making process of the institution (53 %); 
 
protection  of  the  decision-making  process  in  conjunction  with  the  protection  of  court 
proceedings and legal advice (24 %). 
 
8260/12 
 
JT/CF/mi 
15 
ANNEX 
DG F 2 A 
  EN 

 
Confirmatory stage 
 
For the confirmatory applications, the grounds for partial refusal most frequently invoked in 2011 
were: 
 
protection of the public interest with regard to international relations (40 %); 
 
protection of the decision-making process (13,3 %). 
 
In 33,3 % of the cases, several grounds were invoked. The most frequently invoked combination of 
grounds  was  the  protection  of  the  public  interest  as  regards  international  relations  in  conjunction 
with the protection of legal advice and court proceedings (50 % of the cases). 
 
8260/12 
 
JT/CF/mi 
16 
ANNEX 
DG F 2 A 
  EN 

link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 17 IV.  KEY DEVELOPMENTS  
 
1. 
Proposal for a recast of Regulation (EC) No 1049/2001  
 
On  7  May  2008,  the  Commission  submitted  a  proposal  to  the  Parliament  and  the  Council  for  a 
recast of Regulation 1049/2001 16 aimed at amending certain provisions of the Regulation, amongst 
others,  to  align  the  provisions  of  the  Regulation  with  the  "Aarhus  Regulation"  17  on  access  to 
information in environmental matters and of the case law on access to documents.  
 
Moreover,  following  the  entry  into  force  of  the  Lisbon  Treaty  on  1 December 2009,  it  became 
necessary  to  bring  the  Regulation  in  line  with  the  new  Treaty  provisions,  notably  to  extend  the 
public  right  of  access  to  documents  of  all  the  Union's  institutions,  bodies,  offices  and  agencies 
(Art. 15(3) of TFEU). The Commission therefore submitted a second proposal to that effect to the 
Council and the European Parliament on 21 March 2011 18
 
The European Parliament adopted its position at first reading at its plenary session on 15 December 
2011  19.  This  position  incorporates  the  contents  of  the  proposal  for  the  alignment  of  Regulation 
1049/2001 with the Lisbon Treaty into the Parliament’s report on the initial proposal for a Recast of 
that Regulation. 
 
In  the  Council,  the  Working  Party  on  Information  discussed  the  2011  proposed  revisions  of 
Regulation 1049/2001 at a number of meetings and agreed on a compromise text on 16 September 
2011 20
                                                 
16 
  COM(2008) 229 final. See also Council Annual Report on public access to documents 
in 2008, pp. 15-16.  
17 
  Regulation (EC) No 1367/2006, see Annex 3. 
18      COM (137) final. 
19     See doc. 18436/11. 
20  
See doc. 14549/11. 
 
8260/12 
 
JT/CF/mi 
17 
ANNEX 
DG F 2 A 
  EN 

2. 
Interinstitutional Committee on Access to Documents 
 
An interinstitutional committee has been set up under Article 15(2) of Regulation 1049/2001 with a 
view to examine best practice, address possible conflicts and discuss future developments on public 
access  to  documents.  The  Committee  was  constituted  at  political  level in  March  2002,  but  meets 
more frequently at technical level. Thus, the departments of the European Parliament, the Council, 
and the Commission with responsibility for implementing Regulation (EC) No 1049/2001 met five 
times in 2011 to compare and exchange practical experience in applying the Regulation, also in the 
light of the recent case law on public access to documents. 
 
3. 
Visit of the Ombudsman at the General Secretariat of the Council 
 
On  17  May  2011,  Mr  Diamandouros,  European  Ombudsman,  was  invited  by  the  Directorate 
General F, Transparency and Access to Documents Unit of the General Secretariat of the Council to 
speak at a half-day internal seminar about his experience in dealing with the Council.  
 
8260/12 
 
JT/CF/mi 
18 
ANNEX 
DG F 2 A 
  EN 

link to page 19 link to page 19 link to page 19 V. 
COMPLAINTS  LODGED  WITH  THE  EUROPEAN  OMBUDSMAN  AND 
LEGAL ACTION TAKEN 
 
This chapter reviews complaints submitted to the European Ombudsman as well as rulings given by 
the Courts of the European Union in 2011 in the area covered by Regulation 1049/2001. 
 
