This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Email archiving'.





1) Important work-related emails must be registered in Ares.  
Ref. Ares(2015)535007 - 09/02/2015
Ref. Ares(2016)6955771 - 14/12/2016
 
How to do this? 
Registration of email can be done directly from Outlook with a tool 
called "Areslook
" (currently being deployed on al  the PCs). 
This “Areslook” will appear as a new tab in Outlook’s ribbon when you 
  create or open an email. 
Videos, documentation and FAQ available here  
 
You must register in Ares any email that complies with the rules described below. 
 
How to decide what to register? 
Practical registration criteria are attached to the Secretary-General's note (Ares (2015) 182108) 
on document management and access to documents. 
They can be consulted on the eDomec website, where you wil  also find additional guidance on 
document management. 
 
2) From 1 July, an automatic email clean-up policy wil  apply. 
 
 
What is this policy? 
From this date, any email older than 6 months and located within your Inbox, Sent Items or 
Deleted Items
 (OR their subfolders if there are any) will be automatically deleted
 
Let's be clear: we are not talking about your personal folders or any other folder you may have 
created in your mailbox. 
Let’s see with this example: 
 
 
Concerned  Inbox 
Concerned  because this is a subfolder of Inbox 
 
Idem 
 
Idem 
NOT CONCERNED  as any folder other than Inbox/Sent items/Deleted items 
Concerned  Sent Items 
Concerned  Deleted Items 
  NOT CONCERNED  as any folder other than Inbox/Sent items/Deleted items 
 
All the clarifications regarding the scope of this automatic deletion can be found here for the 
personal mailboxes 
and here for the functional mailboxes. 
 
Practically speaking 
For any email received or sent and that you would like to keep for personal use, please do 
not forget to move them out of your inbox or sent items (or their subfolders). 
Do not create new PST files. 
Create new folders directly within your mailbox (like in the example above “Archive-Perso”) 
as there is enough space to store all your emails.  
 
 
Impact on existing PST files & Public folders  None 
•  If your PST files have already been (or are about to be) imported into your mailbox, their 
emails are not concerned as they are not stored under your Inbox nor your Sent Items. 
•  Regarding the Public folders, the automatic deletion rule remains unchanged (anything 
older than 3 years and 2 months). More information here.