Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Contacts with the tobacco industry'.



 
Ref. Ares(2018)4014499 - 30/07/2018
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Trade 
 
 
  The Director General 
 
Brussels,  
Trade (2018) 4048383 
 
By registered letter with acknowledgment of 
receipt 
 
Mr Olivier Hoedeman 
Corporate Europe Observatory (CEO) 
Rue d'Edimbourg 26  
1050 Brussels  
 
Advance copy by email:
  
[FOI #5114 email]  
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2018/2850 
Dear Mr Hoedeman, 
I  refer  to  request  for  access  to  documents  under  Regulation  (EC)  No  1049/20011 
("Regulation  1049/2001"),  registered  for  the  Directorate-General  for  Trade  (DG 
TRADE) on 24 May 2018 under the reference number GestDem 2018/2850. 
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In your application, you request access to 

 all  reports  (and  other  notes)  from  meetings  between  the  European  Commission 
and  representatives  of  the  tobacco  industry  (producers,  distributors,  importers  etc,  as 
well  as  organisations  and  individuals  that  work  to  further  the  interests  of  the  tobacco 
industry), since January 1st 2017. 

-  all  correspondence  (including  emails)  between  the  European  Commission  and 
representatives of the tobacco industry (producers, distributors, importers etc. as well as 
organisations and individuals that work to further the interests of the tobacco industry), 
since January 1st 2017. 

                                                 
1   Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20  May  2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents,  OJ  L  145, 
31.5.2001, p. 43. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 229 11111 

-  a  list  of  all  the  above-mentioned  documents  (including  dates,  names  of 
participants/senders/recipients and their affiliation, subject of meeting/correspondence). 

We have identified 20 documents (14 main documents and six annexes), falling under the 
scope  of  your  request.  We  enclose  for  ease  of  reference  a  list  of  these  documents  in 
Annex I. For each of them, the list provides a description and indicates whether parts are 
withheld and if so, under which ground pursuant to Regulation 1049/2001. Copies of the 
accessible documents are enclosed. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
In accordance with settled case law2, when an institution is asked to disclose a document, it 
must assess, in each individual case, whether that document falls within the exceptions to 
the right of public access to documents set out in Article 4 of Regulation 1049/2001. Such 
assessment  is  carried  out  in  a  multi-step  approach.  First,  the  institution  must  satisfy  itself 
that  the  document  relates  to  one  of  the  exceptions,  and  if  so,  decide  which  parts  of  it  are 
covered by that exception. Second, it must examine whether disclosure of the parts of the 
document in question poses a “reasonably foreseeable and not purely hypothetical” risk of 
undermining  the  protection  of  the  interest  covered  by  the  exception.  Third,  if  it  takes  the 
view that disclosure would undermine the protection of any of the interests defined under 
Articles  4(2)  and  4(3)  of  Regulation  1049/2001,  the  institution  is  required  "to  ascertain 
whether there is any overriding public interest justifying disclosure"
3.  
In view of the objectives pursued by Regulation 1049/2001, notably to give the public the 
widest  possible  right  of  access  to  documents4,  "the  exceptions  to  that  right  […]  must  be 
interpreted and applied strictly"
5. 
Having examined the documents in light of the applicable legal framework, I am pleased to 
inform you that full access is granted to five documents (1a, 1b, 3a, 8a and 8b) and partial 
access is granted to 14 documents
 (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 11, 12, 13 and 14). 
In particular, in documents 1, 2, 3, 4, 5, 6, 8, 11, 12, 13 and 14 only personal data have 
been  redacted,  pursuant  to  article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001  and  in  accordance 
with Regulation (EC) No 45/2001 ("Regulation 45/2001")6. 
In  documents  7,  9  and  10  in  addition  to  personal  data  protected  under  article  4(1)(b)  of 
Regulation  1049/2001,  additional  information  was  redacted  in  accordance  with  article 
4(1)(a) third indent (protection of the public interest as regards international relations) and 
                                                 
2  
Judgment  in  Sweden  and  Maurizio  Turco  v  Council,  Joined  cases  C-39/05  P  and  C-52/05  P, 
EU:C:2008:374, paragraph 35. 
 
Id., paragraphs 37-43. See also judgment in Council v Sophie in’t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, 
paragraphs 52 and 64. 
4  
Regulation (EC) No 1049/2001, recital (4). 
5  
Judgment in Sweden v Commission, C-64/05 P, EU:C:2007:802, paragraph 66. 
6  
Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and the of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Community 
institutions and bodies and on the free movement of such data, OJ L 8, 12.1.2001, p. 1. 
 


article 4(2) first indent (protection of the commercial interests of a natural or legal person) 
of Regulation 1049/2001.  
I regret to inform you that access cannot be granted to document 12a, in accordance with 
article 4(1)(a) third indent and article 4(2) first indent of Regulation 1049/2001.  
Please note that those parts not falling within the scope of your request have been clearly 
marked as out of the scope. 
The reasons  justifying the application of the exceptions are set out  below  in Sections  2.1, 
2.2 and 2.3. Section 3 contains an assessment of whether there exists an overriding public 
interest in the disclosure. 
2.1  
Protection of international relations 
Article  4(1)(a)  third  indent,  of  Regulation  1049/2001  provides  that  “[t]he  institutions 
shall refuse access to a document where disclosure would undermine the protection of: 
the public interest as regards: […] international relations.” 