1. 
Complaint lodged with the European Ombudsman 
 
Complaint 1170/2009/KM closed following a friendly solution proposal 
 
In  2011,  complaint  1170/2009/KM  was  the  only  complaint  pending  before  the  European 
Ombudsman  concerning  an  alleged  case  of  maladministration  as  regards  the  application  of  
Regulation 1049/2001 by the Council 21The complaint had been introduced on 30 April 2009 and 
was closed by Ombudsman's decision of 19 December 2011 22following the Council's reply to a 
proposal  for  a  friendly  solution  in  accordance  with  Article  3(5)  of  the  Statute  of  the  European 
Ombudsman. 23 
 
In his letter of 27 May 2011, setting out the proposal for a friendly solution, the Ombudsman asked 
the Council to consider granting the complainant access to the requested document in its entirety, 
unless  it  could  duly  establish  why  parts  of  the  document  merit  protection  in  accordance  with 
Regulation  1049/2001,  taking  into  account  the  relevant  case-law  of  the  Court  of  Justice.  The 
Ombudsman also invited the Council to consider improving its communications with the citizens 
who  request  access  to  a  document  by  (a)  informing  them  of  time  limit  expiry  dates,  and  (b) 
informing them in good time and, in any event, before the expiry of any relevant time limit, of the 
remedies open to them in case of total or partial refusal. 
 
In  its  reply  to  the  Ombudsman  dated  15  July  2011,  the  Council  indicated  that,  following  a 
re-examination of the requested document, it had concluded that given, in particular, the time which 
had elapsed since its decision to reject the applicant’s confirmatory request, the exceptions invoked  
                                                 
21  
This complaint was summarised in the Council’s annual report on access to documents in 
2009, p. 18, to which the reader is referred. 
22  
See document 7158/12. 
23  
See documents 11285/11 and 11286/11. 
 
8260/12 
 
JT/CF/mi 
19 
ANNEX 
DG F 2 A 
  EN 

for refusing full access to the requested document (an opinion of the Council’s Legal Service) were 
no longer applicable. The Council had therefore decided to forward a publicly available version of 
the Document to the complainant. 
 
As regards the procedural aspects mentioned in the Ombudsman’s letter, the Council replied that in 
the case of the extension of time-limits under Regulation 1049/2001, it was ready to indicate, in the 
letters extending the time limit for the Council to reply to both initial and confirmatory requests, the 
actual date on which the extended time limit expired.  
 
In  reply  to  the  Ombudsman's  suggestion  that  the  Council  should  provide  applicants  with 
information in good time and, in any event, before the expiry of any relevant time-limit, on the legal 
remedies  available  to  them  in  case  of  total  or  partial  refusal,  the  Council  stated  that  it  would  be 
unusual to indicate legal remedies concerning a future act to be adopted in an acknowledgment of 
receipt or a holding letter sent to the applicant. An indication of legal remedies in a holding letter 
might  lead  the  recipient  wrongly  to  believe  that  the  institution  was  considering  rejecting  his 
application even before having completed its examination of the request. 
 
Finally, the Council drew the Ombudsman's  attention to the fact that the Council has a record of 
providing explicit confirmatory replies to applicants within the statutory time limits, together with 
information on the possible legal remedies in cases where the reply is negative or partially negative. 
For  these  reasons,  the  Council  did  not  see  any  legal  or  any  pressing  practical  reason  for  making 
arrangements  for  an  event  where  it  would  fail  to  reply,  in  the  future,  within  the  time-limits  laid 
down in Regulation 1049/2001.  
 
Own-initiative inquiry (OI/3/2011/KM ) concerning the Council of the European Union 
 
Following  his  inquiry  into  the  above-mentioned  complaint  1170/2009/KM,  the  Ombudsman  sent 
the Council a letter on 29 June 2011 by which he opened an own-initiative inquiry concerning the 
Council.  In  this  letter,  the  Ombudsman  pointed  out  that  the  average  time  for  the  processing  of 
confirmatory applications for public access to documents generally  exceeded the time limit of 15 
working days foreseen in Article 8 (1) of Regulation 1049/2001, and asked the Council to explore 
the possibilities for shortening the period of time needed to reply to such requests. 
 
8260/12 
 
JT/CF/mi 
20 
ANNEX 
DG F 2 A 
  EN 

link to page 21  
On 3 October 2011, the Council sent the Ombudsman a preliminary reply to his above-mentioned 
letter, in which it pointed out that the examination of confirmatory requests by the Council followed 
a  series  of  procedural  steps,  including  the  involvement  of  the  Working  Party  on  Information, 
Coreper  and  the  Council  itself.  Against  that  background,  the  relevant  services  of  the  General 
Secretariat of the Council, were therefore examining various practical and organisational solutions 
with a view to reduce the time needed for the processing of confirmatory applications. 
 
In its final reply to the Ombudsman sent on 30 January 2012 24the Council enumerated a series of 
general  measures  aiming  at  improving  the  overall  quality  of  the  service  provided  by  the  General 
Secretariat  when  dealing  with  initial  requests  for  access  to  Council  documents,  and  specific 
measures  taken  in  order  to  shorten  the  procedures  for  the  examination  of  the  confirmatory 
applications by the Council and its preparatory bodies. 
 
