Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Email archiving'.

Ref. Ares(2016)6955771 - 14/12/2016
Directorate B - Institutional and Administrative Policies 
  SG.B.1-Corporate Management, Budget and Administration 
e-mail: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx  
Subject: Your application for access to documents - Ref. GestDem 2016/6818 
Dear Mr Schindler, 
We  refer  to  your  e-mail  dated  01/12/2016  in  which  you  make  a  request  for  access  to  documents, 
registered on 05/12/2016 under the above mentioned reference number.  
You have requested the following information/documents: 
I  am  requesting  all  guidelines,  notes,  orders,  communications,  drafts,  memos  and  all  other 
information  regarding  this  procedure.  This  includes  information  how  to  determine  the 
criteria  for  "importance"  of  emails  and  the  information  who  makes  this  determination  and 
who  can  challenge  this  determination.  I  would  also  like  to  have  all  information  included  in 
this request when archiving was discussed with regards to obligations for record keeping and 
the  provision  of  emails  for  future  use  as  well  as  information  loss,  such  as  unsuccessful  or 
successful  data  recovery.  I  would  like  to  narrow  the  scope  of  this  request  to  information 
between now and 2005. 

I am pleased to enclose copies of the documents we have concerning e-mail deletion after 6 months. 
You will note that the degree of 'importance' of information contained in the e-mails is assessed by 
the sender/recipient of the e-mail and guidelines (in document Ares(2015)182108) have been put in 
place to help staff decide on the need to register or not an e-mail. This policy has launched at the 
beginning of 2015 to encourage staff to register e-mails in the official record keeping system (Ares) 
so as to ensure easy retrieval, by means of filing, and long-term retention.  
Some of the documents to which you have requested access contains/contain personal data. 
Pursuant  to  Article  4(1)  (b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  access  to  a  document  has  to  be 
refused  if  its  disclosure  would  undermine  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation  regarding  the  protection  of 
personal  data.  The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EC)  No  45/2001  of  the 
European Parliament and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with 
regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and on the free 
movement of such data1. 
When  access  is  requested  to  documents  containing  personal  data,  Regulation  (EC)  No  45/2001 
becomes fully applicable2.  
1     Official Journal L 8 of 12.1.2001, p. 1 
2   Judgment of the Court of Justice of the EU of 29 June 2010 in case 28/08 P, Commission/The Bavarian Lager Co. 
Ltd, ECR 2010 I-06055. 
Commission europĆ©enne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIƋ - Tel. +32 22991111 

According to Article 8(b) of this Regulation, personal data shall only be transferred to recipients if 
they  establish  the  necessity  of  having  the  data  transferred  to  them  and  if  there  is  no  reason  to 
assume that the legitimate rights of the persons concerned might be prejudiced. 
We  consider  that,  with  the  information  available,  the  necessity  of  disclosing  the  aforementioned 
personal data to you has not been established and/or that it cannot be assumed that such disclosure 
would not prejudice the legitimate rights of the persons concerned. Therefore, we are disclosing the 
documents requested expunged from this personal data. 
In case you would disagree with the assessment that the expunged data are personal data which can 
only be disclosed if such disclosure is legitimate under the rules of personal data protection, you are 
entitled,  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  to  make  a  confirmatory 
application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory  application should  be addressed within 15 working  days  upon receipt  of this 
letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/282 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx  
Disclaimer:  You  may  reuse  the  documents  requested  free  of  charge  for  non-commercial  and 
commercial  purposes  provided  that  the  source  is  acknowledged,  that  you  do  not  distort  the  original 
meaning  or  message  of  the  documents.  Please  note  that  the  Commission  does  not  assume  liability 
stemming from the reuse. 
Yours sincerely, 
Annexes: documents Ares(2015)182108, Ares(2015)408716, Ares(2015)496605, 
Ares(2015)535007, Ares(2015)2338417, Ares(2015)2783632, Ares(2015)4462454, 
Ares(2015)4866111, Ares(2016)2077072, Ares(2016)2075408, SEC(2009)1412, article from the 
June 2015 issue of "Commission en direct" (the Commission staff's magazine) 

Electronically signed on 14/12/2016 09:39 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563