Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Meetings and Correspondence between DG Clima and Automotive industry'.



 
Ref. Ares(2023)160872 - 10/01/2023
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL 
CLIMATE ACTION 
 
  The Director-General (acting) 
Brussels  
CLIMA 
 
 
Kalina Dmitriew 
1 Long Ln 
SE1 4PG, London,  
United Kingdom 
 
Advance copy by email: ask+request-12034-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
Subject: 
Your application for access to documents EASE 2022/6042 
 
Dear Ms. Dmitriew,  
We  refer  to  your  request  for  access  to  European  Commission  documents  registered  on 
24.10.2022 under the above-mentioned reference number. 
You  request  access  to:  “All  documentation  (including  but  not  limited  to  all  email 
correspondence,  attendance  lists,  agendas,  background  papers,  transcripts,  recordings 
and  minutes/notes)  relating  to  meetings  between  the  entities  listed  below  and  the 
Commission,  including  CLIMA  Unit  C4,  on  'Heavy  Duty  Vehicles  CO2  emission 
standards' or in preparation for the development of the Heavy Duty Standards proposal 
from the last 6 months: 

-   Companies: Volvo Group, Daimler Truck, DAF Trucks, Volkswagen, IVECO. 
-  Trade  Associations:  European  Automobile  Manufacturers'  Association  (ACEA), 
German  Association  of  the  Automotive  Industry  (VDA),  European  Association  of 
Automotive Suppliers (CLEPA)”. 
 
Your application concerns the following documents:  
 
Title 
Date 
Reference 
VOLVO 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË – Tel. +32 22991111 
Office: BRE2 13/534 – Tel. direct line +32 229-95827 
 
xxxxx.xxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 

 

Platform  for  electromobility  position  27.09.2022 
Ares(2022)8109585 
on CO2 HDV_email_Redacted 

Platform  for  electromobility  position  27.09.2022 
Ares(2022)8109585 
on 
CO2 
HDV_position 
paper_Redacted 

Timmermans, 
letter 
ahead 
of  22.09.2022 
Ares(2022)6574489 
presentation 
of 
legislative 
proposal_email_Redacted 

Letter 
to 
EVP  22.09.2022 
Ares(2022)6574489 
Timmermans_corporate 
fleets_redacted 

Briefing_  Meeting  Bea  Yordi  and  19.10.2022 
Ares(2022)7259544 
Platform for elecromobility 

Reply_Personal  invitation  to  round- 20.05.2022 
Ares(2022)3836253 
off 
dinner 
in 
Davos, 
Switzerland_redacted 
DAIMLER 

Briefing_Meeting  Timmermans  and  22.10.2022 
Ares(2022)7338780 
Mercedes-Benz  Trucks  and  Daimler 
Buses 

HDV  CO2  Review  -  Impulses  by  26.07.2022 
Ares(2022)8258792 
Daimler Buses_email_Redacted 

Impulses_on_HDV_CO2-
26.07.2022 
Ares(2022)8258792 
Review_DTAG 
10  Meeting request for Mercedes-Benz  14.09.2022 
Ares(2022)6352438 
Trucks and Daimler_Redacted 
11  Invitation  Panelist  12.  October  -  16.09.2022 
Ares(2022)6408323 
Zero 
emission 
trucks 
and 
buses_email _Redacted 
12  Reply_ meeting request for 
21.09.2022 
Ares(2022)6523070 
Mercedes-Benz Trucks and 
Daimler_Redacted 
VOLKSWAGEN 
13  Invitation for informal 
11.07.2022 
Ares(2022)5049094 
dinner_Volkswagen_email_redacted 
ACEA 
14  Briefing_Clara meeting 
22.10.2022 
Ares(2022)7338759 
ACEA_redacted 
15  HDV CO2 regulation - follow-up 
15.06.2022 
Ares(2022)8256272 
call ACEA_email_Redacted 
16  ACEA_Statement_to_ZEV_CO2-
15.06.2022 
Ares(2022)8256272 
review 
17  Grow_Clima_EEA_ACEA_Telco- 
15.06.2022 
Ares(2022)8256272 
MeetingAgenda_v2 


