Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Meetings between Commissioner Timmermans' Cabinet and industry representatives'.



 
Ref. Ares(2023)4890303 - 13/07/2023
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL 
CLIMATE ACTION 
Directorate A – Strategy, Analysis and Planning 
  CLIMA.A.4 – Administration, Financial Affairs & Human Resources 
Brussels  
CLIMA 
 
 
Lucy Jordan 
 
 
Canonbury Villas,  
 
 
London, N1 
 
 
United Kingdom 
 
 
 
 
 
 
 
            Advance copy by email:  
 
 
 
 
 
 
 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx  
 
Subject: 
Your application for access to documents EASE 2023/3022 
Dear Ms Jordan, 
We  refer  to  your  requests  for  access  to  European  Commission  documents  EASE 
2023/3022 registered on 24 May 2023. 
You request access to:  
“All documentation (including but not limited to all email correspondence/attachments, 
messages/documents  sent  through  whatsapp  (or  any  other  messaging  service), 
attendance lists, agendas, background papers, transcripts, recordings and minutes/notes) 
relating to the meetings listed below: 
 
7) 

Dow Europe GmbH and Diederik Samsom, Stefanie Hiesinger on 27-09-2022 
 
Please note that due to the wide scope of your request, covering also areas falling under 
the  responsibility  of  other  Directorates-General,  parts  of  your  request  have  been 
attributed to other Directorates-General (1) This reply relates only to the documents held 
by  the  Directorate-General  for  Climate  Action.  You  will  receive  the  replies  from  the 
other respective Directorates-General in due course. 
Your application concerns the following documents:  
Title 
Registration 
Reference 
1.  Meeting request with 
13/07/2023 
Ares(2023)4876741 
Dow_27.09.2022_Redacted 
2.  Meeting notes_ Dow Europe 
13/07/2023 
Ares(2023)4884541 
GmbH_27.09.2022_Redacted 
                                                 
(1)  EASE 2023/3021 for the Secretariat-General of the Commission (SG) 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË – Tel. +32 22991111 
Office: BRE2 14/DCS – Tel. direct line +32 229-63854 
 
 

 
 
With  regard  to  all  documents  mentioned  above  a  complete  disclosure  of  the  identified 
documents  is  prevented  by  the  exception  concerning  the  protection  of  privacy  and  the 
integrity  of  the  individual  outlined  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001, 
because they contain the following personal data: 
–  the names/initials and contact information of Commission staff members not pertaining 
to the senior management;   
–  the names/initials/handwritten signatures and contact details of other natural persons. 
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you 
for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume that 
the legitimate interests of the data subject might be prejudiced. In your request, you do not 
express any particular interest to have access to these personal data nor do you put forward 
any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose 
in the public interest. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not 
been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
Please note that  documents originating from  third parties are disclosed to  you based on 
Regulation (EC) No 1049/2001. However, this disclosure is without prejudice to the rules 
on intellectual property, which may limit your right to reproduce or exploit the released 
documents  without  the  agreement  of  the  originator,  who  may  hold  an  intellectual 
property  right  on  them.  The  European  Commission  does  not  assume  any  responsibility 
from their reuse.  
Document 2 was drawn up for internal use under the responsibility of the relevant service of 
the  Cabinet  of  EVP  Timmermans.  It  solely  reflects  the  service’s  interpretation  of  the 
interventions made and does not set out any official position of the third parties to which the 
document refers, which was not consulted on its content. It does not reflect the position of 
the Commission and cannot be quoted as such. 
In case you would disagree with this position, you are entitled, in accordance with Article 
7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, to submit a confirmatory application requesting the 
Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  to  the  Secretariat-General  of  the 
Commission within 15 working days upon receipt of this letter. You can submit it in one of 
the following ways: 
by  asking  for  a  review  via  your  portal (2)  account  (available  only  for  initial  requests 
submitted via the portal account), 
or by mail: 
                                                 
(2)  https://www.ec.europa.eu/transparency/documents-request  



 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, 
Document 
Management 

Access 
to 
Documents 
(SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours sincerely, 
 
 
Rudy VAN HORENBEEK 
Head of Unit 

Electronically signed on 13/07/2023 18:02 (UTC+02) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121