Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Andrus Ansip in ECIPE event'.


Ref. Ares(2017)1248292 - 09/03/2017
Final minutes from the European Cloud Partnership Steering 
Board meeting 
 Berlin, 14 November 2013 
 
 
 
 
Main conclusions from the meeting: 
 
  The Steering Board is generally supportive of the Shared Data Area’s principles as a tool 
for achieving an Internal Market for cloud services. The name as such would however 
 
need to be changed, as ‘Shared Data Area’ raises unfounded expectations and concerns. 
  The  Steering  Board  sees  a  need  to  significantly  speed  up  ongoing  cloud  actions  to 
 
capture the momentum created by the favourable Council conclusions. It is noted that a 
 
more  or  less  stable  and  mature  ECP  report  would  be  needed  by  the  middle  of 
February
, with a view of presenting this to the Council to safeguard this momentum.  
 
  The Steering Board members declare their willingness to convene in late January/early 
 
February  to  ensure  that  such  a  report  to  be  completed;  the  date  has  been  set  to  13 
February 2014 
after the meeting. The Board members declare that they will provide the 
 
necessary support to assist in the preparation of this report.  
  It  is  agreed  that  further  work  is  needed  in  particular  around  three  items,  for  which 
 
work streams are to be set up within the ECP:  
 
o  Private  sector  working  group  European  Cloud  Area:  identification  of  key 
barriers and potential solutions for cloud providers and SME users, classified in 
 
terms of different use cases and data types. A priority list of actions should be 
identified where fast and high impact progress could be made. 
 
o   Public  sector  "due  diligence"  working  group:  examining  rules  that  prevent 
 
data moving into the cloud and from flowing across borders. It should not only 
identify  barriers  but  also  possible  ways  to  move  forward.  Again  the  analysis 
 
should include a hit list where fast and high impact progress could be made. 
o  Working group on identifying public sector projects where pilots can be made 
 
operational in the short term, based where possible on cloudifying existing or 
 
planned projects. 
  The  Steering  Board  members  affirm  that  their  Sherpas  will  commit  to  participate  to 
 
these  work  streams  with  a  view  of  producing  the  aforementioned  report  in  a  timely 
 
fashion.  
 

The Steering Board meeting was organized in conjunction with the launch event of the Cloud4Europe 
project, kicking off in Berlin on 14-15 November 2013. The Steering Board convened on 14 November 
from 8h00 to 10h30, with the following agenda: 
Agenda 
8h00-8h10 
Welcome address by President Toomas Hendrik Ilves 
8h10-8h20 
Welcome by Neelie Kroes, Vice-President of the European Commission, responsible 
for  the  Digital  Agenda  for  Europe,  including  a  summary  overview  of  the  Council 
conclusions with respect to cloud computing 
8h20-8h35 
Presentation of the discussion paper on the Shared Data Area by the rapporteur H. 
Graux,  and  the  main  open  questions  and  issues  to  be  decided  by  the  Steering 
Board 
8h35-10h00 
Discussion on the Shared Data Area and next steps by the Steering board 
10h00-10h10 
Update  on  the  status  of  ongoing  Select  Industry  Group  activities  and  outputs  – 
Service Level Agreements (SLAs),  Certification Schemes  and Codes of Conduct, by 
Ken Ducatel (Head of Unit) 
10h10-10h20 
Wrap-up and main conclusions by the rapporteur, including a summary of agreed 
next steps 
10h20-10h30 
Concluding remarks and closing of the Steering Board meeting by Pres. Ilves 
 