The  Council  did,  however,  not  exclude  that  it  might  also  in  the  future  have  recourse  to  the 
possibility, foreseen in Regulation 1049/2001, of extending the time limit for the processing of such 
applications  by  15  working  days  in  exceptional  cases.  It  referred  in  that  respect  to  its  wish  to 
improve the overall quality of its services through thorough analysis of requests for public access to 
documents  as  well  as  its  obligation  to  ensure  the  legal  consistency  of  the  replies  given  to 
confirmatory applications.  
 
2. 
Legal action  
 
In  2011  the  General  Court  delivered  two  decisions  regarding  actions  brought  against  Council 
against its refusal under Regulation 1049/2001 to give public access to documents. 
 
First,  by  judgment  of  22  March  2011  in  Case  T-233/09  (Access  Info  Europe  vs.Council),  the 
General Court (Third Chamber) annulled the Council's decision of 26 February 2009 by which the 
latter had refused to grant full public access to a preparatory document (16338/08) that contained 
proposals for amendments of the Commission’s proposal for a recast of Regulation 1049/2001.  
                                                 
24  
See document 5265/12. 
 
8260/12 
 
JT/CF/mi 
21 
ANNEX 
DG F 2 A 
  EN 

link to page 22  
The  question  of  the  interpretation  of  Article  4(3)  of  Regulation  1049/2001  in  respect  of  Council 
documents  relating  to  legislative  acts  on  which  discussions  are  still  ongoing  and  which  contain 
delegations' positions has been raised for the first time before the Courts of the European Union. 
 
Given  the  possible  implications  of  this  ruling  for  the  Council's  practice,  the  Council  decided  to 
appeal the judgment of the General Court before the Court of Justice.25 
 
The appeal case (C-280/11 P Council vs. Access Info Europe) is currently pending before the Court 
of Justice. 
 
Secondly, by Order of 6 September 2011 in Case T-452/10, the General Court dismissed an action 
brought  against  the  Council  by  ClientEarth  for  the  annulment  of  the  Council's  decision  of 
26 July 2010 by which it had refused full public access to document 6865/09.  
 
In its order, the General Court found that the complainant did not comply with the requirement laid 
down  in  Article  19  of  the  Statute  of  the  Court  of  Justice  of  the  European  Union  to  be  properly 
represented  before  the  Courts  of  the  European  Union,  insofar  as  the  lawyer  representing  the 
complainant  before  the  General  Court  -  one  of  ClientEarth's  seven  trustees  -  was  not  sufficiently 
detached from the legal person which he was representing. The General Court concluded that, since 
the application had not been brought in accordance with Article 19 of the Statute and, consequently, 
with Article 43(1) of the Rules of Procedure of the Court of Justice, the action had to be dismissed 
as manifestly inadmissible. ClientEarth brought an appeal against the General Court's Order before 
the Court of Justice, which is currently pending. 
 
New legal action brought against the Council for the annulment of its decision refusing public 
access to documents 
 
By an application registered with the General Court on 16 June 2011 and notified to the Council on 
11 July 2011, Mr Leonard Besselink brought an action before the General Court for the annulment, 
pursuant  to Article 263  TFEU, of the Council's  decision  of  31 March 2011, to  refuse  full public  
                                                 
25  
See document 9491/11. 
 
8260/12 
 
JT/CF/mi 
22 
ANNEX 
DG F 2 A 
  EN 

link to page 23 link to page 23 access  to  document  9689/10  (RESTREINT  UE),  a  note  from  the  Presidency  containing  a  draft 
Council  Decision  authorising  the  Commission  to  negotiate  the  Accession  Agreement  of  the 
European Union to the European Convention for the protection of Human Rights and Fundamental 
Freedoms (ECHR). The case is currently pending before the General Court. 
 
Actions for annulment pending before the General Court 
 
In addition to the two above-mentioned cases, three cases challenging the legality of decisions by 
the Council refusing public access pursuant to Regulation (EC) No 1049/2001 are currently pending 
before General Court, which were dealt with in the Council’s previous reports on public access to 
documents in 2009 26 and 2010 27, to which the reader is referred. 
                                                 
26  
T-465/09 JuraÅ¡inović v. Council and T-529/09 Sophie In't Veld v. Council. See the 2009 
annual Council report on public access to documents, page 19. 
27  
T-63/10 JuraÅ¡inović v. Council. See the 2010 annual Council report on public access to 
documents, page 23. 
 
