This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Request for individual project proposals and final reports'.



Ref. Ares(2016)5727421 - 03/10/2016
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for European Civil Protection and Humanitarian Aid Operations (ECHO) 
 
ECHO.D - General Affairs 
  D.1 - Policy Coordination, International and Multilateral Relations, Legal Affairs 
 
Brussels,  
ECHO.D1 KS Ares(2016) 
Sent by e-mail  
 
Mr A. Vaillancourt 
Södra Strandgatan 37 
553 20 Jönköping 
Sweden  
  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 5255/2016 
 
Dear Mr Vaillancourt, 
We refer to your e-mail dated 19/09/2016 in which you make a request for access to documents, 
registered on 20/09/2016 under the above-mentioned reference number. 
The  handling  of  your  request  involves  the  assessment  of  a  very  large  number  of  documents 
partially originating from third parties. The analysis of these documents, together with the need to 
consult  the  third  parties  concerned  in  accordance  with  Article  4(4)  and  4(5)  of  Regulation 
1049/2001, cannot be expected to be completed within the normal time limits set out in Article 7 
of Regulation 1049/2001. 
However,  the  Regulation  provides  for  a  possibility  to  confer  with  applicants  in  order  to  find  a 
fair  solution  when  an  application  relates  to  a  very  long  document  or  concerns  a  very  large 
number of documents. Article 6(3) of the Regulation provides that in the event of an application 
relating to a very long document or to very large number of documents, the institution concerned 
may confer with the applicant informally, with a view to finding a fair solution. 
In accordance with the case law of the EU Courts, such a solution can only concern the content 
or the number of documents applied for, not the deadline for replying.1 This means that the scope 
of  the  request  must  be  reduced  in  a  way  that  would  enable  its  treatment  within  the  extended 
deadline of 15 + 15 working days. 
Based on the above-mentioned provision, we would kindly ask you to specify the objective of your 
request and your specific interest in the documents requested2, and whether you could narrow down 
                                                 
1 Judgment of the Court of Justice of 2 October 2014 in case C-127/13, Guido Strack v Commission, paragraphs 26-
28. 
2  Ibid,  paragraph  28;  Judgment  of  the  General  Court  (then  'Court  of  First  Instance')  of  22  May  2012  in  case  T-
344/08, EnBW Energie Baden-Württemberg v Commission, paragraph 105. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 


the  scope  of  your  request  (i.e.  the  timeframe  covered),  so  as  to  reduce  it  to  a  more  manageable 
amount of documents. 
If  that  is  not  possible  and  if  you  maintain  your  request  for  access  to  all  documents  concerned  by 
your  application,  we  propose  to  handle  your  application  in  successive  stages.  If  you  accept  this 
proposal, you could indicate an order of priority, which we would try to follow as much as possible 
in  handling  your  application.  This  means  that  parts  of  your  application  would  be  considered  to 
have been introduced in successive stages and will be dealt with within the corresponding new 
time-limits. You would in that case receive, at regular intervals, batches of documents which have 
been cleared for full or partial release and/or a reasoned reply explaining why some (parts of the) 
documents cannot be disclosed.  
Alternatively, you can formally withdraw those parts of your request that cannot be handled within 
the  extended  deadline  of  Regulation  1049/2001  (30  working  days,  counting  from  the  date  of 
registration of your application on 4/11/2016), and re-introduce applications for access to these parts 
in successive stages. 
In order to help you to narrow down your request, please note that at this stage 355 contracts have 
been identified as falling under the scope of your request, many of which are not available in the 
electronic form. 
In order to enable us to respect the time-limits of Regulation 1049/2001, we would ask you for a 
swift reply to our invitation to propose a fair solution, within five working days at the latest
  by email to: xxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
If you have any questions concerning the invitation, you can contact us at the same address  
  by email at: xxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
  by telephone at: (+32) (0) 22 98 01 93 
In the absence of a reply within five working days, we will unilaterally restrict the scope of your 
application to those parts that can be dealt with within the extended deadline of 30 working days, 
counting from the registration of your application. 
Thank you in advance for your understanding.  
Yours sincerely, 
 
[E-signed] 
C. PIROTTE 
Acting Head of Unit 

Electronically signed on 03/10/2016 15:10 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563