Minutes 
Introduction 
The Steering Board members are welcomed by M. Michael Hange, who briefly presents the agenda. 
The general scene of the meeting is set, including the political climate around cloud computing, ICT 
security and eGovernment clouds in particular. President Toomas Ilves stresses the negative impact 
that  recent  uninformed  media  coverage  has  had  on  trust  in  clouds.  There  is  a  need  for  a  more 
informed debate to counter the tendency to favour purely national clouds.  
Both  President  Ilves  and  Vice-President  Neelie  Kroes  welcome  the  recent  Council  conclusions,  and 
note their outspoken support for cloud initiatives and in particular the European Cloud Partnership as 
key instruments for achieving a single internal market for cloud services. The present meeting should 
identify our next actions, mixing low hanging fruit with longer term objectives, keeping in mind the 
need to enable both expedient action and the next Commission’s agenda.  
Report and discussions on the Shared Data Area 
The rapporteur Hans Graux presents progress and open questions around the Shared Data Area. It is 
clarified that the SDA is seen as a possible tool to enable the Internal Market for cloud computing. 
Established  principles  of  the  SDA  are  presented,  along  with  the  main  potential  strengths  and 
weaknesses, on the basis of the discussion paper, which is included in attachment to these minutes. 
A discussion of this presentation follows, led by President Ilves, who stresses the importance of data 
integrity as a key underemphasized principle for clouds (in addition to security and privacy, which are 
more  generally  recognized  by  the  public).  Technical  solutions,  including  advanced  encryption 
technologies which are available today, can help achieve this goal. 

M. Reinhard Posch provides a presentation to illustrate some potential cloud use cases in the public 
sector,  and  suggests  that  the  SDA  should  perhaps  be  approached  as  a  technological  perimeter 
(including  identity  management  and  security  measures)  that  all  Member  States  could  take  up  for 
their own clouds; these common technical conditions would possibly be a more useful starting point 
for  further  actions  than  a  shared  data  area  concept.  Use  cases  of  particular  interest  to  the  public 
sector would be: 
  Cloud enabled electronic identification and encryption; 
  Government oriented communication suites, notably secured mail and calendar services; 
  Data storage and archiving; 
  Cloud document management services for Europe. 
While  these  examples  are  positively  received,  there  is  concern  around  creating  a  cloud  oligopoly. 
Many of these services are commercially offered by the market; the main challenges revolve around 
cross  border  selling and removing barriers to the  Internal Market. Any measures  supported by the 
ECP should be accessible and implementable for SMEs as well and be based on existing international 
standards and practices, wherever possible.  
The discussions emphasize the need to clarify the use cases that we need to work on. These should 
cover both public and private sector needs, as an assumption that the public sector will be the first 
adopter as we envisage them may prove to be incorrect. There is a clear need to better understand 
the  barriers  (including  legal,  operational,  political  and  technical)  in  moving  to  the  cloud  and  in 
offering cloud services; this would require separate work streams for the public and private sector as 
their challenges may differ. However, the ultimate outcome should be a single and harmonised set of 
actions, working on the  needs of both  the public and private sector  and aiming to establish  a fully 
functioning Internal Market for cloud services. 
The nature of the required actions is discussed by the members, and there is a strong consensus that 
the  initial  priority  should  be  to  work  on  a  soft  (i.e.  non-regulatory)  approach  that  identifies  low 
hanging  fruit  and  quick  wins.  These  include  the  completion  of  existing  work  (mapping  standards, 
establishing a code of conduct with endorsement by the Article 29 Working Party, standardised SLAs 
and  cloud  certification  schemes),  but  also  the  identification  of  use  cases  and  the  identification  of 
barriers that need to be worked on.  
Regulatory action around clouds at the EU is premature and unrealistic in view of the ECP’s agenda 
and  need  for  quick  progress.  A  nimble  soft  opt-in  approach  is  required,  without  ties  to  any  legal 
changes or to the reform of the data protection legislation, which has an unpredictable calendar. A 
useful first step would be to encourage a due diligence exercise in all participating Member States, in 
which they identify which barriers to the cloud remain in their own countries; such an exercise has 
recently been initiated in Norway.  
The Steering Board members note their general support for the discussion document, and consider it 
an appropriate starting point for further action. It is however noted that the term ‘Shared Data Area’ 
is  misleading  and  has  unfavourable  connotations,  suggesting  that  data  will  be  shared  with  third 
parties,  and that a  physical  area would be  targeted. An alternative will need to be  sought  (such as 
e.g. European Cloud Space). Implementing actions will need to follow quickly, since we need to be 
able to capitalize on the momentum created by the Council conclusions.  

