This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Memos, guidance and guidelines on record creation'.


 
Ref. Ares(2016)5416325 - 16/09/2016
Fiche 1                                  Access to databases 
 
 
Main issues: 
 

  Data contained in  a database  (or parts of a database)  which can be extracted  by means of a normal or routine 
search  function  constitutes  a  document  and  may  be  subject  to  an  application  for  access  under  Regulation 
1049/2001. The possibility of granting access to the respective part of the database has to be considered.  In this 
context, a clear understanding of the functioning and functionalities of the database concerned is fundamental. 
 
  The  content  of  a  database  should  have  a  certain  degree  of  stability,  enabling  it  to  be  stored  and  extracted, 
otherwise such content cannot be considered a document.  
 
  The fact that certain databases are only managed by the Commission for facilitating exchanges between Member 
States (such as the CIRCA platform) does not, per se, exclude the application of Regulation 1049/2001. As long as 
the  documents contained in the  databases are in the Commission's possession,  the Commission should  make an 
assessment under the Regulation. Documents (or their content) communicated to the Commission by a Member 
State, which are stored without alteration in a Commission database are considered to be documents originating 
from a Member State. The Commission will therefore have to consult the Member State(s) before deciding on their 
possible disclosure (see also Fiche on documents from third parties). 
 
  
Current administrative practice: 
 
The data that can be normally or routinely extracted from a database is assessed like any other document under Regulation 
1049/2001. Access is granted, unless a specific exception of Article 4 of Regulation 1049/2001 applies to the document, or 
parts thereof.  
 
The  Commission  holds  a  large  number  of  databases  containing  environmental  information  or  information  on  emissions. 
When the requested access concerns such environmental data, Regulation 1367/2006 (Aarhus Regulation) applies alongside 
Regulation 1049/2001. An overriding public interest in disclosure is deemed to exist for information on emissions into the 
environment (Article 6 of Regulation 1367/2006). 
 
Case-law
:  
 
  Case T-436/09, Dufour v ECB, judgment of 26 October 2011;  
 
  Case T-214/13, Typke v Commission, judgement of 2 July 2015 (under appeal by the complainant [C-491/15 P]); 
 
  Case C-60/15P (pending), appeal against the judgment T-476/12, St. Gobain Glass Deutschland v Commission
 
 
Reference documents/links: 
 

  Examples of confirmatory decisions and a summary of relevant case-law are available on the Commission's access-
to-documents webpages on My Intracomm1; 
 
   The full text of judgments of the EU Courts can be consulted on the website of the ECJ: www.curia.eu. 
 
February 2016 
                                                           
1 https://myintracomm.ec.europa.eu/sg/docinter/Pages/tools.aspx.