Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Commissioner Hogan's invitations to events and speaking engagements'.



 
Ref. Ares(2016)5579867 - 27/09/2016
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR AGRICULTURE AND RURAL DEVELOPMENT 
 
Directorate R. Management of resources 
  R.6. Document management and security 
 
Brussels,  
 
 
 
 
 
 
 
 R.6/VK/VA D (2016) 5578159 
By registered letter with acknowledgment of receipt 
Myriam Douo 
Friends of the Earth Europe 
Mundo B Building 
Rue d'Edimbourg 26 
1050 Brussels 
Advance copy by email:  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 

Subject: 
Your application for access to documents – GestDem 2016/3615 
Dear Ms Douo, 
We refer to  your  request for access to documents dated 29 June 2016, registered on  29 
July 2016 under the above mentioned reference number. 
In your application you request access to the following information / documents: 
1. A list of or copies of, all invitations received to attend, or speak at, an event organised 
by a third party, as received by Commissioner Phil Hogan since 1 November 2014. 

2.  A  full  list  of  all  external  speaking  engagements  made  by  Commissioner  Phil  Hogan 
since  1November  2014.  This  list  should  include  the  date  and  venue  of  the  event,  the 
host(s) and organiser(s) of the event, and the topics discussed. 

As  regards  point  1,  an  initial  search  had  yielded  a  considerable  number  of  documents, 
and  we  have  requested  you  by  email  dated  1  August  2016  to  reduce  the  scope  of  your 
request in order to arrive to a manageable number of documents.  
By e-mail of 1 August 2016, you have accepted the reduction of your request's temporal 
scope for point 1, from 20 months to three months of your choice. You have chosen April 
to June 2016. 
A  list  of  all  invitations  received  by  Commissioner  Hogan  does  not  exist,  we  have 
therefore identified and retrieved copies of invitations of which you will find an overview 
table enclosed. 
This  overview  table  should  not  be  considered  a  list  as  you  have  requested.  It  has  been 
established  with  the  identification  of  the  documents  that  correspond  to  the  type  of 
documents that you have requested. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

Attached please find 98 documents with 26 annexes identified within the scope of your 
request.  
The  documents  to  which  you  have  requested  access  contain  personal  data,  in  particular 
individuals' names, email addresses and direct phone numbers. 
Pursuant to Article 4(1) (b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has 
to be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity 
of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation  regarding  the 
protection of personal data. The applicable legislation in this field is Regulation (EC) No 
45/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  18  December  2000  on  the 
protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community institutions and bodies and on the free movement of such data1. 
When  access  is  requested  to  documents  containing  personal  data,  Regulation  (EC)  No 
45/2001 becomes fully applicable2.  
According  to  Article  8(b)  of  this  Regulation,  personal  data  shall  only  be  transferred  to 
recipients  if  they  establish  the  necessity  of  having  the  data  transferred  to  them  and  if 
there is no reason to assume that the legitimate rights of the persons concerned might be 
prejudiced. 
We  consider  that,  with  the  information  available,  the  necessity  of  disclosing  the 
aforementioned  personal  data  to  you  has  not  been  established  and  that  it  cannot  be 
assumed  that  such  disclosure  would  not  prejudice  the  legitimate  rights  of  the  persons 
concerned.  Therefore,  we  are  disclosing  the  documents  requested  expunged  from  this 
personal data. 
As regards point 2) an overview of the external engagements of Commissioner Hogan in 
the form of  a  list  as  requested  by you does  not exist. Information  on  meetings  with  the 
participation of Commissioner Hogan is available in the public domain: 
The  link  below  contains  an  exhaustive  list  of  all  the  external  meetings  and  speaking 
engagements in which the Commissioner Hogan participated/attended and was also sent 
to you by e-mail on 6 June 2016: 
http://ec.europa.eu/transparencyinitiative/meetings/meeting.do?host=55ddae5a-33fa-
40b4-87b4-8815e503dc26 

You can also consult the Commission's Press Release Database: 
http://europa.eu/rapid/search.htm 
In  case  you  would  disagree  with  the  assessment  above,  you  are  entitled,  in  accordance 
with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  to  make  a  confirmatory  application 
requesting the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
                                                 
1 Official Journal L 8 of 12.1.2001, p. 1 
2 Judgment of the Court of Justice of the EU of 29 June 2010 in case 28/08 P, Commission/The Bavarian Lager Co. 
Ltd, ECR 2010 I-06055. 



European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/282 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours sincerely, 
 
Vesselina KOMITSKA 
 
 
 
Enclosure: 
Table of identified documents 
 
 
98 documents and 26 annexes 
 
 
 
 

Electronically signed on 27/09/2016 09:55 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563