The general goal of establishing a fully functioning Internal Market for cloud computing needs to be 
stressed. In practice, the cloud market remains fragmented at this time: the location of data is often 
seen  as  critical,  especially  in  the  public  sector,  not  only  because  of  security  reasons,  but  due  to 
restrictive regulations in this regard, and due to the problems administrations face when procuring a 
cloud  service.  We  must  avoid  any  ‘Fortress  Europe’ perception  that  isolates  European  clouds  from 
international markets (or bars access to them to international service providers). Security, integrity, 
accessibility  and  control  over  clouds  must  be  ensured,  but  the  members  agree  that  geographical 
location is not a necessary component of these high level requirements; strong encryption based on 
open and established algorithms could achieve better results than geographic restrictions. There is a 
need in the cloud market to move from trusting companies to trusting standards and systems.  
This  also  requires  us  to  understand  the  use  cases  and  barriers  better;  both  the  threats  and 
opportunities need to be identified, and the past ECP actions have not yet achieved these goals to a 
sufficient  degree.  If  the  SDA  can  be  reoriented  towards  these  priorities,  most  Steering  Board 
members  –  with  some  exceptions,  including  France,  which  favour  other  priorities  such  as  the 
definition by Member States of common requirements and the support of the development of  the  
European cloud industry through  R&D  programs   – are supportive of continuing the work around 
the SDA under a more suitable name.  
Future actions 
It is agreed that further work is needed in particular around three items, for which work streams are 
to be set up within the ECP:  
  Private  sector  working  group  European  Cloud  Area:  identification  of  key  barriers  and 
potential  solutions  for  cloud  providers  and  SME  users,  classified  in  terms  of  different  use 
cases and data types. A priority list of actions should be identified where fast and high impact 
progress could be made. 
  Public sector "due diligence" working group: examining rules that prevent data moving into 
the  cloud  and  from  flowing  across  borders.  It  should  not  only  identify  barriers  but  also 
possible  ways  to  move  forward.  Again  the  analysis  should  include  a  hit  list  where  fast  and 
high impact progress could be made. 
  Working group on identifying public sector projects where pilots can be made operational in 
the short term, based where possible on cloudifying existing or planned projects. 
The Steering Board members agree that the ongoing and planned cloud actions need to be speeded 
up significantly to capture the momentum created by the favourable Council conclusions. A more or 
less  stable  and  mature  ECP  report  would  be  needed  by  the  middle  of  February,  with  a  view  of 
presenting  this  to  the  Council  to  safeguard  this  momentum.  The  Steering  Board  members  declare 
their  willingness  to  convene  in  late  January/early  February  to  ensure  that  such  a  report  to  be 
completed,  comprising  the  items  outlined  above,  and  declare  that  they  will  provide  the  necessary 
support  to  assist  in  the  preparation  of  this  report.  The  Steering  Board  members  affirm  that  their 
Sherpas  will  commit  to  participate  to  these  work  streams  with  a  view  of  producing  the 
aforementioned report in a timely fashion.  
Wrap up  

The  state  of  the  art  for  key  actions  (SLAs,  certification  schemes  and  Codes  of  Conduct)  is  briefly 
presented by Ken Ducatel; the need to accelerate this work (insofar as feasible given its dependences 
on  outside  actors)  is  reiterated.  The  rapporteur  provides  a  wrap-up  of  the  general  findings;  the 
Steering Board members agree that minutes and presentations of the ECP may be shared externally, 
including via constructive tweets or blog posts.  
President Ilves closes the Steering Board meeting at 10h40.  
 

