Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Documents related to 31.01.23 meeting with UGT'.



 
Ref. Ares(2023)1817038 - 13/03/2023
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR EMPLOYMENT, SOCIAL AFFAIRS AND INCLUSION 
 
Working Conditions and Social Dialogue 
  Spain, Malta 
Brussels,  
EMPL.C.4/RAA 
Mr Maximilian Henning 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Subject: 
Your application for access to documents –EASE 2023/0891 
Dear Mr Henning, 
I refer to your e-mail of 8 February 2023 (Ares(2023)926953) in which you make a request 
for access to documents, registered on the same day under the above-mentioned reference 
number.  With  my  letter  of  1  March  2023  (Ares(2023)1486261),  I  informed  you  that  I 
extended the time limit of this request until 22 March 2023 in accordance with Article 7(3) 
of Regulation (EC) No 1049/2001. 
You request access to all minutes, agendas, summaries, notes, or memos issued before or 
after; documents prepared for, issued in preparation for, or exchanged during; as well as 
all  correspondence  including  attachments  by  either  of  the  meeting  parties  related  to  the 
meeting  held  between  Commissioner  Schmit  and  representatives  of  the  Spanish  trade 
union Unión General de Trabajadoras y Trabajadores (UGT) on 31 January 2023.  
I consider your request to cover documents held up to the date of your initial application, 
i.e., 8 February 2023. Therefore, your application concerns the following documents, that 
you will find attached in annex: 
Document 1 
Briefing drafted by relevant Commission services for Commissioner 
Schmit, of 27 January 2023. 
Document 2 
Country factsheet of Spain, annexed to the briefing. 
Document 3 
Exchange  of  emails  between  relevant  members  of  the  cabinet  of 
Commissioner  Schmit  and  relevant  members  of  the  office  of  the 
Member of the European Parliament (MEP) Alicia Homs to organise 
the meeting. 
Document 4 
First list of participants from UGT that was attached to the email sent 
by the office of MEP Alicia Homs on 10 January 2023. 
Document 5 
Second list of participants  from UGT that was attached to the email 
sent by the office of MEP Alicia Homs on 30 January 2023 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË – Tel. +32 22991111 
 

 
Document 6 
Flash report of the meeting drafted by relevant Commission services 
to be circulated internally, of 2 February 2023. 
A complete disclosure of Documents 1 and 3-6 is prevented by the exception concerning 
the protection of privacy and the integrity of the individual outlined in Article 4(1)(b) of 
Regulation (EC) No 1049/2001, because they contain the following personal data: 

the  names  and  contact  information  of  European  Commission  and  European 
Parliament staff members not pertaining to the senior management; and 

the names, contact details and job positions of members of UGT who are not public 
figures acting in their public capacity. 
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you 
for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume that the 
legitimate interests of the data subject  might  be prejudiced.  In  your request,  you do not 
express any particular interest to have access to these personal data nor do you put forward 
any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose 
in the public interest. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not 
been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals  concerned  would  not  be  prejudiced  by  disclosure  of  the  personal  data 
concerned.  
Please note that Document 6 was drawn up for internal use under the responsibility of the 
relevant services of the Directorate-General for Employment, Social Affairs, and Inclusion 
of the Commission. It solely reflects the author's interpretation of the interventions made 
and does not set out any official position of the third parties to which the document refers, 
which was not consulted on its content. It does not reflect the position of the Commission 
and cannot be quoted as such. 
In case you would disagree with this position, you are entitled, in accordance with Article 
7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, to submit a confirmatory application requesting 
the Commission to review this position.  
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter. You can submit it in one of the following ways:  
by  asking  for  a  review  via  your  portal  account  (available  only  for  initial  requests 
submitted via the portal account),  
or by mail:  
European  Commission  Secretariat-General  Transparency,  Document  Management  & 
Access to Documents (SG.C.1) BERL 7/076 B-1049 Brussels, 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 



 
Yours sincerely, 
Electronically signed 
Maria IGLESIA 
Head of Unit 

Electronically signed on 13/03/2023 17:46 (UTC+01) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121