8260/12 
 
JT/CF/mi 
23 
ANNEX 
DG F 2 A 
  EN 

VI.  FINAL REMARKS 
 
In 2011, the General Secretariat received fewer requests than in previous year (2116 against 2764 in 
2010),  although  there  was  an  increase  in  the  total  number  of  requested  documents  (6 %).  This  is 
because  some  of  the  requests  received  in  2011  concerned  a  very  large  number  of  documents, 
sometimes more than 1 000 through a single request. 
 
The  General  Secretariat  reduced  the  processing  time  of  the  initial  requests  which  averaged 
16 working days in 2011, against 17 days in 2010. Over the course of the year 2011, it extended the 
time-limit for examining initial requests in 24,2 % of cases, whereas in 2010 this figure was 28 %. 
 
Thorough examination of initial requests over the previous years has lead to a significant decrease 
in  the  number  of  confirmatory  applications,  from  a  peak  of  2,4 %  in  2005  to  roughly  1 %  of  the 
number of initial requests during recent years. In 2011, there were 27 confirmatory requests which 
correspond to 1,3 % of initial requests.     
 
It is recalled that the contribution made by the Working Party on Information to the processing of 
confirmatory applications and the examination of complaints to the Ombudsman is essential. The 
Working  Party  met  13  times  in  2011.  Its  main  tasks  include  examining  documents  for  which  a 
confirmatory application has been made, and examining and finalising the Council's draft replies to 
such applications, which in a number of cases deal with complex issues relating to public safety, 
defence and military affairs, or international relations. 
 
 
_______________ 
 
8260/12 
 
JT/CF/mi 
24 
ANNEX 
DG F 2 A 
  EN 

link to page 25 ANNEX TO ANNEX 
STATISTICS ON PUBLIC ACCESS TO COUNCIL DOCUMENTS 
Situation on 31/12/2011 
 
1. Number of applications pursuant to Regulation No 1049/2001 
2007 
2008 
2009 
2010 
2011 
1.964 
2.238 
2.666 
2.764 
2.116 
 
2. Number of documents requested by initial applications  
2007 
2008 
2009 
2010 
2011 
7.809 
10.732 
8.444 
9.188 
9.641 
 
3. Documents released by the General Secretariat of the Council at the initial stage
 
2007 
2008 
2009 
2010 
2011 
6.123 
9.215 
6.453 
7.847 
8.506 
partially/entirely 
partially/entirely 
partially/entirely 
partially/entirely 
partially/entirely 
945      5.178 
1.540      7.675 
1.117      5.336 
 1.369      6.478 
1.103      7.403 
 
4. Number of confirmatory applications 
2007 
2008 
2009 
2010 
2011 
18 
25 
33 
28 
27 
 
5. Number of documents considered by the Council following confirmatory applications + number of 
documents released 
2007 
2008 
2009 
2010 
2011 
30 
74 
351 
181 
59 
15 
43 
88 
118 
40 
partially/entirely 
partially/entirely 
partially/entirely 
partially/entirely 
partially/entirely 
9           6 
19         24 
26          62 
80           38 
15      25 
 
6. Rate of document released for the procedure as a whole 1 
2007 
2008 
2009 
2010 
2011 
66,7% 
78,9% 
71,8% 
86,4% 
63,9% 
77,5% 
70,9% 
86,7% 
77% 
88,6% 
 
7. Number of documents referred to in the public Register + number of public/downloadable documents 
2007 
2008 
2009 
2010 
2011 
724.338 
883.748 
1.039.973 
1.163.489 
1.337.933 
1.010.217 
1.195.509 
1.371.608 
1.545.754 
1.729.944 
(71,7%) 
(73,9%) 
(75,8%) 
(75,3%) 
(77,3%) 
                                                 
1 
Based on documents released entirely (left column) or entirely + partially (right column). 
 
8260/12 
 
JT/CF/mi 
25 
ANNEX TO ANNEX 
DG F 2A 
  EN 

8. 
Professional profile of the applicants (initial applications) 
 
2007 
2008 
2009 
2010 
2011 
Environmental 
0,8% 
0,2
Lobbies 

Other groups of 
4,7% 
6,2
interests 

Civil 
14,2% 
18,5
society 
18,3% 
17,2% 
17% 
Industrial/Commercial 
11,2

7,8
Sector 


NGOs 
1,8% 
2,7

Journalists 
2,9% 
2,8% 
2,7% 
2,6% 
3,3% 
Lawyers 
8,8% 
9,5% 
11,4% 
10,1%  
10% 
38,2
32,6
32,7
32,5
35,7
University Research 





