Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'EMCDDA documents about the Pompidou group report "Costs and Unintended Consequences of Drug Control Policies"'.

Appendix 91 
(Item 11.3) 
Revised rules 
concerning the reimbursement of travel and subsistence expenses 
to government experts and other persons 
travelling at the charge of Council of Europe budgets 
I.  
GENERAL PROVISIONS 
Article 1 
Experts  and  other  persons  travelling  on  Council  of  Europe  business  and  at  the  Council's  expense 
(hereinafter  referred  to  as  the  “experts”)  shall  arrange  their  journeys  in  the  most  economical  manner. 
Travelling  expenses  shall  be  reimbursed  and  daily  subsistence  allowances  paid  in  accordance  with  the 
present rules. 
II.  
MEANS OF TRANSPORT AND TRAVELLING EXPENSES 
Article 2 
1. 
Experts  shall  be  entitled,  as  provided  for  below,  to  reimbursement  of  travel  expenses  incurred  in 
travelling between the address specified in the notice of the meeting (hereinafter referred to as the “place of 
departure”) and the place of the meeting. 
2. 
If,  for  personal  or  professional  reasons,  experts  travel  to  the  meeting  from  a  place  other  than  their 
place of departure, or return to such a place after the meeting, the refund shall be restricted to the amount of 
expenses they would have incurred in travelling to or from their  place of departure. In exceptional and duly 
justified circumstances, with the prior approval of the Secretary General, experts may request reimbursement 
based on the actual itinerary. 
3. 
Travelling  expenses  shall  be  refunded  to  only  one  expert  per  meeting.  If  one  expert  is  replaced  by 
another in the course of the meeting, the latter shall not be entitled to travel expenses. 
Article 3 
All claims for reimbursement of travel expenses for all means of transport must be accompanied by a copy of 
the  relevant  ticket  and  evidence  of  the  expenditure  actually  incurred  (for  example,  an  original  invoice  or 
certified  copy,  credit  card  slip  or  statement).  In  no  case  shall  the  amount  reimbursed  exceed  the  actual 
expenditure incurred. 
Article 4 
1. 
Rail travel 
The  reimbursement  of  first  class  rail  fare  is  authorised.  Where  the  duration  of  the  journey  is  longer  than 
6 hours between 10 p.m. and 7 a.m., the cost of a sleeper may be reimbursed. 
2. 
Air travel 
Reimbursement shall be based on the  economy class fare. However, reimbursement may be based on the 
business class fare in the following circumstances: 
                                                      
1 As modified by CM/Del/Dec(2013)1162/11.4 

  for single flights lasting more than 7 hours; 
  for more than 15 hours travelling time (more than one flight plus stopovers); 
  for health reasons attested by a medical certificate, which must be submitted with the claim 
form. 
The  flight  itinerary  must  be  presented  to  justify  the  duration  of  flying  time  or  total  travelling  time,  as 
appropriate. 
Excess baggage charges are not refundable unless justified on grounds of official requirements. 
3. 
Sea travel 
The  reimbursement  of  travel  by  sea  shall  not  exceed  the  amount  of  the  air  fare  as  defined  in  paragraph 
2 above. When  experts  travel  by  car,  the  cost  of  transporting  the  car  by  sea  shall  not  be  reimbursed  (see 
Article 6, paragraph 1). 
Article 5 
1. 
Transit fares in connection with changing from one means of transport to another, and fares paid for 
travel  between  the  place  of  departure  and/or  the  place  of  the  meeting  and  railway  station  or  airport,  are 
provided  for  within  the  daily  allowances  paid  for  attendance  at  meetings  and  shall  not  therefore  be  directly 
reimbursed.  However,  when  such  fares  exceed  20%  of  the  amount  of  the  daily  allowances  paid,  the 
difference may be reimbursed, subject to the prior approval of the Secretary General and on presentation of 
evidence of the expenditure actually incurred. 
2. 
Local travel costs incurred during meeting days are provided for within the daily allowances paid for 
attendance at meetings and shall not therefore be directly reimbursed. 
Article 6 
1. 
Experts  travelling  by  means  other  than  public  transport  a  distance  exceeding  30  kilometres  per 
journey (one-way) shall be refunded a lump sum based on a kilometric allowance determined annually by the 
Committee of Ministers. Distances over 1600 kilometres for the return journey shall be refunded on the basis 
of economy class air fare from the nearest airports, unless there is prior approval by the Secretary General 
authorising reimbursement based on the kilometric allowance. Journeys of less than 30 kilometres (one-way) 
are not reimbursed. 
2. 
The journey time used as the basis for the calculation of daily allowances shall  be  the result of the 
number of kilometres divided by 90 and shall not exceed 24 hours. 
3. 
Related costs, such as toll and parking fees, may only be reimbursed with the prior approval of the 
Secretary General and only where there is no other possible alternative. Such claims shall be accompanied 
by evidence of the expenditure actually incurred. 
4. 
If two or more experts entitled to claim expenses use the same car, a refund shall be made only to 
the person in charge of the vehicle, with an increase of 10% for each passenger. 
5. 
Experts  travelling  by  car  do  so  at  their  own  risk.  The  Council  of  Europe  disclaims  all  liability  in 
respect of any accident that may occur during the journey. 
III.   
DAILY ALLOWANCES 
Article 7 
1. 
During  the  meeting,  experts  shall  be  entitled  to  receive  an  allowance  at  a  daily  rate  determined 
annually by the Committee of Ministers (the rate in force as from 1 January 2010 is €175). This rate is the 
same wherever the meeting takes place. Exceptionally, specific rates may be determined for projects funded 