ANNEX - Discussion document on the Shared Data Area 
For discussion by the 
Steering Board of the European Cloud Partnership 
 
A.  What is the Shared Data Area? 
While an EU-wide single market for cloud computing should be the clear objective, not all Member 
States  may  be  prepared  to  take  the  necessary  steps  to make  this  happen.  The  pathway  towards  a 
fully functioning single market for cloud computing could be  a voluntary Shared Data Area, akin to 
the Schengen Area, where a group of Member States that  are eager to realize the scale economies in 
the cloud could set common requirements to overcome existing data location restrictions. 
1.  Context: Europe must establish a fully functioning internal market for cloud computing 
The potential economies of scale in the cloud can only be realized within a truly-functioning EU-wide 
single  market  for  cloud  computing.  Decisive  measures  would  be  required  to overcome  the  current 
fragmentation in European cloud markets. 
Harmonization of EU Data Protection Rules: The implementation and interpretation of the EU Data 
Protection  Directive  differs  significantly  from  Member  State  to  Member  State.  A  cloud  provider 
required  to  comply  with  multiple  national  data  protection  regimes  when  offering  EU-wide  cloud 
services. This is a huge challenge for large vendors and most of the smaller providers simply cannot 
afford or manage this. Equally, public administrations and business users have compliance concerns 
when storing their data outside their home country given the complex legal environment and related 
liability issues. It should therefore be made easier for cloud users to choose providers known to be 
compliant, e.g. on the basis of certification or trustmarking, as this is an obstacle for the take-up of 
cloud computing. The further harmonization of data protection rules in Europe must be completed 
urgently,  as  foreseen  within  the  ongoing  negotiations  on  a  EU  Data  Protection  Regulation,  as  a 
powerful enabler for a single market for cloud computing.  
Data locations restrictions: While the current EU Data Protection Directive allows for the transfer of 
personal data under certain established conditions, there are additional practices in Member States 
and in some instances national laws1 that restrict the possibility of storage and processing of certain 
data outside their territory. It is common practice among public administrations to store and process 
data within their respective national territory. Public sector cloud initiatives, such as the so-called G-
Cloud, have not yet changed this practice. Similar data location restrictions exist for health records, 
taxation  related  data,  financial  services,  social  security,  labor  contracts  and  public  administration 
archives.  
 
                                                           
1 For example, hospital data in Belgium is required to be kept within the respective hospital or in a Belgian 
database held by the Ministry of Public Health. Art 20 of the Act on Hospitals of 10 July 2008; Royal Decree of 
27 April 2007 on Hospital Records. 

The  new  EU  Data  Protection  Regulation  is  expected  to  help  overcome  some  of  the  data  location 
restrictions regarding personal data in the EU. Nevertheless, the motivations for these restrictions go 
beyond data protection. They relate to jurisdictional uncertainties and to the difficulties for business 
and  public  sector  cloud  users  to  enforce  their  regulatory  obligations  in  another  member  state. 
Member  States  and  relevant  stakeholders  should  therefore  verify  the  actual  need  of  these 
restrictions  and  elaborate  on  ways  to  resolve  them  in  order  to  improve  the  free  flow  of  data  and 
enable economies of scale in the  cloud. Cloud computing can provide  users with powerful security 
tools,  including  easy  to  use,  end-to-end,  advanced  encryption  technologies.  Especially  SMEs  can 
benefit from getting the latest security technologies as a service in the cloud that they often cannot 
afford when operating their own IT systems. Therefore, state-of-the art security technologies could 
be regarded at least for some use cases as an alternative to data location restrictions.  
 
Public Procurement: The implementation of European public procurement rules for cloud computing 
services  differs  from  Member  State  to  Member  State.  This  situation  is  burdensome  especially  for 
smaller cloud providers and hinders them from participating in public tenders across the EU. Member 
States  should  be  encouraged  to  adopt  common  approaches  to  public  procurement  rules  for  cloud 
computing, and where appropriate take Cloud Certification Schemes into account. The identification 
of  good  practices  with  respect  to  cloud  technical  requirements  (including  their  link  to  certification 
schemes) could thus increase competition and vendor choice for public administrations.  
 