According  to  settled  case-law,  "the  particularly  sensitive  and  essential  nature  of  the 
interests protected by Article 4(1)(a) of Regulation No 1049/2001, combined with the fact 
that  access  must  be  refused  by  the  institution,  under  that  provision,  if  disclosure  of  a 
document  to  the  public  would  undermine  those  interests,  confers  on  the  decision  which 
must thus be adopted by the institution a complex and delicate nature which calls for the 
exercise  of  particular  care.  Such  a  decision  therefore  requires  a  margin  of 
appreciation"
7.  In  this  context,  the  Court  of  Justice  has  acknowledged  that  the 
institutions  enjoy  "a  wide  discretion  for  the  purpose  of  determining  whether  the 
disclosure of documents relating to the fields covered by [the] exceptions [under Article 
4.1(a)] could undermine the public interest"
8.  
Certain passages in documents 7,  9 and 10 have been redacted and the entire document 
12a  has  been  withheld,  as  their  disclosure  would  reveal  the  external  stakeholders’  main 
business concerns, strategic interests, priorities and  their internal assessment and input for 
the  negotiations  with  Mexico  and  Mercosur.  As  such,  this  information  indirectly  reveals 
negotiating priorities, strategic objectives and tactics which the EU could consider pursuing 
in its trade negotiations. 
The  above-mentioned  information  was  in  general  meant  for  internal  use  as  a  basis  to 
establish EU positions, strategies, objectives and way forward on specific aspects of the 
negotiations with Mexico and Mercosur. 
Indeed,  the  success  of  trade  negotiations  depends  to  a  large  extent  on  the  protection  of 
objectives, tactics and  fall-back  positions of the parties involved. In  order to  ensure the 
best  possible  outcome  in  the  public  interest,  the  EU  needs  to  retain  a  certain  margin  of 
manoeuvre  to  shape  and  adjust  its  tactics,  options  and  positions  in  function  of  how  the 
                                                 
7   Judgment in Sison v Council, C-266/05 P, EU:C:2007:75, paragraph 36. 
8   Judgment in Council v Sophie in’t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, paragraph 63. 
 


discussions  evolve  in  its  trade  negotiations.  Exposing  internal  views  and  considerations 
would weaken the negotiating capacity of the EU, reduce its margin of manoeuvre and be 
exploited  by  our  trading  partner  to  obtain  specific  results,  thereby  undermining  the 
strategic  interests  of  the  EU  and  consequently,  the  protection  of  the  public  interest  as 
regards international relations. 
Against  this  background,  if  this  specific  information  submitted  by  these  external 
stakeholders to the European Commission would be released, there would be a clear and 
non-hypothetical risk that external stakeholders would not provide similar information to 
the  European  Commission  in  the  future.  This  means  that  the  European  Commission 
would be deprived of the possibility to obtain precise and relevant information allowing 
it  to  objectively  assess  its  negotiating  options.  The  negotiation  power  of  the  European 
Commission  would  consequently  be  affected  and  its  position  in  the  negotiations 
weakened,  which  in  turn  would  damage  the  protection  of  the  public  interest  as  regards 
international relations. 
2.2 
 
Protection of privacy and integrity of the individual  
Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001  provides  that  “[t]he  institutions  shall  refuse 
access to a document where disclosure would undermine the protection of: […] privacy 
and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data." 

The Court of Justice has ruled that "where an application based on Regulation 1049/2001 
seeks  to  obtain  access  to  documents  containing  personal  data"
  "the  provisions  of 
Regulation 45/2001, of which Articles 8(b) and 18 constitute essential provisions, become 
applicable in their entirety".
9 
Article  2(a)  of  Regulation  45/2001  provides  that  "'personal  data'  shall  mean  any 
information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]"
.  The  Court  of 
Justice has confirmed that "there is no reason of principle to justify excluding activities of a 
professional  […]  nature  from  the  notion  of  'private  life'"
10  and  that  "surnames  and 
forenames  may  be  regarded  as  personal  data"
,11  including  names  of  the  staff  of  the 
institutions.12 
According  to  Article  8(b)  of  this  Regulation,  personal  data  shall  only  be  transferred  to 
recipients if they establish "the necessity of having the data transferred" and additionally "if 
there  is  no  reason  to  assume  that  the  legitimate  interests  of  the  data  subjects  might  be 
                                                 
