This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Horizon Europe Framework Programme (HORIZON): Call for proposal / audit de la dépense publique'.




 
EUROPEAN RESEARCH EXECUTIVE AGENCY (REA) 
 
 
REA.D - Coordination and Corporate Services 
  D.1 - Planning, Knowledge and Compliance 
Brussels  
REA.D.1.003 
 
 
FRÉDÉRIC BALDAN 
Square de Meeûs 35 
1000 Bruxelles 
Belgium 
 
Sent by registered email to:  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx  
 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref. Ares(2022)5311497 
Dear Mr Baldan, 
We  refer  to  your  request  for  access  to  documents  submitted  to  the  European  Research 
Executive Agency (REA) in French on 20 July 2022 and registered on 22 July 2022 with 
reference Ares(2022)5311497. 
On  26  July,  REA  requested  to  receive  clarifications  on  your  request  as  well  as  your 
confirmation  to  handle  your request  in  English, suspending the time limit to  reply until 
such  clarifications  were  received1.  By  email  of  26  July  20222,  you  kindly  accepted  the 
handling of your request for access to documents to be replied to in English, but you did 
provide send the requested clarifications. Upon REA’s reminder3, on 3 August 2022, you 
further confirmed the translation in English4; however, you did not transmit the requested 
clarifications on points (3) and (4) under the scope of your request as mentioned below. 
Further  to  the  acknowledgement  of  your  request  and  the  following  exchanges,  we 
informed  you  on  24  August  20225  that  an  extension  of  the  time  limit  with  15  working 
days  was  necessary  for  us  to  handle  your  request,  in  accordance  with  Article  7(3)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001 regarding public access to documents. 
A. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
Following  the  above  exchanges  of  e-mails,  in  your  application  concerning  the  Horizon 
Europe 
projects 
101061700 
HORIZON-CL2-2021-TRANSFORMATIONS-01, 
101060899,  HORIZON-CL2-2021-DEMOCRACY-01,  and  101072410  HORIZON-
MSCA-2021-DN-01, you request access to: 
                                                 

Ares(2022)5388487 

Ares(2022)6163366 

Ares(2022)5545904 

Ares(2022)6163443 

Ares(2022)5911208 
 

 
“(1) the proposals of the mentioned projects as submitted by the applicants; 
meaning all the documents sent by the applicants to the Institutions or the 
administration as part of the proposal for the call for projects;  

(2) the call conditions and documents made available by the European Research 
Executive Agency (REA) to the applicants; 

(3) the copy of exchanges between the applicant and the European Research 
Executive Agency (REA); (to be more accurate, exchanges related to these 
Horizon projects); 

(4) the documents relating to the evaluation and the (budget) awarding decision 
(including the conformity check, authenticity and validity of the  declarations of 
the candidates in the transparency register).” 

This  request  is  handled  within  the  scope  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  regarding 
public access to European Parliament, Council and  Commission documents (hereinafter 
Regulation 1049/2001”)6. 
B.  
DISCLOSURE OF THE REQUESTED DOCUMENTS 
Having examined the documents requested under the provisions of Regulation 1049/2001 
regarding public access to documents, in particular as specified in Article 2(3) therein for 
which  the  right  of  access  applies  only  to  existing  documents  in  the  possession  of  the 
institution, we consider that the documents which are listed in Annex 1 attached to this 
letter are related to your request.  
In Annex 1, we specify the documents to be disclosed or not disclosed according to the 
exceptions provided in the above-mentioned Regulation. The legal grounds for calling on 
these exceptions are mentioned for each of the documents listed in Annex 1 to this letter. 
Concerning  the  exceptions  to  the  right  of  access  laid  down  in  Articles  4(1)  (b)  and 
Article  4(3),  second  subparagraph  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  namely  the 
protection of privacy and the integrity of the individual, in particular in accordance with 
EU  legislation  regarding  the  protection  of  personal  data  and  the  protection  of  the 
decision-making process, we recall the following: 
Protection of privacy and integrity of the individual 
Pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001,  access  to  a  document  has  to  be 
refused  if  its  disclosure  would  undermine  the  protection  of  privacy  and  integrity  of  the 
individual,  in  particular  in  accordance  with  EU  legislation  regarding  the  protection  of 
personal data. 
The applicable legislation in this field is Regulation on the protection of natural persons 
with  regard to  the processing of personal  data by  the Union institutions, bodies, offices 
                                                 
