Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Meeting between Mirzha De Manuel, Caroline Boeshertz and Cristina Rueda Catry and BusinessEurope'.



 
Ref. Ares(2023)573483 - 25/01/2023
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR TRADE 
 
Directorate R – Resources, Interinstitutional Relations, Communications and Civil Society 
  Transparency, Civil Society and Communication 
Brussels  
TRADE.R.3/(2023)880049 
Ms Lora Verheecke 
9 rue du Bronze 
1070 Brussels 
By email only – with request for 
explicit acknowledgment of receipt 
by email reply: 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
(EASE 2022/7041) 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
(EASE 2022/7045) 
Subject: 
Your  applications  for  access  to  documents  –  EASE 2022/7041  and 
EASE 2022/7045 

Dear Ms Verheecke, 
I  refer  to  your  email  applications  dated  5 December 2022,  both  registered  on  the  same 
date under the above mentioned  EASE reference numbers, in  which  you  make requests 
for 
access 
to 
documents 
under 
Regulation 
(EC) 
No 1049/20011 
(‘Regulation 1049/2001’). 
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
You are requesting access to: 
‘All  documentation  (including  but  not  limited  to  all  email  correspondence,  attendance 
lists,  agendas,  background  papers,  transcripts  and  recordings)  AND  the  meeting 
minutes/notes  relating  to  the  meeting  between  Mirzha  De  Manuel,  Caroline  Boeshertz 
and  Cristina  Rueda  Catry  and  BusinessEurope  on  10th  November  2022’ 
(EASE 2022/7041); 
and: 
‘All  documentation  (including  but  not  limited  to  all  email  correspondence,  attendance 
lists,  agendas,  background  papers,  transcripts  and  recordings)  AND  the  meeting 

                                                 
1   Regulation  (EC)  No 1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20 May 2001 
regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents (Official Journal 
OJ L 145, 31.5.2001, p. 43). 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË – Tel. +32 22991111 

 
minutes/notes relating  to the meeting between  Valdis Dombrovskis  and BusinessEurope 
on 10th November 2022’ 
(EASE 2022/7045)
We have identified 1 document common for both requests (your two requests refer in fact 
to one and the same meeting) as falling under the scope of your application: 
– 
Ares(2022)8104908 – Meeting 10-11-2022 – Minutes. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
Having  examined  the  requested  document  under  the  applicable  legal  framework,  I  am 
pleased  to  grant  you  almost  full  access  to  the  identified  document,  with  only 
names/identities  redacted
.  Hence,  the  main  content  of  the  identified  document  is 
accessible.  A  copy  of  the  document  in  its  redacted  version  is  enclosed  to  the  present 
reply. 
2.1. 
APPLICABLE EXCEPTION REGARDING ALL IDENTIFIED DOCUMENTS:  
PROTECTION OF PRIVACY AND THE INTEGRITY OF THE INDIVIDUAL – 
ARTICLE 4(1)(B) OF REGULATION 1049/2001 

2.1.1.  ‘Personal data’ 
We  disclose  the  identified  document  partially,  as  certain  personal  data  therein  must  be 
redacted in accordance with Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001, namely: 
– 
the names/initials and/or contact details of natural persons other than Commission 
staff. 
To  this  regard  Article 4(1)(b)  of  Regulation 1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions 
shall  refuse access  to  a document  where disclosure would  undermine the protection of: 
[…]  privacy  and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with 
Community legislation regarding the protection of personal data’

The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation (EU)  No 2018/17252  (hereafter 
‘Regulation 2018/1725’ or ‘Data Protection Regulation’). 
Article 3(1) of Regulation 2018/1725 provides that personal data means ‘any information 
relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]’
.  The  Court  of  Justice  has 
specified that any information, which by reason of its content, purpose or effect, is linked to 
a particular person is to be considered as personal data.3 Please note in this respect that the 
names,  signatures,  functions,  email  addresses,  telephone  numbers  etc.,  and/or  initials 
pertaining to staff members of an institution are to be considered personal data4, as well 
                                                 
2   Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the 
protection of natural persons  with regard to the processing of personal data by the Union institutions, 
bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC) 
No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, OJ L 295, 21.11.2018, p. 39.  
3  Judgment  in  Peter  Novak  v  Data  Protection  Commissioner,  case  C-434/16,  points 33-35, 
ECLI:EU:T:2018:560. 
4  Judgment in Port de Brest v Commission, case T-39/17, points 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 


 
as  those  of  individuals  belonging  to  third  parties.  As  already  indicated  above,  both 
documents contain such personal information. 
2.1.2.  Question of ‘transfer’ of personal data and conclusion 
Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725 does not allow the transmission of these personal 
data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you for a specific 
purpose  in  the  public  interest  and  where  there  is  no  reason  to  assume  that  the  legitimate 
interests of  the  data  subject  might  be prejudiced. In  your  request,  you  do  not  express  any 
particular  interest  to  have  access  to  these  personal  data  nor  do  you  put  forward  any 
arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose in the 
public interest. 
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001, access 
cannot be granted to the personal data, as the need to obtain access thereto for a purpose in 
the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the 
legitimate interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be prejudiced  by  disclosure  of 
the personal data concerned. 
2.2. 
DISCLAIMER(S) 
You may reuse public documents, which have been produced by the European Commission 
or  by  public  and  private  entities  on  its  behalf,  based  on  Commission 
Decision 2011/833/EU  of  12 December 2011  on  the  re-use  of  Commission  documents5. 
You  may  reuse  the  documents  disclosed  free  of  charge  for  non-commercial  and 
commercial  purposes,  provided  that  the  source  is  acknowledged,  and  that  you  do  not 
distort  the  original  meaning  or  message  of  the  documents.  Please  note  that  the 
Commission does not assume any liability stemming from the reuse. 
Please  note  that  the  identified  document  was  drawn  up  for  internal  use  under  the 
responsibility  of  the  relevant  staff  members  of  the  Cabinet  of  Executive Vice-President 
Dombrovskis.  It  solely reflects the author's  interpretation  of the interventions  made and 
does  not  set  out  any  official  position  of  the  third  parties  to  which  the  document  refers, 
which were not consulted on its content. It does not necessarily reflect the position of the 
Commission and cannot be quoted as such. 
3.  POSSIBILITY OF A CONFIRMATORY APPLICATION 
In  accordance  with  Article 7(2)  of  Regulation 1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15 working  days  upon 
receipt of this letter to the Secretariat-General of the Commission, either by 
  email to xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx, or  
 
 
                                                 

OJ L 330, 14.12.2011, p. 39. 



 
  letter to the following address: 
European Commission  
Secretariat-General  
‘Transparency, Document Management & Access to Documents’ (unit SG C.1) 
BERL 7/76 
Rue de la Loi 200/Wetstraat 200 
1049 Brussels. 
Yours sincerely, 
[Electronically signed] 
Maud LABAT 
Head of Unit 
Enclosure: 
Ares(2022)8104908 – Meeting 10-11-2022 – Minutes (redacted) 

Electronically signed on 25/01/2023 17:38 (UTC+01) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121

Document Outline