Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Staff and nationalities'.


 
 
Abdul Hai 
Political Section, UKRep 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Foreign and Commonwealth Office 
 
King Charles Street 
London SW1A 2AH 
16 August 2016 
 
 
Website: https://www.gov.uk  
 
Dear Mr Hai 
 
 
FREEDOM OF INFORMATION ACT REQUEST REF: 0535-16 
 
Thank you for your email of 24 May asking for information under the Freedom of Information 
Act (FOIA) 2000. You asked:  
 
“Under the right of access to documents in the EU treaties, as developed in Regulation 
1049/2001, I am requesting documents which contain the following information: 
 
Can you tell me how many staff you employ and what their nationalities are?” 
 
We are treating this as a request for information under the Freedom of Information Act 
(FOIA) 2000 and I can confirm that the Foreign and Commonwealth Office (FCO) does hold 
information relevant to your request.  
 
UKRep includes staff from a number of different Government Departments. The number of 
staff employed by UKRep varies throughout the year, depending on changing requirements 
at the Representation. The Foreign and Commonwealth Office (FCO) currently has 129 full 
time posts at UKRep, both UK based and Locally Engaged.   
 
However the time required to conduct a reasonable search to extract the information about 
staff members’ nationalities would exceed the statutory limit. Section 12 of the Freedom of 
Information Act makes provision for public authorities to refuse requests for information 
where the cost of dealing with them would exceed the appropriate limit. The limit has been 
specified in the Freedom of Information and Data Protection (Appropriate Limit and Fees) 
Regulations 2004. For central government the appropriate limit is set at £600. This 
represents the estimated cost of one or more persons spending 3 ½ working days in 
determining whether the Department holds the information, and locating, retrieving and 
extracting it. This information is not held in a single location and I estimate that it will take 
more than 3 ½ working days to locate, retrieve and extract the details you have requested. In 
these circumstances we are not obliged under the Act to comply with this element of your 
request. We are unable to suggest a way in which you could refine your request in order to 
get information on staff nationalities.  
 
Furthermore, we consider that information about staff members’ nationalities represents 
personal data in certain cases, the disclosure of which would contravene one of the data 
protection principles. In such circumstances sections 40(2) and (3) of the Freedom of 


UNCLASSIFIED  
 
Information Act apply. In this case, our view is that disclosure would breach the first data 
protection principle. This states that personal data should be processed fairly and lawfully. It 
is the fairness aspect of this principle, which, in our view, would be breached by disclosure. 
In such circumstances, s.40 confers an absolute exemption on disclosure. There is, 
therefore, no public interest test to apply. 
 
I hope you are satisfied with this reply.  However, if you wish to make a complaint or if you 
would like a review of our decision, please write to the FOI and DPA Team, Foreign and 
Commonwealth Office, Room K4.14, King Charles Street, London, SW1A 2AH.  E-mail: foi-
xxx.xxx@xxx.xxx.xx.
  You have 40 working days to do so from the date of this letter. 
If you are not content with the outcome of your complaint, you may then apply directly to the 
Information Commissioner for a decision.  Generally, the Information Commissioner cannot 
make a decision unless you have exhausted the complaints procedure provided by the FCO. 
The Information Commissioner can be contacted at: Information Commissioner's Office, 
Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF.   
 
Yours sincerely, 
 
 
 
Political Section, UKRep 
 
We keep and use information in line with the Data Protection Act 1998.  We may release this personal information to other UK 
government departments and public authorities.