 
18  TF5+COM_CO2_B+C-
15.06.2022 
Ares(2022)8256272 
Updates_Redacted 
19  CO2 open topic_base lorry 
15.06.2022 
Ares(2022)8256272 
definition_v2 
20  CO2 open topics_Licence_v4 
15.06.2022 
Ares(2022)8256272 
21  HDV CO2 - meeting request_ 4 
29.04.2022 
Ares(2022)8257139 
May_email_Redacted 
22  Online 
Meeting_EU-
29.04.2022 
Ares(2022)8257139 
COM_EEA_ACEA_CO2 
open 
topics_final_Redacted 
23  HDV 
CO2 
review 

ACEA  17.06.2022 
Ares(2022)8257309 
position_email_Redacted 
24  HDV CO2 Review - ACEA position  17.06.2022 
Ares(2022)8257309 
(draft)_final 
25  Letter 
from 
ACEA  13.09.2022 
Ares(2022)8257416 
_email_Redacted 
26  Letter to Deputy DG Ms Clara de la  13.09.2022 
Ares(2022)8257416 
Torre_Redacted 
27  Report meeting between Clara de la  18.10.2022 
Ares(2022)7217757 
Torre and ACEA_redacted 
28  Invitation  to  participate  in  live  20.07.2022 
Ares(2022)5346783 
debate 
'Getting 
Zero-Emission 
Trucks  on  the  Road'  debate_ 
Redacted 
29  Letter 
to 
Timmermans_Getting  18.07.2022 
Ares(2022)5346783 
Zero-Emission 
Trucks 
on 
the 
Road_redacted 
30  Invitation  to  Mr  Timmermans  to  27.09.2022 
Ares(2022)5420466 
participate 
in 
'Getting 
Zero-
Emission  Trucks  on  the  Road' 
debate_Redacted 
31  Timings  for  'Getting  Zero-Emission  26.10.2022 
Ares(2022)5420466 
Trucks 
on 
the 
Road' 
debate_Redacted 
VDA 
32  INVITATION as keynote speaker at  06.05.2022 
Ares(2022)3507466 
the the IAA TRANSPORTATION 
Conference in Hanover,_Redacted 
33  Übersicht IAA Conference 2022 
06.05.2022 
Ares(2022)3507466 
34  INVITATION as keynote speaker at  30.05.2022 
Ares(2022)4017076 
the  the  IAA  TRANSPORTATION 
Conference_Redacted 
35  Reply_MEETING 
REQUEST  07.06.2022 
Ares(2022)4203298 
VDA_Redacted 


 
CLEPA 
36  Request  for  a  meeting_  CO2  for  20.07.2022 
Ares(2022)8258325 
HDV_email_Redacted 
37  CO2-standards-HDV_position 
20.07.2022 
Ares(2022)8258325 
paper 
 
With  regard  to  the  documents  1-4,  6,  8,  10-15,  18,  21-23,  25-32,  34-36  listed  above,  a 
complete  disclosure  of  the  identified  documents is  prevented by  the  exception  concerning 
the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual  outlined  in  Article  4(1)(b)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001, because they contain the following personal data: 
–  the names/initials and contact information of Commission staff members not pertaining 
to the senior management;   
–  the names/initials and contact details of other natural persons;  
–  handwritten signatures/abbreviated signatures of natural persons;  
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you 
for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume that 
the legitimate interests of the data subject might be prejudiced. In your request, you do not 
express any particular interest to have access to these personal data nor do you put forward 
any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose 
in the public interest.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001, access cannot be granted to the personal data contained in the above-mentioned 
documents, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not 
been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
Please note that the documents originating from third parties are disclosed to you based 
on Regulation (EC) No 1049/2001. However, this disclosure is without prejudice to the 
rules  on  intellectual  property,  which  may  limit  your  right  to  reproduce  or  exploit  the 
released documents without the agreement of the originator, who may hold an intellectual 
property  right  on  them.  The  European  Commission  does  not  assume  any  responsibility 
from their reuse.  
Document  14  was  drawn  up  for  internal  use  under  the  responsibility  of  the  relevant 
service  of  the  Directorate-General  for  Climate  Action.  It  solely  reflects  the  service’s 
interpretation of the interventions made and does not set out any official position of the 
third parties to which the document refers, which was not consulted on its content. It does 
not reflect the position of the Commission and cannot be quoted as such. 
Since  document  9  originates  from  a  third  party,  the  originator  of  the  document  has  been 
consulted.  Following  an  examination  of  document  9  under  the  provisions  of  Regulation 
(EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  documents  and  taking  into  account  the 
opinion  of  the  third  party,  I  regret  to  inform  you  that  access  to  this  document  cannot  be 
granted, as disclosure is prevented by exception to the right of access laid down in the first 
indent of Article 4(2) of this Regulation. 