9   Judgment  in  Guido  Strack  v  Commission,  C-127/13  P,  EU:C:2014:2250,  paragraph  101;  see  also 
judgment in Commission v Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraphs 63 and 64. 
10   Judgment in Rechnungshof v Rundfunk and Others, Joined cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, 
EU:C:2003:294, paragraph 73. 
11   Judgment in Commission v Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraph 68. 
12   Judgment in Guido Strack v Commission, C-127/13 P, EU:C:2014:2250, paragraph 111. 
 


prejudiced". The Court of Justice has clarified that "it is for the person applying for access 
to establish the necessity of transferring that data".
13 
All documents –except 12a, contain names and other personal information that allows the 
identification of natural persons.  
I  note  that  you  have  not  established  the  necessity  of  having  these  personal  data 
transferred  to  you.  Moreover,  it  cannot  be  assumed,  on  the  basis  of  the  information 
available,  that  disclosure  of  such  personal  data  would  not  prejudice  the  legitimate 
interests  of  the  persons  concerned.  Therefore,  these  personal  data  shall  remain 
undisclosed  in  order  to  ensure  the  protection  of  the  privacy  and  integrity  of  the 
individuals concerned. 
However,  please  note  that  the  names  of  representatives  of  the  companies  occupying 
senior management positions are disclosed. 
2.3  
Protection of commercial interests 
Article  4(2)  first  indent  of  Regulation  1049/2001  provides  that  “[t]he  institutions  shall 
refuse access to  a document where disclosure would undermine  the protection of: […] 
commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual  property  […] 
unless there is an overriding public interest in disclosure"

Certain passages in documents 7, 9 and 10 have been redacted and the entire document 
12a has been withheld because their disclosure would reveal specific views, concerns and 
interests  of  different  stakeholders  regarding  negotiations  with  Mexico  and  Mercosur. 
They  contain  commercial  priorities,  strategies  and  concerns  these  stakeholder  have. 
There is a reasonably foreseeable risk that the public disclosure of this information would 
harm  the  commercial  interests  of  the  entities  and  companies  concerned,  as  it  could  be 
exploited  by  competitors  to  undermine  their  competitive  positions  in  third  countries  and 
their relationship with the other economic operators in such markets. 
All this information was shared with the Commission in order to provide useful input and 
support  for  the  EU’s  objectives  in  its  trade  negotiations  with  Mexico  and  Mercosur. 
Economic  operators  typically  share  information  with  the  Commission  so  that  the  latter 
can  determine  how  to  best  position  itself  in  the  negotiations  in  order  to  protect  its 
strategic  interests  and  those  of  its  industry,  workers  and  citizens.  Ensuring  that  the 
Commission continues to receive access to this information and that the industry engages 
in open and frank discussions with the Commission, are key elements for the success of 
the internal and external policies of the EU and its international negotiations. Bringing in 
the  public  domain  specific  business  related  information  that  companies  share  with  the 
Commission may prevent the Commission from receiving access to such information in 
the future. 
 
                                                 
13   Judgment in C-127/13 P Guido Strack v Commission, EU:C:2014:2250, paragraph 107 and judgment 
in C-28/08 P Commission v Bavarian Lager, EU:C:2010:378, paragraph 77. 
 




3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST 
The exception laid down in Article 4(2) first indent of Regulation 1049/2001 applies unless 
there is an overriding public interest in disclosure of the documents. Such an interest must, 
first, be public and, secondly, outweigh the harm caused by disclosure.  
Accordingly,  we  have  also  considered  whether  the  risks  attached  to  the  release  of  the 
protected  passages  and  documents  are  outweighed  by  the  public  interest  in  accessing  the 
requested documents. We have not been able to identify any such public interest capable of 
overriding the commercial interests of the companies concerned. The public interest in this 
specific case rather lies on the protection of the legitimate confidentiality interests of the 
stakeholders  concerned  to  ensure  that  the  Commission  continues  to  receive  useful 
contributions for its negotiations with its trading partners.  
4.  
PARTIAL ACCESS 
Pursuant  to  Article  4(6)  of  Regulation  1049/2001  "[i]f  only  parts  of  the  requested 
document  are  covered  by  any  of  the  exceptions,  the  remaining  parts  of  the  document 
shall  be released"
.  Accordingly, we have also considered whether partial access  can be 
granted to document 12a.   
After  a  careful  review,  we  have  concluded  that  it  is  entirely  covered  by  the  exceptions 
described  above  as  it  is  impossible  to  disclose  any  parts  of  this  document  without 
undermining the protection of the interests identified in this reply.  
*** 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position.  
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/282 
1049 Bruxelles 
or by email to: [DG SG request email] 
 
 
 
 
 
 
 
 
Yours sincerely, 
 
 
                                                                     
 
Jean-Luc DEMARTY 
 

Electronically signed on 30/07/2018 11:17 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563