Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Generelle Anweisungen'.






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APPROVAL AND SIGNATURE CIRCUIT
NOTE: The purpose of the present table is to provide information on the approval and signature
circuit in complaint-related documents and information requests. Each line shows who should
approve, and sign, the relevant documents.
When available, the draft email templates in this table should be used in the approval circuit.
OUTSIDE THE MANDATE
LANG-
Signature on
HR HCIU DIRECTOR
SG EO
COMPLAINTS
CHECK
document
DECISION LETTERS

HR
FURTHER CORRESPONDENCE

HR
WITHIN THE MANDATE BUT
LANG-
Signature on
HR HCIU DIRECTOR
SG EO
INADMISSIBLE COMPLAINTS
CHECK
document
DECISION LETTERS


EO
FURTHER CORRESPONDENCE


EO
LANG
Signature on
ADMISSIBLE NO GROUNDS CASES HR HCIU DIRECTOR
SG EO
CHECK
document
ADMISSIBLE NO GROUNDS (SIMPLE



EO
LETTER)
ADMISSIBLE NO GROUNDS
DECISION




EO
FURTHER CORRESPONDENCE
(CLOSED ADMISSIBLE NO



EO
GROUNDS)
LANG
Signature on
TELEPHONE PROCEDURES*
HR HCIU DIRECTOR
SG EO
CHECK
document
EMAIL/LETTER INFORMING
COMPLAINANT & INSTITUTION OF

LO
TELEPHONE PROCEDURE
EMAIL/LETTER  REQUESTING
OBSERVATIONS FROM

LO
COMPLAINANT
CLOSING OF TELEPHONE
PROCEDURE - LETTERS TO



EO
INSTITUTION & COMPLAINANT
FURTHER CORRESPONDENCE
(CLOSED TELEPHONE PROCEDURE



EO
CASES)
* The same approval circuit applies in cases where an LO proposes to launch a telephone procedure
http://www.sisteo.ep.parl.union.eu/LOIS/Submission%20table/Home.aspx
29/04/2014

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on the basis of an OII because the case was submitted by an 'unauthorised' complainant.
LANG
Signature on
INQUIRIES
HR HCIU DIRECTOR
SG EO
CHECK
document
OPENING LETTER TO
COMPLAINANT (CLARIFICATORY


EO
INQUIRY)
CLOSING DECISION
(CLARIFICATORY INQUIRY)



EO
OPENING LETTERS - INSTITUTION &
COMPLAINANT




EO
REQUEST OBSERVATIONS FROM
COMPLAINANT ON OPINION FROM

HCIU (or LO,
INSTITUTION (STANDARD)
if derogation)
REQUEST OBSERVATIONS FROM
COMPLAINANT ON OPINION FROM


HCIU (or LO,
if derogation)
INSTITUTION (NOT STANDARD)
FURTHER INQUIRY LETTER -
INSTITUTION & COMPLAINANT




EO
FURTHER CORRESPONDENCE-
ONGOING INQUIRY




EO
CLOSING DECISION - INSTITUTION
& COMPLAINANT + DECISION




EO
SUMMARY
LETTER TO COMPLAINANT -
TRANSLATION OF DECISION

LO
FURTHER CORRESPONDENCE-
CLOSED INQUIRY




EO
INSPECTIONS
HR HCIU DIRECTOR LANG SG EO Signature on
CHECK
document
REQUEST INSPECTION OF FILES -



EO
INSTITUTION  & COMPLAINANT
FORWARDING OF INSPECTION
REPORT - INSTITUTION  &



EO
COMPLAINANT
LANG
Signature on
DEADLINES
HR HCIU DIRECTOR
SG EO
CHECK
document
REQUEST EXTENSION OF DEADLINE


DIRECTOR
- INSTITUTION & COMPLAINANT
REMINDER LETTER - INSTITUTION &
COMPLAINANT


DIRECTOR
HOLDING LETTER


DIRECTOR
LANG
Signature on
CHANGE OF LO
HR HCIU DIRECTOR
SG EO
CHECK
document
CHANGE OF LO LETTER


HCIU
FRIENDLY SOLUTION
HR HCIU DIRECTOR LANG SG EO Signature on
http://www.sisteo.ep.parl.union.eu/LOIS/Submission%20table/Home.aspx
29/04/2014

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CHECK
document
FRIENDLY SOLUTION PROPOSAL -
INSTITUTION & COMPLAINANT




EO
LETTER TO COMPLAINANT -
TRANSLATION OF FS

LO
LANG
Signature on
DRAFT RECOMMENDATION
HR HCIU DIRECTOR
SG EO
CHECK
document
DRAFT RECOMMENDATION
PROPOSAL-INSTITUTION &




EO
COMPLAINANT
LETTER TO COMPLAINANT -
TRANSLATION OF DR

LO
LANG
Signature on
SPECIAL REPORT
HR HCIU DIRECTOR
SG EO
CHECK
document
SPECIAL REPORT - INSTITUTION



 
EO
FOLLOW-UP CRITICAL AND
LANG
Signature on
HR HCIU DIRECTOR
SG EO
FURTHER REMARKS
CHECK
document
FOLLOW-UP CRITICAL AND
FURTHER REMARKS



N/A
OWN INITIATIVES - VISIT &
LANG-
Signature on
SYSTEMIC (for complaint-based OI,
HR HCIU DIRECTOR
SG EO
CHECK
document
follow the inquiry approval circuit)
OPENING OF OWN INITIATIVE
INQUIRY - INSTITUTION &




EO
OTHER
OHER INQUIRY MEASURES -OWN-




EO
INITIATIVE INQUIRY
CLOSING DECISION - OWN-
INITIATIVE - INSTITUTION &



 
EO
OTHER
LANG-
     Signature
QUERIES
HR HCIU DIRECTOR
SG EO
CHECK
on  document
OPENING OF QUERY




EO
FURTHER INQUIRIES-QUERY




EO
REPORT ON QUERY




EO
LANG
Signature on
RODEO
HR HCIU DIRECTOR
SG EO
CHECK
document
REPLY TO INFORMATION REQUESTS 
HR
LANG
Signature on
ACCESS TO DOCUMENTS
HR HCIU DIRECTOR
SG EO
CHECK
document
REPLY TO REQUEST FOR PUBLIC
ACCESS TO DOCUMENTS



EO
http://www.sisteo.ep.parl.union.eu/LOIS/Submission%20table/Home.aspx
29/04/2014

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REPLY TO REQUEST FOR ACCESS TO

LO
ONE'S OWN FILE
REQUEST FOR REVIEW & SERVICE
LANG
Signature on
HR HCIU DIRECTOR
SG EO
COMPLAINT
CHECK
document
RR and SC


EO
 = Email
Last modified at 04/03/2014 11:20  by BAUER Christophe
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