Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage '“Limits for contaminants in fertilizers (Commission Proposal COM/2016/157).”'.



 
Ref. Ares(2018)1781913 - 03/04/2018
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Trade 
 
 
The Director General 
 
 
Brussels,  
G3/FPC/BM/svm/(2017)7123388 
By registered letter with acknowledgment 
of receipt
 
Mr Mihkel Poola 
Kannikese tänav 10-20, Saku  
Harju maakond, 75501  
Estonia 
Advance copy by email: 
[FOI #4658 email] 
Subject: 
Your request for access to documents – Ref GestDem No 2017/5600 
Dear Mr Poola, 
I refer to your request dated 18 September 2017 in which you made a request for access to 
documents under Regulation (EC) No 1049/2001 ("Regulation 1049/2001"),1 registered on 
27 September 2017 under the reference number GestDem 2017/5600. 
We would like to apologise for the delay in replying to your request, which is due to a large 
number  of  complex  access  to  documents  requests  pending  simultaneously  with  DG 
TRADE. 
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
You requested access to:  
"[…]  the  following  documents  from  DG  Trade  concerning  the  period  between  1  January 
2012  and  17  March  2016,  related  to  the  Proposal  of  the  European  Commission  for  a 
regulation of the European Parliament and of the Council laying down rules on the making 
available on the market of CE marked fertilising products and amending Regulations (EC) 
No 1069/2009 and (EC) No 1107/2009 (hereafter: the “Proposal”) and more specifically 
related  to  the  topic  of  limits  for  contaminants  in  fertilizers,  or  at  which  such  limits  were 
discussed: 

                                                 
1   OJ L 145, 31.5.2001, p. 43. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

(a) 
Any  document  related  to  meetings  or  other  communications,  such  as,  but  not 
limited to 1) meeting requests, 2) list of participants and parties on whose behalf 
such  meetings  were  requested  or  whose  interests  were  represented,  3)  any 
materials submitted before, during or after such meetings, 4) any correspondence 
related  to  such  meetings  or  to  topics  discussed  or  to  be  discussed  at  such 
meetings, 5) any follow-up documents, such as minutes, conclusions or summaries 
generated after such meetings, with private parties (including third parties), their 
representatives,  associations,  or  other  collective  bodies,  held  or  requested  or 
received between 1 January 2012 and 17 March 2016, of which the topic was, or 
turned  out  to  be,  limits  for  contaminants  in  fertilizers,  or  at  which  such  limits 
were discussed; 

(b) 
Any  document  related  to  meetings  or  other  communications,  such  as,  but  not 
limited to 1) meeting requests, 2) list of participants and parties on whose behalf 
such  meetings  were  requested  or  whose  interests  were  represented,  3)  any 
materials submitted before, during or after such meetings, 4) any correspondence 
related  to  such  meetings  or  to  topics  discussed  or  to  be  discussed  at  such 
meetings, 5) any follow-up documents, such as minutes, conclusions or summaries 
generated after such meetings, with private parties (including third parties), their 
representatives,  associations,  or  other  collective  bodies,  held  or  requested  or 
received between 17 March 2016 and the date of the submission of this request, of 
which the topic was, or turned out to be, limits for contaminants in fertilizers, or 
at which such limits were discussed; 

(c) 
Any  document,  including,  but  not  limited  to,  1)  internal  correspondence  of  EC 
officials,  as  well  as  with  outside  parties,  relating  to  limits  to  be  proposed,  2) 
documents showing why specific numbers (and not other numbers) were proposed 
and chosen as limits for specific contaminants in the Proposal, 3) different drafts 
of Proposal related to contaminants and Annex I prior to its finalization, 4) your 
version  of  the  Proposal,  5)  your  input  during  the  inter-service  consultations  on 
the  Proposal  with  respect  to  contaminant  limits,  6)  any  opinions  of  lawyers 
relevant to contaminant limits, held or requested or received between 1 January 
2012 and the date of the submission of this request, related to the adoption of the 
Proposal in the part relevant to limits on contaminants in fertilizers." 

