Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Access to information regarding total allowable catches (TACs) of EU fish stocks in the Northeast Atlantic discussed and adopted on 11 and 12 December 2017, and exemptions from the landing obligation'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 20.7.2018 
C(2018) 4948 final 
 
 
 
Ms Anne FRIEL 
Client Earth 
Rue du Trône 60 
1050 Brussels 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) N° 1049/20011 
Subject:  
Your  confirmatory  application  for  access  to  documents  under 
Regulation (EC) No 1049/2001 – GESTDEM 2018/2076 

Dear Ms Friel, 
I refer to your email of 22 June 2018, registered on 25 June 2018, by which you lodge a 
confirmatory  application  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents2 
(hereafter ‘Regulation 1049/2001’). 
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
By your initial application of 11 April 2018, you had requested ‘access to the following: 
1.  Documents related to the total allowable catches […] for fish stocks in the Northeast 
Atlantic for 2018, specifically: 
  Any  records,  minutes  or  notes  of  meetings/discussions  that  took  place  between 
the  Commission  and  the  Member  State  representatives  on  the  [total  allowable 
catches]  for  2018,  including  any  minutes  or  notes  of  Council  working 
party/ministerial  meetings  taken  by  Commission  staff,  and  any  internal 
Commission briefings on the subject. We do not seek access to the Commission's 
legislative  proposals  for  the  2017  [total  allowable  catches],  unless  such 
documents  are  annotated  and/or  contain  negotiation  directives.  We  also  do  not 
seek  access  to  the  documents  that  were  publicly  available  in  the  Council’s 
                                                 

Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2   Official Journal L 145 of 31.05.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

document register, filed under interinstitutional code 2017/0287 (NLE) at the date 
of this request; 
  a full table of all proposed and agreed quota top-ups (in tonnes and %) and [total 
allowable catches] before the top-ups were applied; 
  a detailed description of the methodology used to calculate quota top-ups; 
  the calculations that the proposed and agreed quota top-ups were based on, ideally 
in Excel spreadsheet format. 
 
2.  Any documents relating to exemptions from the landing obligation, within the period 
following the review by [the Expert Working Group of the Scientific, Technical and 
Economic Committee for Fisheries] of the joint recommendations in July 2017 until 
the  adoption  of  the  discard  plans  for  2018  in  November  2017,  including  any 
correspondence  between  the  Commission  and  the  Member  States  and  any  records, 
minutes  or  notes  of  meetings/discussions  that  took  place  between  the  Commission 
and the Member State representatives regarding this matter.’ 
Through its initial reply, the Directorate-General for Maritime Affairs and Fisheries gave 
you full access to five documents in three different stages3. 
Through  your  confirmatory  application,  you  request  a  review  of  the  position  of  the 
Directorate-General  for  Maritime  Affairs  and  Fisheries.  You  put  forward  that  ‘the 
documents  disclosed  were  not  labelled,  dated  or  explained’  and  that  you  have  ‘serious 
cause to believe that the Commission is in possession of other documents’ falling under 
the  scope  of  your  request  than  those  disclosed  at  the  initial  stage.  You  put  forward  a 
number of arguments to support your request. These have been taken into account in our 
assessment, of which the results are described below. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to  Regulation  1049/2001,  the  Secretariat-General  conducts  a  fresh  review  of  the  reply 
given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
Subsequent to your confirmatory application, the European Commission has carried out a 
renewed,  thorough  search  for  any  further  documents  that  would  fall  under  the  scope  of 
your request. Following this renewed search, the European Commission identified indeed 
further documents falling under the scope of your request. 
Considering that no list of documents was transmitted to you at the initial stage, please 
find  attached  such  a  list  that  contains  all  documents  falling  under  the  scope  of  your 
request, including the title, date and author (see List of documents). 
                                                 
3   By  e-mails  of  15  May  2018  (Ares(2018)2870960),  17  May  2018  (Ares(2018)2871079)  and  1 June 
2018 (Ares(2018)2870557). 


