This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Correspondence with Operator Gazociagow Przesylowych GAZ-SYSTEM S.A. and Energinet'.



Ref. Ares(2018)41193 - 04/01/2018 
 
 
From: 
Ivar Albertsen <xxx@xxxxxxxxx.xx 
Sent: 
22 December 2017 09:40 
To: 
TAURISANO Maria Daria (INEA) 
Cc: 
GEORGIOU Stavroula (INEA); Nina Frøkjær Vendelboe; Zysk Joanna; Sęk Paweł 
Subject: 
SV: Ares(2017)6229836 - acknowledment of receipt of the Final Report - 
 
Action 8.3-0019-DKPL-S-M-15 
Attachments: 
Summary of Public Procurement procedures - Baltic Pipe.docx; Evaluation 
report_Baltic Pipe.doc; Eu-supply_Baltic Pipe_22102015.pdf; Rambøll 
8132334.tiff; Rambøll 8153945.pdf; Salary costs Baltic Pipe 2016 (for external 
use).xls; Financial statements September 2015 - December 2016 
Energinet.xlsx 
 
Dear Daria 
 
Please find attached the requested documentation regarding the eligible costs of Energinet together 
with documentation for the procurement procedure. 
 
Do not hesitate to contact me in case you require additional information. 
 
I can confirm the bank account number of Energinet. 
 
Have a ni  e Christmas and a happy New Year. 
 
 
Kind regards 
 
Ivar Albertsen 
Economist 
Project Finance 
+4523338546 
xxx@xxxxxxxxx.xx 
 
 
Energinet.dk 
Tonne Kjærsvej 65 
7000 Fredericia 
+4570102244 
www.energinet.dk 
 
 
 
 
Fra: EC ARES NOREPLY [mailto:xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx.xxxxxx.xx] 
Sendt: 19. december 2017 12:29 
Til: Ivar Albertsen; Nina Frøkjær Vendelboe; Zysk Joanna; Sęk Paweł 
Cc: Sieradzki Sławomir; Strzymiński Adam; GEORGIOU Stavroula (INEA) 
Emne: Ares(2017)6229836 - acknowledment of receipt of the Final Report - Action 8.3-0019-DKPL-S-M- 
15 

  Ares(2017)6229836 - acknowledment of receipt of the Final Report - Action 8.3-0019-DKPL-S-M-15 
 
 
Sent by TAURISANO Maria Daria (INEA) <xxxxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx>. All 
responses have to be sent to this email address.
 
Envoyé par TAURISANO Maria Daria (INEA) <xxxxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx>. Toutes 
les réponses doivent être effectuées à cette adresse électronique.
 
 
 

Dear Pawel, Joanna, Ivar, 
 
The agency acknowledges receipt of the Final Report and Financial Statement for the Action 
mentioned above on 15/12/2017 and I am pleased to inform you that the assessment of 
your report has started. 
 
On the basis of article II.24.3 of the Grant Agreement, a sample of transactions (see detail 
in  Annex)  has  been  selected,  for  which  you  are  requested,  to  provide  supporting 
documentation: 
    Direct costs: copy of the invoices; 
  Public  procurement  (if  any):  complete  the  pre-filled  attached  Excel  file  on  procurement 
procedures  (see  Annex  -  In  case  of  non-applicable  fields,  please  insert  'n/a').  Where 
relevant, provide for each of the concerned items (in the comments column of the table, 
or in a separate document): 
a)  Justification  for  the  increase  of  the  aggregated  value  of  the  contract,  if  such  an 
increase is higher than 50% than original amount; 
b)  Justification  for  the  absence  of  an  EU  wide  tendering  process  when  the  value  of 
the  contract  is  above  EU  thresholds  or  for  use  of  negotiated  procedures  without 
prior publication; 
c)  Justification  for  the  absence  of  the  reference  of  publication(s)  in  the  Official 
Journal (contract award notice); 
d)  Information on any applicable framework contract; 
e)  When below EU thresholds, confirm best value for money. 
f) 
  Selected procurement procedure: Out of the transactions of the sampling, item number 2 
and 3 have been selected 5 (in blue) for a more detailed assessment of the procurement 
procedure  applied.  Therefore,  depending  on  the  procurement  procedure  followed,  you 
are  requested  to provide  the  Agency with  (i)  the  report  on  the  award  procedure  as per 
Art 43 of Directive 2004/18/EC, or (ii) information concerning contract awards as per Art 
50  of  Directive  2004/17/EC,  or  (iii),  detailed  justification  of  the  steps  followed  for 
selection  of  the  contractor.  If  you  are  a  private  company  or  this  item  is  below  the  EU 
thresholds (see website link in the sampling table for information on threshold amounts) 
- please provide explanation/documentation on applying the best-value for money rule in 
the procurement process. In particular, for large contracts concluded by private entities, 
such  documents  as  requests  for  offers  from  contractors,  the  received  offers  and  their 
comparison analysis, a signed contract etc. should be submitted. 
If  you  have  already  provided  relevant  information  to  the  agency  concerning  tendering 
procedure, please make a reference to this in your reply. 
  Staff costs: Please fill the attached declaration only for the staff costs indicated in the 
sampling, if any. 


  Finally, please confirm the bank accounts for the payments related to this Action: 
 

for Energinet: 
Name of bank: Nordea Bank 
Address of branch: Strandgade 3, 0900 Copenhagen C, Denmark 
Precise denomination of the account holder: Energinet 
Full account number (including bank codes): 21495036172268 
IBAN code: DK0720005036172268 
 

for Operator Gazociągów Przesyłowych GAZ-SYSTEM S.A.: 
Name of bank: mBank S.A. II Oddział Korporacyjny Warszawa 
Address of branch: Ul. Cybernetyki 7A - Warszawa 02-677 
Precise denomination of the account holder: Operator Gazociągów Przesyłowych GAZ- 
SYSTEM S.A. 
Full account number (including bank codes): PL 92 1140 1977 0000 5803 0100 1067 
IBAN code: PL 92 1140 1977 0000 5803 0100 1067 
 
Please  send  the  relevant  supporting  documentation  at  the  latest  within  30  days  following 
the date of this email and note that the period foreseen for approving your reports according 
to  Annex  II,  Article  II.23.2  of  the  Grant  Agreement  is  suspended  until  all  the  supporting 
documentation requested is received. 
Upon receipt of the supporting documents, the Agency will assess the eligibility of the costs 
according to Annex II, Article II.19 of the Grant Agreement and will reject costs considered 
not to meet these criteria. 
I take this opportunity to wish you a nice Christmas period and an excellent start of 2018. 
Yours sincerely, 
--------------------------------------------- 
Daria Taurisano 
Project Manager 
Unit C4  - CEF (Connecting Europe Facility) Energy & ICT 
 
 
 
European Commission 
Innovation and Networks Executive Agency (INEA) 
Chaussée de Wavre 910 - W910 01/112 - B-1049 Brussels 
phone: +32 (0)2 29 52237 
 
e- mail: xxxxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
http://inea.ec.europa.eu 
Follow INEA on Twitter!