Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Memos, guidance and guidelines on record creation'.


 
Ref. Ares(2016)5416325 - 16/09/2016
Fiche 6                     Access to documents of the Members of the 
                                Commission/Cabinets 

 
 
Main issues: 
 

  Documents of the Cabinets/Commissioners fall under the scope of Regulation 1049/2001. On the substance, as any 
other  document  they  should  be  assessed  under  Regulation  1049/2001  with  a  view  to  a  potential  full  or  partial 
disclosure. 
 
  Different  procedures  apply,  depending  on  whether  the  access-to-documents  request  concerns  the  current 
Commissioners/Cabinets or former Commissions, as explained below. 
 
Current administrative practice: 
 

  Access to documents concerning the current Commissioners and their Cabinets: 
 
Requests  for  access  to  documents  of  the  current  Commissioners  and  their  Cabinets  are  dealt  with  by  the  relevant 
DGs/services servicing the respective Commissioner (including the President and the Vice-Presidents of the Commission). 
According to the Commission's administrative practice, documents are typically identified by the Cabinets and the replies 
are prepared by the relevant service, after having consulted the Cabinet concerned regarding the potential disclosure. The 
replies  are  signed  by  the  Director-General  in  charge  (or,  in  case  the  reply  is  prepared  by  the  Secretariat-General,  by  the 
responsible Director). 
 
  Access to documents of the previous Commissions  
 
The  following  procedure  applies  when  access  to  documents  of  the  former  President's  Cabinet  and  Cabinets  of  all  other 
former Members of the Commission is being sought: 
 
The documents of former Commissioners and their Cabinets are transferred to the Historical Achieves Service in OIB at the 
end  of  the  mandate  of  each  College.  The  unit  in  each  Directorate-General  or  equivalent  service  responsible  for  handling 
access-to-documents requests may request archived Cabinet documents directly from the Historical Archives Service on the 
condition that the documents are: 
 

related to portfolio of the former Commissioner for which the DG is responsible; 

needed to process public access-to-documents requests based on Regulation 1049/2001. 
 
Requests for public access to documents of a more collegial nature or of a more specific nature with no link to the portfolio 
of the former Commissioner, will fall under the responsibility of the SG, which will decide on the appropriate follow up.  
 
Case-law:   
 

 
Reference documents/links: 
 

  Note of the Secretary-General to the Directors General and Heads of Service of 2/12/2015; ARES(2015)5517046. 
 
  Examples of confirmatory decisions and the summary of the case-law are available on the Commission's access-to-
documents webpages on My Intracomm1; 
 
  The full text of judgments of the EU Courts can be consulted on the website of the ECJ: www.curia.eu 
February 2016 
                                                            
1 https://myintracomm.ec.europa.eu/sg/docinter/Pages/tools.aspx;