Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Meetings and Correspondence between DG MOVE and industry'.



Ref. Ares(2022)7270719 - 20/10/2022
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR MOBILITY AND TRANSPORT 
 
Directorate E - Aviation 
  E.1 – Aviation Policy  
 
 
 
Brussels  
 
  MOVE.DDG2.E1 
 
 
Ms Lucca Ewbank  
1 Long Ln,  
London 
United Kingdom 
 
By email with request for acknowledgement 
of receipt:
 
ask+request-11881-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
  
 
 
 
Subject: 
Your application for access to documents – EASE Case 2022/5554 
 
Dear Ms Ewbank, 
We  refer  to  your  application  of  27  September  2022  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 29 September 2022 under the abovementioned reference number. 
You request  access  to “All  documentation,  including  but  not  limited to,  attendance lists, agendas, 
background papers, minutes/notes and email correspondence about or summarising, the following 
meetings of the cabinet members of Commissioner Adina-Ioana Vălean with multiple organisations. 

1.Airlines for America with Cabinet members of Commissioner Adina-Ioana Valean on 31/08/2022 
and 08/06/2022 (…)
” 
Please  note  that  due  to  the  wide  scope  of  your  request,  covering  areas  falling  under  the 
responsibility of different units of the Directorate-General for Mobility and Transport (DG MOVE), 
your  request  has  been  attributed  to  multiple  units1.  This  reply  relates  only  to  the  documents 
concerning  the  meetings  listed  above.  You  will  receive  the  replies  from  the  other  units  of  DG 
MOVE in due course. 
I  consider  your  request  to  cover  documents  held  up  to  the  date  of  your  initial  application,  i.e.  27 
September 2022. 
We have identified the following document as falling within the scope of your application: 
                                                 
1  
In particular, the request registered under the reference number EASE 2022/5557, which concerns the meetings of 
the  “European  Community  of  Shipowners  Association  with  Cabinet  members  of  Commissioner  Adina-Ioana 
Valean on 30/06/2022 and 08/06/2022
”.  

 
 
 
1.  Email with a summary of the meeting between members of the Cabinet of Commissioner 
Adina Vălean and Airlines for America on 8 June 2022 (attached as file “1_Redacted”). 
We regret to inform  you that the Commission does not hold any documents  concerning the meeting 
between  Cabinet  members  of  Commissioner  Adina-Ioana  Vălean  and  Airlines  for  America  on  31 
August 2022. There were no documents exchanged prior to or after the meeting.  
Having examined the document requested under the provisions of Regulation (EC)  No 1049/2001 
regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents2 (hereinafter 
‘Regulation  (EC)  No  1049/2001’),  we  have  come  to  the  conclusion  that  it  may  be  partially 
disclosed. Some parts of the document have been redacted since their disclosure is prevented by an 
exception to the right of access laid down in Article 4 of this Regulation. 
Pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  access  to  a  document  has  to  be 
refused  if  its  disclosure  would  undermine  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual, in particular in accordance with European Union legislation regarding the protection of 
personal  data.  A  complete  disclosure  of  the  identified  document  is  prevented  by  the  exception 
outlined in Article 4(1)(b) of this Regulation, as it contains the following personal data: 
  The  names  and  contact  information  of  Commission  staff  members  not  pertaining  to  the 
senior management;   
  The names and contact details of other natural persons. 
The applicable legislation in this field is Regulation (EU) No 2018/1725 of the European Parliament 
and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons  with  regard  to  the 
processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and on the free 
movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC3 (hereinafter, ‘Regulation (EU) No 2018/1725’, or ‘Data Protection Regulation).  
In particular, Article 3(1) of Regulation (EU) No 2018/1725 provides that personal data ‘means any 
information  relating to  an identified or identifiable natural  person […]’. The Court of Justice has 
specified  that  any  information,  which  by  reason  of  its  content,  purpose  or  effect,  is  linked  to  a 
particular person is to be considered as personal data4. 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)5, the Court of Justice ruled that when a request 
is made for access to documents containing personal data, the Data Protection Regulation becomes 
fully applicable6. 
                                                 
2  
Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding public 
access to European Parliament, Council and Commission documents, OJ L 145, 31.05.2001, p. 43. 
3  
Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection 
of  natural  persons  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and 
agencies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC, OC L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
4  
Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter Nowak v 
Data Protection Commissioner
, ECLI:EU:C:2017:994, paragraphs 33-35. 
5  
Judgment of 29 June 2010 in Case C-28/08 P,  Commission v Bavarian Lager, ECLI:EU:C:2010:378, paragraph 
63. 
6  
Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the 
Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data by 
the Community institutions and bodies and on the free movement of such data, the principles set out  therein are 
also applicable under the new data protection regime established by Regulation (EU) No 2018/1725. 
 
