Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Documents and statistics on the EMM Open Source Intelligence Suite'.



 
Ref. Ares(2018)4607734 - 07/09/2018
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL 
JOINT RESEARCH CENTRE 
Unit I.3 
  Text and data mining 
 
Mr R. Coluccini  
Contrada Fontangela 19/B 
62010 Pollenza (MC) 
Italy 
 
 
By  registered  letter  with  acknowledgment  of 
receipt 
 
Advance copy by email 

 
Dear Sir, 
Subject: Your application for access to documents – Ref GestDem No 2018/4138 
We  refer  to  your  request  dated  25/07/2018  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 30/07/2018 under the above mentioned reference number. 
You request: 
"1. the number and details of all the license agreements signed with public authorities of 
EU  Member  states  for  the  use  of  the  EMM  Open  Source  Intelligence  Suite 
(https://wiki.emm4u.eu/confluence/plugins/servlet/mobile#content/view/43941954) 
2. any documents, slides, and presentations regarding the EMM Open Source Intelligence 
Suite 
3. any privacy impact assessment of the EMM Open Source Intelligence Suite 
4.  In  addition,  I  am  requesting  all  information  related  to  the  creation,  assignment, 
preparation and  implementation of the EMM Open Source Intelligence Suite. This may 
include emails, notes, presentations, files, letters and memos sent to and from the JRC.  
I request all the aforementioned documents in electronic format." 
We  identified  69  documents  that  come  under  the  scope  of  your  request.  A  list  of  them  is 
attached. 
On question 1 
Please  find  enclosed  a  list  of  public  authorities  of  EU  Member  States  with  which  the 
European Commission has concluded  license agreements for the use of the EMM Suite. I 
also attach a template of these agreements. The agreements concluded are identical to this 
template. 
On question 2 
 
Commission européenne, B-1049 Bruxelles / Europese Commissie, B-1049 Brussel - Belgium. Telephone: (32-2) 299 11 11. 
Office: CDMA 6/162. Telephone: direct line (32-2) 2995548.  

 
We identified a number of slides, presentations and other meeting documents relating to the 
EMM. We are pleased to provide you with copies of those. 
These documents contain personal data, in particular the names of the staff involved in the 
meetings or in the drafting of the documents. 
Pursuant to Article 4(1) (b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has to 
be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity of 
the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation  regarding  the 
protection  of  personal  data.  The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  
(EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community institutions and bodies and on the free movement of such data1. 
When  access  is  requested  to  documents  containing  personal  data,  Regulation  
(EC) No 45/2001 becomes fully applicable2.  
According  to  Article  8(b)  of  this  Regulation,  personal  data  shall  only  be  transferred  to 
recipients if they establish the necessity of having the data transferred to them and if there is 
no reason to assume that the legitimate rights of the persons concerned might be prejudiced. 
We  consider  that,  with  the  information  available,  the  necessity  of  disclosing  the 
aforementioned  personal  data  to  you  has  not  been  established  and/or  that  it  cannot  be 
assumed  that  such  disclosure  would  not  prejudice  the  legitimate  rights  of  the  persons 
concerned. Therefore, we are disclosing a version of the document requested in which these 
personal data have been redacted. 
In  case  you  would  disagree  with  the  assessment  that  the  redacted  data  are  personal  data 
which can only be disclosed if such disclosure is legitimate under the applicable rules on the 
protection of personal data, you are entitled, in accordance with Article 7(2) of Regulation 
1049/2001,  to  make  a  confirmatory  application  requesting  the  Commission  to  review  this 
position. 
On question 3 
We  have  not  made  a  privacy  impact  assessment  on  the  EMM  Open  Source  Intelligence 
Suite. 
On question 4 
We  identified  a  number  of  documents.  These  concern  in  particular  the  Administrative 
Arrangements between the JRC and DG HOME on the basis of which the JRC developed 
the  Suite  and  their  deliverables.  A  manual  on  how  to  use  the  EMM  is  included.  We  also 
include  mission  reports  from  Commission  officials  relating  to  meetings  and  other  reports 
concerning the Suite. 
These documents contain personal data, in particular the names of the staff involved in the 
drafting of the documents. 
                                                 
1  Official Journal L 8 of 12.1.2001, p. 1 
2  Judgment of the Court of Justice of the EU of 29 June 2010 in case 28/08 P, Commission/The Bavarian 
Lager Co. Ltd, ECR 2010 I-06055. 



 
Pursuant to Article 4(1) (b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has to 
be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity of 
the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation  regarding  the 
protection  of  personal  data.  The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  
(EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community institutions and bodies and on the free movement of such data3. 
When  access  is  requested  to  documents  containing  personal  data,  Regulation  
(EC) No 45/2001 becomes fully applicable4.  
According  to  Article  8(b)  of  this  Regulation,  personal  data  shall  only  be  transferred  to 
recipients if they establish the necessity of having the data transferred to them and if there is 
no reason to assume that the legitimate rights of the persons concerned might be prejudiced. 
We  consider  that,  with  the  information  available,  the  necessity  of  disclosing  the 
aforementioned  personal  data  to  you  has  not  been  established  and/or  that  it  cannot  be 
assumed  that  such  disclosure  would  not  prejudice  the  legitimate  rights  of  the  persons 
concerned. Therefore, we are disclosing a version of the document requested in which these 
personal data have been redacted. 
In  case  you  would  disagree  with  the  assessment  that  the  redacted  data  are  personal  data 
which can only be disclosed if such disclosure is legitimate under the applicable rules on the 
protection of personal data, you are entitled, in accordance with Article 7(2) of Regulation 
1049/2001,  to  make  a  confirmatory  application  requesting  the  Commission  to  review  this 
position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/288 
B-1049 Bruxelles   or by email to: [Emailadresse] 
 
Yours sincerely, 
Matthew KING 
Head of Unit 
Annex: list of documents 
                                                 
3  Official Journal L 8 of 12.1.2001, p. 1 
4  Judgment of the Court of Justice of the EU of 29 June 2010 in case 28/08 P, Commission/The Bavarian 
Lager Co. Ltd, ECR 2010 I-06055. 

Electronically signed on 07/09/2018 17:58 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563