This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meetings between interest representatives and DG FISMA officials'.

Ref. Ares(2016)4253950 - 09/08/2016
Directorate-General for Financial Stability, Financial Services and Capital Markets Union 
Inter-institutional relations, planning and stakeholders' relations 
  Head of Unit 
Fisma/ED/DB/Ares(2016) 4475870 
Mr Andreas Pavlou 
Alter-EU, Mundo B 
Rue d'Edimbourg 26 
B-1050 Bruxelles 
(by registered mail with 
acknowledgment of receipt, copy by e-
Subject: Your application for access to documents – Ref GestDem No 2016/3633 
Dear Mr Pavlou, 
We  refer  to  your  email  dated  29  June  2016  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 30 June 2016 under the above mentioned reference number. 
Your application concerns the following document: 
-  a  list  of  meetings  between  DG  Fisma  officials/representatives  [1]  and  all  interest 
representatives  [2]  between  1  November  2014  and  today.  You  would  like  the  list  to 
include the following information:  
Date of the meeting, 
Name and job title of the European Commission officials that were present (e.g. head of 
unit, etc.) 
Names of interest representatives (company/organisation name) present at the meeting,  
Names of the lobbyist(s) present,  
The sector they represented (business, NGOs, academia, think tanks as per categories of 
EU Transparency Register if they are registered), 
[1] excluding the European Commissioner, his Cabinet and the Director-General 
[2]  including  companies,  consultancies  and  law  firms,  trade/business/professional 
associations, think tanks and NGOs 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

Firstly, after a search in our archives, we note that Alter-Eu has made a similar request 
(gestdem 2015/3846)  for documents  covering the period  from 1st  December 2014 to  16 
July  2015  and  had  received  a  table  containing  456  meetings  which  were  held  in  our 
Directorate  General.  For  this  reason  we  will  exclude  this  period  from  your  request.  If 
however you are requesting the meetings from 1st November 2014 to 31 December 2014, 
please contact us. 
We have prepared for your attention the most exhaustive table possible of meetings with 
officials  of  DG  FISMA  (from  17  July  2015  to  30  June  2016).  This  table  contains  885 
meetings  which  were  held  in  our  Directorate  General.  The  preparation of  this  table  has 
represented an important work for our Directorate General. 
The document for which you have requested access contains personal data, in particular 
names of civil servants of DG FISMA above the level of Director and names of visitors. 
These have been erased. 
Pursuant to Article 4(1) (b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has 
to be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity 
of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation  regarding  the 
protection of personal data. The applicable legislation in this field is Regulation (EC) No 
45/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  18  December  2000  on  the 
protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community institutions and bodies and on the free movement of such data. 
When  access  is  requested  to  documents  containing  personal  data,  Regulation  (EC)  No 
45/2001 becomes fully applicable.  
According to Article 9(1) of this Regulation and unless the conditions of Article 9(6) of 
the  Regulation  are  met,  personal  data  shall  only  be  transferred  to  recipients,  other  than 
Community  institutions  and  bodies,  which  are  not  subject  to  national  law  adopted 
pursuant  to  Directive  95/46/EC,  if  an  adequate  level  of  protection  is  ensured  in  the 
country of the recipient or within the recipient international organisation and the data are 
transferred solely to allow tasks covered by the competence of the controller to be carried 
We  consider  that,  with  the  information  available,  the  fulfilment  of  these  conditions  has 
not  been  established.  Therefore,  we  are  disclosing  the  document  requested  with  this 
personal data expunged. 
In case you disagree with the assessment that the expunged data are personal data which 
can  only  be  disclosed  if  such  disclosure  is  legitimate  under  the  rules  of  personal  data 
protection, you are entitled, in accordance with Article 7(2) of Regulation 1049/2001, to 
make a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 

European Commission 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/327 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours sincerely, 
Eric Ducoulombier 
Contact: FISMA ACCES xxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 

Electronically signed on 29/07/2016 16:29 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563