Academic 
33,7
33,7
33,7
37,6
40% 
world 
1,8
1,1




Library 
1% 
1,2% 
1,8% 


Public authorities (non-EU 
institutions, third-country 
6,1% 
7,6% 
4,1% 
5,6% 
5,4% 
representatives, etc.) 
Members of the European 
1,3% 
Parliament and their assistants 
1,8% 
1,4% 
1,1% 
0,9% 
Others 
13,3% 
14,7% 
15,9% 
14,6% 
12,3% 
Undeclared professional origin 
13,2% 
10,9% 
12,6% 
13,3% 
13,5% 
 
8260/12 
 
JT/CF/mi 
26 
ANNEX TO ANNEX 
DG F 2A 
  EN 

9. 
Professional profile of the applicants (confirmatory applications) 
 
2007 
2008 
2009 
2010 
2011 
Environmental Lobbies 
0% 
0% 
Other groups of 
19,2
3,9
interests 


Civil 
0% 
23,1
15,5
society 
Industrial/Commercial 
21% 
15,6% 
0% 

7,7

Sector 

NGOs 
3,9
3,9


Journalists 
18,7% 
10,5% 
6,2% 
7,7% 
11,5% 
Lawyers 
12,5% 
10,5% 
18,8% 
11,5% 
15,4% 
50
31,
46,
42,3
34,6
University Research 

6% 
9% 


Academic 
31,6
46,9
42,3
34,6
56,2% 
world 
6,2




Library 
0% 
0% 
0% 
0% 

Public authorities (non-EU 
institutions, third-country 
6,3% 
0% 
0% 
0% 
0% 
representatives, etc.) 
Members of the European 
0% 
Parliament and their assistants 
5,3% 
3,1% 
0% 
3,8% 
Others 
6,3% 
5,3% 
3,1% 
7,7% 
11,5% 
Undeclared professional origin 
0% 
15,8% 
6,3% 
7,7% 
7,7% 
 
8260/12 
 
JT/CF/mi 
27 
ANNEX TO ANNEX 
DG F 2A 
  EN 

 
10. 
Geographical spread of the applicants (initial applications) 
 
 
2007 
2008 
2009 
2010 
2011 
Belgium 
26,4% 
31% 
28,2% 
29,3%  
30,5% 
Bulgaria 
0,1% 
0,2% 
0,3% 
0,2% 
0,4% 
Czech Republic 
1,4% 
0,9% 
1,2% 
1,1%  
1% 
Denmark 
1,1% 
1,2% 
1% 
1,6%  
1% 
Germany 
16% 
14,5% 
14,8% 
13,9%  
14,5% 
Estonia 
0% 
0% 
0,1% 
0,1%  
0% 
Greece 
1,3% 
0,7% 
0,8% 
0,8%  
0,7% 
Spain 
5%  
6,4% 
5,9% 
5,5%  
3,5% 
France 
7,1%  
7% 
8% 
7,5%  
7,7% 
Ireland 
0,6%  
0,6% 
0,9% 
0,4%  
0,7% 
Italy 
6%  
5,9% 
4,7% 
5,4%  
6,3% 
Cyprus 
0,3% 
0,2% 
0,3% 
0%  
0,2% 
Latvia 
0% 
0,2% 
0,2% 
0,1%  
0,2% 
Lithuania 
0,1% 
0,1% 
0,2% 
0,3%  
0,1% 
Luxembourg 
1%  
1,5% 
1,8% 
1,3%  
1,3% 
Hungary 
0,7% 
0,9% 
1% 
0,7%  
0,8% 
Malta 
0,3% 
0,2% 
0,3% 
0,4%  
0,2% 
Netherlands 
5,8% 
5,7% 
5,7% 
4,8%  
7,6% 
Austria 
1,7%  
1,3% 
1,9% 
2,1%  
1,9% 
Poland 
1,5% 
1,5% 
1,4% 
2,4%  
1,6% 
Portugal 
0,9%  
0,9% 
0,8% 
1,2%  
0,9% 
Romania 
1,1% 
0,6% 
1,2% 
1% 
0,2% 
Slovenia 
0,4% 
0,2% 
0,4% 
0,3%  
0,2% 
Slovakia 
0,3% 
0,3% 
0,6% 
0,7%  
0,3% 
Finland 
0,8%  
0,7% 
0,2% 
0,5%  
0,4% 
Sweden 
1,8% 
1,8% 
1,8% 
2%  
1,3% 
United Kingdom 
9,5% 
7,4%  
8,7% 
9%  
9,2% 
Candidate 
1% 
0,4% 
0,3% 
0,3% 
0,5% 
Third 
countries 
countries 
Others 
7% 
7,3% 
6,5% 
6,5% 
5,9% 
 
Non specified 
0,8% 
0,4% 
0,8% 
0,6%  
0,9% 
 
 
 