2.  Member States should consider the creation of a Shared Data Area in the Cloud 
Finding the appropriate balance between data location restrictions and scale is the primary reason of 
a  Shared  Data  Area.  Obviously,  the  governance  structure,  the  business  case  and  the  technical 
implementation of such a Shared Data Area need further analysis by those Member States that are 
willing to pursue this opportunity.  The following principles for a Shared Data Area could apply:  
  The Shared Data Area would be established on an opt-in basis by Member States. It would be 
open to additional Member States to join at a later stage. 
  The Shared Data Area would be based on an agreed set of principles for the transfer, storage 
and processing of data to enable the free flow of data within the designated area. 
  The Shared Data Area would allow for the development, provision and use of local, regional, 
national and cross-border public services by participating Member States. 
  The  Shared  Data  Area  must  be  fully  compliant  with  EU  laws  and  especially  with  EU  Data 
Protection rules. 
  The Shared Data Area should not preclude the transfer of data to third countries, provided 
that  adequate  level  of  data  security  and  data  protection  in  full  compliance  with  EU  law  is 
ensured, and provided that the transfer is approved by the cloud user. 
Participating Member States would consider: 

  Reviewing applicable laws and practices that restrict the transfer, storage and processing 
of data outside the respective Member States to enable the use of the Shared Data Area 
and facilitate the establishment of a set of agreed principles and protocols. 
  Establishing of framework of mutual assistance so that regulatory authorities can enforce  
applicable  legal  obligations  when  the  respective  data  is  located  outside  the  respective 
country within the Shared Data Area, and ensuring that this framework is consistent with 
EU data protection law and especially with the envisaged cooperation between national 
data protection authorities under the new EU Data Protection Regulation 
  Designating part of any closed government clouds for the Shared Data Area. 
  Establishing a “one-stop-shop” European compliance certification mechanism for cloud 
services  through  co-ordination  among  participating  Member  States  to  ensure  an 
adequate  level  of  data  security,  data  protection,  disaster  recovery  and  overall  service 
quality.  This  regime  should  also  help  to  address  liability  concerns  of  cloud  users  and 
vendors/providers alike. 
  Initiating pilot projects in targeted areas (ex: public sector information, healthcare, etc.) 
based  on  common  requirements.  Less  sensitive  areas  (e.g.  research  and  certain 
education related projects) could make for interesting pilots and generate acceptance.  
Furthermore, public procurement for the Shared Data Area should be open to providers from inside 
and  outside  the  EU,  provided  they  meet  the  requirements  of  the  SDA  as  defined  by  participating 
Member States. 
 
B.  What are the potential benefits and downsides of the Shared Data Area?  
  
1.  Potential benefits of a Shared Data Area  
The  following benefits  could  be  expected from the Shared Data Area (in some cases  depending on 
implementation choices as laid out below) :  
  Compliance with applicable laws (including data protection) is facilitated for cloud vendors 
and  cloud  buyers,  through  a  common  understanding  of  rules  and  through  increased 
harmonization  of  technical  requirements;  internal  market  access  is  facilitated  since  a  EU-
wide cloud vendors no longer need to comply with multiple cumulative legal frameworks. 
  Trust is increased through common Codes of Conduct, commonly identified standards, and 
possibly  common  certification  practices,  which  should  be  voluntary,  lean  and  affordable, 
technology neutral and based on global standards (ISO 27001, 9001, etc.) wherever possible.  
  Procurement of cloud solutions is facilitated for public sector buyers by establishing common 
purchasing criteria which are logically linked to their use cases, data types and the resulting 
security needs.  

