Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Access to documents request: 2022-07-07 meeting between Didier Reynders and Microsoft Corporation'.




Ref. Ares(2022)7132892 - 14/10/2022
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR JUSTICE AND CONSUMERS 
 
The Director General 
 
 
Brussels, 14 October 2022  
JUST.DDG.B.1/MM 
 
 
 
Ms Nienke Palstra 
 
By email:  
 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2022/4568 
 
Dear Ms Palstra, 
We  refer  to  your  e-mail  dated  11/08/2022  in  which  you  make  a  request  for  access  to  documents, 
registered on 11/08/2022 under the above-mentioned reference number. 
You request access to “all documents—including but not limited to correspondence, emails, minutes, 
notes (hand written or electronic), audio or video recordings, verbatim reports, operational conclusions, 
lines  to  take,  briefings,  and  presentations—related  to  the  meeting  on  2022-07-07  between  Didier 
Reynders and Microsoft Corporation.”  
Your application concerns the following documents: 
1)  Briefing Part 1: JUST; For Commissioner Reynders; 05/08/2022. 
2)  Briefing Part 2: Unit JUST.C4; For Commissioner Reynders; 05/08/2022. 
3)  Email  request:  03/06/2022,  Ares(2022)3473528;  Possible  meeting  between  Commissioner 
Reynders and Microsoft.  
Having  examined  the  documents  requested  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001 
regarding public access to documents, I have come to the conclusion that document 2) may be partially 
disclosed. Some  parts  of the  document  2)  have  been  blanked  out  as their  disclosure  is prevented by 
exception  to  the  right of access  laid  down  in  the  third indent  of  Article  4(1)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001.  
Regarding  documents  1)  and  3),  I  regret  to  inform  you  that  your  application  cannot  be  granted,  as 
disclosure is prevented by exception to the right of access laid down in the first indent of Article 4(1) 
of this Regulation. 
Regarding document 2: In line with Article 4(1), third indent (international relations), we consider that 
making the redacted parts public of Briefing Part 2 would seriously prejudice the mutual trust between 
the European Union and the United States, both as regards the ongoing talks on a new transatlantic data 
transfer framework after the invalidation of the EU-U.S. Privacy Shield by the Court of Justice of the 
European  Union  and  other  transatlantic  files.  After  the  invalidation  of  the  European  Commission’s 
adequacy  decision  2016/1250  regarding  the  EU-U.S.  Privacy  Shield,  the  European  Commission  and 
the  U.S.  Department  of  Commerce  are  in  negotiations  on  a  strengthened  transatlantic  data  transfer 
framework to comply with the judgement of the Court of Justice. In light of these ongoing talks, it is 
important to protect the credibility of the European Commission as a negotiating partner. Establishing 

 
 
 
and protecting an atmosphere of mutual trust is a delicate exercise and any breach of that trust can have 
a serious adverse effect on the ongoing talks as well as future cooperation. 
In  addition  to  this,  a  complete  disclosure  of  the  document  is  also  prevented  by  the  exception 
concerning the protection of privacy and the integrity of the individual outlined in Article 4(1)(b) of 
Regulation (EC) No 1049/2001, because they contain the following personal data: 

the names/initials and contact information of Commission staff members not pertaining to the 
senior management; 

the names/initials and contact details of other natural persons. 
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation does not allow the transmission of these personal 
data,  except  if  you  prove  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  to  you  for  a  specific 
purpose in the public interest and where there is no reason to assume that the legitimate interests of 
the data subject might be prejudiced.  In your request, you do not express any particular interest to 
have access to these personal data nor do you put forward any arguments to establish the necessity 
to have the data transmitted for a specific purpose in the public interest. 
Consequently,  I  conclude  that, pursuant to  Article 4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  access 
cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested  documents,  as  the  need  to  obtain 
access thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated and there is no reason to 
think that the legitimate interests of the individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of 
the personal data concerned. 
Regarding documents 1 and 3: Disclosure of the documents requested would undermine the protection 
of public security as provided by the first indent of Article 4(1) of Regulation (EC) No. 1049/2001. 
The disclosure would in  particular undermine ongoing discussions on the security of  IT solutions, 
including  related  to  war  crimes,  with  regard  to  data  protection  and  cyber  security  as  well  as 
forthcoming negotiations between the EU and international partners on such matters. The storage of 
evidence  related to  possible war  crimes  being  committed in  the context  of the current  invasion  of 
Ukraine  is  an  extremely  sensitive  policy  issue  and  the  Commission’s  services  must  be  free  to 
explore all possible options in preparation of decisions at EU level and in international negotiations 
free from external pressure.  
We  have  considered  whether  partial  access  to  documents  1)  and  3)  could  be  granted.  However,  the 
documents are entirely covered by the exceptions and remaining parts after expunging the confidential 
information might be meaningless or illegible. 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt of this letter 
to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
 
 
 



 
 
 
This reply is sent to you via email only and we would appreciate if you could confirm receipt of the 
present e-mail by replying to xxxxxxx@xx.xxxxxx.xx. 
 
Yours faithfully, 
 
 
(e-signed) 
Ana GALLEGO 
Director-General 
 
 
 
 
 

Electronically signed on 12/10/2022 23:40 (UTC+02) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121