 
Document  9  contains  commercially  sensitive  business  information  of  the  company  that 
submitted it. The author has objected its disclosure that it sent to the Commission and has 
motivated its position, by specifying that the document contains specific indications about 
the company’s future business strategy and its disclosure to potential competitors could lead 
to relevant business damages. 
Concerning  documents  5  and  7,  the  disclosure  of  the  documents  would  undermine  the 
decision-making process of the Commission protected by Article 4(3), first paragraph of 
Regulation 1049/2001, as it would reveal preliminary views and policy options which are 
currently under consideration; as indeed, the decision-making process with a view to the 
adoption of the proposal for a  revision of the CO2 emissions standards for  new Heavy-
duty  vehicles  Regulation  (2019/1242)  is  still  ongoing.  The  proposal  should  be  adopted 
early 2023 and then the deliberations between the co-legislators would begin.  
Document  5  has  been  prepared  for  a  meeting  between  Beatriz  Yordi,  Director  of 
Directorate B (Carbon Markets & Clean Mobility) and the Platform for Electromobility, 
whereas document 7 has been prepared for a meeting between EVP Frans Timmermans 
and representatives of Mercedes-Benz Trucks and Daimler Buses.  
In order for the Commission to be able to carry out its tasks, there has to be a climate of 
mutual trust in the Commission and also in contacts with the co-legislators, throughout the 
different  stages  of  the  procedure  until  the  decision-making  process  has  been  definitively 
closed. In these circumstances, early disclosure of the documents may adversely affect the 
dialogue between the Commission and the co-legislators. Therefore, the exception laid down 
in  Article  4(3),  first  subparagraph  of  Regulation  (EC)  No 1049/2001  applies  to  this 
document. 
The  exceptions  laid  down  in  Article  4(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  apply  unless 
there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosure  of  the  documents.  You  have  not  put 
forward  any  arguments  to  demonstrate  the  existence  of  an  overriding  public  interest  in 
disclosure. Nor have I been able to identify any public interest capable of overriding the 
private  interest  protected  by  Article  4(2),  first  and  third  indent  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001. 
As laid down in Article 4(6) of Regulation (EC) No 1049/2001, we have considered the 
possibility  of  granting  partial  access.  I  have  examined  whether  partial  access  could  be 
granted  to  the  document.  However,  for  the  reasons  explained  above,  no  meaningful 
partial  access  is  possible  without  undermining  the  interests  described  above.  Partial 
access  to  the  requested  document  would  result  in  documents  which  would  be  either 
meaningless or else give rise to misinterpretations, confusion and undue speculations. 
In case you would disagree with this position, you are entitled, in accordance with Article 
7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, to submit a confirmatory application requesting 
the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  to  the  Secretariat-General  of  the 
Commission within 15 working days upon receipt of this letter. You can submit it in one 
of the following ways: 



 
by  asking  for  a  review  via  your  portal1  account  (available  only  for  initial  requests 
submitted via the portal account), 
or by mail: 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, 
Document 
Management 

Access 
to 
Documents 
(SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx. 
 
Yours faithfully, 
Clara DE LA TORRE 
                                                 
1  https://www.ec.europa.eu/transparency/documents-request  

Electronically signed on 10/01/2023 16:32 (UTC+01) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121