 
8260/12 
 
JT/CF/mi 
28 
ANNEX TO ANNEX 
DG F 2A 
  EN 

11. 
Geographical spread of the applicants (confirmatory applications) 
 
 
2007 
2008 
2009 
2010 
2011 
Belgium 
37,5% 
30% 
22,6% 
 28% 
23,1% 
Bulgaria 
0%  
0% 
0% 
0% 
0% 
Czech Republic 
6,3% 
5% 
0% 
4%  
0% 
Denmark 
0% 
0% 
0% 
0% 
3,9% 
Germany 
 6,2% 
20% 
25,8% 
20%  
19,2% 
Estonia 
0% 
0% 
0% 
0%  
0% 
Greece 
0% 
0% 
0% 
 0% 
0% 
Spain 
0% 
5% 
9,7% 
 4% 
3,8% 
France 
6,2% 
5% 
6,4% 
4%  
7,7% 
Ireland 
 0% 
0% 
0% 
 0% 
0% 
Italy 
 6,2% 
5% 
6,4% 
4%  
7,7% 
Cyprus 
0% 
0% 
0% 
 0% 
0% 
Latvia 
0% 
0% 
0% 
 0% 
0% 
Lithuania 
0%  
0% 
0% 
 0% 
0% 
Luxembourg 
0%  
0% 
3,2% 
 0% 
0% 
Hungary 
0%  
0% 
0% 
0% 
0% 
Malta 
0% 
0% 
0% 
 0% 
0% 
Netherlands 
6,3%  
10% 
6,5% 
4% 
7,7% 
Austria 
0%  
0% 
0% 
0% 
0% 
Poland 
0% 
0% 
0% 
4% 
0% 
Portugal 
0%  
5% 
0% 
0% 
0% 
Romania 
0%  
0% 
0% 
0% 
0% 
Slovenia 
0% 
0% 
0% 
0% 
0% 
Slovakia 
6,3% 
0% 
0% 
 0% 
0% 
Finland 
0%  
0% 
0% 
0% 
0% 
Sweden 
0%  
0% 
0% 
8% 
0% 
United Kingdom 
25%  
5% 
9,7% 
16% 
23,1% 
Candidate 
0% 
0% 
0% 
4% 
0% 
countries 
Third 
countries 
Others 
0% 
0% 
9,7% 
0% 
3,8% 
Non specified 
0%  
10% 
0% 
0% 
0% 
 
8260/12 
 
JT/CF/mi 
29 
ANNEX TO ANNEX 
DG F 2A 
  EN 

12. 
Field 
 
2007 
2008 
2009 
2010 
2011 
Agriculture, Fisheries 
6,8% 
5,7% 
7,3% 
3,9% 
3,5% 
Internal Market 
2,9%  
3,4% 
7,7% 
7,9% 
8% 
Research 
0,4% 
0,1% 
0,5% 
0,5% 
0,4% 
Culture 
0,5% 
0,3% 
0,3% 
0,2% 
0,2% 
Education/Youth 
1,1% 
0,5% 
0,6% 
1,1% 
0,4% 
Industry 
0,3% 
0,7% 
0,6% 
0,1% 
0,1% 
Competitiveness 
1,1% 
2,6% 
1,9% 
1,5% 
1,4% 
Energy 
2,1%  
2% 
3,5% 
0,9% 
2,1% 
Transport 
3% 
2,5% 
1,9% 
2,5%  
1,5% 
Environment 
8,2%  
10% 
8,6% 
10,7% 
9,1% 
Health and Consumer Protection 
2,1% 
1,9% 
8,1% 
5,6% 
3,6% 
Economic and Monetary Policy 
2,2% 
2,6% 
2,6% 
4,4% 
5,9% 
Tax Questions â€“ Fiscal Issues 
2,4% 
6,3% 
7,6% 
7,5% 
12,5% 
External Relations â€“ CFSP 
18,1% 
16,2% 
12,2% 
14,4% 
12,8% 
Civilian Protection 
0,6% 
0,2% 
0,2% 
0,1% 
0% 
Enlargement 
1% 
0,7% 
1,4% 
0,8% 
1% 
Defence and Military matters 
6% 
3,4% 
4,6% 
4% 
2,2% 
Assistance for Development 
0,2%  
0,1% 
0,3% 
0,2% 
0,1% 
Regional Policy and 
0,1% 
0% 
0% 
0% 
0,1% 
Economical/Social Cohesion 
Social Policy 
1,9% 
3% 
3,4% 
4% 
2,7% 
Area of freedom, security and 
26,7% 
25,4% 
15,3% 
14% 
19,5% 
justice 
Legal questions 
3,5% 
3,5% 
2,7% 
2,6% 
3,1% 
Functioning of the institutions 
1,1% 
0,9% 
0,8% 
2,1% 
2,4% 
Financing of the Union (Budget, 
0,2% 
0,1% 
0,2% 
0,1% 
0,2% 
Statute) 
Transparency 
0,3% 
0,1% 
0,3% 
0,3% 
0,3% 
General policy questions 
0,4% 
0,6% 
0,5% 
1% 
0,6% 
Parliamentary Questions 
5,4% 
4,4% 
4,1% 
5,3% 
3% 
Various 
0,4% 
0,7% 
0,5% 
0,6% 
0,2% 
 
