Ref. Ares(2023)391720 - 18/01/2023
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL 
CLIMATE ACTION 
Directorate A – Strategy, Analysis and Planning 
  CLIMA.A.4 – Administration, Financial Affairs & Human Resources 
Brussels  
CLIMA.A.4 
Ciara Ellis 
1 Long Ln 
London SE1 4PG 
United Kingdom 
 
Advance copy by email: ask+request-
xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx  
 
Subject: 
Your application for access to documents 2022/7192 
 
Dear Ms Ellis,  
We  refer  to  your  request  for  access  to  European  Commission  documents  registered  on 
12.12.2022 under the above-mentioned reference number. 
You request access to “all documentation, including, but not limited to, attendance lists, 
agendas,  background  papers,  minutes/notes  and  email  correspondence  about  or 
summarising  the  meeting  between  Executive  Vice-President  Frans  Timmermans  and 
Sasol on 21/09/2022 on decarbonisation and just transition in South Africa, and Sasol's 
green hydrogen investments”. 
Your application concerns the following documents:  
  Meeting request with EVP Frans Timmermans and Diederik Samsom- 
Sasol_redacted, registered on 05.09.2022, Reference Ares(2022)6135428 
 
With regard to the document listed above, a complete disclosure of the identified documents 
is prevented by the exception concerning the protection of privacy and the integrity of the 
individual  outlined  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  because  they 
contain the following personal data: 
–  the names/initials and contact information of  Commission staff members not pertaining 
to the senior management;   
–  the  names/initials,  contact  details  and  detailed description of  positions  of  other  natural 
persons. 
 
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË – Tel. +32 22991111 
Office: BRE2 14/DCS – Tel. direct line +32 229-90339 
 
      

---

 
for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume that 
the legitimate interests of the data subject might be prejudiced. In your request, you do not 
express any particular interest to have access to these personal data nor do you put forward 
any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose 
in the public interest. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not 
been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
In case you would disagree with this position, you are entitled, in accordance with Article 
7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, to submit a confirmatory application requesting the 
Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  to  the  Secretariat-General  of  the 
Commission within 15 working days upon receipt of this letter. You can submit it in one of 
the following ways: 
by  asking  for  a  review  via  your  portal1  account  (available  only  for  initial  requests 
submitted via the portal account), 
or by mail: 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, 
Document 
Management 
& 
Access 
to 
Documents 
(SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
 
Electronically signed 
Rudy VAN HORENBEEK 
Head of Unit 
                                                 
1  https://www.ec.europa.eu/transparency/documents-request  
2 
Electronically signed on 18/01/2023 11:34 (UTC+01) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121

---