Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Memos, guidance and guidelines on record creation DG ENER'.

SRD5 - DOCUMENT MANAGEMENT 
Which e-mails should be regist
Re ered? 
  Any  e-mail  containing  important  information,  which  is  not  short-lived  and  which  is  likely  to 
require action, follow-up or a reply from the Commission or to involve the responsibility of the 
Commission 
  E-mails exchanged between two or several members of staff and which constitute a major step 
in the procedure of finalising a document in the framework of the departments' activities 
  Financial documents (as per BUDG guidelines) 
  Minutes of meetings with other institutions or external stakeholders 
  Briefings/speaking/defensive for important meetings 
  Formal communications  
  Information received/ sent from/to other institutions or external stakeholders 
  Instruction notes, guidelines 
  Informal e-mails that attest situations or events, justify decisions made or otherwise explain the 
development of official actions 
  Contributions to interservice consultations or preconsultations 
Which e-mails should NOT be registered?  
  E-mails and circulated within an informal exchange of views between colleagues  
   E-mails  exchanged  between  two  or  several  members  of  staff  in  good  faith  in  the  "space  to 
think"  
  Drafts (documents not yet validated by the person who will take the responsibility of them) 
  Information on one's personal situation 
 
I don't want my colleagues to register my e-mail. What should I do? 
  The exemption from registration of documents exchanged between Commission departments 
concerns documents where there is an agreement of good faith. You may initiate such an 
agreement by introducing the e-mail with the following disclaimer: "This is an informal e-mail 
which should not be registered"

If there are a lot of people who want to register an e-mail which they 
consider important, what to do so that it doesn't get registered many 
times with different numbers and sent to all of the recipients?  
  One has to ALWAYS check if the document can be found in the 'Received docs' of the Ares 
recipient before creating and registering a new document. AresLook can automatically detect 
doubles.  
  There is an agreement between DGs that establish that, in general, it corresponds always to the 
first DG in title to register a document/e-mail. Within the DG, the e-mail should be registered by 
the first recipient, while respecting hierarchy  if you are a desk officer and there is a HoU 
before you as recipient, check if you can register it with the secretariat of the HoU.  
 
How can I register a SeCem mail? 
  If you need to register a SeCem mail on Ares, you will have to load the non-encrypted (non 
protected) version on Ares and use the filing and marking system of Ares to respect the 
security rules. 
 
When in doubt, contact the DMO Team: 
By mail: MOVE-ENER-ARES SUPPORT 
By phone: ________________________________________________________________________