Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Documents related to 17.11.2022 meeting with Clean Clothes Campaign'.



 
Ref. Ares(2023)636042 - 27/01/2023
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR TRADE 
 
Directorate R – Resources, Interinstitutional Relations, Communications and Civil Society 
  Transparency, Civil Society and Communication 
Brussels,  
TRADE.R.3/(2023)958468 
Mr Maximilian Henning 
Eendrachtskade 12-35 
9726 CW Groningen 
The Netherlands 
By email only – with request for 
explicit acknowledgment of receipt 
by email reply: 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Subject: 
Your application for access to documents – EASE 2022/7078 
Dear Mr Henning, 
I  refer  to  your  email  application  dated  7 December 2022,  registered  on  the  same  date 
under  the  above  mentioned  EASE  reference  number,  in  which  you  make  a  request  for 
access to documents under Regulation (EC) No 1049/20011 (‘Regulation 1049/2001’). 
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
You are requesting access to: 
‘All  minutes,  agendas,  summaries,  notes  or  memos  issued  before  or  after;  documents 
prepared  for,  issued  in  preparation  for,  or  exchanged  during;  as  well  as  all 
correspondence  including  attachments  by  either  of  the  meeting  parties  related  to  the 
17.11.2022 meeting between the Clean Clothes Campaign and  Andrea Beltramello’. 

We have identified 3 documents falling under the scope of your application: 
  01  – Ares(2022)7053408 – Request; 
  02 – Ares(2022)7053408 – Attachment – CSO_statement_Forced-Labour-
Regulation_Oct-22; 
  03 – Ares(2022)8209452 – Meeting 17-11-2022 – Minutes. 
 
 
                                                 
1   Regulation  (EC)  No 1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20 May 2001 
regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents (Official Journal 
OJ L 145, 31.5.2001, p. 43). 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË – Tel. +32 22991111 

 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
Having  examined  the  requested  documents  under  the  applicable  legal  framework,  I  am 
pleased to grant full access to document 02 (it can also be easily retrieved from different 
third-party public websites on the internet) and almost full access to documents 01 and 
03, with only names and other personal data redacted
. Hence, the main content of all 
identified documents is accessible. Copies of the documents in their redacted version are 
enclosed  to  the  present  reply.  Please  note  that  the  Ares  reference  at  the  end  of 
document 03 refers to a doublet of the email request document 01, which coincidentally 
had been registered again in preparation of the meeting.  
2.1. 
PROTECTION OF PRIVACY AND THE INTEGRITY OF THE INDIVIDUAL – 
ARTICLE 4(1)(B) OF REGULATION 1049/2001 

2.1.1.  ‘Personal data’ 
We disclose documents 01 and 03  partially, as they contain certain personal data which 
must be redacted in accordance with Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001, namely: 
– 
the  names/initials  and/or  contact  details  of  other  natural  persons  –  other  than 
Commission staff members;  
– 
other information relating to an identified or identifiable natural person. 
To  this  regard  Article 4(1)(b)  of  Regulation 1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions 
shall  refuse access  to  a document  where disclosure would  undermine the protection of: 
[…]  privacy  and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with 
Community legislation regarding the protection of personal data’

The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation (EU)  No 2018/17252  (hereafter 
‘Regulation 2018/1725’ or ‘Data Protection Regulation’). 
Article 3(1) of Regulation 2018/1725 provides that personal data means ‘any information 
relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]’
.  The  Court  of  Justice  has 
specified that any information, which by reason of its content, purpose or effect, is linked to 
a particular person is to be considered as personal data.3 Please note in this respect that the 
names,  signatures,  functions,  email  addresses,  telephone  numbers  etc.,  and/or  initials 
pertaining to staff members of an institution are to be considered personal data4, as well 
as  those  of  individuals  belonging  to  third  parties.  As  already  indicated  above,  both 
documents contain such personal information. 
                                                 