6  Regulation  (EC)  N°  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  30  May  2001  regarding  public 
access to European Parliament, Council and Commission documents, OJ L145, 31.05.2001, page 43 


 
and  agencies  and  on  the  free  movement  of  such  data7  (hereinafter  “Regulation 
2018/1725
”). 
The identified documents (nr. 1, 6, 7 to 15, 18, 20 to 30, 35, 37 and 42 to 104 in Annex I) 
contain personal data of individuals, such as names, surnames, or other personal data of 
staff  of  the  consortium  or  researchers  involved  in  the  proposals,  as  well  as  REA  staff 
handling these calls, that are not in the public domain. Indeed, Article 3(1) of Regulation 
2018/1725 provides that personal data ‘means any information relating to an identified 
or  identifiable  natural  person  […]
’.  The  Court  of  Justice  has  specified  that  any 
information,  which  by  reason  of  its  content,  purpose  or  effect,  is  linked  to  a  particular 
person is to be considered as personal data8. 
In its Judgment in case C-28/08/P (Bavarian Lager)9, the Court of Justice ruled that when 
a request is made for access to documents containing personal data, the Data protection 
Regulation  becomes  fully  applicable.  Pursuant  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725 
personal data shall only be transmitted to recipients established in the Union other than 
Union institutions  and bodies if   ‘[t]he recipient establishes that it  is  necessary to  have 
the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest  and  the  controller, 
where there is any reason to assume that the data subject’s legitimate interests might be 
prejudiced,  establishes  that  it  is  proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that 
specific  purpose  after  having  demonstrably  weighed  the  various  competing  interests’

Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
According to  Article 9(1)(b) of  Regulation  2018/1725, REA has to  examine the further 
conditions for a lawful processing of personal data only if the first condition is fulfilled, 
namely if the recipient has established that it is necessary to have the data transmitted for 
a specific purpose in the public interest.  It is only in this case that REA has to examine 
whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data  subject’s  legitimate  interest  might  be 
prejudiced and, in the affirmative, establish the proportionality of the transmission of the 
personal data for that specific purpose.  
We consider that, in your request, you do not put forward any arguments to establish the 
necessity  to  have  the  personal  data  transmitted.  Therefore,  REA  does  not  have  to 
examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data  subject’s  legitimate  interest 
might  be  prejudiced.  Nevertheless,  please  note  that  there  are  no  reasons  to  assume  that 
the  legitimate  interest  of  concerned  individuals  would  not  be  prejudiced  by  disclosing 
                                                 
 
 
7 Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of 
natural persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies 
and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC 
(Text with EEA relevance.),PE/31/2018/REV/1, OJ L 295, 21.11.2018, p. 39–98  
8 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in case C-434/16, Peter Nowak v Data 
Protection Commissioner 
9 Judgment of 29 June 2010 in case C-28/08/P, European Commission v The Bavarian Lager Co. Ltd, EU:C2010:378, 
paragraph 63. 