In  this regard,  the  following  documents  were  transmitted  to  you  at  the initial  stage:  the 
sixth sub-content of Document 7, the fifth annex to document 8 as well as documents 9, 
10 and 11. 
Consequently, please find attached the remaining documents, namely documents 1, 2, 3, 
4,  5,  6,  8  and  12  as  well  as  the  first  five  sub-contents  of  Document  7.  With  regard  to 
document 12, please note that we enclose for your convenience a copy of it, but that it is 
already publicly available at the following address: 
http://scientiamarina.revistas.csic.es/index.php/scientiamarina/article/view/1722. 
With  regard  to  documents  5,  6  and  8,  please  note  that  wide  partial  access  is  granted  to 
these  documents,  subject  to  the  redaction  of  personal  data  only  on  the  basis  of  the 
exception  of  Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001  (protection  of  the  privacy  and 
integrity of the individual), for the reasons set out below. 
Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001 provides that ‘the institutions shall refuse access 
to a document where disclosure would undermine the protection of (…) privacy and the 
integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation 
regarding the protection of personal data’. 
The  requested  documents  contain  personal  data  such  as  names  of  natural  persons  not 
occupying any senior management position in the European Commission or not being a 
main  representative  of  the  third  party  in  question,  or  information  from  which  their 
identity can be deduced. 
In its judgment in the Bavarian Lager case, the Court of Justice ruled that when a request 
is made for access to documents containing personal data, Regulation (EC) No. 45/20014 
(hereafter ‘Data Protection Regulation’) becomes fully applicable5. 
Article 2(a) of the Data Protection Regulation provides that personal data ‘shall mean any 
information relating to an identified or identifiable person (…); an identifiable person is 
one  who  can  be  identified,  directly  or  indirectly,  in  particular  by  reference  to  an 
identification  number  or  to  one  or  more  factors  specific  to  his  or  her  physical, 
physiological,  mental,  economic,  cultural  or  social  identity’.  According  to  the  Court  of 
Justice,  ‘there  is  no  reason  of  principle  to  justify  excluding  activities  of  a  professional 
[…] nature from the notion of “private life”’6. The names7 of the persons concerned as 
well  as  other  data  from  which  their  identity  can  be  deduced,  undoubtedly  constitute 
personal data in the meaning of Article 2(a) of the Data Protection Regulation.  
                                                 
4    Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 on 
the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Community 
institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  Official  Journal  L  8  of  12  January 
2001, page 1. 
5   Judgment of 29 June 2010, Commission v Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraph 63. 
6   Judgment  of  20  May  2003,  Rechnungshof  v  Österreichischer  Rundfunk  and  Others,  C-465/00, 
C-138/01 and C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 
7   Judgment in Commission v Bavarian Lager, cited above, EU:C:2010:378, paragraph 68. 


It  follows  that  public  disclosure  of  the  above-mentioned  information  would  constitute 
processing  (transfer)  of  personal  data  within  the  meaning  of  Article  8(b)  of  Regulation 
45/2001.  According  to  Article  8(b)  of  that  Regulation,  personal  data  shall  only  be 
transferred  to  recipients  if  the  recipient  establishes  the  necessity  of  having  the  data 
transferred and if there is no reason to assume that the data subject's legitimate interests 
might be prejudiced. Those two conditions are cumulative.8 Only if both conditions are 
fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  processing  in  accordance  with  the 
requirements of Article 5 of Regulation 45/2001, can the processing (transfer) of personal 
data occur.  
In its judgment in the ClientEarth case, the Court of Justice ruled that ‘whoever requests 
such  a  transfer  must  first  establish  that  it  is  necessary.  If  it  is  demonstrated  to  be 
necessary, it is then for the institution concerned to determine that there is no reason to 
assume  that  that  transfer  might  prejudice  the  legitimate  interests  of  the  data  subject.  If 
there is no such reason, the transfer requested must be made, whereas, if there is such a 
reason, the institution concerned must weigh the various competing interests in order to 
decide  on  the  request  for  access’9.  I  refer  also  to  the  Strack  case,  where  the  Court  of 
Justice ruled that the Institution does not have to examine by itself the existence of a need 
for transferring personal data10. 
In  your  confirmatory  request,  you  do  not  establish  the  necessity  of  having  the  data  in 
question transferred to you. 
The  fact  that,  contrary  to  the  exceptions  of  Article  4(2)  and  (3),  Article  4(1)(b)  of 
Regulation 1049/2001 is an absolute exception which does not require the institution to 
balance the exception defined therein against a possible public interest in disclosure, only 
reinforces this conclusion. 
Therefore,  the  use  of  the  exception  under  Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001  is 
justified,  as  there  is  no  need  to  publicly  disclose  the  personal  data  in  question,  and  it 
cannot be assumed that the legitimate rights of the data subjects concerned would not be 
prejudiced by such disclosure. 
Please also note that document 6 contains a part of text that was redacted because it is out 
of the scope of your request. This part of the document is clearly labelled as being out of 
scope and is indeed a purely internal transmission e-mail. 
3. 
PARTIAL ACCESS 
As indicated above, wide partial access is granted to three documents identified, subject 
to the redaction of personal data only on the basis of the exception of Article 4(1)(b) of 
Regulation  1049/2001  (protection  of  the  privacy  and  integrity  of  the  individual).  The 
remaining documents are fully disclosed. 
                                                 
8   Idem, paragraphs 77-78. 
9   Judgment  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Authority,  C-615/13 P, 
EU:C:2015:489, paragraph 47. 
10   Judgment of 2 October 2014, Strack v Commission, C-127/13 P, EU:C:2014:2250, paragraph 106. 



4. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
Please note that Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001 is an absolute exception which 
does not require the institution to balance the exception defined therein against a possible 
public interest in disclosure. 
5. 
MEANS OF REDRESS 
Finally,  I  would  like  to  draw  your  attention  to  the  means  of  redress  that  are  available 
against  this  decision,  that  is,  judicial  proceedings  and  complaints  to  the  Ombudsman 
under the conditions specified respectively in Articles 263 and 228 of the Treaty on the 
Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
 For the Commission 
Martin SELMAYR 
Secretary-General 

Enclosures: 10 
 
   
 
 
 
 
 


Document Outline