2   Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the 
protection of natural persons  with regard to the processing of personal data by the Union institutions, 
bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC) 
No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, OJ L 295, 21.11.2018, p. 39.  
3  Judgment  in  Peter  Novak  v  Data  Protection  Commissioner,  case  C-434/16,  points 33-35, 
ECLI:EU:T:2018:560. 
4  Judgment in Port de Brest v Commission, case T-39/17, points 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 


 
2.1.2.  Question of ‘transfer’ of personal data and conclusion 
Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725 does not allow the transmission of  these personal 
data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you for a specific 
purpose  in  the  public  interest  and  where  there  is  no  reason  to  assume  that  the  legitimate 
interests of  the  data  subject  might  be prejudiced. In  your  request,  you  do  not  express  any 
particular  interest  to  have  access  to  these  personal  data  nor  do  you  put  forward  any 
arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose in the 
public interest. 
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001, access 
cannot be granted to the personal data, as the need to obtain access thereto for a purpose in 
the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the 
legitimate interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be prejudiced  by  disclosure  of 
the personal data concerned. 
2.2. 
DISCLAIMER(S) 
You may reuse public documents, which have been produced by the European Commission 
or  by  public  and  private  entities  on  its  behalf,  based  on  Commission 
Decision 2011/833/EU  of  12 December 2011  on  the  re-use  of  Commission  documents5. 
You  may  reuse  the  documents  disclosed  free  of  charge  for  non-commercial  and 
commercial  purposes,  provided  that  the  source  is  acknowledged,  and  that  you  do  not 
distort  the  original  meaning  or  message  of  the  documents.  Please  note  that  the 
Commission does not assume any liability stemming from the reuse. 
Furthermore,  please  note  that  documents  containing  content  of  third  party  origin,  i.e. 
either  documents  originating  from  third  parties  or  documents  containing  parts  of  third 
party  origin  (in  the  present  case  documents 01  and  02),  are  disclosed  to  you  based  on 
Regulation 1049/2001. However, disclosure of such contents or documents of third party 
origin  is  without  prejudice  to  the  rules  on  intellectual  property,  which  may  limit  your 
right  to  reproduce  or  exploit  the  released  documents  without  the  agreement  of  the 
originator,  who  may  hold  an  intellectual  property  right  on  them  (even  if  publicly 
available on the internet, as in the present case document 02). The European Commission 
does  not  assume  any  responsibility  from  the  reuse  of  those  documents  or  parts  of 
documents. 
Document 03 was drawn up for internal use under the responsibility of the relevant staff 
members of the Cabinet of Executive Vice-President Dombrovskis. It solely reflects the 
author's interpretation of the interventions made and does not set out any official position 
of the third parties to which the document refers, which were not consulted on its content. 
It  does  not  necessarily  reflect  the  position  of  the  Commission  and  cannot  be  quoted  as 
such. 
 
 
                                                 

OJ L 330, 14.12.2011, p. 39. 



 
3.  POSSIBILITY OF A CONFIRMATORY APPLICATION 
In  accordance  with  Article 7(2)  of  Regulation 1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15 working  days  upon 
receipt of this letter to the Secretariat-General of the Commission, either by 
  email to xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx, or  
  letter to the following address: 
European Commission  
Secretariat-General  
‘Transparency, Document Management & Access to Documents’ (unit SG C.1) 
BERL 7/76 
Rue de la Loi 200/Wetstraat 200 
1049 Brussels 
BELGIUM. 
Yours sincerely, 
[Electronically signed] 
Maud LABAT 
Head of Unit 
Enclosures (3):  01 – Ares(2022)7053408 – Request (redacted) 
02 – Ares(2022)7053408 – Attachment – CSO_statement_Forced-
Labour-Regulation_Oct-22 
03 – Ares(2022)8209452 – Meeting 17-11-2022 – Minutes (redacted) 

Electronically signed on 27/01/2023 16:57 (UTC+01) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121

Document Outline