Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Project: Recovery, Stability and socio-economic development in Libya (T05-EUTF-NOA-LY-05 )'.



 
Ref. Ares(2023)882801 - 07/02/2023
EUROPEAN COMMISSION 
NEIGHBOURHOOD AND ENLARGEMENT NEGOTIATIONS 
 
R - Resources 
  R.2 – Legal Issues  
 
Brussels  
            
Subject: 
Your application for access to documents  
 
Ref.:  
 EASE 2022/6666 
 
Dear Ms Pacciardi,  
I refer to your application for access to documents1 registered under the above-mentioned 
reference number and our subsequent correspondence2. 
Your initial request read:  
“Under  the  right  of  access  to  documents  in  the  EU  treaties,  as  developed  in 
Regulation 1049/2001, in relation to the implementation of the project “Recovery, 
Stability and socio-economic development in Libya- Phase 2 (T05-EUTF-NOA-LY-
05). 

I  am  requesting  documents  produced  since  August  2020  which  contain  the 
following information which: 

-  In-depth Guidelines/minutes of meetings on how to carry out the activities 
generically indicated in the Action Documents of projects 
-  Any agreement signed between the EU (or AICS) and third parties 
-  Documents with information concerning detailed activities that have been 
implemented by the Italian Cooperation (AICS) and the local partners 
                                                 
1 Ref. Ares(2022)79961196. 
 
2 Refs. Ares(2022)8462107, Ares(2023)67962 and Ares(2023)796044.   
 
 
Ms Agnese Pacciardi  
Hässleholmsgatan 8B    
214 43 Malmö  
Sweden 
 
By email only to:  
ask+request‐12178‐xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË – Tel. +32 22991111 
 

 
-  Monitoring reports on performed activities 
-  Minutes  of  the  meetings  of  the  Operational  Committee,  as  the  body 
responsible for reviewing and approving the actions financed by the EUTF, 
and  evaluating  reports  of  the  impact  of  this  project  on  migrants  and 
refugees 

-  Financial reports detailing the expenditure items of the €50,000,000 budget 
invested  in  the  project,  in  particular  the  €22,000,000,  received  by  the 
Italian Cooperation (AICS)” 

We asked for clarifications, and you responded3: 
Our 1st question: “In-depth Guidelines/minutes of meetings on how to carry out the 
activities generically indicated in the Action Documents of projects”. This question 
is extremely vague; could you please specify of which body you are precisely ask 
“Guidelines/minutes of meetings?
” 
Your response: “In relation to the first point of you clarification request, please 
note  that  I  am  referring  to  minutes  of  the  meetings  of  the  Project  Steering 
Committee (as well as other documents related to the meetings of such Committee), 
as well as any other existing minutes of meetings in relation to the project T05-
EUTF-NOA-LY-05
”. 
Our 2nd question: “In addition, could you please explain in more detail what “how 
to  carry  out  the  activities  generically  indicated  in  the  Action  Documents  of 
projects” exactly mean? Are you referring to contractual procedures, regulating 
the contracts between the EU and the Implementing Partners?
” 
Your response: “In addition, and concerning the second part of the question you 
ask to clarify, I request access to the following documents: 

-  Contractual procedures between the EU and the Implementing Partners 
-  Documents related to any workshop/meeting on the state of play of the 
project implementation and future developments 
-  Any  existing  narrative  report  on  the  project  (e.g.  quarterly  narrative 
information  notes,  interim  narrative  information  notes,  notes  on  the 
project etc.) 

-  Any existing report related to the negotiation, procurement and direct 
award grants (and annexes) 
-  Any existing letters (or other written exchange) between DG NEAR and 
the Italian counterpart of the project (MAECI, AICS)” 
Our  3rd  question:  “Any  agreement  signed  between  the  EU  (or  AICS)  and  third 
parties”.  Does  this  question  refer  to  AICS  component  of  the  programme  T05-
EUTF-NOA-LY-05 only, or also to those implemented by UNICEF and UNDP?
” 
                                                 

Ref. Ares(2022)8507192 


 
Our 4th question: “Monitoring reports on performed activities” Does this question 
refer specifically to AICS component of the programme T05-EUTF-NOALY-05, or 
also to those implemented by UNICEF and UNDP?
” 
Our  5th  question:  “Financial  reports  detailing  the  expenditure  items  of  the 
€22,000,000 budget invested in the project, in particular the €50,000,000, received 
by the Italia Cooperation (AICS).” Could you please clarify if you are interested 
in financial reports relating to UNDP and UNICEF components of the programme 
as well?
” 
Your response to our 3rd, 4th and 5th questions: “As for the other three clarification 
requests, I hereby clarify that I am interested only in the AICS component of the 
programme T05-EUTF-NOA-LY-05, and not in UNICEF and UNDP
.” 
I also refer to our correspondence, in which we agreed to narrow down the scope of your 
application4. 
Your application concerns 30 documents, which you can find listed in Annex I to this letter.  
Having examined the documents under the provisions of Regulation (EC) No 1049/20015, 
I have decided that: 
-  Full access can be granted to documents 1, 2, 5, 8, 20, 22, 24, 25, 26, 27, and 29. 
-  Partial access can be granted to documents 3, 4, 6, 7, 18, 19, 21, 23, 28 and 30 as 
full  disclosure is  prevented by the exception to  the right  of access  laid down  in 
Article  4(1)(b)  (protection  of  the  privacy  and  integrity  of  the  individual)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001. 
Documents 2, 21, 24, 25, 26, 27, 28, 29 and 30 contain phrases, which are out of scope of 
your request; these phrases have therefore been redacted. 
Note that documents 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16 and 17 are the same as documents 21, 22, 
23, 25, 26, 27, 28, 29 and 30 respectively. 
The justification regarding the exception laid down in Article 4(1)(b) of Regulation (EC) 
No 1049/2001 is as follows: 
Documents 3, 4, 6, 7, 18, 19, 21, 23, 28 and 30 contain the following personal data: 
-  biometric data such as handwritten signatures; 
-  the  names/initials  of  Commission  staff  members  not  pertaining  to  the  senior 
management; 
-  the names/initials and contact details of other natural persons; 
                                                 

Refs. Ares(2023)46032, Ares(2023)129302, Ares(2023)136313 and Ares(2023)184962. 
5    Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding 
public access to European Parliament, Council and Commission documents, Official Journal L 145 of 
31 May 2001, p. 43. 


 
-  other  information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person 
(functions). 
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation6 does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you 
for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume that the 
legitimate interests of the data subject might be prejudiced. In your application, you do not 
express any particular interest to have access to these personal data, nor do you put forward 
any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose 
in the public interest. 
I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  access 
cannot be granted to the personal data contained in the requested documents, as the need 
to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated and 
there is no reason to think that the legitimate interests of the individuals concerned would 
not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
I would also like to underline that Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001 has an 
absolute character and does not envisage the possibility to demonstrate the existence of an 
overriding public interest. 
Means of Redress 
For the sake of good order, I further refer to Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
Pursuant to this Article, you are entitled to make a confirmatory application requesting the 
Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency,  Document  Management  &  Access  to  Documents  (SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours sincerely, 
(e-signed) 
 
Christos KOMNINOS 
Head of Unit 
 
                                                 
6   Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the 
protection of natural persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, 
bodies, offices and agencies and on the free movement of such data and repealing Regulation (EC) No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, OJ L 295 of 21 November 2018, p. 39. 



 
 
 
Encl./    
Annex I – List of documents 
 
 
Documents 1-8, 18-30. 
 
 

Electronically signed on 07/02/2023 09:36 (UTC+01) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121