This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'List of meetings'.



 
 
Luisa Izuzquiza  
 Asiatisk Plads 2 
Sent to: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
DK-1448 København K 
 
Telefon +45 33 92 00 00 
Telefax +45 32 54 05 33 
 
E-mail: xx@xx.xx 
http://www.um.dk 
Bilag 
Sag/ID Nr. 
Enhed 
Dato 

 2018 - 15709 / 3191208  Koncernjura,  Offentlig  19-04-2018 
ret og Arkiv (JTK) 
 
 
 
 
Request for information regarding meetings held between the 
Danish Permanent Representation to the EU and companies, 

etc. during the last 12 months 
 
By  e-mail  of  6  April  2018,  you  have  requested  information  from  the 
Ministry of Foreign Affairs of Denmark as follows: 
 
“With  reference  to  The  Danish  Access  to  Public  Administrative  Documents  Act  I 
would like to request the following information:  
 
How many meetings have employees of the Danish Permanent Representation to the 
EU had with representatives of companies, organisations and other stakeholders during 
the last 12 months?  
 
I would like to request a list of these meetings: who was present at the meeting, including 
the names of organisations/lobbyists presents, as well as the date of the meeting, and 
the subject matter discussed.” 
 
Your inquiry  is processed on the  basis of the  Danish Access  to Public 
Administration Files Act. 
… 
 
According to the Danish Access to Public Administration Files Act, article 
7, section 1, anyone can request access to documents that have been sent 
to  or  created  by  a  public  authority  in  connection  to  the  authority’s 
administrative processing of cases. Furthermore, according to the Access 
to Public Administration Files Act, article 9, section 1, subsection 1, the 
processing  of  a  FOI-request  must  consist  of  adequate  information  to 
allow for the identification of the file(s) and/or document(s) requested.  
 
 
 


 
The Ministry of Foreign Affairs notes initially that it does not consider 
your  question  about  the  number  of  meetings  held  between  the  Danish 
Permanent Representation to the EU and stakeholders during the last 12 
months,  as  a  FOI-request  covered  by  the  Danish  Access  to  Public 
Administration Files Act. 
 
The ministry can inform you that the Danish Permanent Representation 
to the EU does not keep a list of meetings of any of its staff, so it is not 
possible to make a count of these meetings. The Representation has an 
open door policy and is generally accepting meeting requests from relevant 
stakeholders such as organisations, companies and civil society as long as 
the subject relates to the work of or in the European Union. 
 
The  Ministry  considers  therefore  only  the  second  part  of  your  request 
concerning a list of meetings between employees of the Danish Permanent 
Representation to the EU and representatives of companies, etc., during 
the last 12 months, as a FOI-request. 
 
The Danish Ministry of Foreign Affairs finds that your FOI-request does 
not provide adequate information to allow for the identification of the list 
requested, cf. article 9, section 1, subsection 1. 
 
The Danish Ministry of Foreign Affairs has searched for the requested 
document and has not been able to find a list in the ministry’s file system 
of  meetings  held  between  employees  of  the  Danish  Permanent 
Representation to the EU and representatives of companies, organisations 
and other stakeholders during the last 12 months. 
The  ministry  has  used  the  following  search  criteria:  “Danmarks  Faste 
Repræsentation ved den Europæiske Union”, “møde”, “repræsentanter”, 
“virksomhed”, “organisation” and “lobbyist”. 
 
Moreover, as article 7, section 1, concerns existing documents only, the 
provision does not set out any obligation for a public authority to create 
new documents.  
 
As the list requested does not already exist, the Ministry of Foreign Affairs 
cannot  grant  you  access  to  any  document  on  the  basis  of  your  FOI-
request. Furthermore, the ministry does not find itself obliged to create 
such a list nor has the ministry found any legitimate reason to do so.  
 
… 
 


 
According to article 9, section 1, subsection 2, a FOI-request must specify 
which theme the requested file(s) and/or document(s) is related to. 
 
The Danish Ministry of Foreign Affairs finds that your FOI-request does 
not provide a specific theme or subject for your request. 
 
The Ministry notes that the Danish Ministry of Justice has stated in the 
Guidelines  no.  9847  of  19.  December  2013  on  the  Danish  Access  to 
Public Administration Files Act, section 4.3.1, that e.g. a FOI-request for 
correspondence between a minister and a named person during a certain 
period, does not suffice as a theme or subject in accordance with article 9, 
section 1, subsection 2.  
 
The  Danish  Ministry  of  Foreign  Affairs  therefore  rejects  your  FOI-
request.  The  Ministry  will  reexamine  your  access  to  files  and/or 
documents  if  you  send  a  new  FOI-request,  which  contains  adequate 
information to allow for the identification of file(s) and/or document(s) 
and a specific theme/subject for your request.  
 
It  is  not  possible  to  make  a  complaint  about  this  decision  to  another 
administrative authority.  
 
As always, should you have any questions regarding this decision you are 
welcome  to  contact  me  by  telephone  +45  3392  1048  or  by  email  at 
xxxxxx@xx.xx. 
 
 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
Tanja Yndigegn 
Special Consultant