Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Travel expenses of EFSA Director'.



 
 
HEAD OF THE LEGAL AND ASSURANCE SERVICES 
Parma, 27 February 2018 
Ref. DD/LV/mm (2018) - out-19123850 
 
Luisa Izuzquiza 
Access Info Europe 
Cava de San Miguel 8, 4° centro 
ES-28005 Madrid 
Spain 
 
e-mail: ask+request-5022-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
Re:  

Your request for public access to documents of 16 January 2018 
 
 
Our ref.: PAD 2018/001 
 
 
Dear Ms Izuzquiza, 
 
I refer to your request of 16 January 2018, submitted from the website “AskTheEU.org”
by means of which you asked for access to “the travel expenses of EFSA's Director, for 
the  period  1  January  2016  to  31  December  2016  inclusive”
,  you  indicate  that  you  are 
“looking for documents that contain, for each of the trips, the following information: 

-  Place of origin and destination, and the amount spent on travel or transportation; 
-  Exact dates and duration of the trip; 
-  Amount spent on accommodation; 
-  Amount spent on subsistence; 
-  Other information, such as possible miscellaneous costs. 
 
If  the  travel  was  by  air  taxi  and  a  team  of  people  were  travelling,  please  also  provide 
documents with details on the other travellers (at a minimum, names and job titles).
”  
 
Having assessed your application in accordance with Regulation (EC) No 1049/20011 on 
public access to documents (hereinafter “the PAD Regulation”), we would like to provide 
you with a response as follows: 
 
1.  Partial disclosure 
 
We are pleased to grant you access to two documents that were identified as containing 
all the information you wish to obtain, in enclosure to this letter.  
 
-  Enclosure 1: Travel expenses of EFSA’s Executive Director 
 
In  enclosure  1  to  this  letter,  we  are  providing  you  with  the  statement  of  the  travel 
expenses  of  the  24  trips  of  EFSA’s  Executive  Director  (ED)  in  the  year  2016.  The 
                                                 
1   Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding 
public access to European Parliament, Council and Commission documents, OJ L 145, 31.5.2001, p. 43-48, 
applicable to EFSA. 
 
European Food Safety Authority • Via Carlo Magno 1A • 43126 Parma • ITALY 
Tel. + 39 0521 036 111 • Fax + 39 0521 036 110 • www.efsa.europa.eu 


 
 
document contains all the information to enable the Agency to efficiently process, control 
and cross check invoices for travel expenses of each mission.  
 
Please note that for certain missions of EFSA’s ED, the ceiling costs for accommodation 
provided  for  in  the  Staff  Regulations2  have  been  exceeded.  However,  these  additional 
costs  have  been  paid  by  the  ED  himself,  as  highlighted  in  the  comment  section  of  the 
document.    
 
Finally, we can also confirm that no air taxis were used during the trips of EFSA’s ED in 
the year 2016.  
 
-  Enclosure 2: Persons accompanying EFSA’s Executive Director 
 
In enclosure 2 to this letter, we are pleased to  provide you with further information on 
the people accompanying EFSA’s ED on his trips in 2016.  
 
In particular, during the ED’s trip to Reykjavik from 14 to 15 May 2017 (EFSA’s mission 
reference 159984), EFSA was also represented by three staff members. 
 
Please note that personal data (i.e. names of individuals) present in the document have 
been masked in accordance with Article 4(1)(b) of the PAD Regulation and Article 8(b) of 
the Data Protection Regulation (EC) No 45/20013. According to these provisions, access 
to a document is refused when disclosure would undermine the privacy and integrity of 
the individual. In line with the settled case law of the Union Courts4, EFSA will only be 
able  to  balance  the  interests  at  stake  and  to  consider  the  disclosure  of  personal  data 
after  you  have  provided  an  express  and  legitimate  justification  and  convincing 
arguments in order to demonstrate the necessity of having personal data transferred to 
you. 
 
2.  Confirmatory Application 
 
We hope you will find the disclosed documents useful. To exercise your right to appeal 
against this decision of partial disclosure (limited to the masking of the personal data) by 
a confirmatory application, pursuant to Article 7(2) of the PAD Regulation, you may write 
to EFSA at the address below. You have fifteen working days from receipt of this letter to 
appeal. Beyond this deadline, your initial request will be considered as satisfied. In case 
you submit a confirmatory application, EFSA will inform you  of the  outcome of this re-
examination  of  your  request  within  fifteen  working  days  of  receipt,  either  by  granting 
you  access  to  the  documents  or  by  confirming  the  refusal.  In  the  latter  case,  you  will 
also be informed of any further appeal routes available. 
 
 
                                                 
2   See Article 112(2) and Annex VII, Article 13 of Regulation No 31 (EEC), 11 (EAEC), laying down the Staff 
Regulations  of  Officials  and  the  Conditions  of  Employment  of  Other  Servants  of  the  European  Economic 
Community and the European Atomic Energy Community (OJ 45, 14.6.1962, p. 1385), as last amended.  
3   Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 on the 
protection of individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions and 
bodies and on the free movement of such data, OJ L 8, 12.1.2001, p. 1–22. 
4   Judgement of the C-28/08 P, Commission v Bavarian Lager, ECLI:EU:C:2010:378. 
 



 
 
Yours sincerely, 
 
[Signed] 
 
Dirk Detken 
 
 
Encl.:  2 
 
Cc.: 
F. Monnart (EFSA)