Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Advisory and Support Group on 21 November 2017'.



 
Ref. Ares(2017)5600500 - 16/11/2017
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR RESEARCH & INNOVATION 
 
Directorate J - Common Support Centre 
  J.1 - Common Legal support service 
The Acting Head of Unit 
 
 
Brussels,  
RS/JVC/MSM 
rtd.ddg3.j.1(2017)6247521 
By registered letter with acknowledgment 
of receipt
 
Ms Vicky Cann 
CEO 
Rue d'Edimbourg 26 
1050 Bruxelles 
Belgium 
 
Advance copy by e-mail:
  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx  
Subject: Your application for access to documents – GestDem Ref No 2017/6125 
 
Dear Ms Cann, 
We refer to your email dated 25/10/2017 in which you submitted, within the framework 
of Regulation (EC) 1049/20011, an application for access to documents.  
You  requested  access  to  the  following  documents:  a  copy  of  the  invitation  letter  and 
agenda,  plus  any  subsequent  versions,  sent  to  Commissioner  Moedas  from 
BusinessEurope to attend its Advisory and Support Group on 21 November 2017

We have identified three documents falling under the scope of your request (hereinafter 
the 'requested documents'), namely an exchange of emails and two versions of the draft 
agenda. 
We are pleased  to inform you that  full access  can be granted to  requested documents  2 
and 3 (draft agenda) and partial access can be granted to requested document 1 (exchange 
of  emails).  We  have  expunged  information  which  disclosure  is  prevented  by  Article 
4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  namely  the  protection  of  privacy  and  the 
integrity of the individual.  
Document  1  contains  personal  data  such  as  the  name,  email,  office  number,  telephone 
number  of  some  member  of  the  Commission's  staff  as  well  as  of  BusinessEurope.  This 
                                                 
1 Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding 
public access to European Parliament, Council and Commission documents (OJ L 145, 31.5.2001, p. 43). 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx  


 
information clearly constitutes personal data in the meaning of Article 2(a) of Regulation 
(EC) 45/20012. 
According  to  Article  8(b)  of  Regulation  (EC)  45/2001,  personal  data  shall  only  be 
transferred  to  a  recipient  in  the  EU/EEA  if  the  recipient  establishes  the  necessity  of 
having  the  data  transferred  and  if  there  is  no  reason  to  assume  that  the  data  subject's 
legitimate  interests  might  be  prejudiced.  Those  two  conditions  are  cumulative.  In  the 
present  case,  you  have  not  put  forward  any  arguments  to  substantiate  a  need  to  obtain 
these  personal  data.  Furthermore,  it  cannot  be  assumed  that  such  disclosure  would  not 
prejudice the legitimate rights of the persons concerned.  
Therefore,  personal  data  have  been  withheld  from  the  requested  documents  except  the 
name of individuals forming part of senior management staff of the Commission and the 
name  of  the  main  representative  of  the  third  party  in  conformity  with  the  Commission 
usual practice. 
Please note that this document was received by the Commission from BusinessEurope. It 
is disclosed for information only. It does not reflect the position of the Commission and 
cannot be quoted as such. 
In accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) 1049/2001, you are entitled to make a 
confirmatory  application  requesting  the  Commission  to  review  this  position.  Such  a 
confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon  receipt  of 
this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/282 
B-1049 Brussels 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours faithfully, 
 
[Electronic signature] 
Reinhard Schulte 
                                                 
2 Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 on the 
protection of individuals with regard to the processing of personal data by the institutions and bodies of the 
Community  and  on  the  free  movement  of  such  data  (OJ  L  8,  12.01.2001,  p.1),  hereinafter  referred  to  as 
‘Regulation (EC) 45/2001’. 

Electronically signed on 15/11/2017 18:52 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563