Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Exchanges between european commission and organisation concerned by flame retardant'.




 
Ref. Ares(2023)3343004 - 12/05/2023
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL 
ENVIRONMENT 
 
  The Director-General 
 
 
Brussels,  
ENV.B.2 
Marie-Stella Papeghin 
Première Ligne Télévision 
20 rue Bouvier, 75011, Paris 
France 
 
By email: ask+request-12098-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 

 
Dear Ms Papeghin, 
 
Subject: Your application for access to documents: Ref EASE No 2022/6838 
 
We  refer  to  your  request  for  access  to  documents  dated  25/11/2022  and  to  our  holding 
reply  Ares(2022)8761584.  We  would  like  to  sincerely  apologise  for  the  delay  in  our 
reply. 
 
You requested access to the following:  
“…On  the  topic  of  flame  retardants  (retardateurs  de  flamme),  all  correspondence 
(including  emails),  the  list  of  meetings  with  detailed  minutes  and  any  other  reports  of 
such  meetings  between  DG  Environment  officials  and  representatives  of  the  following 
organisations for the time period January 2019-Now: 
 
- Association des brûlés de France (ABF) 
- Groupement Technique Français contre l’Incendie (GTFI) 
- European Burns Association (EBA) 
- European Fire Safety Alliance 
- Polystyrène Loop Coöperatief UA 
- EUMEPS 
- European Flame Retardants Association (EFRA) 
- European Brominated Flame Retardant Industry Panel (EBFRIP) 
- Flame Retardants Europe 
- Phosphorus, Inorganic and Nitrogen Flame Retardants Association (PINFA) 
- Bromine Science and Environmental Forum (BSEF) 
- LANXESS AG 
- Albemarle Europe 
- CEFIC 
- EBCA (European Burn Casualties Association) 
- Fire safety platform 
- Burson-Marsteller 
- Chemtura 
- ICL industrial products 
- Tosoh corporation 
- Total Petrochemical.” 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

 
I  consider  your request  to cover documents  held  up to  the date of  your application, i.e. 
04/11/2022. 
With regard to the list of meetings, we regret to inform you that the Directorate-General 
for Environment does not hold any documents that would correspond to the description 
given in your application. As specified in Article 2(3) of Regulation (EC) No 1049/2001, 
the right of access as defined in that regulation applies only to existing documents in the 
possession of the institution.  
Given that the list as described in your application is not held by the Directorate-General 
for Environment, the Directorate-General is not in a position to fulfil your request under 
the provisions of Regulation (EC) No 1049/2001. 
Please    note    that    the    meetings    of    the    Director-General    of    DG    ENV    with  
organisations and self-employed individuals are available in the link enclosed below:  
http://ec.europa.eu/transparencyinitiative/meetings/meeting.do?host=ca175ad3-c2c5-
457e-8f6d-f17956bdcc4e 

With regard to the remaining parts of your request, the documents identified to fall in the 
scope of the request are listed in an annex to this letter. 
We are pleased to fully disclose document 2. 
With regard to documents 1, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14 and 15 listed in the annex, a 
complete disclosure is prevented by the exception concerning the protection of privacy and 
the integrity of the individual outlined in Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, 
because they contain the following personal data: 

the  names/initials  and  contact  information  of  Commission  staff  members  not 
pertaining to the senior management;   

the names/initials and contact details of other natural persons;  

handwritten signatures of natural persons. 
 
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you 
for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume that 
the legitimate interests of the data subject might be prejudiced. In your request, you do not 
express any particular interest to have access to these personal data nor do you put forward  
arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose in the 
public interest. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not 
been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
Please note that the documents originating from third parties are disclosed to you based 
on Regulation (EC) No 1049/2001. However, this disclosure is without prejudice to the 
rules  on  intellectual  property,  which  may  limit  your  right  to  reproduce  or  exploit  the 
released  documents  without  the  agreement  of  the  originators,  who  may  hold  an 
intellectual  property  right  on  them.  The  European  Commission  does  not  assume  any 
responsibility from their reuse.  

 


 
Finally, please note that the reports of meetings were drawn up for internal use under the 
responsibility of the relevant officials of the Directorate-General for Environment. They 
solely reflect the authors’ interpretation of the interventions made and do not set out any 
official  position  of  the  third  parties  to  which  the  documents  refer,  which  were  not 
consulted  on  their  content.  They  do  not  reflect  the  position  of  the  Commission  and 
cannot be quoted as such. 
In case you would disagree with this position, you are entitled, in accordance with Article 
7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, to submit a confirmatory application requesting the 
Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  to  the  Secretariat-General  of  the 
Commission within 15 working days upon receipt of this letter. You can submit it in one of 
the following ways: 
by  asking  for  a  review  via  your  portal1  account  (available  only  for  initial  requests 
submitted via the portal account), 
or by mail: 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, 
Document 
Management 

Access 
to 
Documents 
(SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours faithfully, 
 
e-signed 
 
Florika FINK‑HOOIJER 
 
                                                 
1  https://www.ec.europa.eu/transparency/documents-request  
Electronically signed on 11/05/2023 22:26 (UTC+02) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121