through extra-budgetary resources, in particular Council of Europe  – European Union joint programmes, as 
agreed with the donor concerned. 
2. 
This  allowance  shall  be  deemed  to  cover  all  expenditure  incurred  by  experts  in  attending  meetings, 
except  for  the  travel  expenses  provided  for  above.  However,  where  in  exceptional  and  duly  justified 
circumstances,  and  with  the  prior  approval  of  the  Secretary  General,  total  accommodation  costs  (room, 
breakfast and related taxes) amount to more than 60% of the total daily allowances payable in respect of the 
meeting,  experts  may  submit  a  claim  for  a  supplementary  payment.  Any  such  claim  must  be  supported  by 
original vouchers attesting the actual expenditure incurred on accommodation. 
Article 8 
1. 
The duration of the period conferring entitlement to the allowance shall be determined as follows: 
i.  
Experts shall be entitled to the daily allowance for each 24-hour period covered by the duration 
of the mission to and from the meeting. The duration taken into account for the entitlement to 
daily  allowances  shall  not  exceed  the  shortest  necessary  for  attendance  at  the  meeting  in 
accordance with the means of transport taken as the basis for the refund of travel expenses, as 
determined by the rules above.   
ii. 
The daily allowance shall not be payable for any period of less than 4 hours. 
iii.  
Where the duration of the journey is equal to or more than 4 hours but less than 8 hours and 
no  hotel  accommodation  is  involved,  the  expert  shall  be  paid  a  quarter  of  the  daily 
allowance. The same shall apply to any period equal to or more than 4 hours but less than 
8 hours, in excess of 24 hours or any multiple of 24 hours.  
iv.  
Where  the  duration  of  the  journey  is  equal  to  or  more  than  8  hours  but  less  than  24  hours 
and  no  hotel  accommodation  is  involved,  the  expert  shall  be  paid  half  the  daily  allowance. 
The same shall apply to any period equal to or more than 8 hours but less than 24 hours, in 
excess of 24 hours or any multiple of 24 hours.  
v.  
Where  the  duration  of  the  journey  is  equal  to  or  more  than  4  hours  but  less  than  24  hours 
and  hotel  accommodation  is  involved,  the  expert  shall  be  paid  the  full  amount  of  the  daily 
allowance. The same shall apply to any period equal to or more than 4 hours and less than 
24 hours, in excess of 24 hours or any multiple of 24 hours. 
2. 
In  the  case  of  air,  rail  and  sea  travel,  the  duration  of  the  return  journey  shall  be  increased  for  the 
purpose of calculating the subsistence allowance, by a fixed period of 2 hours.  
3. 
Experts  shall  declare  any  meals  or  overnight  accommodation  provided  to  them  free  of  charge. 
Where overnight accommodation or meals of experts are provided free of charge the daily allowance shall be 
reduced, unless the Secretary General decides otherwise, by the following amounts: 
 

Overnight accommodation 
 
 
 
€87.502 (per night) 
 
 
(50% of the daily allowance) 
 

In respect of main meals (lunch or dinner) 
 
€26.253 (per meal) 
 
 
(15% of the daily allowance) 
                                                      
2 Rate in force at 1 January 2010. 
3 Rate in force at 1 January 2010. 

IV.   
OTHER EXPENSES 
Article 9 
1. 
Other expenses incurred by experts in connection with their attendance at the meeting, such as visa 
fees  and  vaccination  costs,  which  are  strictly  unavoidable,  shall  be  reimbursed.  Such  claims  shall  be 
accompanied by evidence of the expenditure actually incurred.   
2. 
Expenses  related  to  insurance,  representation,  communication  by  telephone  or  fax,  the  use  of  the 
Internet, and rental of meeting rooms are not reimbursed. 
V.   
SICKNESS AND ACCIDENT 
Article 10 
When  travelling  on  behalf  of  the  Council  of  Europe,  government  experts  are  covered  in  respect  of  risks 
specifically  related  to  such  travel  by  insurance  taken  out  by  the  Organisation  on  their  behalf.  They  are 
nevertheless obliged in the first instance to exhaust all possibilities of payment of benefits due to them under 
the scheme to which they are affiliated in their own country in respect of illness and accident occurring during 
the journey and/or the meeting. 
VI.   
REIMBURSEMENT 
Article 11 
The expenses referred to above shall be refunded upon submission of a claim certified true and correct by 
the expert, to which all vouchers required by the rules must be appended.