Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Correspondence with Operator Gazociagow Przesylowych GAZ-SYSTEM S.A. and Energinet'.


 
Ref. Ares(2018)41114 - 04/01/2018 
 
 
From: 
Sent: 
22 December 2017 10:58 
To: 
 
 
Subject: 
RE: Ares(2017)6229836 - acknowledment of receipt of the Final Report - 
Action 8.3-0019-DKPL-S-M-15 
Attachments: 
selected invoice.rar; INEA_letter_BAF.PDF 
 
Dear 
 
Please find attached the copy of invoice selected by INEA together with 
accompanying documents (two cost items were selected, but they are parts of one 
invoice). 
 
GAZ-SYSTEM also confirms the bank account number specified below (explanatory 
letter to INEA dated 04/01/2017 attached, together with scan of BAF). 
 
As for the public procurement (second and third bul et in INEA’s e-mail below), the 
invoice selected for control (invoice No 2) was issued under the contract for which 
procurement procedure was conducted by Energinet. Therefore, explanations provided 
by Energinet regarding the procurement procedure apply also to the selected GAZ- 
SYSTEM’s cost item. 
 
I would also like to inform you that I wil  be out of office between 4th and 26th January 
2018. In case you have any further or follow-up questions within this period, please 
contact 
(CC in this e-mail). 
 
Thank you in advance for your approval of the submitted documents. 
Merry Christmas and al  the best for the New Year. 
Kind regards, 
 
 
Coordinator 
Development Division 
 
 
Gas Transmission Operator GAZ-SYSTEM S.A. 
Mszczonowska 4, 02-337 Warsaw, Poland 
tel. no.: 22 220 18 00, fax 22 220 16 06 
 
 
From: 
Sent: Friday, December 22, 2017 9:40 AM 
To: 
Cc: 


 
Subject: SV: Ares(2017)6229836 - acknowledment of receipt of the Final Report - Action 8.3-0019-DKPL- 
S-M-15 
 
Dear 
 
Please find attached the requested documentation regarding the eligible costs of Energinet together 
with documentation for the procurement procedure. 
 
Do not hesitate to contact me in case you require additional information. 
 
I can confirm the bank account number of Energinet. 
 
Have a ni  e Christmas and a happy New Year. 
 
 
Kind regards 
 
 
Economist 
Project Finance 
 
 
 
 
Energinet.dk 
Tonne Kjærsvej 65 
7000 Fredericia 
+4570102244 
www.energinet.dk 
 
 
 
 
Fra: 
 
Sendt: 19. december 2017 12:29 
Til: 
 
Cc: 
 
Emne: Ares(2017)6229836 - acknowledment of receipt of the Final Report - Action 8.3-0019-DKPL-S-M- 
15 
 
 
Ares(2017)6229836 - acknowledment of re  eipt of the Final Report - Action 8.3-0019-DKPL-S-M-15 
 
 
Sent by 
 All 
responses have to be sent to this email address. 
Envoyé par 
 Toutes 
les réponses doivent être effectuées à cette adresse électronique. 

 
 

Dear 
 
The agency acknowledges receipt of the Final Report and Financial Statement for the Action 
mentioned above on 15/12/2017 and I am pleased to inform you that the assessment of 
your report has started. 
 
On the basis of article II.24.3 of the Grant Agreement, a sample of transactions (see detail 
in  Annex)  has  been  selected,  for  which  you  are  requested,  to  provide  supporting 
documentation: 
    Direct costs: copy of the invoices; 
  Public  procurement  (if  any):  complete  the  pre-filled  attached  Excel  file  on  procurement 
procedures  (see  Annex  -  In  case  of  non-applicable  fields,  please  insert  'n/a').  Where 
relevant, provide for each of the concerned items (in the comments column of the table, 
or in a separate document): 
a)  Justification  for  the  increase  of  the  aggregated  value  of  the  contract,  if  such  an 
increase is higher than 50% than original amount; 
b)  Justification  for  the  absence  of  an  EU  wide  tendering  process  when  the  value  of 
the  contract  is  above  EU  thresholds  or  for  use  of  negotiated  procedures  without 
prior publication; 
c)  Justification  for  the  absence  of  the  reference  of  publication(s)  in  the  Official 
Journal (contract award notice); 
d)  Information on any applicable framework contract; 
e)  When below EU thresholds, confirm best value for money. 
f) 
  Selected procurement procedure: Out of the transactions of the sampling, item number 2 
and 3 have been selected 5 (in blue) for a more detailed assessment of the procurement 
procedure  applied.  Therefore,  depending  on  the  procurement  procedure  followed,  you 
are  requested  to provide  the  Agency with  (i)  the  report  on  the  award  procedure  as per 
Art 43 of Directive 2004/18/EC, or (ii) information concerning contract awards as per Art 
50  of  Directive  2004/17/EC,  or  (iii),  detailed  justification  of  the  steps  followed  for 
selection  of  the  contractor.  If  you  are  a  private  company  or  this  item  is  below  the  EU 
thresholds (see website link in the sampling table for information on threshold amounts) 
- please provide explanation/documentation on applying the best-value for money rule in 
the procurement process. In particular, for large contracts concluded by private entities, 
such  documents  as  requests  for  offers  from  contractors,  the  received  offers  and  their 
comparison analysis, a signed contract etc. should be submitted. 
If  you  have  already  provided  relevant  information  to  the  agency  concerning  tendering 
procedure, please make a reference to this in your reply. 
  Staff costs: Please fill the attached declaration only for the staff costs indicated in the 
sampling, if any. 
 
 
Finally, please confirm the bank accounts for the payments related to this Action: 
 

for 
Name of bank: 
Address of branch: 
Precise denomination of the account holder: 
Full account number (including bank codes): 


IBAN code: 
 
 

Name of bank: 
Address of branch: 
Precise denomination of the account holder: 
 
   
  Full account number (including bank codes): 
  IBAN code: 
 
Please  send  the  relevant  supporting  documentation  at  the  latest  within  30  days  following 
the date of this email and note that the period foreseen for approving your reports according 
to  Annex  II,  Article  II.23.2  of  the  Grant  Agreement  is  suspended  until  all  the  supporting 
documentation requested is received. 
Upon receipt of the supporting documents, the Agency will assess the eligibility of the costs 
according to Annex II, Article II.19 of the Grant Agreement and will reject costs considered 
not to meet these criteria. 
I take this opportunity to wish you a nice Christmas period and an excellent start of 2018. 
Yours sincerely, 
--------------------------------------------- 
 
 
Unit C4  - CEF (Connecting Europe Facility) Energy & ICT 
 
 
 
European Commission 
Innovation and Networks Executive Agency (INEA) 
Chaussée de Wavre 910 - W910 01/112 - B-1049 Brussels 
 
 
 
 
http://inea.ec.europa.eu      Follow INEA on Twitter!