Please  note  that  as  regards  point  (c)  of  your  request,  any  documents  relating  to  the  inter-
service  consultation  on  the  Proposal  will  be  identified  and  assessed  by  DG  GROW  in  its 
reply  to  your  request  GestDem  2017/5418,  including  any  documents  originating  from  DG 
TRADE in this context.  
This reply covers the remaining points of your request, in relation to which DG TRADE has 
identified 4 documents.2 A list of these documents is provided in Annex 1, and copies of the 
                                                 
2   Document 3 also includes an Annex, as indicated in the list enclosed in Annex 1. 


documents released are enclosed. For each of the documents the list provides a description 
and indicates whether parts are withheld under Regulation 1049/2001.  
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
In  accordance  with  settled  case  law,3  when  an  institution  is  asked  to  disclose  a  document,  it 
must assess, in each individual case, whether that document falls within the exceptions to the 
right  of  public  access  to  documents  set  out  in  Article  4  of  Regulation  1049/2001.  Such 
assessment is carried out in a multi-step approach: first, the institution must satisfy itself that 
the document relates to one of the exceptions, and if so, decide which parts of it are covered by 
that  exception;  second,  it  must  examine  whether  disclosure  of  the  parts  of  the  document  in 
question pose a “reasonably foreseeable and not purely hypothetical” risk of undermining the 
protection  of  the  interest  covered  by  the  exception;  third,  if  it  takes  the  view  that  disclosure 
would undermine the protection of any of the interests defined under Articles 4.2 and 4.3 of 
Regulation 1049/2001, the institution is required "to ascertain whether there is any overriding 
public interest justifying disclosure"
.4  
In  view  of  the  objectives  pursued  by  Regulation  1049/2001,  notably  to  give  the  public  the 
widest  possible  right  of  access  to  documents,5  "the  exceptions  to  that  right  […]  must  be 
interpreted and applied strictly"
.6 
Having  carefully  examined  the  documents  identified  above  in  light  of  the  applicable  legal 
framework, I am pleased to release documents 1, 3, and  4. The annex to document 3 has 
been already released by DG GROW (Ares(2016) 688033) and is included in its reply to your 
request  GESTDEM  2017/5418.  Some  personal  data  were  removed  in  these  documents,  in 
accordance  with  Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001.  In  line  with  the  Commission's 
commitment to ensure transparency and accountability7, the names of Members of Cabinet, 
senior management of the Commission at the Director level or above, as well as names of 
senior managers of private entities (e.g. Director, President, Vice-President) are disclosed. 
Please  note  that  parts  of  document  1  were  marked  "out  of  scope"  as  they  concern  issues 
unrelated to the subject matter of your request and therefore fall outside the scope of your 
application. 
I regret to inform you that unfortunately access cannot be granted to document 2. Some parts 
of this document fall outside the scope of this  request in the sense that these relate to the inter-
                                                 
3   Judgment  in  Sweden  and  Maurizio  Turco  v  Council,  Joined  cases  C-39/05  P  and  C-52/05  P, 
EU:C:2008:374, paragraph 35. 
  Id., paragraphs 37-43. See also judgment in Council v Sophie in ’t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, 
paragraphs 52 and 64. 
5   See Regulation (EC) No 1049/2001, recital (4). 
6   Judgment in Sweden v Commission, C-64/05 P, EU:C:2007:802, paragraph 66. 
7   See Commission decisions C(2014) 9051 and C(2014) 9048 of 25 November 2014.  


service consultation on the Proposal, documents which will be identified and assessed by DG 
GROW in their reply to request GestDem 2017/5418. The remaining parts are entirely covered 
by  the  exceptions  set  out  in  Article  4.1(a)  third  indent  (protection  of  the  public  interest  as 
regards  international  relations,  4.3  first  subparagraph  (protection  of  the  ongoing  decision- 
making process) and 4.1(b) (protection of the privacy and integrity of the individual).  
The reasons justifying the application of the exceptions are set out below in Sections 2.1, 2.2 
and 2.3. Section 3 contains an assessment of whether there exists an overriding public interest 
in the disclosure.  
2.1. 
Protection of the public interest as regards international relations  
Article  4.1(a)  third  indent,  of  Regulation  1049/2001  provides  that  “[t]he  institutions  shall 
refuse access to a document where disclosure would undermine the protection of: the public 
interest as regards: […] international relations.” 