  SDA-compliance could become a mark of quality for European cloud vendors and thus create 
an additional selling proposition on the global market. 
  Data location requirements are removed within the SDA. While fully respecting international 
free trade rules and in a spirit of openness, the SDA removes any need for MS to keep their 
data/services  within  their  internal  cloud,  thereby  missing  out  on  the  scale  effects  of  the 
cloud. 
  The SDA can be adopted by public and private sector users alike, allowing good practices to 
spread easily.  
2.  Potential downsides of a Shared Data Area 
The following downsides could be expected from the Shared Data Area (in some cases depending on 
implementation choices as laid out below) :  
  The SDA can create a ‘Fortress Europe’ situation where access to the European cloud market 
de facto is restricted to EU providers; could inhibit international free trade. 
  The SDA’s link to data protection and national security is a risk, as discussions are volatile and 
sensitive; e.g. access to cloud data by governments is not controllable by cloud vendors.  
  Costs of compliance may increase, especially if certification or inappropriate standardisation 
is an integral part of the SDA; this would be bad for SMEs and European competitiveness. 
  Expectation  management  is  required:  would  removing  data  location  restrictions  solve  MS’ 
tendency to keep data/services within their internal clouds? These tendencies to keep data 
in  internal  clouds  may  be  caused  by  other  factors  than  (domestic)  (legal)  compliance 
concerns, e.g. disadvantageous foreign law in the field of bankruptcy or investigative powers. 
  SDA  implies  that  MSs  voluntarily  join;  this  may  be  complex  and  risks  creating  a  schism 
between ‘SDA MSs’ and ‘non-SDA MSs’, harming the internal market. 
 
C.  What aspects of the Shared Data Area need clarifications or decisions 
from the Steering Board? 
 
1.  Is the SDA a goal in its own right, or an outcome of internal market actions? 
Do we present the SDA as the main initiative to be taken by all stakeholders (Commission, 
Member States and Industry) which comprises a set of measures as outlined above, or do we 
focus on proposing a set of internal market measures that will result in an SDA?  

2.  Is the SDA fundamentally about eliminating data location restrictions? 
Does this goal require the complete elimination of such rules (including through national 
legislative reform)? And is the implication that the SDA forms a single ‘virtual’ area in which the 
data may move (but which the data may not leave)? Moreover should the SDA be about 


implementing security controls that ensure equivalent protections to local storage rather than 
physical location per se?. 

3.  How strong is the link between the SDA and Data Protection reform? 
First, can the SDA be seriously considered before the data protection reforms are complete? Or is 
it the case that primary goal of an SDA is to facilitate compliance for cloud vendors and cloud 
buyers (including Member States), i.e. choosing an SDA-compliant vendor would shield the buyer 
from liability. Is that indeed our goal? 

4.  Should the SDA target the public and private sector equally? 
What is the right balance in the approach to the SDA between a public sector or industry focus. 
Should we focus the SDA as a public sector targeted measure (facilitating cloud adoption for 
Member States), while allowing the private sector to adopt it voluntarily?   

5.  Can the SDA be defined to apply across various business/administration contexts, or do we 
need to take a context by context approach? 
Different types of data have different needs: would an SDA immediately apply to general contact 
data, business information, fiscal data, health data, transportation/mobility data, etc? What is 
the link to meta-categorisations such as personal data, open data, public sector information, etc? 
Do we need to take a step-by-step approach, including common definitions?  

6.  Is the SDA a ‘hard law’ approach, or a ‘soft law’ approach? 
Will Member States be required to systematically review and (if necessary) change their laws as a 
condition to signing up to the SDA, or is the SDA focused on creating and promoting voluntary 
best practices? Furthermore, how can jurisdiction issues be addressed without ‘hard law’: data 
hosted in a foreign country may become accessible to competent authorities in other Member 
States. Is that acceptable, and if not, how can this be managed?  

7.  Who will champion the Shared Data Area within the Steering Board, including both Member 
States and Industry? 
Adoption and support needs to be clear, as well as a consensus on how the SDA will be 
implemented by the champions.