Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Martin Selmayr travel expenses'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 13.12.2017 
 
C(2017) 8845 final 
 
Abdul HAI 
 
119 Back Church Lane 
London E1 1LT  
United Kingdom 
 
DECISION OF THE SECRETARY GENERAL ON BEHALF OF THE COMMISSION PURSUANT 
TO ARTICLE 4 OF THE IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) N° 1049/20011 
 
Subject: 
Your confirmatory application for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2017/5586 

Dear Mr Hai, 
I refer to your email registered on 8 November 2017, in which you submit a confirmatory 
application in accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001 regarding 
public access to European Parliament, Council and Commission documents2 ('Regulation 
1049/2001').  
1.  SCOPE OF YOUR REQUEST 
On 26 September 2017 you submitted the following query to the Commission:  
 
Can you publish the travel expenses for Martin Selmayr since he was appointed to his 
current job with President Juncker? 
 
Your  query  was  considered  as  an  application  for  access  to  documents  containing  the 
above-mentioned  information  and  attributed  to  the  Office  for  the  Administration  and 
Payment of Individual Entitlements (PMO) for handling and reply.  
 
By  letter  of  19  October  2017,  PMO  informed  you  that  the  information  requested  is 
included in the cost statements relating to the official assignments (business trips) of the 
Head of Cabinet of the Commission President. It refused access to the above-mentioned 
                                            
1  
Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2    
Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
cost statements on the basis of the exception protecting privacy and the integrity of the 
individual, provided for in Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001.   
Through your confirmatory application, you request a review of the position of PMO.  
2.  ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
When assessing a confirmatory application for access to documents submitted pursuant 
to  Regulation  1049/2001,  the  Secretariat-General  conducts  a  fresh  review  of  the  reply 
given by the Directorate-General concerned at the initial stage.  
Following that review, I regret to inform you that I have to confirm the refusal of access 
to  the  information  included  in  the  documents  concerned  (i.e.  the  cost  statements).  The 
applicable  exception  is  provided  for  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001 
(protection of privacy and the integrity of the individual).  
The detailed reasons are set out below.  
2.1 
Protection of the privacy and integrity of the individual  
Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001  provides  that  [The institutions shall refuse 
access to a document where disclosure would undermine the protection of (…) privacy 
and the integrity of the individual, in particular in accordance with Community 
legislation regarding the protection of personal data
]. 
I  note  that  in  your  confirmatory  application,  you  argue  that  [you]  do not see it [i.e. 
information  requested]  as personal data, as [you  are]  only asking for [the  Head  of 
Cabinet of the Commission President’s] travel expenses and nothing more.  
 
You also refer in your confirmatory application to information similar to that requested in 
your  application,  which  has  been  released  by  the  Commission's  Task  Force  for  the 
Preparation and Conduct of the Negotiations with the United Kingdom under Article 50 
of the TEU (TF50), with regard to the Commission's Chief Negotiator3. Consequently, in 
your view, the Commission should ensure the same level of transparency with regard to 
the Head of Cabinet of the Commission President.    
 
According to the definition provided for in Article 2(a) of Regulation 45/2001, personal 
data is any information relating to an identified or identifiable natural person (…); an 
identifiable person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by 
reference to an identification number or to one or more factors specific to his or her 
physical, physiological, mental, economic, cultural or social identity
. Consequently, the 
information requested, contrary to what you argue in your confirmatory application, by 
its very nature constitutes personal data within the meaning quoted above. Indeed, it is 
not possible to anonymise that information, as the scope of your application is limited to 
a concrete and clearly identified natural person.    
 
                                            
3   
Gestdem 2017/4904. 


 
 
With regard to the travel expenditure of the Chief Negotiator, I would like to underline 
that  the  information  concerned  was  provided  in  the  form  of  a  general  description 
indicating  the  global  cost  of  business  trips  and  their  number.  Such  information  also 
constitutes personal data within the meaning of the definition quoted above, as it relates 
to a concrete individual (the Chief Negotiator).  
 
Nonetheless, in that particular case, the Commission decided to disclose the information 
concerned, given the political importance of the issues covered by the Chief Negotiator 
and  the  engagements  taken  in  that  area,  as  well  as  taking  into  account  his  level  of 
seniority  in  the  Commission's  hierarchy.  It  needs  to  be  underlined,  however,  that  the 
information  was  provided  outside  Regulation  1049/2001.  Indeed,  in  its  reply,  TF50 
explained that the request for access to information relating to the Chef Negotiator was 
erroneously registered as an access-to-documents request under Regulation 1049/2001. 
 
As far as your request forming the subject of this decision is concerned, as explained by 
PMO  in  its  initial  reply,  the  information  requested  is  included  in  the  cost  statements 
relating  to  the  official  assignments  (business  trips)  of  the  Head  of  Cabinet  of  the 
Commission President. These cost statements contain information directly related to the 
concrete individual (i.e. the Head of Cabinet of the Commission President) and therefore 
constitute personal data.  
 
Public  disclosure  of  the  above-mentioned  personal  data,  through  the  release  of  the 
documents  (i.e.  the  cost  statements)  containing  it,  or  through  disclosure  of  a  general 
description (as in case of the request relating to the Chief Negotiator), would constitute 
processing (transfer) of personal data within the meaning of Article 8(b) of Regulation 
45/2001.  
In  accordance  with  the  Bavarian Lager  ruling4,  when  a  request  is  made  for  access  to 
documents  containing  personal  data,  Regulation  45/2001  becomes  fully  applicable. 
According to  Article  8(b)  of  that  Regulation,  personal  data  shall  only be  transferred  to 
recipients if the recipient establishes the necessity of having the data transferred and if 
there  is  no  reason  to  assume  that  the  data  subject's  legitimate  interests  might  be 
prejudiced. Those two conditions are cumulative5.  
 