According  to  settled  case-law,  "the  particularly  sensitive  and  essential  nature  of  the 
interests  protected  by  Article  4(l)(a)  of  Regulation  No  1049/2001,  combined  with  the  fact 
that  access  must  be  refused  by  the  institution,  under  that  provision,  if  disclosure  of  a 
document to the public would undermine those interests, confers on the decision which must 
thus be adopted by the institution a complex and delicate nature which calls for the exercise 
of  particular  care.  Such  a  decision  therefore  requires  a  margin  of  appreciation".8  
In  this 
context, the Court of Justice has acknowledged that the institutions enjoy "a wide discretion 
for  the  purpose  of  determining  whether  the  disclosure  of  documents  relating  to  the  fields 
covered by [the] exceptions [under Article 4.1(a)] could undermine the public interest"
.9  
Parts  of  document  2  contain  comments  and  opinions  of  DG  TRADE  officials  on  specific 
aspects  of  preliminary  drafts  of  a  proposal  for  a  revision  of  the  EU  Fertilizer  Regulation. 
These  passages  are  withheld  because  their  disclosure  would  undermine  in  a  reasonably 
foreseeable manner the public interest as regards the international relations of the EU with 
its trading partners, both at bilateral and multilateral level. It also risks exposing certain EU 
policies  to  possible  challenges  in  various  contexts  and  fora,  and  could  be  exploited  to  the 
disadvantage of the EU by external actors. 
2.2. 
Protection of privacy and integrity of the individual 
Article 4.1(b) of Regulation 1049/2001 provides that “[t]he institutions shall refuse access 
to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of:  [...]  privacy  and  the 
integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation 
regarding the protection of personal data." 

                                                 
8   Judgment in Sisón Council, C-266/05 P, EU:C:2007:75, paragraph 36. 
9   Judgment in Council v Sophie in’t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, paragraph 63. 


The Court of Justice has ruled that "where an application based on Regulation  1049/2001 
seeks  to  obtain  access  to  documents  containing  personal  data"  "the  provisions  of 
Regulation  45/2001,  of  which  Articles  8(b)  and  18  constitute  essential  provisions, become 
applicable in their entirety."10 

Article 2(a) of Regulation 45/2001 provides that "'personal data' shall mean any information 
relating to an identified or identifiable natural person […]"
. In this respect, the jurisprudence 
of the EU Courts has clarified that activities of a professional nature may fall within the notion 
of  'private  life'"11  and  that  "surnames  and  forenames  may  be  regarded  as  personal  data"12, 
including names of the staff of the institutions13. 
In accordance with Article 8(b) of Regulation 45/2001, personal data may be transferred to 
recipients if they establish "the necessity of having the data transferred" and additionally "if 
there  is  no  reason  to  assume  that  the  legitimate  interests  of  the  data  subjects  might  be 
prejudiced". 
The Court of Justice has clarified that "it is for the person applying for access 
to establish the necessity of transferring that data."14 

Documents  1  to  4  contain  names,  and  other  personal  information  that  allows  the 
identification of natural persons. I note that you have not established the necessity of having 
these personal data transferred to you. Moreover, it cannot be assumed, on the basis of the 
information  available,  that  disclosure  of  such  personal  data  would  not  prejudice  the 
legitimate  interests  of  the  persons  concerned.  Therefore,  these  personal  data  shall  remain 
undisclosed in order to ensure the protection of the privacy and integrity of the individuals 
concerned. 
2.3. 
Protection of the institution's decision-making process 
Article  4.3  first  subparagraph  of  Regulation  1049/2001  provides  that  “[a]ccess  to  a 
document,  drawn up by an institution for internal  use or received by an institution, which 
relates to a matter where the decision has not been taken by the institution, shall be refused 
if  disclosure  of  the  document  would  seriously  undermine  the  institution’s  decision-making 
process, unless there is an overriding public interest in disclosure.” 

