Ref. Ares(2023)177014 - 11/01/2023
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL 
CLIMATE ACTION 
Directorate A – Strategy, Analysis and Planning 
  CLIMA.A.4 – Administration, Financial Affairs & Human Resources 
Brussels  
CLIMA.A.4 
 
Lora Verheecke 
9 rue du Bronze  
1070 Brussels 
Belgium 
 
Advance  copy  by  email :  ask+request-12273-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx  
 
Subject: 
Your application for access to documents 2022/7194 
 
Dear Ms Verheecke,  
We  refer  to  your  request  for  access  to  European  Commission  documents  registered  on 
12.12.2022 under the above-mentioned reference number. 
You request access to:  
All  documentation  (including  but  not  limited  to  all  email  correspondence,  attendance  lists, 
agendas,  background  papers,  transcripts  and  recordings)  AND  the  meeting  minutes/notes 
relating  to  the  meeting  between  Frans  Timmermans  and  Breakthrough  Energy  Catalyst 
Foundation and Bill & Melinda Gates Foundation (BMGF) on 25th October 2022 . 
 
Your application concerns the following document: 
20221025_Minutes meeting with Bill and Melinda Gates Foundation_redacted, registered  
on 10.11.2022, Reference Ares(2022)7766430.  
 
With regard to the document listed above, a complete disclosure of the identified documents 
is prevented by the exception concerning the protection of privacy and the integrity of the 
individual  outlined  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  because  they 
contain the following personal data: 
–  the names/initials and contact details of other natural persons;  
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË – Tel. +32 22991111 
Office: BRE2 14/DCS – Tel. direct line +32 229-90339 
 
      

---

 
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you 
for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume that 
the legitimate interests of the data subject  might  be prejudiced.  In your request, you [do 
not  express  any  particular  interest  to  have  access  to  these  personal  data  nor  do  you]  put 
forward [any] arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific 
purpose  in  the  public  interest.  [if  the  applicant  puts  forward  arguments  to  establish  the 
necessity of a transmission for a specific purpose in the public interest, please explain why 
you consider these arguments insufficient]. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not 
been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
This  document  was  drawn  up  for  internal  use  under  the  responsibility  of  the  relevant 
service  of  the  EVP  Frans  Timmermans’  Cabinet.  It  solely  reflects  the  service’s 
interpretation of the interventions made and does not set out any official position of the 
third parties to which the document refers, which was not consulted on its content. It does 
not reflect the position of the Commission and cannot be quoted as such. 
In case you would disagree with this position, you are entitled, in accordance with Article 
7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, to submit a confirmatory application requesting the 
Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  to  the  Secretariat-General  of  the 
Commission within 15 working days upon receipt of this letter. You can submit it in one of 
the following ways: 
by  asking  for  a  review  via  your  portal1  account  (available  only  for  initial  requests 
submitted via the portal account), 
or by mail: 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, 
Document 
Management 
& 
Access 
to 
Documents 
(SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours sincerely, 
Electronically signed 
Rudy VAN HORENBEEK 
Head of Unit 
                                                 
1  https://www.ec.europa.eu/transparency/documents-request  
2 
Electronically signed on 11/01/2023 13:19 (UTC+01) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121

---