 
their  personal  data.  In  the  present  case,  disclosure  of  the  personal  data  of  persons 
involved in the project in question would harm their privacy. 
Consequently,  we  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001, 
access cannot be granted to the personal data contained in the document requested.  
The  exception  laid  down  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001,  the  protection  of 
privacy and the integrity of the individual, is an absolute exception that does not have to 
be balanced against the public interest in disclosure. 
Protection of commercial interests of natural and legal persons 
The identified documents (nr. 1, 7 to 15, 20 to 29, 35, 42 to 104 in Annex I) under this 
exception  contain  sensitive  commercial  information  of  the  entities  participating  in  the 
project  that  are  not  in  the  public  domain.  These  documents  contain,  in  particular,  the 
reference  to  the  project  consortium  intellectual  property  (background,  existing  and/or 
foreseen  foreground),  knowhow,  methodologies,  working  modalities,  name  of  grant 
applicants,  weakness  and  strengths  as  well  as  financial  data  of  the  applicants  that 
submitted the proposals, etc. 
The  public  disclosure  of  this  information  would  thus  seriously  undermine  the 
consortium commercial interests. Accordingly, the exception in Article 4(2) first indent 
of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  has  to  be  invoked  and  access  to  the  concerned 
documents has to be refused. 
Such exception applies,  unless there is an overriding public interest in disclosure of the 
requested  documents.  Such  an  interest  must,  first,  be  a  public  interest  and  secondly, 
outweigh the harm caused by disclosure. In your application, you did not bring forward 
any  argument  to  justify  the  existence  of  an  overriding  public  interest  in  releasing  the 
requested document. In this instance, we have found no elements that could indicate the 
existence of such an overriding public interest in the sense the Regulation 1049/2001 that 
would  outweigh  the  need  to  protect  the  commercial  interests  identified  in  this  reply. 
Therefore, the exception laid down in Article 4(2), first indent, of Regulation 1049/2001 
applies to the above-mentioned documents that are not disclosed to you. 
Protection of the decision-making process 
Article  4(3),  second  subparagraph,  of  Regulation  1049/2001  provides  that:  ‘access  to  a 
document, drawn up by an institution for internal use or received by an institution, which 
relates  to  a  matter  where  the  decision  has  not  been  taken  by  the  institution,  shall  be 
refused if disclosure of the document would seriously undermine the institution decision-
making process, unless there is an overriding public interest in disclosure.‘
 
Disclosure  of  the  documents  7  to  13,  20  to  29,  and  42  to  104  in  Annex  1  would 
undermine  the  protection  of  the  decision-making  process  of  the  Commission  and  REA, 
as  the  request  concerns  documents  containing  opinions  for  internal  use  as  part  of 
deliberations  and  preliminary  consultations  between  the  consortium  and  the  institution 
concerned, even after the decision has been taken. 


 
The  exception  laid  down  in  Article  4(3),  first  subparagraph,  of  Regulation  1049/2001 
applies unless there is an overriding public interest in disclosure of the documents. In this 
instance, we have found no elements in your request, which could indicate the existence 
of  an  overriding  public  interest  in  the  sense  of  Regulation  1049/2001  that  would 
outweigh the need to protect the decision-making process in this case.  
Therefore, we consider that access to the requested documents should be refused to you 
pursuant to Article 4(3), first subparagraph, of Regulation 1049/2001. 
Furthermore, in absence of any clarification from your side on point 4) of your request, 
concerning  documents  pertaining  to  the  evaluation  and  the  (budget)  awarding  decision 
(including  the  conformity  check,  authenticity  and  validity  of  the declarations  of  the 
candidates in the transparency register), 
REA has identified documents nr. 14 and 15, 31 
and 32, 40 and 41, 105 and 106 listed in Annex I as falling in the scope of your request. 
In  this  respect,  REA  has  also  identified  a  Declaration  of  Honour  (nr.  106,  which  is  a 
template document): this declaration ensures that all beneficiaries comply with the rules 
and  are  not  in  a  situation  that  would  exclude  them  from  receiving  EU  funding  (e.g. 
bankruptcy).  It  is  filled  in  by  each  beneficiary  and  is  signed  by  its  legal  representative 
directly in the IT system.   
Concerning  the  transparency  register,  this  is  a  public  register  handled  by  the  European 
Commission, which you may directly access and consult the documents available therein 
which are not in possession of REA. The relevant link is indicated in Annex I (nr. 105 in 
Annex I). 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Director of REA to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt of this letter to Mr Marc TACHELET, Director of REA, at the following address: 
European Research Executive Agency (REA) 
Covent Garden building 
COV2 – 8/52 
Place Charles Rogier, 16 
1210 Brussels 
 
Or by email to: xxxx.xxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx  
 
Yours sincerely, 
Qualified electronic signature by:
BARBARA KAMPIS
Date: 2022-09-15 11:01:14 +02:00
Barbara KAMPIS 
Head of Unit