Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Project: Recovery, Stability and socio-economic development in Libya- Phase 2 ( T05-EUTF-NOA-LY-13 )'.




 
Ref. Ares(2023)800788 - 03/02/2023
EUROPEAN COMMISSION 
NEIGHBOURHOOD AND ENLARGEMENT NEGOTIATIONS 
 
R - Resources 
  R.2 – Legal Issues  
 
Brussels  
      
Subject: 
Your application for access to documents  
 
Ref.:  
 EASE 2022/6665 
Dear Ms Pacciardi,  
I refer to your application for access to documents1 registered under the above-mentioned 
reference number and our subsequent correspondence2. 
Your initial request read:  
“Under  the  right  of  access  to  documents  in  the  EU  treaties,  as  developed  in 
Regulation  1049/2001,  in  relation  to  the  implementation  of  the  project 
“Recovery,  Stability  and  socio-economic  development  in  Libya-  Phase  2  (T05-
EUTF-NOA-LY-13). 

I am requesting documents produced since July 2020 which contain the following 
information which: 

-  In-depth Guidelines/minutes of meetings on how to carry out the activities 
generically indicated in the Action Documents of projects 
-  Any agreement signed between the EU (or AICS) and third parties 
-  Documents with information concerning detailed activities that have been 
implemented by the Italian Cooperation (AICS) and the local partners 
                                                 
1 Refs. Ares(2022)7961091 and Ares(2022)8020201.   
2 Refs. Ares(2022)8461061, Ares(2023)67962 and Ares(2023)796044.   
 
 
Ms Agnese Pacciardi  
Hässleholmsgatan 8B    
214 43 Malmö  
Sweden 
 
By email only to:  
ask+request‐12178‐xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË – Tel. +32 22991111 
 

 
-  Monitoring reports on performed activities 
-  Minutes  of  the  meetings  of  the  Operational  Committee,  as  the  body 
responsible  for  reviewing  and  approving  the  actions  financed  by  the 
EUTF,  and  evaluating  reports  of  the  impact  of  this  project  on  migrants 
and refugees 

-  Financial  reports  detailing  the  expenditure  items  of  the  €25,000,000 
budget invested in the project, in particular the €16,000,000, received by 
the Italian Cooperation (AICS)” 

We asked for clarifications, and you responded3: 
Our  1st  question:  “In-depth  Guidelines/minutes  of  meetings  on  how  to  carry  out 
the  activities  generically  indicated  in  the  Action  Documents  of  projects”.  This 
question  is  extremely  vague;  could  you  please  specify  of  which  body  you  are 
precisely ask “Guidelines/minutes of meetings?
” 
Your response:  “In relation  to  the first  point of  you clarification request, please 
note  that  I  am  referring  to  minutes  of  the  meetings  of  the  Project  Steering 
Committee  (as  well  as  other  documents  related  to  the  meetings  of  such 
Committee),  as  well  as any  other  existing  minutes  of  meetings  in  relation  to  the 
project T05-EUTF-NOA-LY-13
.” 
Our  2nd  question:  “In  addition,  could  you  please  explain  in  more  detail  what 
“how to carry out the activities generically indicated in the Action Documents of 
projects” exactly mean? Are you referring to contractual procedures, regulating 
the contracts between the EU and the Implementing Partners?
” 
Your response: “In addition, and concerning the second part of the question you 
ask to clarify, I request access to the following documents: 

-  Contractual  procedures  between  the  EU  and  the  Implementing 
Partners 
-  Documents related to any workshop/meeting on the state of play of the 
project implementation and future developments 
-  Any  existing  narrative  report  on  the  project  (e.g.  quarterly  narrative 
information  notes,  interim  narrative  information  notes,  notes  on  the 
project etc.) 

-  Any existing report related to the negotiation, procurement and direct 
award grants (and annexes) 
-  Any  existing  letters  (or  other  written  exchange)  between  DG  NEAR 
and the Italian counterpart of the project (MAECI, AICS).” 
 