 
8260/12 
 
JT/CF/mi 
30 
ANNEX TO ANNEX 
DG F 2A 
  EN 

 
13. 
Reasons for refusal of access (replies provided by the General Secretariat of the Council at the 
initial stage) 
2007 
2008 
2009 
2010 
2011 
 










Protection of public 
interest as regards public 
219 
13,3% 
92 
6,4% 
109 
5,6% 
92 
7% 
93 
8,9% 
security 
Protection of public 
interest as regards 
38 
2,3%  
35 
2,4%  
67 
3,5% 
25 
1,9% 
15 
1,4% 
defence and military 
matters 
Protection of public 
interest as regards 
249 
15,1%   401 
27,7%   442 
22,9% 
319 
24,2% 
221 
21,2% 
international relations 
Protection of public 
interest as regards the 
financial, monetary or 

0%  

0%  

0% 

0,5% 
11 
1,1% 
economic policy of the 
Community or a Member 
State 
Protection of privacy and 
the integrity of the 

0,2%  

0,5%  

0,3% 

0,4% 

0,2% 
individual (protection of 
personal data) 
Protection of commercial 
interests of a natural or 

0,1% 

0% 

0% 

0% 

0% 
legal person, including 
intellectual property 
Protection of court 
proceedings and legal 
14 
0,8%  
22 
1,5%  

0,4% 
11 
0,8% 
10 
1% 
advice 
Protection of the purpose 
of inspections, 

0% 

0,1% 

0% 

0,3% 

0% 
investigations and audits 
Protection of the 
Institution's decision-
627 
38%  
519 
35,9%   756 
39,1% 
436 
33,1% 
426 
40,9% 
making process 
Several reasons together 
498 
30,2%   367 
25,4%   545 
28,2% 
417 
31,7% 
264 
25,3% 
Document not held by the 

0%  

0,1%  

0% 

0,1% 

0% 
Council/Other author 
 
 
8260/12 
 
JT/CF/mi 
31 
ANNEX TO ANNEX 
DG F 2A 
  EN 

14. 
Reasons for refusal of access (replies provided by the General Secretariat of the Council 
following confirmatory applications) 
2007 
2008 
2009 
2010 
2011 
 










Protection of public 
interest as regards public 

6,7%  

16,1%  
20 
7,6% 
24 
38,1% 

15,8% 
security 
Protection of public 
interest as regards 

0%  

0%  

0% 

0% 

0% 
defence and military 
matters 
Protection of public 
interest as regards 

20%  
24 
77,4%  
38 
14,5% 
35 
55,5% 
15 
78,9% 
international relations 
Protection of public 
interest as regards the 
financial, monetary or 

0%  

0%  

0% 

0% 

0% 
economic policy of the 
Community or a Member 
State 
Protection of privacy and 
the integrity of the 

0%  

0%  

0% 

0% 

0% 
individual (protection of 
personal data) 
Protection of commercial 
interests of a natural or 

0% 

0% 

0% 

0% 

0% 
legal person, including 
intellectual property 
Protection of court 
proceedings and legal 

0% 

0% 

0% 

0% 

0% 
advice 
Protection of the purpose 
of inspections, 

0% 

0% 

0% 

0% 

0% 
investigations and audits 
Protection of Institution's 

0% 

6,5% 

0% 

1,6% 

0% 
decision-making process 
Several reasons together 
11 
73,3% 

0% 
205 
77,9% 

4,8% 

5,3% 
Document not held by the 

0% 

0% 

0% 

0% 

0% 
Council/other author 
 
8260/12 
 
JT/CF/mi 
32 
ANNEX TO ANNEX 
DG F 2A 
  EN 

15. 
Reasons for refusal in the case of partial access (replies provided by the General Secretariat of 
the Council at the initial stage) 
2007 
2008 
2009 
2010 
2011 
 










Protection of public 
interest as regards public 

0% 

0% 
42 
3,7% 
56 
4,1% 
49 
4,4% 
security 
Protection of public 
interest as regards 

0%  

0%  

0,2% 

0,3% 

0,1% 
defence and military 
matters 
Protection of public 
interest as regards 

0%  
20 
1,3%  
21 
1,9% 
164 
12% 
323 
29,3% 
international relations 
Protection of public 
interest as regards the 
financial, monetary or 