The decision-making process for the revision of the EU Fertilizer Regulation is still ongoing 
as a final decision has not yet been adopted and discussions are  still taking place between 
the  EU  institutions.  These  discussions  have  been  characterised  by  a  significant  degree  of 
                                                 
10   Judgment  in  Guido  Strack  v  Commission,  C-127/13  P,  EU:C:2014:2250,  paragraph  101;  see  also 
judgment in Commission v Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraphs 63 and 64 
11   Judgment  in  Rechnungshof  v  Rundfunk  and  Others,  Joined  cases  C-465/00,  C-138/01  and  C-139/01, 
EU:C:2003:294, paragraph 73. 
12   Judgment in Commission v Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraph 68. 
13   Judgment in Guido Strack v Commission, C-127/13 P, EU:C:2014:2250, paragraph 111. 
14   Judgment in C-127/13 P Guido Strack v Commission, EU:C:2014:2250, paragraph 107 and judgment in 
C-28/08 P Commission v Bavarian Lager, EU:C:2010:378, paragraph 77. 


complexity  and  controversy,  and  the  EU  institutions  have  been  subject  to  concrete  and 
tangible  external  pressure  in  this  context.  Exposing  to  the  public  the  exchange  of  views, 
comments  and  opinions  of  individual  staff  members  on  preliminary  drafts  as  included  in 
document 2 would effectively deprive the Commission from having frank, internal discussions 
at  non-political  level  prior  to  launching  a  formal  proposal,  as  Commission  staff  would  in 
practice be discouraged from discussing, in writing, any issues related to sensitive dossiers. In 
this  respect,  the  jurisprudence  of  the  EU  Courts  has  recognized  that  the  capacity  of  the 
Commission staff to express their opinions freely must be preserved15, so as to avoid the risk 
that the disclosure would lead to future self-censorship. As the General Court put it, the result 
of  such  self-censorship  “would  be  that  the  Commission  could  no  longer  benefit  from  the 
frankly-expressed  and  complete  views  required  of  its  agents  and  officials  and  would  be 
deprived of a constructive form of internal criticism, given free of all external constraints and 
pressures and designed to facilitate the taking of decisions 
(…)”.16 
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST 
The exception laid down in Article 4.3 of Regulation 1049/2001 must be waived if there is 
an  overriding  public  interest  in  disclosure.  Such  an  interest  must,  firstly,  be  public  and, 
secondly,  outweigh  the  harm  caused  by  disclosure.  Accordingly,  we  have  also  considered 
whether  the  risks  attached  to  the  release  of  document  2  are  outweighed  by  the  public 
interest  in  accessing  the  requested  document.  We  have  not  been  able  to  identify  any  such 
public  interest,  which  in  this  specific  case,  rather  lies  on  the  protection  of  the  ongoing 
decision-making process.  
4. 
PARTIAL ACCESS 
Pursuant to Article 4.6 of Regulation 1049/2001 "[i]f only parts of the requested document 
are  covered  by  any  of  the  exceptions,  the  remaining  parts  of  the  document  shall  be 
released"
.  Accordingly,  we  have  also  considered  whether  partial  access  can  be  granted  to 
document  2.  As  mentioned,  large  parts  of  this  document  concern  issues  unrelated  to  the 
subject matter of your applicant, and therefore fall outside its scope. The remaining parts are  
entirely covered by the exceptions described above and it is impossible to disclose any parts 
without undermining the  protection of the international relations and the ongoing  decision 
making  process  of  the  EU.  Moreover  document  2  contains  also  personal  data  protected 
under the exception set out in Article 4.1(b) of Regulation 1049/2001. 
*** 
                                                 
15   Judgment  of  the  Court  of  First  Instance  (Seventh  Chamber)  of  18  December  2008  in  case  T-144/05, 
Muñiz v Commission, (ECLI: EU:T:2008:596), paragraph 89. 
16   Judgment  of  the  General  Court  (First  Chamber)  of  10  January  2013  in  case  T-403/05,  MyTravel  v 
Commission, (ECLI: EU:T:2008:316), paragraph 52. 




In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/282 
B-1049 Brussels 
 
Or by email to: [Emailadresse] 
Yours sincerely,
Jean-Luc DEMARTY 
 
 
Enclosures (2): 
  Annex I: list of documents 
  documents disclosed 
Electronically signed on 28/03/2018 14:41 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563


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