                                                 

Ref. Ares(2022)8507232 


 
Our  3rd  question:  “Any  agreement  signed  between  the  EU  (or  AICS)  and  third 
parties”.  Does  this  question  refer  to  AICS  component  of  the  programme  T05-
EUTF-NOA-LY-13 only, or also to those implemented by UNICEF and UNDP?
” 
Our 4th question: “Monitoring reports on performed activities” Does this question 
refer  specifically  to  AICS  component  of  the  programme  T05-EUTF-NOALY-13, 
or also to those implemented by UNICEF and UNDP?
” 
Our  5th  question:  “Financial  reports  detailing  the  expenditure  items  of  the 
€25,000,000  budget  invested  in  the  project,  in  particular  the  €16,000,000, 
received  by  the  Italia  Cooperation  (AICS).”  Could  you  please  clarify  if you  are 
interested in financial reports relating to UNDP and UNICEF components of the 
programme as well?
” 
Your  response  to  our  3rd,  4th  and  5th  questions:  “As  for  the  other  three 
clarification  requests,  I  hereby  clarify  that  I  am  interested  only  in  the  AICS 
component  of  the  programme  T05-EUTF-NOA-LY-13,  and  not  in  UNICEF  and 
UNDP
.” 
I also refer to our correspondence, in which we agreed to narrow down the scope of your 
application4. 
Your  application  concerns  27  documents,  which  you  can  find  listed  in  Annex  I  to  this 
letter.  
Having  examined  the  documents  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No 
1049/20015, I have decided that: 
-  Full access can be granted to documents 1, 3, 4, 5, 6, 7, 13, 16, 18, 20, 22, 23, 24 
and 26. 
-  Partial access can be granted to documents 2, 8, 14, 15, 17, 19, 21, 25 and 27 as 
full  disclosure is  prevented by the exception to  the right  of access  laid  down in 
Article  4(1)(b)  (protection  of  the  privacy  and  integrity  of  the  individual)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001. 
Documents 2, 3, 7, 8, 14, 18, 19, 21, 22, 23, 24, 25, 26 and 27 contain phrases, which are 
out of scope of this request and as therefore been redacted. 
Note  that  documents  9,  10,  11  and  12  are  the  same  as  documents  2,  3,  4  and  7 
respectively. 
The justification regarding the exception laid down in Article 4(1)(b) of Regulation (EC) 
No 1049/2001 is as follows: 
Documents 2, 8, 14, 15, 17, 19, 21, 25 and 27 contain the following personal data: 
-  biometric data such as handwritten signatures; 
                                                 

Refs. Ares(2023)45968 Ares(2023)129373 and Ares(2023)136351. 
5    Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  30  May  2001 
regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents, Official Journal 
L 145 of 31 May 2001, p. 43. 


 
-  the  names/initials  of  Commission  staff  members  not  pertaining  to  the  senior 
management; 
-  the names/initials and contact details of other natural persons; 
-  other  information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person 
(functions). 
Article  9(1)(b)  of  the  Data  Protection  Regulation6  does  not  allow  the  transmission  of 
these personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to 
you for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume 
that the legitimate interests of the data subject might be prejudiced. In your application, 
you  do  not  express  any  particular  interest  to  have  access  to  these  personal  data,  nor  do 
you put forward any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for 
a specific purpose in the public interest. 
I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  access 
cannot be granted to the personal data contained in the requested documents, as the need 
to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated and 
there is no reason to think that the legitimate interests of the individuals concerned would 
not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
I would also like to underline that Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001 has 
an absolute character and does not envisage the possibility to demonstrate the existence 
of an overriding public interest. 
Means of Redress 
For  the  sake  of  good  order,  I  further  refer  to  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001. Pursuant to this Article, you are entitled to make a confirmatory application 
requesting the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency,  Document  Management  &  Access  to  Documents  (SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours sincerely, 
(e-signed) 
 
Christos KOMNINOS 
                                                 
6   Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the 
protection of natural persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, 
bodies, offices and agencies and on the free movement of such data and repealing Regulation (EC) No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, OJ L 295 of 21 November 2018, p. 39. 



 
Head of Unit 
 
 
 
Encl./    
Annex I – List of documents 
 
 
Documents 1-8, 13-27. 
 

Electronically signed on 03/02/2023 10:58 (UTC+01) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121