Only  if  both  conditions  are  fulfilled  and  the  transfer  constitutes  lawful  processing  in 
accordance with the requirements of Article 5 of  Regulation 45/2001, can the processing 
(transfer) of personal data occur.  
 
In that context, whoever requests such a transfer must first establish that it is necessary. If 
it  is  demonstrated  to  be necessary,  it  is  then  for the  Institution  concerned  to  determine 
                                            
4  
Judgment of the Court (Grand Chamber) of 29 June 2010 in case C-28/08 P, European Commission v 
the Bavarian Lager Co. Ltd.
 (ECLI:EU:C:2010:378), paragraph 63. 
5    Ibid, paragraphs 77-78. 


 
that there is no reason to assume that that transfer might prejudice the legitimate interests 
of the data subject6.  
Indeed,  in  the  recent  judgment  in  the  ClientEarth  case,  the  Court  of  Justice  ruled  that 
whoever requests such a transfer must first establish that it is necessary. If it is 
demonstrated to be necessary, it is then for the institution concerned to determine that 
there is no reason to assume that that transfer might prejudice the legitimate interests of 
the data subject. If there is no such reason, the transfer requested must be made, 
whereas, if there is such a reason, the institution concerned must weigh the various 
competing interests in order to decide on the request for access
”7.  I  refer  also  to  the 
Strack case, where the Court of Justice ruled that the Institution does not have to examine 
by itself the existence of a need for transferring personal data8.  
 
The  EU  Court  has  also  confirmed  that  a  mere  interest  of  members  of  the  public  in 
obtaining certain personal data cannot be equated with a necessity to obtain the said data 
in  the  meaning  of  Regulation  45/20019.  Furthermore,  according  to  the  Dennekamp 
judgement,  if  the  condition  of  necessity  laid  down  by  Article 8(b)  of  Regulation 
No 45/2001, which is to be interpreted strictly, is to be fulfilled, it must be established 
that  the  transfer  of  personal  data  is  the  most  appropriate  means  for  attaining  the 
applicant's objective, and that it is proportionate to that objective10. 
 
Neither  in  your  initial,  nor  in  your  confirmatory  application,  have  you  established  the 
necessity of disclosing the personal data concerned.  
 
In  any  case,  I  do  not  consider  that  the  disclosure  (outside  Regulation  1049/2001)  of 
personal  information  regarding  the Commission's  Chief  Negotiator  may  be regarded  as 
an argument justifying disclosure of the same information concerning Commission staff 
members, such as the Head of Cabinet of the Commission President. The travel costs of 
Commission staff members are regulated by Articles 11 - 13 of Annex VII to the Staff 
Regulations11 and are subject to the audit and control procedures. Furthermore, the Head 
of  Cabinet  is  not  a  public  office  holder,  but  supports  the  Commission  President  in  his 
official duties.   
 
Furthermore, I would like to underline that the College of the Commissioners adopted, in 
its meeting on 12 September 2017, a draft decision amending the Code of Conduct for 
Members  of  the  European  Commission.  The  draft  envisages,  amongst  others,  the 
proactive  publication  of  certain  information  relating  to  Commissioners'  expenses.  I 
consider  that  through  the  above-mentioned  initiative,  the  appropriate  level  of  public 
                                            
6    Ibid. 

 Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015  in  case  C-615/13  P,  ClientEarth v EFSA
(ECLI:EU:C:2015:219), paragraph 47. 
8    Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  2  October  2014  in  case  C-127/13 P,  Strack v Commission
(ECLI:EU:C:2014:2250), paragraph 106. 
9    Ibid, paragraphs 107 and 108. 
10    Judgment of the General Court of 15 July 2015 in case T-115/13, Dennekamp v European 
Parliament, (ECLI:EU:T:2015:497), paragraph 77.   
11  Staff Regulations of Officials and conditions of employment for other Servants of the EU.  



 
transparency  with  regard  to  the  travel  expenditure  of  Commission's  top  policy  makers 
will  be  ensured  and  public  disclosure  of  the  cost  statements  relating  to  the  Head  of 
Cabinet of the Commission's President, would not add anything in this context.  
In the light of the above, I have to conclude that the transfer of personal data through the 
public disclosure of the personal data included in the relevant costs statements cannot be 
considered as fulfilling the requirements of Regulation 45/2001. In consequence, the use 
of the exception under Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001 is justified, as there is no 
need  to  publicly  disclose  the  personal  data  included  therein,  and  it  cannot  be  assumed 
that the legitimate rights of the data subjects concerned would not be prejudiced by such 
disclosure. 
3.  PARTIAL ACCESS 
No meaningful partial access to the cost statements concerned is possible, as the entirety 
of  the  information  falling  under  the  scope  of  your  application  and  included  therein  is 
covered by the exception in Article 4(1)(b) of Regulation1049/2001.  
4.  NO OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
The  exception  laid  down  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001  is  an  absolute 
exception,  i.e.  its  applicability  does  not  need  to  be  balanced  against  any  possible 
overriding public interest in disclosure.   
5.  MEANS OF REDRESS 
Finally, I draw your attention to the means of redress available against this decision. You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European Ombudsman under the conditions specified respectively in 263 and 228 of the 
Treaty on the Functioning of the European Union. 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
For the Commission 
Alexander ITALIANER 
Secretary-General