0%  

0%  

0% 

0% 

0% 
economic policy of the 
Community or a Member 
State 
Protection of privacy and 
the integrity of the 

0%  

0%  
10 
0,9% 
57 
4,2% 
35 
3,2% 
individual (protection of 
personal data) 
Protection of commercial 
interests of a natural or 

0% 

0% 

0% 

0% 

0% 
legal person, including 
intellectual property 
Protection of court 
proceedings and legal 

0%  

0,1%  
37 
3,3% 
111 
8,1% 
58 
5,2% 
advice 
Protection of the purpose 
of inspections, 

0% 

0% 

0% 

0% 

0% 
investigations and audits 
Protection of the 
Institution's decision-

0,1%  

0,1%  
202 
18,1% 
707 
51,6% 
422 
38,3% 
making process 
1.51
Several reasons together 
975 
99,9%  
98,5%   803 
71,9% 
270 
19,7% 
215 
19,5% 

Document not held by the 

0%  

0%  

0% 

0% 

0% 
Council/Other author 
 
8260/12 
 
JT/CF/mi 
33 
ANNEX TO ANNEX 
DG F 2A 
  EN 

16. 
Reasons for refusal in the case of partial access (replies provided by the General Secretariat of 
the Council at the confirmatory stage) 
2007 
2008 
2009 
2010 
2011 
 










Protection of public 
interest as regards public 

0%  

0%  

0% 

0% 

6,7% 
security 
Protection of public 
interest as regards 

0%  

0%  

0% 

0% 

0% 
defence and military 
matters 
Protection of public 
interest as regards 

0%  

0%  

0% 
21 
26,2% 

40% 
international relations 
Protection of public 
interest as regards the 
financial, monetary or 

0%  

0%  

0% 

0% 

0% 
economic policy of the 
Community or a Member 
State 
Protection of privacy and 
the integrity of the 

0%  

0%  

0% 

1,3% 

0% 
individual (protection of 
personal data) 
Protection of commercial 
interests of a natural or 

0% 

0% 

0% 

0% 

0% 
legal person, including 
intellectual property 
Protection of court 
proceedings and legal 

0% 

0% 

11,6% 

0% 

6,7% 
advice 
Protection of the purpose 
of inspections, 

0% 

0% 

0% 

0% 

0% 
investigations and audits 
Protection of Institution's 

0% 

0% 

26,9% 
12 
15% 

13,3% 
decision-making process 
Several reasons together 

100% 
19 
100% 
16 
61,5% 
46 
57,5% 

33,3% 
Document not held by the 

0% 

0% 

0% 

0% 

0% 
Council/other author 
 
8260/12 
 
JT/CF/mi 
34 
ANNEX TO ANNEX 
DG F 2A 
  EN 

link to page 35 17. 
Average number of working days to reply to an application or to a complaint made to the 
European Ombudsman 
 
2007 
2008 
2009 
2010 
2011 
17 (2764 
16 (2116 
13 (1964 
16 (2238 
14 (2666 
For the initial applications 
closed 
closed 
closed appl.) 
closed appl.) 
closed appl.) 
appl.) 
appl.) 
28 (28 
29(27 
For the confirmatory 
28 (18 closed 
25 (25 closed  26 (33 closed 
closed 
closed 
applications1 
appl.) 
appl.) 
appl.) 
appl.) 
appl.) 
Ponderated average (initial + 
13,14 
16,1 
14,15 
17,11 
16,16 
confirmatory) 
Ombudsman1 
 
44 
 
50 
32 
 
 
18. 

Number of applications with prolonged deadline in conformity with Art. 7(3) and 8(2) of 
Regulation (EC) No 1049/2001 
 
2007 
2008 
2009 
2010 
2011 
386 of 1964, 
497 of 2238, 
536 of 2666, 
773 of 2764, 
513 of 2116, 
being 19,7% 
being 22,2% 
being 20,1% 
being 28% of 
being 24,2% 
Initial applications 
of the 
of the 
of the 
the 
of the 
applications 
applications 
applications 
applications 
applications 
Confirmatory 
14 [of 18] 
20 [of 25] 
32 [of 33] 
26 [of 28] 
23 [of 27] 
applications1 
 
 
                                                 
1  
Confirmatory applications and complaints to the European Ombudsman are examined by the 
Council’s Working Party on Information and by the Permanent Representatives Committee 
(Part 2). Replies to the applicants and to the European Ombudsman are adopted by the Council. 
 
 
 
8260/
 
12 
 
JT/CF/mi 
35 
A
  NNEX TO ANNEX 
DG F 2A 
  EN