 
 
 


 
 
 
In your application, you indicate that your address is in the United Kingdom. Transfers of personal 
data  from  the  Commission  to  countries  that  are  not  members  of  the  European  Economic  Area 
(EEA) are regulated under Chapter V of the Data Protection Regulation.  
According  to  Article  47(1)  of  this  Regulation,  a  transfer  of  personal  data  to  a  third  country  or  an 
international organisation may take place where the Commission has decided that the third country, 
a territory or one or more specified sectors within that country, or the international organisation in 
question ensures an adequate level of protection and where the personal data are transferred solely 
to allow tasks within the competence of the controller to be carried out. 
Based on the information available, the country of your residence is recognised by the Commission 
as  ensuring  an  adequate  level  of  protection.  However,  we  would  further  like  to  inform  you  that 
pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  No  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies if  ‘[t]he 
recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the 
public  interest  and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to  assume  that  the  data  subject’s 
legitimate interests might be prejudiced, establishes that it is proportionate to transmit the personal 
data for that specific purpose after having demonstrably weighed the various competing interests’.  
Only if these conditions  are fulfilled and the processing constitutes lawful handling in accordance 
with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  No  2018/1725,  can  the  transmission  of 
personal data occur.  
According to Article 9(1)(b) of the Regulation (EU) No 2018/1725, the Commission has to examine 
the further conditions for a lawful processing of personal data only if the first condition is fulfilled, 
namely if the recipient has established that it is necessary to have the data transmitted to you for a 
specific  purpose  in  the  public  interest.  It  is  only  in  that  case  the  Commission  has  to  examine 
whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  legitimate  interests  of  the  data  subject  might  be 
prejudiced and, in the affirmative, establish the proportionality of the transmission of the personal 
data for that specific purpose after having demonstrably weighed the various competing interests.  
In your request, you do not express any particular interest to have access to these personal data, nor 
do  you  put  forward  any  arguments  to  establish  the  necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a 
specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  Commission  does  not  have  to  examine 
whether there is a reason to assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate interests 
of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal data reflected in 
the document, as there is  a real  and non-hypothetical  risk that such public disclosure  would harm 
their privacy and subject them to unsolicited external contacts. 
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access 
cannot  be granted to  the personal  data  contained in  the requested document, as the need to  obtain 
access thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated and there is no reason 
to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be  prejudiced  by 
disclosure of the personal data concerned.  
Please note that the disclosed document was drawn up for internal use. It solely reflects the authors’ 
interpretation  of  the  interventions  made,  and  does  not  set  out  any  official  position  of  the  third 
parties to which the documents refer.  It also does not reflect any position of the Commission, and 
cannot be quoted as such.  
 
 
 
 



 
 
 
In  case  you  would  disagree  with  this  position  you  are  entitled,  in  accordance  with  Article  7(2)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001, to submit a confirmatory application requesting the Commission to 
review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed to the Secretariat-General of the Commission 
within 15 working days upon receipt of this letter. You can submit it in one of the following ways: 
 
by asking for a review via your portal7 account (available only for initial requests submitted via 
the portal account), 
or by mail: 
European Commission, Secretariat-General  
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’   
BERL 7/076 
B-1049 Brussels 
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx  
 
 
Finally, I kindly ask you to confirm receipt of this email.  
 
 
 
Yours faithfully, 
Flor DIAZ PULIDO  
Head of Unit 
e-signed 
 
                                                 
 https://www.ec.europa.eu/transparency/documents-request  
 
 
 
 

Electronically signed on 20/10/2022 11:16 (UTC+02) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121